Transcript iroda6

Irodaszervezés
Az iroda mint
információrendszer
Az irodát informatikai szempontból információrendszernek tekintjük, mivel információt szolgáltat,
létrehoz, tárol, szétválogat, használ és eloszt.
Egy információrendszert az alábbi elemekkel
jellemezhetünk:
» bemenetek,
» kimenetek,
» folyamatok,
» tárolt adatok.
Az iroda átalakítása során a feladatunk , hogy az
információrendszer fenti jellemzőinek
meghatározásával leírjuk a rendszert és erre alapozva
felépítsük az automatizált rendszert.
INFORMATIKAI
STRATÉGIA
MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI VIZSGÁLAT
A
rendszerfejlesztés
szakaszai
RENDSZERELEMZÉS
VISSZACSATOLÁSOK
RENDSZERTERVEZÉS
KIVITELEZÉS
rendszerfelügyelet
1. Stratégiai tervezés
2. Megvalósíthatósági vizsgálat
3. Rendszerelemzés
4. Rendszertervezés
5. Kivitelezés
6. Betanítás
7. Üzembe helyezés
Ha valahol probléma merül fel,
akkor az valamely előző szakasz
gyengeségét jelzi, ilyenkor vissza
kell csatolnunk az előző
szakaszokhoz, a probléma
megoldása érdekében.
Az átalakítás igénye
 Mikor és kiben merül fel az iroda
átalakításának, újjászervezésének
igénye? (működés akadozik, lassú az
ügymenet, nem hatékony az iroda)
 Mit érdemes tenni ilyen esetben?
(Elemezni kell a problémát!)
 Informatikai tanácsadók segítik a
vezetőket megtalálni
az ideális megoldást.
Az informatikai stratégia
vizsgálata vagy kialakítása
Az informatikai stratégia, nem minden esetben van.
Az informatikai stratégia kidolgozása:
 Felkészülés (Az irodát és környezetét vizsgáljuk, ekkor
történik a stratégia és közös irányvonal feltárása.)
 Szervezeti, működési elemzés (A legmeghatározóbb elemzés,
a további munka alapját képzi, a működési modell mellett az
iroda célkitűzéseit és súlyponti kérdéseit kell megfogalmazni)
 A jelenlegi rendszer átvilágítása (értékelni kell a jelenleg
működő információs rendszerek felhasználását és
hatékonyságát)
 Fejlődési lehetőségek feltárása (az információs rendszer
javításának lehetőségei az iroda céljainak
figyelembevételével)
Mélyebb elemzés szükséges: jövő elképzelése, lehetőségek
feltárása, a lehetséges alkalmazások meghatározása
 Forgatókönyvek kidolgozása (felvázolja a lehetőségek
megvalósításának lépéseit)
A megvalósíthatóság vizsgálata
 a célok, elvárások és követelmények pontos
meghatározása;
 az ügyviteli folyamatok, tevékenységek
vázlatszerű elemzése;
 rendszertechnikai alternatívák kidolgozása;
 költségkihatás és hatékonyságnövekedés
becslése ;
 javaslatot kell tenni a fejlesztés során
alkalmazandó módszerekre;
 a megvalósítási folyamat tervezése .
Az elérni kívánt célok
 hatékonyságnövekedés,
 a minőségi követelmények javítása,
 korszerű, magas színvonalú
technológia bevezetése,
 gazdaságos üzemeltethetőség,
 a felhasználók megnyerése, az
idegenkedés leküzdése.
Projekt létrehozása
A projekt olyan szerveződés, amely
korlátozott időtartamra, meghatározott,
nem ciklikusan ismétlődő fejlesztési
feladatra, annak elvégzésére jött létre.
A feladat elvégzéséért a projekt vezetője
vagy annak menedzsmentje a felelős.
A projekt összetétele
 A szervezet vezetősége részéről kinevezett felelős (az






iroda sikeres átalakítása a feladata)
Fejlesztési koordinátor (feladata összeköttetés a
fejlesztési rétegek között)
Rendszerszervező (irodát jól ismerő személy, aki elemzi
a működést és ad egy kiinduló pontot a kialakítandó
informatikai rendszernek)
Rendszertervező (számítógép adta lehetőségeket ismerő
személy legtöbbször uaz. mint a rendszerszervező)
Felhasználói képviselő, az átvevő (elkészített
dokumentáció alapján ellenőrzi és elfogadja a rendszert)
Felhasználó (a leendő rendszer használója)
Kivitelező (a tervek alapján elvégzi a kivitelezést)
A rendszer részletes elemzése
Az elemzések azt mutatják, hogy a fejlesztések zöme
nem volt sikeres.
Nagyobb figyelem szükséges a kezdeti szakaszokra!
Minél később vesszük észre a hibát anyagilag annál
többe kerül és a költség exponenciálisan nő.
(Elégtelen helyzetfelmérés, rossz célmegfogalmazás,
lehetőségek helytelen feltárására vezethető vissza)
Az iroda elemzését a helyzetfelméréssel kezdjük,
amely tulajdonképpen információgyűjtést jelent:
» Folyamatok vagy feldolgozások (az iroda ügyviteli
tevékenysége)
» Adatok (az iroda kiindulási nyersanyaga és terméke)
» Interfészek vagy felületek (a számítógép és az ember
kapcsolatát írja le)
Elemzési technikák
Az elemzés célja a vizsgált objektum jelenlegi
környezetének, tényleges helyzetének megismerése
és az igények feltárása. U.azon adatot, eseményt
különböző módszerekkel mérjük fel és az azonos
eredmények körvonalazzák a valóságot.
A helyzetfelmérés technikái:
» dokumentumelemzés,
» interjú,
» kérdőív,
» megfigyelés,
» mintavétel.
A helyzetfelmérés technikái
 Dokumentumelemzés (az irodai tevékenységet
érintő hivatalos leírások, szabályzatok összegyűjtését és a
szükséges adatok kigyűjtését jelenti, akkor lehet eredményes,
ha a valóságot tükrözi, de ez ritka a gyakorlatban)
 Interjú
(leggyakoribb módszer, más módszerekkel kapott
információk ellenőrzésére, kiegészítésére használjuk, 3 része)
»Előkészítés (meg kell határozni az elérendő célt,
tényeket, számadatokat meg kell ismerni)
»Maga az interjú
– Megnyitó szakasz (jó kapcsolat megteremtése és a célok ismertetése)
– Törzsrész (a tényleges adatgyűjtés időszaka)
– Lezárás (a legfontosabb kérdések megismételt összefoglalása, megerősítése)
»Értékelés (az interjú végén a jegyzeteket ki kell
egészíteni, a lényegről beszámolót kell készíteni)
A helyzetfelmérés technikái
 Kérdőív
(Írásban kérdezzük meg a felhasználókat,
egyszerű és közérthető kérdések legyenek benne)
Nyílt (csak a kérdést fogalmazzuk meg) és
zárt kérdőív (válaszokat is felsorolunk)
 Megfigyelés (csak akkor használjuk, ha nincs más
információ forrás)
Az iroda tevékenységeinek nyomon követése és
folyamatos figyelése.
 Mintavétel (mérés)
Statisztikai jellegű megfigyelés, amely a
tevékenységek egyes jellemzőinek számszerűsítő
eljárása. (objektív, számszerű)
Szervezetelemzés
Az elemzés célja:
 feltárni a szervezet valós felépítését és folyamatait
 megtalálni a strukturális, kommunikációs
gyengeségeket ez megteremti az átszervezés
lehetőégét is
 a szervezeti ábra felrajzolása, szervezet globális
megismerése, a tevékenységi körök és
jellegzetességek megismerése
 a hatásköri modell elkészítése.
A szervezetelemzés fázisai
 Globális megismerés (a szervezeti elemzés 3 fázisa)
 A vizsgálati egységek kiválasztása (milyen körben
és milyen módszerrelADtérképezzük
fel a szervezetet)
AT
GYÛJT
ÉS
T
eljeskörû
Részleges
Reprezentatív
Véletlenen alapuló
Monográfia
Nem véletlenen alapuló
 Az adatfelvételi eljárások kiválasztása és maga
az adatfelvétel ( a dokumentum elemzésen felül az
interjúkra és a kérdőívre támaszkodnak, környezeti
hatásokat is célszerű vizsgálni)
 Az eredmények kiértékelése, a szervezeti
struktúra felrajzolása (adatfelvételi szubjektív
A hatásköri modell
A személyekről a következő
információkat kell összegyűjteni:
 a dolgozó életkora, képzettsége,
szakmai tapasztalata;
 a szervezeten belül elfoglalt helye
(felettesei, alárendeltjei);
 munkakapcsolatai más szervezeti
egységekkel; személyekkel,
 a dolgozó tevékenységi köre.
Iratkezelés az irodában
 fel kell térképezni a belső előírásokat,
a kialakult rendet,
 a megismerést kezdjük a
dokumentumelemzéssel,
 a felvázolt rendszert
pontosítsuk az iratkezelés
szervezésével megbízott vezetővel,
 megfigyeléssel ellenőrizzük, hogy az
általunk megfogalmazott rendszer
megfelel-e a valóságnak
Az ügyviteli folyamatok leírása
 a hagyományos rendszer megértése
 hogyan érvényesíthetők a célként definiált
követelmények
 lehetnek jól működő részek, de lehetnek
bürokratikus, felesleges lépések is
Alkalmazzuk a folyamatorientált megközelítést,
mivel az irodai rendszer alapját az ügymenetek
jelentik. E modellezés során a folyamatokból
indulunk ki és erre építjük fel a rendszer alapját
képző adatmodellt.
Az ügyviteli folyamatelemzés lépései
 az összes ügymenet feltárása
 szükséges-e és ésszerűsíthető-e,
automatizálhatók-e?
 melyek növelik jelentősen a hatékonyságot
 tevékenységekre bontás, alapvető
ügymenetek kiválasztása
 a tevékenységek kivitelezője, a szükséges
eszközök, szakképzettség.
 iratkezelés, iratazonosítás, iratfeldolgozás,
irattározás technikái
 iratok forrása és áramlása, ez vezet át az
adatelemzésbe
A folyamatok ábrázolása
Grafikus ábrázolás!
 folyamatábra,
 Jackson-ábra,
 az irodatervezési célokra kifejlesztett
ICN (Information Control Nets),
 az SSADM (Structured Systems
Analysis and Design Method strukturált rendszerszervezési
módszertan) adatfolyam-diagramja
Adatelemzés
Gyűjtsük össze az ügyeknél használt
iratokat, ezek alkalmasak az
ügymenetekhez szükséges adatok
meghatározására!
Határozzuk meg:
» mit szeretnénk kapni (output),
» ehhez milyen adatok állnak a
rendelkezésünkre (input),
» hogyan jutunk el az input adatokból az
output adatokhoz
Adatelemzés a
tevékenységeken belül
 milyen adatok, szükségesek a vég-
rehajtáshoz és honnan származnak;
 milyen új információ keletkezik a
tevékenység elvégzése során, és hová
kell eljuttatni azt;
 mely személy(ek)hez kapcsolódik
a tevékenység végrehajtása;
 milyen eszközök szükségesek a
tevékenység elvégzéséhez.
Adatelemzés szemléltetése
Információforrás
„A” irat
„B” irat
„C” irat
XY személy
Nyilvántartás

„Z” tevékenység
„V” tevékenység
Tevékenység
„U” tevékenység
Az adatok és a tevékenységek vagy a
tevékenységek és a személyek közötti
kapcsolatok szemléltetésére mátrixokat
használhatunk.






A logikai terv elkészítése
Olyan modellezés, amely megmutatja a
folyamatokat, az adatokat, azok
áramlását, tárolását úgy, hogy nem
vesszük figyelembe a konkrét
számítógépes kivitelezést.
A logikai tervnél van lehetőség az
ügymenet elemzésére.
Két alapvető eleme:
Folyamatmodell
Logikai adatmodell
Folyamatmodellezés
Az információrendszer folyamatainak kapcsolatát az
adatfolyamok mentén szemléltetjük, feltüntetve a
rendszerben tárolt adatokat .
Az adatfolyam-diagram legfontosabb alkotórészei:
Név » Külső entitások (a vizsgált rendszeren kívül eső
személyek, szervezetek, de adatokat adnak és kapnak)
» Adatfolyamok (adatok áramlásának szemléltetése)
D1
» Adattárolók (rendszerben használt adatok tárolási helye)
Név
» Folyamatok (olyan tevékenységsor, melyet általában egy
adat megérkezése kezdeményez és az adatok
manipulációját, módosítását jelenti)
1.
Hely/szerepkör
Folyamatnév
Logikai adatmodell készítése
 Az információrendszerek egyik
meghatározó eleme az adat, ezért az
adatok modellezésének minősége
döntő jelentőségű lehet az egész
rendszer működése szempontjából.
 a logikai adatmodell, nem foglalkozik
fizikai adatszervezésekkel, adatok
ábrázolásával, rögzítésével
Logikai adatmodell készítése
Fel kell tárni:
» a rendszer entitásait (a rendszer számára
lényegi dolog),
» azok attribútumait (az entitások
valamilyen tulajdonsága)
» az entitások közötti kapcsolatokat (két
entitás összerendelését és a köztük
fennálló asszociációt fejezi ki)
A
A Entitás
B
Kapcsolat
B Entitás
A rendszer fizikai tervének
elkészítése
A programtervezésre használható eszközökkel
írja le a rendszert.
A fizikai terveket a logikai tervekből dolgozzuk ki
kiegészítve a fizikai megvalósításhoz szükséges
részletekkel (hardverkörnyezet, keretrendszer,
adatbázis-kezelő). Adatterv, folyamatterv,
interfészterv kell a fizikai tervezéshez.
Rendszertechnikai
változat
Fizikai terv
Logikai terv
A rendszer kivitelezése
 Hatékony és gyors kivitelezést tesznek
lehetővé azok a rendszerek, amelyek
beépített workflow-modullal
rendelkeznek.
 Workflow nélküli rendszerekben a
fizikai rendszertervek alapján a teljes
rendszert el kell készíteni. Egy jól
elkészített részletes rendszerterv
alapján a programozók szinte azonnal
hozzáfoghatnak a kódoláshoz.
A rendszer bevezetése
Cél: a zökkenő-mentes áttérés
(az alapfolyamatok
zökkenőmentes működése után célszerű az áttérés)
A bevezetés lehetőségei:
 Párhuzamos bevezetés (az új rendszert a régi
működésével párhuzamosan alakítjuk ki. Az automatizált
iroda biztos működéséig a két rendszer együtt üzemel.)
Hagyományos iroda
Automatizált iroda
Időtengely
 Átlapolt bevezetés
 Közvetlen bevezetés
A bevezetés lehetőségei
Átlapolt bevezetés (akkor használható,
ha a rendszer modulokra osztható. Az egyes modulok
bevezetése közvetlenül történik)
Hagyományos levelezés
Elektronikus levelezés
Hagyományos iktatás
Elektronikus iktatás
Hagyományos ügykezelés
Hagyományos
Automatizált
iroda
iroda
Időtengely
Elektronikus ügykezelés
Időtenge
ly
 Közvetlen bevezetés (az átállás legegyszerűbb
módja, de a legkockázatosabb, a teljes irodai rendszert
cseréljük le egyszerre. Nagyon alapos előkészítést
igényel.)
Az irodában - átlapolt bevezetés
 Számítógépes munkahelyek
kialakítása és hálózatba kötése.
 Elektronikus iktatás bevezetése.
 Dokumentumkezelő rendszer
integrálása a hálózatba.
 Az elektronikus iktatás kiterjesztése az
elektronikus iratokra is.
 Elektronikus levelezőrendszer
kialakítása, majd bekapcsolása az
iktatási, iratkezelési folyamatokba.
Az irodában - átlapolt bevezetés
 Számítógéppel támogatott ügykezelés
úgy, hogy a papíralapú ügyiratok és
ügykezelések is számítógépes
támogatást kapjanak.
 Az irodai folyamatok számítógépes
támogatása, ellenőrzése, a
hagyományos ügyiratok számítógépes
kezelésének biztosítása mellett.
 A teljesen elektronizált ügy- és
iratforgalom, azok egyes részeinek
automatizálása.