Transcript Projekt tervezése, elemzése

Projektmenedzsment
Projektelemzés, - tervezés
A projekt készítésének logikai
lépései
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
A projekt hátterének és általános céljának vázlatos
ismertetése
A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül
és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik
A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó
legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti
/ EU rendeletek és programok)
A projekt konkrét céljainak és eredményeinek
meghatározása
A projekt kimenetének, bemenetének és
előfeltevéseinek meghatározása
Előzetes projektismertetés készítése
A projekt költségeinek és forrásainak előzetes
becslése
Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal
A PCM modellje
A projekttervezési módszerek
• SWOT elemzés
– Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti
• Problémafa – Célfa elemzés
• Érintettek elemzése (Stakeholder analízis)
–
–
–
–
–
Személyek és személyek csoportjai
amelyeket ÉRINT
akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA
a megvalósuló projekt
Kulcstényező a kommunikáció!
–
–
–
–
–
A projektjavaslat világos, logikus és strukturált lesz
Az érintettek bevonása a készítés folyamatába
Alternatívák elemzését teszi lehetővé
Az ötletet és a megvalósítás eszközeit illeszti
A kockázatok elemzését lehetővé teszi
• Logikai keretmátrix (Logframe) módszer
SWOT elemzés
• A SWOT négy kategóriája:
– Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, +
• Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók.
– Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, • Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de
befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében.
– Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, +
• Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók,
de rájuk építve kihasználhatók az erősségek.
– Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, • Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem
befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot
jelenthetnek.
A SWOT logikája
Helyzetvizsgálat
Erősségek
(Strengths)
Lehetőségek
(Opportunities)
Gyengeségek
(Weaknesses)
Veszélyek
(Threats)
Prognózisok a külső feltételekről
(gazdasági, technológiai, társadalmi,
politikai, kulturális stb.
Projekt cél
SWOT
ERŐSSÉGEK
LEHETŐSÉGEK
GYENGESÉGEK
VESZÉLYEK
1. példa
ERŐSSÉGEK
Gyártási tapasztalat
Új, mindenféle normának
megfelelő saját üzemépület
Kiépült infrastruktúra
Hulladékhasznosítás
Tartós beszállítói kapcsolat
GYENGESÉGEK
Kapacitás a maximumnál
Elavult géppark
Szűkös dolgozói létszám
Alacsony szintű közvetlen piaci
kapcsolat
Egységes vezetés
Kedvező konjunktúra
Bővülő keresleti tendencia
Átlag feletti munkanélküliség
M5 autópálya melletiség
LEHETŐSÉGEK
Lakóövezeti környezet
Több hasonló típusú vállalkozás
a környéken
Magas munkanélküliség
VESZÉLYEK
Logikai keretmátrixLogical Framework Approach
• Két szakaszból áll:
– Problémaelemzés
• a problémák megfogalmazása, ok-okozati
összefüggések meghatározása, problémafa
készítése
– Célkitűzés- elemzés
• célkitűzések meghatározása a beazonosított
problémák alapján; eszköz-eredmény
összefüggések meghatározása; célkitűzéscsoportok azonosítása és a projektstratégia
meghatározása
Problémaelemzés
• Azonosítás
– SWOT-ból
– VAGY Ötletroham
• Ok-okozati összefüggések feltárása
– Probléma-hierarchia
– Kiinduló probléma?
– „Ok-okozat” algoritmus
– Kapcsolatok felrajzolása
• Végeredmény: Probléma-fa
Célelemzés
• „Transzformált” problémafa = célfa
– Ok-okozatból - eszköz-cél lesz
• A logika igazolása
• A fa átalakítása a logikai keretmátrixba:
– szintek számának csökkentése,
– kapcsolódó célok csoportosítása,
– erőforrás-elemzés.
Érintettek elemzése
(Stakeholder analízis)
A projekt által érintettek azonosítása és
elemzése (stakeholder analízis)
előnyt élvezők
>>
hátrányt szenvedők
partnerségi
kör
kompenzáció
projekt megvalósítás
Érintett (stakeholder)
Azon szervezetek, személyek
– akik közvetve befolyásolhatják a projekt
megvalósítását,
– akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében,
– akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák
azt,
– akik részt vesznek a projektben,
– a közszférában dolgozó érintett végrehajtók,
– a projekt végső kedvezményezettjei
– a célcsoport (pl. az érintett lakosság, stb.)
Az érintettek kezelése
Érintettek elemzésének lépései
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Az érintettek azonosítása
Információgyűjtés az érintettekről
Az érintettek céljainak azonosítása
Az érintettek erős és gyenge pontjainak
elemzése
Az érintettek stratégiájának meghatározása
Az érintettek viselkedésének elemzése
Az érintettek rangsorolása
Cselekvési terv kidolgozása
Logikai keretmátrix
• A módszer előzménye a problémafa-célfa
analízis
• A módszer két elemből áll:
– a projekt átgondolása: a probléma okaira való
koncentrálást szolgálja az elemzési fázis,
– az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa,
ahol a projektötletből részletes projektterv
lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése
(logframe matrix)
•
•
•
Az LKM felépítésében négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix.
Az első oszlop a projekt (beavatkozásainak) magyarázó leírása mind a négy
hierarchia szinten.
A kitöltés sorrendje (fentről-lefelé haladva) a következő:
1. Az átfogó célok a projekt hosszú távú hatásait mutatják be az érintettekre
vonatkozóan. Ezeket a célokat a projekt önmagában gyakran nem tudja elérni,
elérésükhöz szükség van további projektek megvalósítására is.
2. A projekt cél az a konkrét cél, amit a projekt megvalósításával közvetlenül el
kívánunk érni.
3. Az eredmények a projekt keretében végrehajtott tevékenységek „termékei”, a
projekt megvalósítása után rövid távon létrejönnek. (Az eredményeket be kell
sorszámozni.)
4. A tevékenységek azok a lépések, amelyeket az eredmények elérése érdekében
meg kell tenni. (A tevékenységeknek kapcsolódni kell az eredmények
sorszámához: pl. 1.1., 1.2. stb).
• A negyedik oszlopban a feltételek / kockázatok értékelése szerepel.
• Egy projekt sikere nemcsak a projekt beavatkozásain múlik, hanem
külső tényezőkön, illetve olyan konkrét feltételezéseken is, amelyek
kívül esnek a projekt hatáskörén.
• A külső tényezők célszerűen ötletbörze révén határozhatóak. A
projekt beavatkozásokon túl a sikerhez szükséges külső tényezők az
alattuk lévő sorban találhatóak, így a feltételezések és kockázatok
oszlop egy szinttel lentebb kezdődik, mint a másik három oszlop.
A feltételek feltárásában alulról felfelé haladunk,
mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt
keressük, hogy az adott szinten elért eredmények,
hatások mellett a következő szint céljának
teljesüléséhez mire van még szükség.
1. Ha az előfeltételek teljesülnek, akkor elkezdődhet a
tevékenységek megvalósítása.
2. Ha a tevékenységek megvalósultak és az ezen a szinten
lévő feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor
létrejönnek az eredmények.
3. Ha ezek az eredmények és ezen szint feltételei
teljesültek, akkor elérjük a projekt célt.
4. Ha a projekt cél megvalósult és a szinthez tartozó
feltétezések teljesülnek, akkor a projekt hozzájárul az
általános célok eléréséhez.
A feltételezések szerkezete
Átfogó cél
Projekt cél
Eredmények
Tevékenységek
+
+
+
FELTÉTELEZÉSEK
FELTÉTELEZÉSEK
FELTÉTELEZÉSEK
ELŐFELTÉTELEK
A feltételezések logikája
A pr. szempontjából
fontos a feltételezés?
IGEN
Teljesülni
fog?
NEM
Majdnem
biztosan IGEN
Ne vegyük be a LKM-ba!
Valószínűleg
IGEN
Vegyük be a LKM-ba!
Valószínűleg NEM
Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy,
hogy ez ne legyen feltétel?
IGEN
Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá
további tevékenységeket szükség szerint!
NEM
Gyilkos tényező, a pr. valószínűleg megvalósíthatatlan
• A második oszlopba objektíven ellenőrizhető mutatók (indikátorok)
kerülnek, amelyek megmutatják, hogy a mátrix egyes szintjein
elhelyezkedő eredmények és célok hogyan mérhetők.
• Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és
specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m2,
m3, tonna, Ft, % ...), minőségi (kategória, szint, célcsoportra,
funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni
(állandó, időszakos, ... évi) meghatározását adják.
• A legalsó sorban kerülnek feltüntetésre az eszközök, erőforrások. Az
erőforrások közé a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a
projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi
erőforrások tartoznak.
• A harmadik oszlopba az ellenőrzési eszközök kerülnek.
• Itt írjuk le, hogy az objektívan mérhető indikátorokhoz szükséges
adatok, információk honnan szerezhetők be, hol találhatók.
• Az ellenőrzési eszközök révén a mutatókat illetve mérőszámokat
rögzítik, és a projekt-menedzsment illetve az értékelést végrehajtó
személyek rendelkezésére bocsátják.
• Meg kell határozni egyrészt a formát, másrészt azt, hogy kinek kell
információkat biztosítania, harmadrészt pedig azt, hogy milyen
rendszerességgel kell biztosítani azokat.
jövedelemnövekedés
versenyképesség növekedés
hatékonyság javulás
diverzifikáció
szerkezetváltás
foglalkoztatási képesség
életszínvonal növekedés
vásárlóerő növekedés
% kapacitásnövekedés
Projektcél
% forgalomnövekedés
(eredményindiminőségjavulás
kátorok)
db új tevékenység
% szerkezeti arányváltozás
%, Ft költségcsökkenés
%, perc menetidő csökkenése
megépült
Beszerzett
Eredmény
objektum m,
eszköz db,
m², m³…
típus
Átfogó cél
(hatásindikátor
ok)
Tevékenység
Építés
Eszközbeszerzés
Abszorpciós
képesség
növekedés
multiplikáció
Identitás erősödése
Innovációképesség
növekedése
megalapozás
Ismeretbővülés,
képességjavulás a
célcsoport %-ban
db, téma,
típus
fő,
résztv
evő
fő, résztvevő
Tanulmány Képz Rendezvény
és
A beavatkozási
logika
Kis- és
középvállalkozások
műszaki-technológiai
fejlesztése
Kedvező piaci részesedés
Objektíven
Igazolható
Indikátorok
Az ellenőrzés
információforrása
Feltételezések
Korszerű technológiát
alkalmazók száma 2 %kal nő a régióban
Területi KKV statisztikai
adatok
A vállalkozás piaci
részesedése 5%-kal
növekszik
Gazdaságstatisztikai adatok
Viszonylag stabil
makrogazdasági és jogi
piac-szabályozási
környezet
Változatlan
Környezetvédelmi, Eü-i
és munkavédelmi előírások
Sikeres közbeszerzési
eljárás,
Modern technológiát
képviselő gyártósor
1500 db/nap kifogástalan
termék kibocsátás
Jól képzett 15 munkás
15 fő szakvégzettséggel
Korszerűraktár
1500 m2 raktár
Fizikai lemérés
Szakmunkás bizonyítvány
Használatbavételi engedély
Szerelőcsarnok átalakítás,
gépsor beszerzés és
üzembe-helyezés
4 db gépbeszerzés
Saját forrás 15%
15000óra Segédmunka
Bankhitel 35%
Raktárépítés
110 óra projektmenedzser
munka
6000m3 betonozás..stb
Kiszolgáló infrastruktúra
kész
Pályázati forrás 50%
Műszaki kiviteli terv
Építési engedély