Transcript Projekt terv

Projekt ciklus menedzsment
(PCM)
Mi a projekt?
A projekt.....
egy egyedi szervezeti környezetben végrehajtott
lépéssorozat, amely nem sorolható a
hagyományos szervezeti egységek megszokott
tevékenységei közé.
egy konkrét, a kontextustól függő cél vagy célok
megvalósítása
– meghatározott idő alatt,
– meghatározott humán- és anyagi erőforrások
igénybevételével.
2
A „jó” projekt ismérvei
releváns
– valós igényre alapul
– cél-orientált
megvalósítható
–
–
–
–
–
jól átgondolt, következetes
eredményei mérhetők
reális költségvetés
világos munkamegosztás
előzetesen felmért kockázatok
fenntartható
– a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is
biztosíthatók
3
Projektek fajtái
Beruházási projekt
– Műszaki, technikai létesítmény
Kutatás fejlesztési projekt (K+F)
– Új termék, új technológia
Szellemi szolgáltatási projekt
– Szervezet működési körülményeinek
minőségi változása
– Új szolgáltatások kialakítása és bevezetése
4
Projekt bázis
Szükséglet felismerése – „adott
egy probléma, valamit tennünk
kellene”
Projekt ötlet, elképzelés, csíra –
„mi lenne, ha ezt csinálnánk”
Projekt javaslat – „vannak céljaink,
és tudjuk, hogyan érjük el azokat”
Kidolgozott projekt – „az ördög a
részletekben rejlik”
5
Projekt – megtervezett fejlesztési
elképzelés
Pályázat – a PROJEKT
bemutatása a pályázat kiírója
(TÁMOGATÓ) által megkövetelt
formában
6
PCM és logframe módszertan
A most ismertetett
módszertan…
a problémamegoldó ember módszere
jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz
megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz
egy láncra fűzi fel a tervezést (diplomaterv) és a
végrehajtást
ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt
rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a
hiányosságot
… és mindemellett az EU fejlesztési programjainak
kedvelt módszertani eszköze
8
A PCM mint megvalósítási
eszköz
Cél:
– az érintettek hozzák meg a döntéseket
– a döntések releváns információkra épüljenek
a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist
teljesíteni kell
a tapasztalatok beépülnek a következő programok és
projektek tervezésébe
9
A projektciklus szakaszai
Főbb jellemzők:
• A projekt életciklust szakaszokra
tagolja
Programozás
Értékelés
Koncepció
illesztés
• Minden szakaszhoz hozzárendeli a
kulcsdöntéseket, az
információigényeket, és a
felelősségeket
Tervezés
• Az egyes szakaszok sikerességének
előfeltétele az megelőző szakasz
befejezése
Strukturált
döntéshozatal
Megvalósítás
Finanszírozás
• Az értékelés tanulságai,
tapasztalatai hasznosulnak a
jövőbeni programok és projektek
tervezésénél
10
Projekt ciklus - egy másik megközelítés
Szükségletek
meghatározása
Visszacsa
-tolás
Projekt monitoring és
értékelés
Célok kialakítása
Projekt tervezés
Projekt
megvalósítás
Korlátok
11
EU projekt ciklus
Új projektötlet
Meghatározás
Értékelés, zárás
Kidolgozás
Megvalósítás és
monitoring
Előzetes értékelés
Tárgyalások,
döntések
12
ráfordítás
Projektfázisok (Életciklusok)
kezdeményezés
tervezés
végrehajtás
lezárás
idő
13
PM fázisok
Projektfázisok
Kezdeményezés,
a probléma definiálása,
megvitatása
Tervezői tevékenység
Finanszírozói döntések
Megvalósíthatósági
előtanulmány
Tervezés: igen-nem
Tervezés
Előtervezés
Megvalósíthatósági
tanulmány
Főtervezés: igen-nem
Főtervezés
Végrehajtás
Kísérő értékelés
Kivitelezés,
finanszírozás: igen-nem
Megítélés
Lezárás
Ex post analízis
14
A projekt létrehozása
A PROJEKT LEGYEN
Világosan átlátható
Meggyőző és
Mérhető!
Ennek elérésére alkalmazzuk a
PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT:
SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja
Problémafa = MINEK az érdekében
Célfa = MILYEN eredményért
Logikai keretmátrix = MIT csinál
15
A tervezés módszere Logframe
A logikai keretmódszer garantálja:
a valós problémákra épülést
a célok strukturáltságát
a mérhetőséget
a kockázatok felmérését
a projektterv következetességét
16
A logikai keretterv
LOGFRAME MÓDSZER
(LFA – Logical Framework Approach)
A logframe módszer több,
mint maga a mátrix!
17
A logikai keretmódszer mint
projekttervezési eszköz
Lépései:
1. Projekt-identifikáció
– Problémaelemzés
– Célelemzés
– Stratégiaelemzés
2. Logikai keretmátrix kidolgozása
– beavatkozási logika
– indikátorok és forrásaik
– feltételezések
18
Problémaelemzés
Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni
„ideális” helyzet között
Eredmények:
Probléma:
Milyen állapotot
szeretnénk elérni?
Jelenlegi
helyzet
ELTÉRÉS
19
Projektötletből  stratégia
kérdések
Miért ?
Mit ?
Mivel ?
Hogyan ?
Világos célok (átfogó, rövidebb távú,
konkrét)
Várható teljesítmények, következmények (output,
eredmény, hatás)
Inputok, erőforrások, (ember, idő, anyag, eszköz,
természet, információ, tudás,)
Tevékenységek, eljárások, szervezetek, szabályok,
normák
Mikor ?
Ütemezés és határidők
Mennyiért?
Ráfordítások, költségek
Miből ?
Kiknek ?
Tőkeforrások, pénz (saját erő, külső, banki, pályázati)
Végső kedvezményezettek, helyi közösség, a
régióban élők
20
A projekt készítés folyamatábrája
* SWOT
A projektötlet
meghatározása:
Végezd el a
helyzetelemzést
Elemző
Szakasz:
A probléma
elemzése:
*Háttértanulmányok
* A projekt érdekeltjeinek elemzése
* A fő probléma beazonosítása
* Az ok – okozati összefüggések felállítása
Átfogó célkitűzések
Célelemzés:
Projekt cél
Eredmények
Van
Ellenőrizted mennyire
fontos a projekt az
érdekeltek
számára?
Igen
Stratégia
elemzés:
Tervező
szakasz:
Kockázatok
: Beavatkozási logika
Ötletbörze
A projekt átfogó
célkitűzései
Indikátorok
A projekt céljai
Igénytérképezés
Szakértelem
Határozd meg
saját szektorod,térséged,
vállalkozásod erősségeit
Indikátorok
Az ellenőrzés forrásai
Az ellenőrzés forrásai
Feltételezések
stb.
Nincs
Projekt terv
Külső tényezők
Elemezd és tervezd a
projektet a
logikai keretre
építve
Használd ki a
kreatív gondolkodás
módszereinek előnyeit
A projekt célkitűzései
Eredmények
Indikátorok
Az ellenőrzés forrásai
Igények
Feltételezések
Erőforrások
Eszközök
Célok
Elkötelezettség
Tevékenységek
Költségek
Feltételezések
Előfeltételek
21
A projekt készítés szakaszai LKM módszertan szerint
ELEMZŐ SZAKASZ
TERVEZŐ SZAKASZ
potenciális érdekeltek
beazonosítása. Főbb problémáik,
korlátaik és lehetőségeik
elemzése, ok–okozati
összefüggések feltárása.
A célok elemzése – célok
megfogalmazása a feltárt
problémák alapján; eszköz –
végcél összefüggések feltárása
Stratégiaelemzés – a célok
eléréséhez szükséges stratégiák
számbavétele, a fő célok
meghatározása (átfogó célok és
projekt cél)
A projekt logika
meghatározása
•Problémaelemzés – a
•Logikai keret – a projekt
szerkezetének meghatározása, belső
logikájának tesztelése, a célok
kialakítása mérhető feltételek alapján,
az eszközök és költségek megállapítása
•Tevékenységütemezés – az egyes
tevékenységek sorrendjének és
függőségének megállapítása, az
átfutási idő becslése, a mérföldkövek
meghatározása, felelősségi körök
kijelölése
•Erőforrás ütemezés: a tevékenység
ütemezés alapján az erőforrás inputok
ütemezése és a költségvetés elkészítése
22
Helyzetelemzés eszközei
STEP
SWOT
23
STEP
STEP: Mit rövidít?
Society – társadalom
Technology – technológia
Economy – gazdaság
Politics - politika
24
STEP tartalma
Társadalmi
környezet:
jellemző
trendek,
előrejelezhető változások – pl. milyenek az
utazási szokások
Technológia
környezet: szolgáltatás, termék
elévülése - pl. megfelelő-e a szállítóeszközünk,
Gazdasági környezet: piac jellemzője - verseny,
fizetőképes kereslet
Politika és jogi környezet: kormányzati és
jogszabályi változások hatása
25
A helyzetelemzés eszköze - a
SWOT
Az aktuális helyzet leírására épül
A helyzetleírás megállapításait strukturálja,
elemzési keretet biztosít
Megalapozza a stratégia felé való
továbblépést
Osztályozás
–
–
–
–
Erősségek (belső - pozitív)
Gyengeségek (belső - negatív)
Lehetőségek (külső - pozitív)
Veszélyek (külső - negatív)
26
SWOT négy kategóriája:
Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív
tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók.
Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - Negatív
tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók
a helyzet javítása érdekében.
Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan
kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de
rájuk építve kihasználhatók az erősségek.
Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - Olyan korlátok,
negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és
csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.
27
A SWOT elemzés
Strengths
(erősségek)
Weaknesses
(gyengeségek)
Opportunities
(lehetőségek)
Threats
(veszélyek)
matching
conversion
Stratégia
28
29
30
31
A SWOT elemzés viszonyítási alapját egy fenntartható,
ideálisnak tartott környezetállapot és az ezt előidéző
társadalmi folyamatok jelentik.
Ebből a szempontból:
Erősség = Meglévő környezeti értékek és ezt fenntartó
társadalmi állapotok
Gyengeség = Meglévő környezeti problémák, vagy
környezeti értékek hiányai
Lehetőségek = Helyreállítható vagy létrehozható
környezeti értékek, az ezt támogató társadalmi
folyamatok
Veszélyek = Veszélyeztetett környezeti értékek,
veszélyeztető társadalmi folyamatok
A táblázat gyengeségeket és veszélyeket tartalmazó
felsorolásainál * jelzi, hogy mely problémához kapcsolható
32
a KEOP-ban tervezett beavatkozás.
33
34
A logikai keretmódszer mint
projekttervezési eszköz
Lépései:
1. Projekt-identifikáció
– Problémaelemzés
– Célelemzés
– Stratégiaelemzés
2. Logikai keretmátrix kidolgozása
– beavatkozási logika
– indikátorok és forrásaik
– források
– feltételezések
35
A logframe mátrix
A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt
Inputok
Tevékenységek
Outputok
Eredmények és
Hatások
közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és
egyértelmű vizuális megjelenítése
36
A beavatkozási stratégia –
célrendszer kialakítása
Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati
összefüggéseket - mindent alapvető
problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMAFA
A problémák válaszokat, megoldásokat
igényelnek
A válaszok, megoldások logikai architektúrája
ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA
37
Tervezési fázis – Logikai keretmátrix
A módszer előzménye a problémafa-célfa
elemzés
A módszer két elemből áll:
– a projekt átgondolása: a probléma okaira való
koncentrálást szolgálja az elemzési fázis,
– az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a
projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a
logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése
38
A logikai keretmódszer mint projekt
identifikációs eszköz – egy példa
Problémaelemzés
 az elemzés tárgyának és keretének meghatározása
 helyzetfelmérés
 problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása
OKOZAT
OK
39
A logikai keretmódszer mint projekt
identifikációs eszköz – egy példa
Célelemzés
 a problémák átfordítása célokká
 a problémafa „tükörképének” megalkotása
EREDMÉNY
Új munkahelyek
Belső vállal
kozások
megerősödése
Külső befektetők
vonzása
FELTÉTEL
Vállalkozói
ismeretekben
Tőkebevonás
jártas
vállalkozók
Új vállal kozási
területek
feltárása
Közművesített területek
kialakítása
Képzett
munkaerő
Autópályával
összekötő út
kiépítése
40
A logikai keretmódszer mint projekt
identifikációs eszköz – egy példa
Stratégia-elemzés
 a rendelkezésre álló idő és erőforrások függvényében az eszközök és
célcsoportok meghatározása - projektek azonosítása
Új munkahelyek
Belső vállalkozások
megerősödése
Vállalkozói
ismeretekben
jártas
vállalkozók
Külső befektetők
vonzása
Képzett
munkaerő
KÉPZÉS- KLASZTER
41
Az érintettek elemzésének lépései
 Az érintettek azonosítása
 Információgyűjtés az érintettekről
 Az érintettek céljainak azonosítása
 Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése
 Az érintettek stratégiájának meghatározása
 Az érintettek viselkedésének elemzése
 Az érintettek rangsorolása
 Cselekvési terv kidolgozása
42
Elemzési fázis
Problémaelemzés
– Azonosítás
SWOT-ból
VAGY Ötletroham
Ok-okozati
összefüggések
feltárása
–
–
–
–
Probléma-hierarchia
Kiinduló probléma?
„Ok-okozat” algoritmus
Kapcsolatok felrajzolása
Végeredmény:
Probléma-fa

Célkitűzés-elemzés
„Transzformált”
problémafa = célfa
–
Ok-okozatból - eszközcél lesz
A logika igazolása
A fa átalakítása a logikai
keretmátrixba:
– szintek számának
csökkentése,
– kapcsolódó célok
csoportosítása,
– erőforrás-elemzés.
43
Stratégia-elemzés
A projekt céljai a célfa segítségével válaszhatók ki (belül/kívül)
A kívül maradó célok a projektre ható külső tényezők
Lépések:
Világos szempontrendszer a stratégia választásához
A különféle szóba jöhető stratégiák azonosítása majd a projekt
stratégia kiválasztása
A kiválasztott stratégia legyen:
Valós
Mérhető
Teljesíthető
Megvalósítható
44
Tervezési fázis – Logikai keretmátrix
A módszer előzménye a problémafa-célfa
elemzés
A módszer két elemből áll:
– a projekt átgondolása: a probléma okaira való
koncentrálást szolgálja az elemzési fázis,
– az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a
projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a
logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése
45
A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika
Hatások
(impacts)
hosszabb távon
Átfogó
célkitűzések
Eredmények
(results) rövidebb
távon
Hozamok (outputs)
termékek vagy
szolgáltatások
Inputok
Specifikus
célkitűzések
Program
célkitűzések
Konkrét
célkitűzések
Tevékenységek
 The New Programming Period 2000 - 2006: Methodological Working Papers. Indicators for Monitoring and Evaluation: An Indicative
Methodology. Woking Paper 3. European Commission DG XVI. Regional Policy and Cohesion. Coordination and Evaluation of Operations.
46
A logikai keret
Összegzése annak, hogy:
Miért valósítjuk meg a projektet?
Mit szeretnénk a projekttel elérni?
Hogyan fogja ezt a projekt teljesíteni?
Milyen külső tényezők fontosak a projekt
sikeréhez?
Hol található a projekt sikerességéhez és
értékeléséhez szükséges információ?
Milyen eszközök szükségesek?
Mennyibe fog kerülni a projekt?
47
Input, output, eredmény, hatás
Input: A program megvalósításához szükséges
pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások
Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output
vagy szolgáltatás (operatív célok)
Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen
előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus
célok)
Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett)
következményei (átfogó célok)
48
A logframe mátrix
Projekt leírás
ÁLTALÁNOS CÉLOK
(overall objectives)
PROJEKT CÉLJA
(project purpose)
Objektíven igazolható
eredményességi
mutató
Ellenőrzés forrásai
és eszközei
Feltételezések
HATÁS INDIKÁTOROK
(impact indicators)
CÉL INDIKÁTOROK
(result indicators)
VÁRT EREDMÉNYEK
(Expected results
v. output)
EREDMÉNY
INDIKÁTOROK
(output indicators)
TEVÉKENYSÉGEK
(Activities)
ESZKÖZÖK
(means v. inputs)
ELŐFELTÉTELEK
49
50
A beavatkozási logika szintjei és fogalmainak
értelmezése
Logika
Definíció
Átfogó célok
Társadalmi-gazdasági
előnyök, közösségi célok
amelyek eléréséhez a
projekt hozzájárul?
Projekt célja
Miért van szüksége a
Konkrét és kézzelfogható
kedvezményezetteknek a
előnyök a projekt
tervezett
célcsoportok számára?
tevékenységekre?
Eredmények,
hasznok
(outputok)
Minden, amit a
kedvezményezettek
kapnak a projekt
megvalósítása után?
A projektnek
köszönhetően a
kedvezményezettek mit
fognak elérni, vagy mit
tudnak tenni?
Miket kell tenni a projekt
megvalósítása során?
Mit kell tenni, hogy a
kedvezményezettek
hozzájussanak a
tervezett előnyökhöz?
Tevékenységek
(inputok)
Jelentés
Miért fontos a projekt a
régiónak?
51
Célok csoportosítása a beavatkozási logika
szintjein
Átfogó
célok
Projektcél
Hosszú távú társadalmi, gazdasági, szektorszintű vagy
nemzeti programcélok, amelyek megvalósulásához a projekt
hozzájárul.
A projekt központi célja a projekt kedvezményezettek,
intézmények, illetve a rendszer számára biztosítandó
fenntartható előnyök szempontjából. Ez határozza meg a
projekt sikerét. Csak egy projektcélról beszélhetünk.
Eredmények
A projekt megvalósításával biztosítandó termékek/
szolgáltatások, melyekért a projekt menedzserek
közvetlenül felelősek.
Tevékenységek
A projekt termékek/szolgáltatások megvalósításához
elvégzendő teendők.
52
A feltételezések
Értelmezése:
a projekt sikere szempontjából fontos külső tényezők
Szintjei:
a beavatkozási logikával összhangban
Jelentősége:
a projektek kockázatának felmérése
a végrehajtás során segíti a monitoringot
53
Logikai kapcsolatok a beavatkozási
stratégia és feltételezések között
Projekt leírás
Objektíven igazolható
eredményességi
mutató
Ellenőrzés forrásai
és eszközei
Feltételezések és
kockázatok
ÁTFOGÓ CÉLOK
(overall objectives)
PROJEKT CÉLJA
(project purpose)
VÁRT EREDMÉNYEK
(Expected results
v. output)
TEVÉKENYSÉGEK
(Activities)
Ha megvalósulnak az
eredmények és a
feltételezések igaznak
bizonyulnak, akkor a projekt
cél teljesülni fog.
ELŐFELTÉTELEK
54
55
Feltételek elemzése
Fontos a feltétel?
Valószínű a
bekövetkezése?
Ki kell hagyni
igen
nem
Biztos
Ki kell hagyni
Valószínű
Figyelni kell
Valószínűtlen
Át lehet alakítani a
projektet?
Ki kell bővíteni a projektet
a feltételre ható
eszközökkel
igen
nem
„Gyilkos” feltétel
56
Indikátorok - Definíció
Mutató, amely a komplex valóságról
szóló információt leegyszerűsített
formában közli
A projekt monitoring kontextusában: a
teljesítménymérés, a célok elérése
mérésének eszköze
57
Az indikátorokkal szemben
támasztott elvárások: SMART
Specifikus (Specific)
Mérhető (Measurable)
Elérhető, rendelkezésre áll
(Achievable/Available)
Releváns (Relevant)
Megbízható (Reliable)
Aktuális, Időhöz kötött (Timely)
58
Az indikátorok által leírható
dimenziók : QQTTP
Mennyit? (Quantity)
Mit? (Quality)
Mikor? (Time)
Kinek? (Target group)
Hol? (Place)
59
Logikai keretmátrix lépésrőllépésre
ELEMZÉSI
FÁZIS
TERVEZÉSI
FÁZIS
 1. lépés: érintettek
 4. lépés: a beavatkozási
elemzése
 2. lépés:
problémaelemzés
 3. lépés: célkitűzéselemzés
logika meghatározása
 5. lépés: az
előfeltevések és a
rizikófaktorok
meghatározása
 6. lépés: az indikátorok
azonosítása
 7. lépés:
tevékenységütemezés 60
61
62
63
Városi szennyvízhálózat építésének logikai keretmátrixa
Projekt leírása
Objektíven igazolható
eredményességi mutatók
Átfogó célok
Hatás indikátorok
Vízbázisok védelme.
A környezeti terhelés
csökkentése
A települési életfeltételek
javítása.
Projekt célja
Szennyvízcsatorna-ellátottság
növelése, a szennyvíz kezelés
és elvezetés hatékonyságának
javítása.
Eredmények (outputs)
Kiépült gerincvezeték
Kiépült bekötővezetékek.
Kiépült szennyvízátemelők.
Tevékenységek (inputs)
Gerincvezeték lefektetése
Bekötővezeték építése
Szennyvíz átemelők
kialakítása
Csatornahálózat tervezése
Monitoring forrásai és
eszközei
Feltételezések és
kockázatok
A befogadó felszíni víz
minőségének javulása
Szabálytalan közműpótló
berendezések számának
csökkenése
.
Környezetvédelmi
Felügyelőség
Kimutatásai
Önkormányzati építésügyi
hatóság, KSH
Szennyvíztisztító
kihasználtság
növekedése
Üzemeltetés fajlagos
költségeinek csökkenése
Polgármesteri Hivatal
Városfejl.O. Városüzemeltetési
Csop.
Városgazdálkodás és
Vagyonkezelő Kft.
Ipari szennyvízkezelés
megoldása.
Korszerű iszapkezelési és
hasznosítási rendszerek
kialakítása és működtetése.
Térségi gazdaság erősödése.
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
Építési napló
Üzembe helyezési engedély
Lakossági önerő megléte
Lakosság környezettudatos
gondolkodása
Pénz-költségek
Sikeres közbeszerzési eljárás.
Kiviteli tervek elkészítése
határidőre.
Eredményindikátorok
(result indicators)
Outputindikátorok
10.735 m gerincvezeték
550 db bekötővezeték
8 átemelő telep
Eszközök
Saját erő megléte
Támogatás
Előfeltételezések
Engedélyezési dokumentáció
Szakhatósági hozzájárulások
Támogatási források
64
65