Planification, rédaction et planification de politique pour votre
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Transcript Planification, rédaction et planification de politique pour votre
PLANIFICATION ET RÉDACTION DE
POLITIQUE POUR VOTRE
BIBLIOTHÈQUE
Steven Kraus
Conseiller en perfectionnement des compétences
Service des bibliothèques de l’Ontario –Nord
[email protected]
INTRODUCTION / POINTS CLÉS DE
DISCUSSION
Politiques efficaces
Comment créer une nouvelle politique
Les éléments
Opinions légales ou officielles
L’adoption de politique municipale?
La comptabilité et questions financières
Mandat(terms of reference)
L’importance de la revue des politiques
Exemples: éléments absents, mise à jours
Politiques essentielles
L’impacte de la législation
Ressources et soutien pour la rédaction de vos
politiques
Atelier de politique – Vos Politiques, Vos Questions
POURQUOI ON A BESOIN DE
POLITIQUES EFFICACES
Aider à l’administration de votre bibliothèque
Développer une série de politiques qui vont
évoluer avec les temps, les changements et
l’évolution des procès de votre bibliothèque
Créer un manuel de politiques courant
Avoir un document de référence auquel le
personnel de la bibliothèque et le conseil
administratif peuvent faire référence à des temps
propices
Créer une politique dès du début qui va durer,
évoluer et changer avec les impactes de la société,
la technologie et les priorités locales
LES ÉLÉMENTS DE POLITIQUES
EFFICACES
Le type de politique (ex. gouvernance)
Le titre de la politique (ex. Contrôle financier)
Le numéro de la politique (ex. Gouv. – 07)
Date d’adoption: (ex. 11 juin 2010)
Date de révision: (ex. juin 2013)
Nombre de la motion du conseil
Signature du (de la) Président(e) du
conseil d’administration
LES ÉLÉMENTS DE POLITIQUES
EFFICACES
Introduction
Un contexte / explication de la politique
Première Section
La politique est divisée en sections pour
maintenir un sens de direction et préciser
Deuxième Section
les détails nécessaires.
Troisième Section
Documents et Contexte (si nécessaire)
Notez l’évolution ou la combinaison de politiques ou
documents précédents qui ont aidé à former votre
modèle présent.
Citation (législative, procédures, liens à d’autres
politiques associées avec la politique principale,
etc.)
Politique d'accès à l’Internet et entente
d’usage convenable des postes de travail
publiques Internet
INTRODUCTION
‘L’accès à l’Internet est compatible avec le Conseil
de la bibliothèque publique de Cornwall suite à
son adhésion à l’ Énoncé de la liberté
intellectuelle de la Canadian Library Association
et à l ’Énoncé sur le droit intellectuel de l’individu
de l’Ontario Library Association. Tous les
utilisateurs de la bibliothèque peuvent profiter de
l’accès à l’Internet. Toutefois, les intéressés
devront respecter l'entente d'utilisation de la
bibliothèque pour l'usage convenable des postes
publics d'accès à l'Internet’.
PREMIÈRE SECTION
‘Puisque l’Internet est un réseau électronique
mondial donnant accès à l’information à travers
le monde, il n’est pas facile d’en contrôler le
contenu. Les individus utilisant l’Internet
peuvent trouver du matériel inexact, incomplet,
trompeur, non approprié à certaines catégories
d’âge, controversé ou tout simplement offensant.
La Bibliothèque ne peut garantir la protection
des utilisateurs contre une telle documentation’
DEUXIÈME SECTION
‘Les parents doivent assumer la responsabilité de
l’utilisation du service par leur enfant. Le parent
ou tuteur, de tout enfant âgé de 13 ans et moins,
doit signer le formulaire d’entente pour cet
enfant et doit surveiller l’utilisation que son
enfant fait de l’Internet. Conformément à la
Politique sur les enfants laissés sans
surveillance, tout enfant de 10 ans et moins doit
être accompagné d’un adulte’.
TROISIÈME SECTION
‘Cliquer sur le bouton « J'accepte » et/ou signer
l'entente de l'usage convenable d'un poste de travail
public de la bibliothèque pour accès à l'Internet,
signifie que l’utilisateur comprend et accepte les
politiques et procédures mise en vigueur lors de
l’utilisation de l’Internet dans la bibliothèque. La
Bibliothèque se réserve le droit de refuser l’accès aux
stations d’Internet et /ou de suspendre tous privilèges
de la bibliothèque à celui ou celle qui ne respectera
pas ces politiques ou procédures. Tout individu qui
abuse ou brise l’ordinateur, ou qui utilise l’Internet à
des fins illégales verra ses privilèges révoqués et/ou
sera poursuivi en justice. De plus, il ou elle sera tenu
personnellement responsable de remplacer tout
équipement endommagé ou payer les frais de
réparation’.
DOCUMENTS ET CONTEXTE
Toutefois, les intéressés devront respecter
l'entente d'utilisation de la bibliothèque pour
l'usage convenable des postes publics d'accès à
l'Internet.
Conformément à la Politique sur les enfants
laissés sans surveillance
CITATION, LÉGISLATION OU
RÉFÉRENCES
l’utilisation des postes d’accès à l’Internet à des fins
illégales ou à des fins non éthiques telles que la
fraude, le harcèlement, le libelle ou la diffamation
d’autres personnes, l’envoi de pourriel, l’affichage ou
l’envoi de pornographie infantile, la littérature
haineuse, le matériel obscène ou la littérature qui
encourage la consommation de drogues illégales;
Utilisation des postes publics d'accès à l’Internet pour
visionner, ou capturer, matériel, incluant photos,
vidéos, et textes, qui est sexuellement explicite;
l’utilisation des postes d’accès à l’Internet aux fins de
jeux de hasard ou de casino incluant sans toutefois s’y
limiter, le poker, le Black Jack, la roulette, les
machines à sou, le craps, Keno et les appareils de
loterie vidéo;
QUELLE SORTE DE RECHERCHE
EST CE QUE JE DEVRAIS FAIRE?
Préparer une politique est un exercice important
qui exige un peut de recherche
Parfois un conseil va formuler ou créer un groupe de
travail pour construire la politique initiale …
Les meilleurs exemples sont puisés de bibliothèques
publiques qui portent des priorités ou des mandats
similaires aux vôtres. Ils aideront à formuler la
politique initiale ou la politique de base.
Consultez avec les ressources disponibles: l’archive et
les réseaux du SBO-Nord, d’autres bibliothèques
avoisinantes, demandez à vos collègues vis-à-vis ce
qui se passe ou faites une recherche à l’Internet pour
des modèles propices
QUELS SONT LES DÉTAILS QUE JE
DEVRAIS INCLURE?
Après qu’une recherche est complétée, et le modèle de
base est écrit, faites une revue de toutes les données
inclues dans le modèle.
Demandez-vous les questions suivantes :
Est-ce que la politique de base reflète les priorités et le
mandat de la bibliothèque?
Est-ce que la politique de base comprend les détails
nécessaires pour bien expliquer une décision ou un
règlement à la clientèle de la bibliothèque si nécessaire?
Est-ce que la politique comprend les morceaux nécessaires
des procédures qui devraient paraître dans la politique
(mais pas nécessairement l’entier des procédures, c’est pour
ça que l’on a le manuel des procédures)?
À QUEL POINT EST-CE QUE JE DEVRAIS
SOLLICITER DES OPINIONS LÉGALES
OU OFFICIELLES?
Quand on forme nos politiques c’est essentielle
d’avoir de l’expérience ou des opinions crédibles
quand on fait des décisions pertinentes:
Décisions financières
Décisions qui ont des implications ou des
responsabilités légales
Décisions qui portent la conformité aux législations
provinciales, municipales ou fédérales pertinentes, au
travail du conseil, aux fonctions de la bibliothèque et
vis-à-vis les responsabilités à vos citoyens.
C’est aussi très important de communiquer avec le
Ministère du tourisme et de la culture quand vous
avez des circonstances qui nécessitent une
interprétation de législation à votre bibliothèque
EST-CE POSSIBLE D’ADOPTER OU
COPIER UNE POLITIQUE
MUNICIPALE?
Certaines politiques qui sont développées par la
municipalité pourraient être adaptées ou même
adoptées pour vos bibliothèques :
Ex.
Acquisitions
Achats
Personnel
Ressources humaines
Etc.
Raison? C’est important de considérer l’accès, vous
avez les ressources et l’expertise disponible quand
consulter un avocat, un financier ou autre
professionnel qui vous aidera à formuler votre
politique.
COMMENT ADRESSER LA
COMPTABILITÉ ET LES QUESTIONS
FINANCIÈRES?
Quand on vient à formuler les politiques dans le
domaine des finances, c’est très important de
déterminer l’expertise et les détails requis pour
protéger les intérêts du conseil et de la
bibliothèque et les procédures de la bibliothèque.
Options :
Consultez votre propre financier pour obtenir leur
expertise pour que vos politiques dans ce domaine
reflètent les pratiques courantes utilisées par les
comptables.
Consultez avec la municipalité pour assurer que vos
pratiques suivent les pratiques locaux déterminées
par le vérificateur ou secrétaire de la mairie si les
finances de la bibliothèque sont liées à celles de la
municipalité ou autre institution
LE MANDAT (DU CONSEIL OU DES
COMITÉS)
Ce comité ad hoc de planification a été établi
par la résolution 93-13 du conseil
d’administration de la bibliothèque, à sa réunion
du 24 août, 1993. La création de ce comité répond
directement à une demande pour une évaluation des
besoins de la communauté de Trillium. L’article 20 (a)
de la Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O.
1990, chapitre P.44 exige spécifiquement que le
conseil d'administration de bibliothèque tienne
compte des besoins de la communauté et s’assure que
les services offerts par la bibliothèque comblent les
besoins exclusifs de la communauté.
http://www.sols.org/publications/sourcebooks/sourcebooksf/ADMIN5_Exempl
es.pdf
ÉLÉMENTS D’UN MANDAT POUR LE
CONSEIL
Autorité
Termes de référence générale
Composition
Terme
Réunions
Quorum
Adviseur(es)
Sécrétaire
ÉLÉMENTS D’UN MANDAT POUR
COMITÉ
Introduction
But
Ressources
Membres
Tâches spécifique
COMPÉTENCES
(POUR CONSEIL, COMITÉS OU COMITÉ
DE TRAVAIL)
Dans toutes les circonstances, c’est nécessaire de
considérer les opérations internes de toutes les
fonctions administratives selon les règlements du
conseil, le mandat du conseil, ou le mandat spécifique
déterminé pour chaque groupe d’opération du conseil
(ex. comité de travail pour – les politiques,
budget/finance, ressources humaines etc.)
REVUE, MISE À JOUR ET LA MISE
EN ŒUVRE DES POLITIQUES
Après qu’une politique est rédigée, ce n’est
définitivement pas le temps de l’oublier.
C’est très important de mettre une motion
permanente dans l’horaire du conseil
d’administration pour faire de la revue et la mise
à jour de tous les politiques dans votre manuel.
Pour garder vos politiques en bonne forme, nous
suggérons faire une revue à chaque 2-3 ans, ou
selon le besoin de la politique en question. (ex.
vis-à-vis les grands changements dans le
domaine de l’informatique, les politiques
associées avec la technologie vont peut être
demander plus d’attention qu’une politique qui
demande moins de détails.
EXEMPLE DE POLITIQUES :
ÉLÉMENTS ABSENTS
• Des exemplaires qui manquent de précision
• langage
• formulation
• détails
• Des exemplaires qui ne sont pas supportés de recherche valide
• refaire ce qui est déjà fait
• éviter de gaspiller sont temps à réécrire ce qui est déjà
précisé ou validé par des sources légales, financier ou etc.
• pas suivre les exemples valide qui existe déjà
• Des exemplaires qui vont contre des règlements
• la loi sur les bibliothèques publiques
• les législations municipales, universitaires,
• qui affrontent une direction légale qui existe déjà
• Des exemplaires qui dupliquent ou change des politiques déjà
établies
POLITIQUE QUI MANQUE DES
DÉTAILS
Année financière
L’année financière se termine le 31 décembre.
2. Comptes bancaires
En conformité avec la Loi le trésorier ouvrira un compte au dans une
banque à charte, une compagnie de fiducie ou une « credit union »
3. Signataires
Le conseil d’administration nommera au moins trois signataires
autorisés.
Tous les chèques ou autres ordres de paiement faits au nom de la
Bibliothèque publique de Trillium devront être signés
4. Budget
En conformité avec la Loi le conseil de bibliothèques publiques
présentera au conseil municipal toutes les sommes nécessaires au
cours de l’année.
Le conseil de bibliothèques prépare des prévisions annuelles pour le
budget
EXEMPLE DE POLITIQUES : MISE À
JOUR
•Des exemplaires précis
• langage
• formulation
• détails
• Des exemplaires qui sont supporté de recherche valide
• supporté par des exemples d’une autre bibliothèque
• qui ont été visionné, approuvé et examiné par votre
conseil, représentation légale ou expert législative quand
approprié.
•Des exemplaires qui fonctionnent en tant que les lois propices
et les règlements
• la loi sur les bibliothèques publiques (ou autre législation
qui vous applique selon votre type de bibliothèque)
• les législations municipales, universitaires, etc.
• Des exemplaires qui dupliquent ou changent des politiques
existant et sont en vigueurs déjà
POLITIQUE QUI EST À JOUR
1. Année financière
L’année financière de la Bibliothèque publique de Trillium se termine le 31 décembre de
chaque année.
2. Comptes bancaires
En conformité avec la Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O. 1990, chap.P.44,
art.15 (4b), le trésorier ouvrira un ou plusieurs comptes au nom du conseil de
bibliothèques dans une banque à charte, une compagnie de fiducie ou une « credit union »
que le conseil aura approuvée.
3. Signataires autorisés
Le conseil d’administration nommera au moins trois signataires autorisés, dont un sera
le trésorier.
Tous les chèques ou autres ordres de paiement faits au nom de la Bibliothèque publique
de Trillium devront être signés par au moins deux signataires autorisés.
4. Budget
En conformité avec la Loi sur les bibliothèques publiques, art. 24 (1), le conseil de
bibliothèque publique présentera au conseil municipal, dans la forme et au plus tard le
jour fixés par ce dernier, les prévisions de toutes les sommes nécessaires au cours de
l’année.
Le conseil de bibliothèque prépare, pour approbation par le conseil municipal, des
prévisions annuelles pour le budget d’investissements à long terme qui appuient les buts
à long terme approuvés par le conseil d’administration.
Le conseil de bibliothèque fournira de l’information suffisante pour appuyer les
prévisions.
LES POLITIQUES ET
L’ESSENTIELLES
Considérez les politiques qui gouvernent les bonnes
fonctions de vos tâches quotidiennes.
Notez les circonstances dont vous avez eu besoin de
référer à un règlement, une politique ou un procès
essentiel
Avez-vous les politiques nécessaires en place?
Durant les derniers 6 mois, combien de fois étiez-vous
obligé de consulter, référer ou utiliser une politique en
défense de vos règlements
Considérez les lois pertinentes et les responsabilités
financières qui exigent une protection contre une
responsabilité civile.
Le développement d’un ensemble de politiques
efficaces aidera à améliorer l’opération de votre
bibliothèque.
NOS POLITIQUES ET LA LÉGISLATION
PERTINENTE
Modifications à la Loi sur les bibliothèques publiques incluses à la Loi de 2002 sur
l'efficience du gouvernement - Questions et réponses
Loi de 2001 sur les municipalités
Questions et réponses à l'intention des bibliothèques publiques
Projet de loi 130 : Loi de 2006 modifiant des lois concernant les municipalités Annexe A
L'Accord général sur le commerce des services (AGCS) - Questions et réponses
pour les bibliothèques publiques de l'Ontario
Loi sur les bibliothèques publiques : Foire aux questions
Loi sur les bibliothèques publiques
Loi sur les bibliothèques publiques R.R.O. 1990, RÈGLEMENT 976
Accès à l'information municipale et la protection de la vie privée - Les bibliothèques
publiques sont assujetties à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de
la vie privée. Questions et réponses pour les bibliothèques publiques.
Lois et règlements de l'Ontario - Le site sur les Lois et règlements de l'Ontario contient
le texte intégral des lois de la province, y compris de l'information pouvant s'appliquer aux
bibliothèques publiques
http://www.culture.gov.on.ca/french/library/legislation.htm
RESSOURCES ET OUTILS POUR
FACILITER LA RÉDACTION DE MES
POLITIQUES
Politiques en français (SBO-Nord/SBOS)
http://www.sols.org/links/clearinghouse/accreditation/selecteds
amplepolicies/indexfr.htm
La Bibliothèque publique d’Ottawa
http://24369.vws.magma.ca/index_f.html
La Bibliothèque publique de Montréal
http://octogone.ville.lasalle.qc.ca/francais/renseignements/text/
Politique_de_choix_LOctogone.pdf
La Bibliothèque publique du Grand Sudbury
http://www.sudbury.library.on.ca/index.cfm?app=w_library&la
ng=fr&currID=2727&parID=2724
QUESTIONS, COMMENTAIRES OU
DEMANDES SPÉCIFIQUES DE
SERVICE
Steven Kraus
Conseiller en perfectionnement des compétences
Service des bibliothèques de l’Ontario – Nord
[email protected]
1-800-461-6348 poste 228