Transcript วิธีการปรับปรุงงาน

บทที่ 2
การวางแผนสานักงาน และ
การปรับปรุงงาน
ขอบเขตของเนือ้ หา : ความสาคัญของการวางแผนสานักงาน
 ลักษณะของการวางแผนสานักงานทีด่ ี
 กระบวนการวางแผน
 ชนิดของการวางแผน
 ประเภทการวางแผนสาหรับสานักงาน
 การวิเคราะห์ ระบบงานสานักงาน
 การปรับปรุงงานในสานักงาน
2
ความสาคัญของการวางแผนสานักงาน
 ช่ วยกาหนดหน่ วยงานและบุคลากรทีจ่ ะรับผิดชอบงาน
ช่ วยกาหนดนโยบายได้ ชัดเจน ทิศทางเป้าหมาย
เดียวกัน
 สามารถระบุเป้าหมาย ผลสาเร็จทีจ่ ะเกิดขึน้ ได้
หากมีอุปสรรคจะได้ แก้ ไขได้ ก่อนการดาเนินงานสิ้นสุ ด
ทราบขั้นตอนการทางาน นาไปสู่ การจัดลาดับความ
สาคัญของงานได้ ถูกต้ อง
3
ลักษณะของการวางแผนสานักงานทีด่ ี
มีความยืดหยุ่น
มีความถูกต้ อง
มีความสอดคล้อง
มีความชัดเจน
มีความต่ อเนื่อง
4
ประเมินผล
ปรับปรุงแผน
เตรียมการ
กระบวนการ
วางแผน
อานวยการ
ประสานงาน
ควบคุมงาน
ปฏิบัติการ
ตามแผน
วางแผน
What
How
When
เสนอรายงาน
Where
ติดตามผล
Method
5
ชนิดของการวางแผน
แผนระยะสั้ น
แผนระยะยาว
แผนดาเนินงาน
6
ประเภทการวางแผนสาหรับสานักงาน
แผนกิจกรรม
 สารบรรณ พิมพ์ดดี สาเนา
 ทะเบียน คานวณ สถิติ
 สื่ อสาร ประชาสั มพันธ์
 ดูแลสถานที่ ห้ องประชุม
 บริการความสะดวก
 จัดซื้อพัสดุ
 ฯลฯ
แผนทรัพยากร
 คน
 อุปกรณ์ เครื่องใช้
 วัตถุดบิ
 วิธีทางานและกฎระเบียบ
 สถานที่
7
การวิเคราะห์ ระบบงานสานักงาน
ควรพิจารณารายละเอียดดังนี้
วิธีปฏิบัติ
กระบวนการปฏิบัติ
ระบบ
8
ขั้นตอนการวิเคราะห์ ระบบ
 กาหนดวัตถุประสงค์
 กาหนดหน้ าทีค่ วามรับผิดชอบของบุคลากรแต่ ละคน
 รวบรวมข้ อมูลต่ าง ๆ ทีท่ าให้ ทราบทิศทางการทางาน
 วิเคราะห์ จดั ระบบวางแผน โดยตอบคาถามเหล่ านี้
(What Why When Where Who How)
 ปฏิบัติตามแนวทางที่ได้ วเิ คราะห์ ให้ เกิดความเหมาะสม
(กาจัดงานไม่ มีประโยชน์ รวมงานทีเ่ กีย่ วข้ องซ้าซ้ อน ลดขั้นตอนการ
ทางาน เพิม่ ทักษะพนักงานมากขึน้ ประเมินผลการทางานทุกระยะ)
9
การปรับปรุงงานในสานักงาน
การเปลีย่ นแปลงแก้ไขปรับปรุงงานทีเ่ ป็ นอยู่ หรือ
กระทาอยู่แล้วให้ ได้ ผลงานเพิม่ ขึน้ ดีขนึ้ เร็วขึน้
ลดการสู ญเสี ยด้ านแรงงาน วัตถุดบิ เวลา เกิดความ
ปลอดภัยและเกิดความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน
10
ข้ อควรพิจารณา
ในการปรับปรุงงานสานักงาน
 การจัดแบ่ งงานให้ มีความชัดเจน เท่ าเทียมกัน
 จัดลาดับขั้นของงานเรียงลาดับก่ อนหลังอย่ างถูกต้ อง
 เปิ ดโอกาสให้ พนักงานมีส่วนร่ วมในการปรับปรุ งงาน
 กาหนดมาตรฐานของงาน
 มอบหมายงานถูกต้ องตามหลักการมอบหมายงานทีด่ ี
 มีการนิเทศหรือสอนงานแก่ พนักงานใหม่
 สร้ างทัศนคติทดี่ ใี นการทางานสานักงาน
11
ขั้นตอนการปรับปรุงงาน
5. นาไปใช้ และติดตามผล
4. เลือกทางทีด่ ที สี่ ุ ด
3. วิเคราะห์ ข้อเท็จจริง
2. รวบรวมข้ อมูล
1. เลือกงานทีจ่ ะปรับปรุ ง
12
วิธีการปรับปรุงงาน
1. ผังการแบ่ งงาน หรือผังการกระจายงาน (work Distribution
Chart) มี 3 ขั้นตอน
1) การจัดรายการงานของหน่ วยงาน (activity list)
แผนก..........................................
รายการที่
กิจกรรมหรือหน้ าที่ของหน่ วยงาน
1
จัดทาใบกากับของ
2
ออกจดหมายติดต่ อลูกค้า
3
คุมสต๊ อก
4
รับโทรศัพท์ และต้ อนรับลูกค้ า
5
เรื่องอืน่ ๆ ทีเ่ กีย่ วข้ องกับแผนกสิ นค้ า
13
วิ
ธ
ี
ก
ารปรั
บ
ปร
ง
งาน
(ต่
อ
)
ุ
2) การจัดทารายการแสดงงานในความรับผิดชอบของเจ้ าหน้ าที่
แต่ ละคน (task list)
ชื่อ............................................
รายการที่
รายละเอียดของงานทีท่ า
1
2
3
4
5
6
7
8
ตรวจลงนามใบกากับของและใบ
ส่ งของ
ร่ าง พิมพ์ ทาน และลงนาม
จดหมายส่ งของ
ลงบัญชีสินค้ า แยกบัญชี
ตรวจสต๊ อก
ทาสถิติการขาย
ตรวจเอกสารจากต่ างประเทศ
ติดต่ อนายหน้ า
อืน่ ๆ
ตาแหน่ ง.............................
ปริมาณงาน
เงินเดือน
.........................
ชั่วโมง/สั ปดาห์
8
6
2
4
3
3
3
3
14
วิธีการปรับปรุงงาน (ต่ อ)
3) การจัดทาผังการแบ่ งงาน (จากข้ อมูลข้ อ 1 และ 2)
ลำดับ
กิจกรรม
1
ทำใบกำกับของ
และใบส่ งของ
2
3
4
5
6
จดหมำยติดต่อ
บัญชี
คุมสต๊อก
รับโทรศัพท์
อื่น ๆ
รวม
ชม/
สป.
สมบัติ
หัวหน้ำ
แผนก
ชม/
สป.
สมพงษ์
ผูช้ ่วย
หัวหน้ำ
ชม/
สป.
อรัญญำ
ประจำ
แผนก
ชม/
สป.
นันทนำ
ประจำ
แผนก
ชม/
สป.
วิไลวรรณ
พนักงำน
พิมพ์ดีด
ชม/
สป.
51
ตรวจ
ลงนำม
8
ตรวจ
5
พิมพ์
38
18
ทำน
ลงนำม
6
ร่ ำง -ทำน
6
พิมพ์
6
11
ลงบัญชี
แยกบัญชี
2
ทำ
Statement
3
20
ตรวจ
4
ตัดสต๊อก
1
54
ต้อนรับ
ลูกค้ำ
8
โทรศัพท์
5
โทรศัพท์
23
สถิติ
3
เก็บ
เอกสำร
2
รำยงำน
ขำย
177
31
22
ทำ
Statement
1
ทำบัญชี
รวม
ยอดขำย
4
1
ตัด
สต๊อก
15
17
โทรศัพท์
15
โทรศัพท์
9
12
อื่น ๆ
3
เก็บ
เอกสำร
3
30
38
56
15
วิธีการปรับปรุงงาน (ต่ อ)
2. ผังการไหลของงาน หรือผังลาดับขั้นตอนการปฏิบัติงาน
(Flow Process Chart หรือ FPC) กระบวนการปฏิบัตงิ านทั้งสิ้น





ใช้ แสดง การปฏิบัติงาน (operation) เช่ น การร่ าง การพิมพ์ การบริการลูกค้ าเมือ่ มาถึง
ใช้ แสดง การเคลือ่ นย้ าย (transportation) เช่ น การผ่ านงานไปยังหน่ วยงานทีเ่ กีย่ วข้ อง
ใช้ แสดง การตรวจสอบ (inspection) เช่ น การตรวจทาน การตรวจสอบเอกสารต่ าง ๆ
ใช้ แสดง การรอคอยหรือล่ าช้ า (delay) เช่ น เอกสารรอลงนาม การเรียงคิวตามลาดับ
ใช้ แสดง การเก็บรักษา (storage) เช่ น การนาเอกสารทีต่ ิดต่ อดาเนินการแล้ วนาไปเก็บในแฟ้ ม
16
วิธีการปรับปรุงงาน (ต่ อ)
WORK FLOW ของแผนกการเงิน
 ออกใบเสร็จรับเงินให้ ลูกหนี้
 สรุปรายละเอียดเจ้ าหนี้
 เตรียมเช็คและทารายละเอียดจ่ ายเช็ค
 จัดทาทะเบียนคุมเช็ค
จ่ ายเช็คทุกครั้งต้ องให้ ผู้รับเช็คเซ็นชื่อ
ใ น ใ บ ส า คั ญ จ่ า ย ใ น ช่ อ ง ผู้ รั บ แ ล ะ
ใบเสร็จรับเงินจากผู้จ่ายเช็ค
17
ตัวอย่ างการปรับปรุ งงานของสานักงานเขตต่ าง ๆ แบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จ (One Stop Service)
ขั้นตอนการให้ บริการจุดเดียวเบ็ดเสร็จ
ขั้นตอนที่ 1
 รับคาแนะนา
 กรอกแบบฟอร์ ม
 ตรวจสอบเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2
 กดปุ่ มเลือกประเภทบริการ
 รับบัตรคิว
ขั้นตอนที่ 3
 ติดต่ อช่ องบริการตามลาดับ
หมายเลขคิวที่ถูกเรียก
ขั้นตอนที่ 4
 รับหลักฐานเอกสาร
 รับใบเสร็จเมื่อมีการชาระเงิน
 รับใบนัดเพือ่ ติดต่ อครั้งต่ อไป
ก่อนเข้ ารับบริการในศูนย์ ควรตรวจสอบเอกสาร
หลักฐาน และแบบพิมพ์ที่ต้องใช้ ในการติดต่ อว่า
ครบถ้ วนหรือไม่ หรือติดต่ อขอรับคาแนะนาที่
จุดประชาสัมพันธ์
การกดบัตรคิวให้ กดเลือกปุ่ มหมายเลขของประเภท
บริการที่ต้องการ ซึ่งแบ่ งออกเป็ น 5 ประเภท
บัตรคิว ประกอบด้ วย 2 ส่ วน
ส่ วนแรก เป็ นประเภทของบริการ
ส่ วนที่สอง เป็ นหมายเลขลาดับคิว
การเรียงคิว จะใช้ เสียงระบบอัตโนมัติ ประกาศเรียก
หมายเลขคิวและหมายเลขช่ องบริการ ซึ่งจะปรากฏ
บนแผงแสดงหมายเลขคิว การจัดลาดับหมายเลขคิว
จะเรียงลาดับตามประเภทของช่ องบริการแต่ ละช่ อง
การขอรับบริการประเภท ซึ่งไม่ สามารถดาเนินการ
ให้ เสร็จสิ้นในวันเดียว จะได้ รับใบนัด เพื่อทาการ
ติดต่ อครั้งต่ อไป
18
วิธีการปรับปรุงงาน (ต่ อ)
3. การใช้ ร่างกายให้ มีประสิ ทธิภาพ หมายถึง การใช้ อวัยวะ
ทุ ก ส่ วนเหมาะกั บ ขนาดของงานอย่ า งมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ ไม่
เหนื่อยล้ า
4. การจัดผังสานักงาน หมายถึง การจัดสถานที่ทางานช่ วยให้
พนักงานที่ทางานร่ วมกันหรื อต่ อเนื่องกันอยู่ใกล้ กัน การไหล
ของงานตรงสั้ นและมุ่ ง ไปข้ า งหน้ า พนั ก งานท างานเดิ ม
ประสิ ทธิ ภาพสะดวกไม่ เหนื่ อย การบังคับบัญชาเหมาะสม
อุ ป กรณ์ เ ครื่ อ งใช้ และเนื้ อ ที่ ใ ช้ ประโยชน์ เต็ ม ที่ แ ละมี ก าร
บารุงรักษาดี
19
วิธีการปรับปรุงงาน (ต่ อ)
5. การจัดสภาพแวดล้ อมที่ดใี นการทางาน หมายถึง การจัดหาสิ่ ง
สนับสนุนรอบด้ านให้ มีการทางานอย่ างกระตือรือร้ นไม่ เหนื่อยล้ า
และขจั ด สิ่ ง ที่ ขั ด ขวางการท างานหรื อ สร้ างบรรยากาศที่ ไ ม่ ดี
ออกไป เช่ น จัดให้ มีแสงสว่ างเหมาะสมกับการทางานแต่ ละชนิด
จัดให้ มีการระบายอากาศทีด่ ใี นห้ องทางาน และปรับอุณหภูมิไม่ ให้
ร้ อนอบอ้ าว ขจัดเสี ยงรบกวนให้ มีน้อยที่สุด ประเภทของงานที่
ต้ องนั่งพักคอย หรื อจาเจก็จัดให้ มีเสี ยงเพลงในที่ทางาน จัดสี สัน
ในห้ องให้ ดูสดชื่นมีชีวิตชีวา ขจัดกลิน่ หรือสิ่ งที่รกไม่ เป็ นระเบียบ
ออกไป จัดให้ มีนา้ ดืม่ ห้ องสุ ขาทีเ่ หมาะสม เป็ นต้ น
20
การวางแผนสานักงาน
มีความสาคัญในการดาเนินงาน
สานักงาน ผู้บริหารควรคานึงถึง
กิจกรรมที่สานักงานจะต้ องทา
และทรัพยากรต่ าง ๆ ที่ต้องมี
ต้ องใช้ และต้ องหาให้ รอบคอบ
การปรับปรุงงาน
มีความสาคัญสาหรับองค์ การ
สมัยใหม่ ที่พยายามหาวิธีการ
ทางานที่ดกี ว่ าเดิม เพือ่ ให้ งาน
สะดวก สบาย คล่ องตัว รวดเร็ว
ประหยัดเวลา เงิน และคน
21