Transcript Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ

UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Obowiązki Beneficjenta wynikające z umowy o
dofinansowanie. Analiza umowy:
•
•
•
•
•
Trwałość projektu
Procedura promocji
Realizacja celów, produktów i rezultatów projektu
Terminy realizacji projektów
Terminy i sposoby przechowywania dokumentów
2
Ministerstwo Środowiska
7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
3
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
§ 16.
Trwałość Projektu
1. Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w
rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat od daty
zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków.
2. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wszelkich
okolicznościach mogących powodować zasadniczą modyfikację Projektu.
4
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
§ 18.
Informacja i promocja
1. Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o
fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu w ramach
POIiŚ, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu 1828/2006,
Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach NSS
2007-2013, Zasadach promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 20072013 oraz innych dokumentach określających zasady informacji i
promocji projektów dla beneficjentów.
2. W celu zapewnienia społeczeństwu prawidłowej informacji na temat
unijnego źródła dofinansowania i wkładu w realizowany Projekt w
ramach PO IiŚ, Beneficjent wyraża zgodę na wykorzystanie powyższej
informacji przez IW, IP i IZ.
5
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-
§ 4 umowy o dofinansowanie
•
„Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie
z Umową i jej załącznikami, z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Beneficjent zobowiązuje się w
szczególności do przestrzegania;
- zasad polityk wspólnotowych, które są dla niego wiążące, w tym przepisów
dotyczących konkurencji, pomocy publicznej, udzielania zamówień publicznych,
ochrony środowiska, oraz polityki równych szans;
wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego wydanych na podstawie art. 35 ust. 3
ustawy. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania wytycznych w wersji
obowiązującej na dzień dokonywania odpowiedniej czynności lub operacji związanej
z realizacją Projektu.”
•
-
-
6
http://www.pois.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx
http://pois.nfosigw.gov.pl/dokumenty-i-wytyczne/dokumenty-dla-beneficjenta-i-zalecenia/
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
§ 14.
Ewidencja księgowa i archiwizacja danych
1. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej
informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub
stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej
odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i
poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania
księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
2. Beneficjent zobowiązuje się do archiwizowania w wersji papierowej lub na
informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący
należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją
Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem
finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami,
przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca
poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia PO IiŚ.
3. Z uwzględnieniem ust. 2, w przypadku Projektu, w którym występuje pomoc
publiczna obowiązek, o którym mowa w ust. 2 trwa 10 lat od dnia udzielenia
pomocy publicznej.16
4. Beneficjent zobowiązuje się do przekazywania Instytucji Wdrażającej, na jej
żądanie, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu.
8
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Harmonogram działań jako narzędzie planowania,
monitoringu, kontroli i zarządzania
Praktyczne przykłady stosowania harmonogramu m. in. Wykresu Gantta jako
narzędzi do planowania kontroli i zarządzania.
9
Ministerstwo Środowiska
7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Sprawozdawczość projektowa
• Omówienie
podstawowych
zasad
sporządzania
sprawozdań, wzory i rodzaje sprawozdań
10
Ministerstwo Środowiska
7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa lub
decyzja o dofinansowaniu, uwzględniająca minimalne wymogi.
• Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia wniosek o płatność,
w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Dokument ten łączy
informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem
rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione.
Połączenie tych dwóch informacji pozwala na sprawne monitorowanie
postępów w realizacji projektu, z potwierdzeniem zasadności poniesionych
wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeń finansowych na
uzyskane rezultaty projektu. Wzór wniosku beneficjenta o płatność wraz z
instrukcją jest dostępny na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce
Dokumenty i wytyczne /Wzory dokumentów / Wniosek o płatność.
11
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Terminy sprawozdawczości
Beneficjent:
• beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do IW
wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, biorąc pod
uwagę datę podpisania umowy / decyzji o dofinansowaniu. Wzór wniosku
beneficjenta o płatność wraz z instrukcją jest dostępny na stronie
internetowej www.Dois.gov.pl w zakładce Dokumenty i wytyczne / Wzory
dokumentów / Wniosek o płatność;
• brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia
beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku o płatność i przekazania
go do instytucji weryfikującej wniosek, w zakresie dotyczącym postępu
rzeczowego;
12
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
• instytucja odpowiedzialna za weryfikację merytoryczną i finansową wniosku
o płatność może zgłosić swoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej,
w terminie określonym w umowie o dofinansowanie;
• dodatkowo beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4 raportów z
osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu.
Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IW do 5 lutego
danego roku. Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego
po roku, w którym projekt nie był już realizowany (tj. w przypadku
zakończenia realizacji projektu 31 grudnia 2008 r., pierwszy raport powinien
zostać przekazany do 5 lutego 2010 r.).
13
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Monitoring i ewaluacja projektów dofinansowanych z UE
•
•
•
•
•
•
Skuteczny monitoring
Podstawy monitorowania
Formy monitorowania
Przygotowanie i przeprowadzenie ewaluacji projektu
Osiąganie założonych wskaźników
Efekt ekologiczny
14
Ministerstwo Środowiska
7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Specyfika badania ewaluacyjnego polega na wyodrębnieniu w jej ramach
kluczowych etapów (faz), na które składają się najważniejsze elementy:
• strukturalizacja (zdefiniowanie zakresu i przedmiotu oraz określenie
kryteriów i planu przebiegu ewaluacji),
• obserwacja (etap zbierania danych zgodnie z ustaloną metodologią),
• analiza zebranych danych przy użyciu metod: statystycznych, jakościowych,
ekonomicznych, grup porównawczych, czy np. systemu GIS,
• właściwa ocena w odniesieniu do uprzednio sformułowanych pytań
ewaluacyjnych w oparciu o przyjęte kryteria,
• wdrożenie wybranych rekomendacji będących wynikiem ewaluacji oraz
upowszechnienie jej wyników.
Badania ewaluacyjne w celu zapewnienie ich obiektywizmu, realizowane są
głównie przez niezależne eksperckie podmioty zewnętrzne.
15
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Rodzaj badania:
Ewaluacja ex-ante – ocena szacunkowa przeprowadzana przed
wdrożeniem interwencji lub w trakcie jej projektowania. Pozwala ocenić
trafność i spójność zamierzeń, jak też na dokonanie korekt. Daje
władzom publicznym informacje co do szans powodzenia programów,
projektów czy działań oraz realistycznego oszacowania celów i wartości
docelowych. Jest konieczną podstawą do monitorowania i dalszej
ewaluacji.
16
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Ewaluacja on-going – ewaluacja bieżąca/uzupełniająca może być
prowadzona przez cały okres realizacji interwencji. Umożliwia
korygowanie interwencji w trakcie jej trwania poprzez wsparcie
procesu zarządzania. Poddaje analizie pierwsze efekty interwencji
oraz ewentualne problemy, słabości strukturalne lub zmiany w
otoczeniu zewnętrznym.
Ewaluacja ex-post – ocena pełna przeprowadzana po zakończeniu
realizacji interwencji, podsumowuje i ocenia efekty oczekiwane
(skuteczność) i nieoczekiwane (użyteczność), a także efektywność.
Ma określić czynniki wpływające na sukces lub niepowodzenie
interwencji, a także trwałość rezultatów i oddziaływania, dając tym
samym asumpt do projektowania przyszłych interwencji lub/i korekty
interwencji realizowanych.
17
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrole w ramach projektu
• Podstawy prawne kontroli
• Rodzaje i tryby kontroli
• Ważne aspekty przygotowań do kontroli
 Promocja
 Trwałość
 Dokumentacja księgowo-finansowa
 Zakres rzeczowy projektu
18
Ministerstwo Środowiska
7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę
realizacji POIiŚ:
- rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r.
Ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności,
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE)
nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. W sprawie Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego,
- rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r.
Ustanawiające Fundusz Spójności,
19
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
- rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r.
Ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia
Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006,
- ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia
polityki rozwoju,
- ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień
publicznych,
- Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013,
zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską,
20
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
- Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z
dnia 23 stycznia 2009r.
- Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków
Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, wydane w
dniu 4 lipca 2007r. Przez Ministra Rozwoju Regionalnego,
- Wytyczne do zasad kontroli w kontekście ustawy Pzp,
przygotowane
przez
Urząd
Zamówień
Publicznych
i zatwierdzone przez Komitet Rady Ministrów,
- Wytyczne w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz
wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach
Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram
Odniesienia na lata 2007 – 2013 wydane w dniu 2 lipca 2008r.
przez Ministra Rozwoju Regionalnego.
21
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Co kontrolujemy:
a) Przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu POIiŚ,
- strukturę organizacyjną,
- przydzielone pracownikom odpowiedzialnym za realizację
projektu zadania, obowiązki i odpowiedzialności,
- procedury wewnętrzne JRP,
- warunki funkcjonowania JRP umożliwiające sprawne
zarządzanie projektem,
22
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
b) Przygotowanie projektu,
c) Zarządzanie projektem,
d) Nabycie nieruchomości,
e) Stronę formalno - prawną,
f) Budowę i montaż,
g) Sprzęt i wyposażenie,
h) System finansowo-księgowy,
i) Działania informacyjno-promocyjne,
j) Kwalifikowanie wydatków,
23
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Cele kontroli:
uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego
przedsięwzięcia
a) poprzez kontrolę dokumentów,
b) wizję lokalną w miejscu realizacji
24
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zadania kontroli:
-weryfikacja prawidłowości realizacji projektu,
-sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji
projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez
beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem
rzeczywistym,
-weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały
wykonane/dostarczone,
- weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w
związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście
poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i
krajowymi.
25
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Funkcje kontroli:
- wspomaganie zarządzania,
- oddziaływanie prewencyjne,
- zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości,
- wykrywanie uchybień i nieprawidłowości.
26
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Rodzaje kontroli:
- przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem
wniosku o dofinansowanie),
-procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem,
-projektów na miejscu,
-wniosków beneficjentów o płatność,
-na zakończenie realizacji projektu,
-projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed
podpisaniem Umowy o dofinansowanie,
-po zakończeniu realizacji projektu,
- realizacji RPD,
27
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach
realizacji projektu:
1. Faza wstępna
- kontrola projektu przed podpisaniem umowy o
dofinansowanie
2. Faza realizacji
- kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie
3. Faza zakończenia realizacji
- kontrola projektu na zakończenie realizacji
4. Faza eksploatacji
- kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. kontrola
trwałości projektu
28
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli:
- analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki
kontrolujacej (IW/IPII),
- konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt,
- opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu
kontroli,
- określenie metodologii doboru próby do kontroli,
- ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji,
w tym:
- weryfikacja stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych z ostatniej kontroli
przeprowadzonej przez (IW/IPII),
wskazanie dokumentów do przygotowania przez kontrolowanego,
29
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
- działania kontrolne na miejscu realizacji projektu
w tym:
- przeprowadzenie oględzin
- gromadzenie dokumentacji
- sporządzenie informacji pokontrolnej
- wydanie zaleceń
30
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Dokumenty kontroli:
- zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i
zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych
przed rozpoczęciem kontroli,
- lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 do
Wytycznych,
- program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób
prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram
działań,
- upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia
kontroli,
31
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
- odpisy lub kopie dokumentów źródłowych,
- pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia,
- wydruki komputerowe,
- dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych,
- informacja pokontrolna,
- zalecenia pokontrolne.
32
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Prawa i obowiązki kontrolującego:
Zasady ogólne:
- kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym
miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu,
- kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach
pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej,
- kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z
materiałami ustawowo chronionymi,
- kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania
określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został
sporządzony.
33
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrolujący ma obowiązek:
- kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania
zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub
interesowność,
- zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o
obszarze objętym kontrolą,
- zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje
wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli,
- posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do
skutecznego przeprowadzenia kontroli,
- wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz
obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli,
34
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
-odnosić się z należytym szacunkiem do pracowników
podmiotu kontrolowanego,
Kontrolujący ma prawo do:
- swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem
miejsc podległych szczególnej ochronie,
- wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów
związanych z działalnością jednostki kontrolowanej,
- przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie
dokumentacji i zbieranie wyjaśnień,
- sprawdzania przebiegu określonych czynności.
35
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Prawa i obowiązki kontrolowanego:
Kontrolowany ma obowiązek:
- zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do
sprawnego przeprowadzenia kontroli,
- udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na
kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem
kontroli,
- przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu,
- uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole,
- wdrożyć zalecenia pokontrolne
36
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrolowany ma prawo do:
- równego udziału w czynnościach kontrolnych,
- odnoszenia się do ustaleń kontroli,
- składania oświadczeń mających związek z przedmiotem
kontroli,
- składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli,
- odmowy podpisania informacji pokontrolnej
37
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ
Istota i Cel kontroli
Istotą prowadzenia kontroli w trakcie realizacji projektów jest weryfikacja
prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje
dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków,
przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze
stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i
usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez
beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście
poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Celem kontroli w trakcie realizacji projektu jest sprawdzenie, czy projekt jest
realizowany prawidłowo, w tych aspektach, które nie mogą być
zweryfikowane podczas kontroli dokumentów w instytucji kontrolującej oraz
wyjaśnienie problemów w realizacji projektu, które nie mogą być skutecznie
rozwiązane bez wizyty na miejscu realizacji projektu .
38
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ
Zakres kontroli
1. Kontrola realizowanego zakresu rzeczowego projektu porównanie z
zakresem określonym w umowie o dofinansowanie ( na wybranej próbie)
na podstawie:
a) dokumentacji: projektowej, odbioru i przekazania do eksploatacji,
b) oględzin kluczowych obiektów (elementów),
c) oceny stosowania zasady trwałości projektu w odniesieniu do założeń
przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie
projektu,
d) weryfikacji wykonania rzeczowego do wartości wskaźników produktu i
rezultatu,
e) weryfikacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych
39
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
2. Kontrola systemu finansowo-księgowego ( na wybranej próbie)
w zakresie:
a) stosowania odrębnego systemu księgowego lub
odrębnego kodu księgowego dla
operacji związanych z realizacją projektu,
b) weryfikacji, czy nie zachodzą okoliczności umożliwiające
odliczenie podatku VAT,
c) występowania podwójnego finansowania,
d) weryfikacji projektu pod względem zgodności z zasadami
udzielania pomocy publicznej,
e) zgodności kopii dokumentów załączonych do wniosków o płatności
pośrednie z oryginałami.
40
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
3. Kontrola systemu zarządzania projektem w zakresie :
a) posiadania udokumentowanej struktury organizacyjnej,
umożliwiającej zarządzanie projektem,
b) posiadana i stosowania procedur dotyczących realizacji
projektu,
c) prowadzenia archiwizacji dokumentacji projektu.
4. Kontrola działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających
pomoc UE.
5. Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli.
41
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Cel
Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu to przede wszystkim
uzyskanie zapewnienia, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty
obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki
audytu, o której mowa w art. 15 rozporządzenia 1828/2006 przez instytucję w
systemie realizacji PO IiŚ oraz na poziomie beneficjentów (w przypadku, gdy
kontrola odbywa się na miejscu realizacji).
oraz
Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o
dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i
krajowym.
42
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po
przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed
akceptacją tego wniosku. W przypadku, gdy kontrola na zakończenie
realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona
przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Wyjątkowo wniosek o
płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym
zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie
wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte
zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych.
43
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Dokumenty projektu poddawane kontroli
Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności:
wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami,
umowy z beneficjentami,
wnioski o płatność wraz z załącznikami (o ile wymagane),
dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami
księgowymi w systemie księgowym,
e) dokumenty związane z wyborem wykonawcy,
a)
b)
c)
d)
44
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Dokumenty projektu poddawane kontroli
f) specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w
zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie
sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o
płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np.:
listy sprawdzające,
informacje pokontrolne z przeprowadzonych kontroli,
zalecenia pokontrolne,
wyniki innych kontroli i audytów,
dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i
poaudytowych,
dokumenty związane z pomocą publiczną,
dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po
zamknięciu PO IiŚ oraz inne niewymienione dokumenty związane z
realizacją projektu.
45
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Zakres kontroli
a) sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez beneficjenta przy
wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną dokumentacją projektu,
b) sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją
projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze
szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość
poniesionych wydatków,
c) potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów zgodnie z dokumentacją projektu,
potwierdzenie, że obiekty zostały odebrane i/lub są dopuszczone do
użytkowania w zależności od rodzaju obiektu w zakresie, który nie był
przedmiotem wcześniejszych kontroli oraz sprawdzenie, czy została
zachowana trwałość projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie i
podpisanej umowy z beneficjentem, w przypadku zmian własności
infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź jej zarządzania.
46
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
d) weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wartości
wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie oraz tam
gdzie możliwe, sprawdzenie osiągnięcia wskaźników rezultatu,
e) sposobu prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych, w szczególności,
czy wszystkie działania finansowane z projektu są udokumentowane i zgodne z
Wytycznymi w zakresie informacji i promocji oraz Strategią komunikacji
funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce 2007-2013, Planem
komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 20072013 oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz zaleceniami dla
beneficjentów
f) weryfikację, czy nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie
prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku gdy VAT
stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z
faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź
związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności
wytworzonego majątku,
47
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
g) weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej zgodnie z art. 60 rozporządzenia
1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006 zapewniona jest
wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla
transakcji związanych z projektem. W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się
wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u
beneficjenta POIiŚ
h) weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w
tym w szczególności sprawdzenia realizacji zaleceń wynikających z decyzji
środowiskowej oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska
przedstawionych we wniosku o dofinansowanie,
i) weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy
publicznej,
j) sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli.
48
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola trwałości projektu POIiŚ
Cel i zakres kontroli po zakończeniu realizacji projektu
a) w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 57 ust. 1
rozporządzenia ogólnego, a więc w szczególności czy majątek wytworzony w
wyniku realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem,
b) cel projektu został zachowany,
c) beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji projektu,
d) beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z projektem
(kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia
zamknięcia PO IiŚ),
e) nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez
beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie
realizacji projektu,
f) nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania,
g) projekt nie wygenerował dochodu, który nie został uwzględniony zgodnie z art. 55
ust. 2 i 3 rozporządzenia ogólnego (kontrola w tym zakresie może być prowadzona
w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ).
49
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrola trwałości projektu POIiŚ
a) kontrola trwałości projektu przeprowadzana jest przynajmniej rok po
zakończeniu realizacji projektu, nie później niż w terminie, o którym mowa w
art. 57 rozporządzenia 1083/2006,
b) w pierwszej kolejności do próby powinny zostać wybrane projekty, dla których:
- nie była prowadzona kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu,
- nie była prowadzona kontrola na miejscu.
c) jednocześnie należy uwzględnić następujące czynniki ryzyka:
- możliwość generowania dochodu przez projekt,
- możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił
wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu,
- realizację projektu w ramach złożonej struktury składającej się z
beneficjenta i podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków
kwalifikowalnych,
- możliwość znaczących modyfikacji w projekcie w rozumieniu art. 57 ust.1
rozporządzenia 1083/2006,
- kwotę dofinansowania dla projektu wypłaconą beneficjentowi.
50
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas
kontroli u Beneficjentów POIiŚ:
Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w:
- obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE,
- obszarze zgodności realizacji z polskim prawem
jako:
- nieistotne nie powodujące skutków finansowych,
- istotne powodujące skutki finansowe
51
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z:
- niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta,
- nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu),
- złego zarządzania realizacją projektu.
52
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Zagrożenia:
- drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości,
- poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego
działania,
- nadmierne wymagania dużo kosztują i często
skutkują przekroczeniami finansowymi,
- nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju
beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji
53
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Uchybienia drobne dotyczą:
-
dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian,
jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót,
jakości dokumentacji rozliczeniowej robót,
spójności opisywania dokumentów księgowych,
istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego,
prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką
rachunkowości,
- archiwizacji dokumentów,
- prowadzonych działań informacyjno - promocyjnych
54
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Uchybienia istotne dotyczą:
- wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z
naruszeniem ustawy PZP,
- odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE,
- odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót,
- nieprzestrzegania kwestii własnościowych,
- nie osiągnięcia efektu ekologicznego,
- kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o
dofinansowanie,
- naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w
obcy majątek,
- przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu
przed upływem karencji,
- czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych
niż określone we wniosku o wsparcie,
- rozliczenie kosztów za roboty niewykonane.
55
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Najczęściej występujące uchybienia :
- Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót,
- Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ
- Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z
zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju
Regionalnego
- Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla
beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2007-2013” lipiec 2009.
- Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot.
projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki
kwalifikowane i niekwalifikowane.
56
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Wnioski i zalecenia:
-
57
wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do
usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy
realizacji projektu
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
Podsumowanie, dyskusja
Dziękuję za uwagę
58
Ministerstwo Środowiska
7 grudnia 2011