Transcript Styringssystem i NAV v/ Tom Østhagen

Styringssystemet i NAV
Målstyring ved bruk av målekort
Tom Østhagen
Avdelingsdirektør
Virksomhetsstyring, målstyring og målekort
Forklaring
NAV Fylke
Kommune
NAV-kontor
►
Virksomhetsstyringen i NAV omfatter både styring, ledelse,
kontroll og risikohåndtering og skjer gjennom gjentagende
prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging.
►
Målstyring er et av flere prinsipp som ligger til grunn for
virksomhetsstyring i offentlige virksomheter. Prinsippet er
sentralt besluttet i NAV og knytter hovedmål med
styringsparametere opp mot de enkelte enheter i
organisasjonen og skal være en rettesnor i hva den enkelte
enhet skal arbeide med og på hvilken måte
►
Målekort er et sentralt verktøy i målstyringen og viser hvordan
en enhet presterer innenfor definerte styringsparametere.
Målekortet skal gi informasjon om hva som skal måles, om
målet er nådd og hvordan utviklingen er for de ulike
styringsparametrene
Styring og oppfølging
Virksomhetsstyring
Plan og budsjett
Mål- og resultatstyring
Risikostyring og intern kontroll
Målstyring
Rapportere
Måle
Følge opp
Målekort
NAV, 13.04.2015
Side 2
Målstyringens plass i styringshierarkiet
 Hvert NAV-kontor og hver forvaltningsenhet
har sine egne unike målekort
– Disse brukes i dialog mellom enheten og
styringslinjen(e)
 Hvert fylke har samlede målekort for sine
enheter (NAV-kontor/forvaltning)
 Fylkenes målekort aggregeres til et målekort
for Norge
Målekortene utgjør samlet sett data på lokalt,
fylkesvis og nasjonalt nivå
NAV, 13.04.2015
Side 3
PRINSIPPER FOR VIRKSOMHETSSTYRING I NAV
Virksomhetsstyring i NAV er tuftet på et
forvaltningsmessig rammeverk
Målstyring i NAV
NAV Fylke
Kommune
NAV-kontor
Risikostyring og intern kontroll
Styring og oppfølging
Plan og budsjett
Mål- og resultatstyring
►
NAV-kontorene (som illustrert i figuren) har to
styringslinjer, mens NAV forvaltning har en
►
Målstyring i NAV omfatter spesielt de delene av
virksomhetsstyringen i NAV som går på ”Mål- og
resultatstyring” samt ”Styring og oppfølging”
►
Også plan og budsjettarbeid og risikostyring er med
og utgjør kontorenes forvaltningsmessige
rammeverk
►
Prinsippene er gjennomgående for arbeid med
virksomhetsstyring i statlig og kommunal sektor
Gjennomføring av målstyring i NAV er en
operasjonalisering av vedtatte styringsprinsipper
NAV, 13.04.2015
Side 4
Mål og prioriteringer i den enkelte enhet/kontor sin
virksomhetsplan er et sentralt element i målstyringen
Kommunale
styringsdokumenter
Mål- og
disponeringsbrev
Avklare lokale
mål og gjøre
lokale
prioriteringer
Integrert
virksomhetsplan
for NAV-kontoret
LokaleUTARBEIDELSE
ambisjoner AV LOKALE MÅL
►
I tillegg til målene i Mål- og
disponeringsbrev og styringsdokumenter fra
den enkelte kommune for NAV-kontoret sin
del, kan den enkelte enhet/kontor etablere
lokale mål dersom dette er hensiktsmessig
ut fra utfordringsbildet de har.
►
Mål og prioriteringer kontoret/enheten selv
setter gjenspeiles i virksomhetsplan.
►
Ved målstyring vil mål og prioriteringer i
virksomhetsplanen løpende måles og
følges opp
Gjøres i samarbeid
mellom fylkesdirektør,
rådmann og NAV leder
Mål og prioriteringer danner basis for oppfølgingen
av målstyring
NAV, 13.04.2015
Side 5
I hvert steg av målstyringssløyfen benyttes egne verktøy
►
Lokal målstyring
Integrert
virksomhetsplan
Målekort (Måle)
Et Excel-basert verktøy som gir oversikt over
kontorets/enhetens samlede status på resultatmål
►
Tiltaksplan (Følge opp)
Et Excel-basert verktøy som kan benyttes for å
holde en oversikt over gjennomføring av
forbedringstiltak i kontoret/enheten
Rapportere
Måle
►
Følge opp
Statusrapport (Rapportere)
Et Powerpoint-basert verktøy som gir mulighet for å
gi en overordnet oversikt over resultatoppnåelse og
iverksatte tiltak til statlig og kommunal styringslinje
Målstyring i NAV vil hovedsakelig bestå av tre
steg: måle, følge opp og rapportere
NAV, 13.04.2015
Side 6
Rapportere
Måling innenfor fire perspektiver sikrer en helhetlig
fokus på NAV-kontorets resultater
Måle
Følge opp
UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL
Brukerperspektiv
Produksjonsperspektiv
1. Brukerperspektiv: Mål innenfor dette området
ivaretar brukerrettede tjenester knyttet til
informasjon og oppfølging
2. Produksjonsperspektivet: Mål innenfor dette
ivaretar produksjonskrav knyttet til blant annet
saksbehandlingstider og oversendelsesfrister
Medarbeiderperspektivet
Økonomiperspektivet
3. Medarbeiderperspektivet: Mål innenfor dette
området ivaretar forhold som
medarbeidertilfredshet, involvering og sykefravær
4. Økonomiperspektivet: Mål innenfor dette
området ivaretar at kontoret opererer i henhold til
fastlagte økonomiske rammer
Måloppfølging innenfor fire perspektiver bidrar til
balansert målstyring i NAV-kontoret
NAV, 13.04.2015
Side 7
Målekort
Endre dato
Valgt dato:
Tiltaksplan
Mars - 2013
B.10
B.11
B.12
B.15
B.16
B.20
B.21
B.22
B.40
B.50
B.51
Navn
Andel ordinære arbeidssøkere med oppfølging siste tre
mnd (SP)
Andel personer med nedsatt arbeidsevne med
oppfølging siste 6 mnd(SP)
Gjennomsnittlig varighet av avsluttede
sykefraværstilfeller (kvartalstall)(SP)
Andel arbeidssøkere med overgang til arbeid(SP)
(Månedstall)
Andel personer med nedsatt arbeidsevne med
overgang til arbeid(SP)
Andel stillinger meldt til NAV med tilvisning (SP)
Andel stillinger meldt til NAV av den totale
stillingstilgangen (markedsandel) (SP)
Andel virksomheter som har fått
arbeidsmarkedsbistand fra NAV(SP)
Andel "Kontakt bruker" innen 48 timer(SP)
Andel gjennomførte dialogmøte 2 innen 26 uker (kun
sykmeldte uten fritak)
Antall deltagere på kvalifiseringsprogrammet (1 måned
på etterskudd)
Siste periode
Prioritet
Virkelig
Mål
Forrige
måling
Middels
94 %
80 %
94 %
Middels
76 %
80 %
78 %
Middels
51
39
51
Middels
60 %
65 %
58 %
Middels
43 %
45 %
37 %
Middels
100 %
90 %
100 %
Middels
40 %
40 %
49 %
Middels
25,5 %
20,0 %
29,4 %
Middels
78 %
85 %
79 %
Middels
61 %
80 %
83 %
Middels
40
42
40
B.53
Andel arbeidssøkere med jobbmatch
Middels
38 %
30 %
40 %
B.71
Andel som har godkjent aktivitetsplan av alle som
mottar arbeidsavklaringspenger
Middels
Ingen
måling
80 %
#DIV/0!
B.73
Antall nye tilretteleggingsgarantier i løpet av måned.
Middels
1
3
7
B.80
Andel elektronisk innsendte meldekort (alle)
Middels
76 %
80 %
76 %
B.81
Andel arbeidssøkere som registrerer seg selv på
nav.no
Middels
89 %
80 %
88 %
BL.151 Samlet antall mottakere av økonomisk sosialhjelp
Middels
155
210
152
Antall langtidsmottakere (over 26 uker) med økonomisk
BL.152
sosialhjelp som hovedinntekt
Middels
91
#I/T
72
BL.153 Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år
Middels
58
60
47
Antall under 25 år som er langtidsmottakere med
BL.154
økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt
Andel KVP-deltakere som gikk over i arbeid eller
BL.202
utdanning
BL.304 Andel gjeldsrådgivingssaker som fører til avtale
BL.601
Andel deltakere på introduksjonsprogram med
overgang til arbeid eller utdanning
Middels
11
40
9
Middels
0%
60 %
0%
Middels
100 %
80 %
75 %
Middels
100 %
60 %
Ingen
måling
Medarbeiderperspektivet
ID
M.1
Navn
Sykefravær for statlig ansatte (sum av legemeldt og
egenmeldt fravær) (1 måned på etterskudd)(SP)
Sykefravær for statlig og kommunalt ansatte (sum av
M.29
legemeldt og egenmeldt fravær)
Sykefravær for kommunalt ansatte (sum av legemeldt
ML.101
og egenmeldt fravær)
NAV, 13.04.2015
Send som E-post
Brukermanual
Tips for måloppnåelse
Kontor: 0402 - Kongsvinger
Brukerperspektivet
ID
Statusrapport
Trend























Snitt/Sum
Mål
94 %
80 %
77 %
80 %
59 %
65 %
37 %
45 %
100 %
90 %
49 %
40 %
23,7 %
20,0 %
81 %
85 %
70 %
80 %
37
42
43 %
30 %
64 %
80 %
5
3
76 %
80 %
90 %
80 %
154
210
82
#I/T
53
60
11
40
Ingen
måling
60 %
88 %
80 %
100 %
60 %
Siste periode
Prioritet
Virkelig
Mål
Forrige
måling
Middels
5,8 %
5,6 %
9,0 %
Middels
9,6 %
6,7 %
14,9 %
Middels
13,4 %
5,6 %
20,1 %
Per
31.12
Hittil i år
Status
l
l
Snitt/Sum
Mål
Status

5,9 %
5,6 %
l
6,7 %
15,7 %
5,6 %
PL.103
Per
31.12
Trend
11,0 %
ID
Siste periode
Navn
Prioritet
Virkelig
Mål
Andel av søknad om økonomisk sosialhjelp som er
behandlet innen 4 uker
Middels
99 %
90 %
Prioritet
Virkelig
Middels
103,1 %
Middels
Ingen
måling
Middels
-26,5 %
Forrige
Trend
måling
89 %

l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
Hittil i år


Risiko
Produksjonsperspektivet
l
l
Risiko
Økonomiperspektivet
ID
Navn
Faktisk forbruk hittil i år i % av budsjett hittil i år
(Driftsramme ekskl fylkesvise formål, ekskl øremerkede
midler)
Akkumulert avvik mellom tiltaksbudsjett og faktisk
Ø.20
forbruk (Tiltaksøkonomi) (SP)
Avvik mellom faktisk forbruk og periodisert budsjett for
ØL.101
økonomisk sosialhjelp (netto)
Ø.9
Siste periode
Mål
Forrige
Trend
måling
95,0 %100,0 100,7 %
%
-2,5 %- Ingen
2,5 % måling
0,0 %Ingen
0,0 % måling
Side 8



Område Mål
Samfunn
God brukertilgjengelighet
God brukerservice og godt omdømme
Tjenester
Flere i arbeid og aktivitet og færre på
passiv sosialstønad
Riktig saksbehandling til rett tid
Riktig kvalitet i boligoppfølgingen
NAV, 13.04.2015
Indikator
Andel «kontakt bruker»
innen 48 timer
Andel som registrerer seg
selv på nav.no
Resultat på årlig
brukerundersøkelse
Resultat
2011
Resultatmål 2013
Ikke
Lavest
Ønsket
godkjent
aksepterte
resultat
resultat
<75 %
75 %
85 %
Resultatmål
2016
85 %
<70 %
70 %
80 %
90 %
<4,0
4,0
4,5
5,0
Antall positive
medieoppslag pr mnd
<1
1
2
2
Brukere i
kvalifiseringsprogrammet
pr mnd
Langtidsmottakere over 25
med sosialhjelp som
hovedinntekt
Langtidsmottakere under
25 år med sosialhjelp som
hovedinntekt
Antall brukere med frivillig
forvaltning
Antall
arbeidstreningsplasser i
kommunale enheter
Andel søknader sosialhjelp
behandlet innen 4 uker
Omløpshastighet i
kommunal bolig
Antall brukere med
oppfølging i bolig
<35
35
40
30
>60
60
50
40
>25
25
20
10
<40
40
50
50
<10
15
20
20
<80 %
80 %
90 %
90 %
>5 år
5 år
4 år
3 år
>60
60
70
Side 9
70
Pilen viser trend og måloppnåelse, mens status
viser måloppnåelse hittil i år.
Risikokolonnen viser vurdering av sannsynlighet for
måloppnåelse ved utgangen av året
NAV, 13.04.2015
Tall for B.7: Tall ikke klare
Side 10
Rapportere
Måle
Utviklingstiltak følges opp i egen tiltaksplan
Følge opp
Illustrasjon: Tiltaksplan
NAV, 13.04.2015
Kontor-/enhetsleder er ansvarlig for å iverksette
tiltak, fordele ansvar og følge opp på områder hvor
det i målkortet er registrert avvik
Side 11
Statusrapporten skal sikre at fylkesdirektør/
rådmann er oppdatert på måloppnåelse ved
den enkelte enhet/kontoret
Rapportere
Følge opp
Kontorets navn
Ansvarlig fylket
Kontorleder
Periode
XXXX - NAV NN
NN
NN
Oktober
Område
Status
Kommentar
Tiltak
Brukerperspektivet
 Eks.
…
Bra på oppfølging av brukere
 Eks.
Produksjonsperspektivet
 Eks.
…
Virkemidler har ikke tilstrekkelig fokus
 Eks.
Medarbeiderperspektivet
 Eks.
…
Sykefraværet for høyt 9%
 Eks.
Økonomiperspektivet
…
Illustrasjon: Statusrapport
NAV, 13.04.2015
Måle
Økt fokus på 16-19 år for å sikre alle
praksisplass
 ….
Orientering om tiltaksmuligheter må opp
på alle eksterne møter
…
Medarbeidersamtalene skal på plass før
sommeren
Kontor-/enhetsleder skal i samråd med
oppfølgingsteam månedlig rapportere status til
fylkesdirektør (og rådmann)
Side 12
Rapportere
Modell for organisering av prosesser ved
målstyring
Måle
Følge opp
Organisering ved målstyring
►
Fylkesdirektør og Rådmann har øverste
resultatansvar for henholdsvis statlig- og
kommunal styringslinje for det enkelte NAVkontor
►
Begge styringslinjer skal ivareta både styring og
støtte til kontor-/enhetslederne for å sikre at de
blir fulgt opp på mål, samt behov for assistanse i
utviklingsarbeid
►
Statistikkansvarlig (med eventuell støtte fra
andre) er ansvarlige for at resultater blir lagt inn i
målekort (indikatorer i fylkeslinje)
Avstemme
Rådmann
Fylkesdirektør
Rapportere
Mål
Mål
Styring og støtte
Rapportere
Statistikkansvarlig
Mål
Rapportere
Styring og støtte
Mål
Kontor-/enhetsleder
Følge opp
Delinputansvarlig
Rapportere
Teamledere
Andre mål fylles ut i NAV-kontoret
►
Teamledere samt medarbeidere ved behov
deltar i det daglige målstyringsarbeidet i NAVkontoret gjennom oversikt over resultater og
gjennomføring av forbedringstiltak
Følge opp
Medarbeidere
NAV, 13.04.2015
Roller ved målstyring tilpasses i henhold til det
enkelte fylkes organisering
Side 13
Rapportere
Månedlig syklus for målstyring
Oppsummering
Aktivitet
1. hver
måned
Legger inn resultat
for lokale /
kommunale
indikatorer
Ca 10. hver
måned
Kontroll av
automatisk
datauttrekk
Følge opp
15. hver
måned
Vurdere
risiko i
fylkets
målekort
Måle
18-20. hver
måned
Oppdatere
tiltaksplan
Skrive
statusrapport
Kontorets mål
Ansvarlig fylket
NAV NN
Område
NN
Status
Lokalt
Brukerperspektivet
NN
 ….
Virkemidler har ikke
tilstrekkelig fokus
…
Rapport (nr./dato)
x.x.20xx - x.x.20xx
Tiltak
 Eks.
…
 Eks.
Produksjonsperspektivet
Kontor leder
Kommentar
 Eks.
Bra på oppfølging av
brukere
Klar for
styringsdialog
Økt fokus på 16-19 år for å
sikre alle praksisplass
 Eks.
Orientering om
tiltaksmuligheter må opp på alle
eksterne møter
…
Medarbeiderperspektivet
 Eks.
…
Økonomiperspektivet
…
Kontorets mål
Ansvarlig fylket
NAV NN
Fylket
Område
Brukerperspektivet
Produksjonsperspektivet
Sykefraværet for høyt 9%
NN
Status
 Eks.
Medarbeidersamtalene skal
på plass før sommeren
Kontor leder
NN
Kommentar
 Eks.
…
 ….
Bra på oppfølging av
brukere
 Eks.
Virkemidler har ikke
tilstrekkelig fokus
…
Rapport (nr./dato)
x.x.20xx - x.x.20xx
Tiltak
 Eks.
Økt fokus på 16-19 år for å
sikre alle praksisplass
 Eks.
Orientering om
tiltaksmuligheter må opp på alle
eksterne møter
…
Output
Komplett målekort
Ferdig tiltaksplan
Medarbeiderperspektivet
 Eks.
…
Økonomiperspektivet
…
Sykefraværet for høyt 9%
 Eks.
Medarbeidersamtalene skal
på plass før sommeren
Ferdig statusrapport
Syklusen gjentas månedlig
NAV, 13.04.2015
Side 14
Eksempel på sammenhenger;
Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad
Resultatkrav
Flere i arbeid og
aktivitet færre på
stønad
Effektindikatorer
Måleindikatorer
Andel arbeidssøkere
med overgang til arbeid
(65 %)
Andel arbeidssøkere med
oppfølging siste 3 mnd. (80 %)
Andel personer med
nedsatt arbeidsevne
med overgang til arbeid
(45 %)
Gjennomsnittlig varighet
på avsluttede
sykefraværstilfeller
(39 dager)
NAV, 13.04.2015
Andel personer med nedsatt
arbeidsevne med oppfølging
siste 6 mnd. (80%)
Andel gjennomførte dialog 2
møter innen 26 uker (80 %)
Andel arbeidssøkere med
jobbmatch (30 %)
Andel mottakere av AAP med
godkjent aktivitetsplan (80 %)
Side 15
Fordeler og ulemper? og litt om
erfaringer sett fra en NAV-leders ståsted
Enhetlig system – alle enheter, alle nivåer
Velegnet for å involvere ansatte, skape eierskap og engasjement
Forenkler styring – prioritere og begrunne valg
Konkurranse mellom enheter - rangering
Tydeliggjør sammenhenger
Erstatter mye av behovet for de skriftlige virksomhetsplanene lokalt
Hvilke indikatorer er «de rette»?
Kvantitet og kvalitet – utfordrende å måle kvalitet i
brukeroppfølging(effekter – hva fører til hva)
Dekker ikke alt – stadig behov for tilleggs rapportering
Få eller mange indikatorer?
NAV, 13.04.2015
Side 16