Transcript （王芳）. - 成都市档案局

档案信息化建设工作
2012年5月
提
• 一、档案信息化建设概述
• 二、档案信息化建设技术标准
纲
• 三、档案信息资源建设的途径
• 四、文档一体化管理系统的使用方法
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（一）档案信息化建设的总体要求
1、定义
档案信息化，就是在国家档案行政管理
部门的统一规划和组织下，在档案管理活动
中全面应用现代信息技术，对档案信息资源
进行处置、管理和为社会提供服务，加速实
现档案管理现代化的进程 。
2、工作原则：统筹规划、统一标准
分级建设、安全保密
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（一）档案信息化建设的总体要求
3、工作内容：
（1）基础设施建设
（2）档案信息资源建设
（3）应用系统建设
（4）标准规范建设
（5）人才队伍建设
（6）安全保障体系建设
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（一）档案信息化建设的总体要求
4、工作目标：
（1）档案资源数字化
（2）信息管理标准化
（3）信息服务网络化
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（二）“十二五”档案信息化建设任务
1、标准规范建设
制定文书类档案长期保存格式标准，研
发文书类档案长期保存格式产品和转化工具
并组织试点和示范。
2、应用系统建设
（1）档案数据库管理系统
（2）电子文件归档管理系统
（3）电子档案移交管理系统
（4）数字档案信息发布利用系统
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（二）“十二五”档案信息化建设任务
3、资源建设
（1）传统载体档案数字化
（2）电子文件接收
（3）重要数字信息采集
4、资源共享
提供“一站式”档案信息服务
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（二）“十二五”档案信息化建设任务
5、数字档案馆（室）建设
6、安全体系建设
（1）落实电子文件的异质、异地备份制度
（2）建设电子文件（档案）备份中心
（3）建立档案信息网络安全保密系统
（4）建立档案信息预期恢复备份系统
一 （三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
一
、
档
案
信
息
化
建
设
工
作
概
述
（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
总体目标：
以电子政务建设为依托，档案信息资源
建设为核心，电子文件管理为重点，档案信
息化安全保障体系为基础，充分运用云计算、
物联网等技术，逐步实现全市档案资源数字
化、信息管理标准化、信息服务网络化，建
立“分布式管理、集中式利用”的档案信息
化平台，实现“全域成都一体化”的档案信
息资源共享。
一
（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
、
档
案
主要任务：
信
息
完成全市国家综合档案馆和专业档案馆间
化
的高速安全链接、数据可控共享、馆际交互利
建
用，提高全市档案系统公共服务能力，建立全
设
域成都的档案信息专网。市属各区（市）县全
工
部建成档案信息网站，以“成都档案网”为平
作
台，建立面向社会、服务公众的档案网站群，
概
推进档案信息资源共享服务。
述
一 （三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
、
档
案
主要任务：
信
息
积极推进电子文件中心、电子文件（档
化
案）备份中心建设，将各级国家综合档案馆
建
建成安全保存国家档案信息资源数据基地、
设
电子文件（档案）备份中心、档案信息服务
工
查询中心。
作
概
述
一 （三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
、
档
案
主要任务：
信
息
加快档案信息资源建设，贯彻落实国
化
家有关电子文件管理、数字档案馆建设的
建
文件精神，加强电子文件接收、管理和数
设
字档案馆（室）建设。
工
作
概
述
一 （三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
、
档
案
主要任务：
信
息
推进档案信息安全保障体系建设，建
化
立和完善档案数据安全、信息系统安全、
建
网络平台安全管理体系。
设
工
作
概
述
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（一）档案著录规则（DAT18-1999)
由国家档案局主持起草，经中国文献工作
标准化技术委员会讨论通过，国家标准局1985
年批准颁行。1999年重新修订。
该标准对档案著录项目、著录内容和著录
格式都有明确要求，对建立健全全国统一的档
案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐
步实现计算机检索具有十分重要的意义。
一
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（二）电子文件归档与管理规范
（GBT/T18894-2002）
2002-12发布 2003-5-1实施
该标准是中华人民共和国国家标准，规
定了在公务活动中产生的，具有保存价值的
电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、
统计的一般方法。
该标准对电子文件的收集与积累、电子
文件的归档、归档电子文件的整理、归档电
子文件的移交、接收与保管等方面都作了详
细的规定。
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（三）电子公文归档管理暂行办法
（国家档案局令第6号）
2003-07-28发布，2003-09-01实施
根据国务院办公厅《电子公文传输管
理暂行办法》制定。
该办法所指的电子公文，是指由国务
院办公厅统一配置的电子公文传输系统处
理后形成的具有规范格式的公文的电子数
据。
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（四）纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）
2005-4-30发布
该规范规定了纸质档案数字化的主要技
术要求。
对纸质档案数字化基本流程中的案卷整
理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息
存储、检索利用等工序提出了定义和工作技
术规范。
适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字
化加工处理。
二 （五）文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
、
档
2003-09-01发布
2003-10-01实施。
案
信
由四川省档案局起草，四川省质量技术
息
监督局发布。
化
该标准是建设四川省档案信息资源库的
建
基础之一，是为建立全省统一的档案信息计
设
算机检索和管理体系，更好地开发档案信息
技
资源，实现档案信息资源共享而对全省档案
术
系统数据库建设提出的一个统一的标准。
标
准
二
、 （六）《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》
档
案
（2009-12-16发布
2010-06-01实施）
信
息
规定了以文件和案卷形式的档案为对象的
化
文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保
建
管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的
设
一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团
技
体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系
术
统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件、
标
档案数字化图像、文本）的管理。
准
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（七）《版式电子文件长期保存格式需求》
（DA/T47-2009）
（2009-12-16发布 2010-06-01实施）
明确了版式电子文件长期保存格式的特
征。适用于各级各类档案馆、机关、团体、
企业事业单位和其他社会组织遴选归档保存
版式电子文件格式，也适用于版式电子文件
格式标准的制订与相关软件开发。
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（八）基于XML的电子文件封装规范
（DA/T48-2009）
2009-12-16发布 2010-06-01实施
规定了基于XML的电子文件封装格式
和要求。适用于各级各类档案馆、机关、团
体、企业事业单位和其他社会组织对文本文
件和静态图像文件的文件级封装。
二
、
档
案
信
息
化
建
设
技
术
标
准
（九）数字档案馆建设指南
2010-06发布
这是全国数字档案馆建设的规范性依据。
它确定了数字档案馆的基本目标、基本要求
和基本架构，提供了数字档案馆建设项目立
项指导方案，统一了全国数字档案馆建设的
标准、规范，对推动档案信息资源社会共享，
全面提高全国数字档案馆建设和应用水平，
构建具有中国特色的数字档案馆体系具有重
要意义。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
存量档案的数字化就是将以纸张、胶
片、音像等传统载体保存的模拟信号档案
通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档
案。
工作内容：建立目录数据库
建立全文数据库。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
1、建立目录数据库
（1）标准依据：档案著录规则
（2）工作步骤：
①确定著录级别：案卷级
文件级
②确定著录项目：题名
责任者
文件编号
保管期限
时间
档号
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
2、建立全文数据库
（1） 标准依据：纸质档案数字化技术规
范
（2）基本环节：
档案整理、档案扫描、图像处理、图像
存储、目录建库、数据挂接、数据验收、
数据备份、成果管理等。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
①档案整理
● 目录数据准备
● 拆除装订
● 区分扫描件和非扫描件
区分的原则是：无关和重份的文件要剔
除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
● 页面修整
● 档案整理登记
● 装订
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
②档案扫描
● 扫描方式
● 扫描色彩模式
一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常
采用黑白二值。
页面有红头、印章或插有黑白、彩色照
片、插图的档案，可用彩色模式进行扫描。
● 扫描分辨率
扫描分辨率参数的选择，原则上以扫描
后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效
果为准。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
③图像处理
●
●
●
●
●
图像数据质量检查
纠偏
去污
图像拼接
裁边处理
二
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
④图像存储
● 存储格式
黑白二值模式用TIFF(G4)格式存储。
灰度模式和彩色模式扫描的文件，采
用JPEG格式存储。
● 图像文件的命名
以纸质档案目录数据库中每份文件的
档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
多页文件可采用该档号建立相应文件
夹，按页码顺序对图像文件命名。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
⑤目录建库
● 按照《档案著录规则》(DA/T18)的要
求进行著录，建立档案目录数据库。
⑥数据挂接
● 图像文件与目录数据库一一对应，正
确率应为100%
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
⑦数据验收
● 数据抽检。比率不得低于5%。
● 验收指标。合格率指标95%
● 验收审核
验收"通过"的结论，必须经分管领导
审核、签字后方有效。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
⑧数据备份
● 备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
● 备份方式
采用在线、离线相结合的方式实现多套
备份，并注意异地保存。
● 数据检验
备份数据也应进行检验。主要包括备份
数据能否打开、数据信息是否完整、文件数
量是否准确等。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（一）存量档案数字化
⑨数字化成果管理
● 应加强对纸质档案数字化成果的管理，
确保其安全、完整和长期可用。
● 纸质档案数字化成果提供网上检索利
用时，应有制作单位的电子标识，并根据
具体情况分别采用可下载或不可下载的数
据格式
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
1、标准依据：
《电子文件归档与管理规范》
《电子公文归档管理暂行办法》
2、电子文件和归档电子文件：
电子文件是指在数字设备及环境中生成，
以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，
依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在
通信网络上传送的文件。
归档电子文件是指具有参考和利用价值
并作为档案保存的电子文件。包括：内容、
结构与背景信息
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
3、总体要求
（1）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
（2）加强过程管理与监控，保证管理工作的连续
性。
（3）明确电子文件归档要求，保证文件质量。
（4）一致性。归档电子文件与相应的纸质或其他
载体形式的文件应在内容、相关说明及描述
上保持一致。
（5）多套制。归档时，应同时保存文件的电子版
本、纸质版本或缩微品。
（6）凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归
档时应附加有法律效力的非电子签章。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
4、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
（1）电子文件的产生、处理过程规范保证。
（2）电子文件真实性保证。
（3）电子文件完整性保证：采集背景信息和
元数据。
（4）电子文件有效性保证
（5）电子文件的处理和保存应符合国家的安
全保密规定。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
5、电子文件的收集与积累
（1）收集积累要求
● 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，
有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均
应被保留。
● 保证电子文件不被非正常改动。
● 集中存储以防散失。
● 保存与电子文件处理有关的参数、数据等。
● 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原
形态的情况下，其内容信息可单独进 行存储，
被套用模板作为电子文件的元数据保存。
● 定期制作电子文件的备份。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（2）电子文件的登记
● 每份电子文件均应在《电子文件登记表》
中登记。
● 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
● 电子文件登记表如果制成电子表格，应与
电子文件一同保存，永久保存的电子表格
应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件
拷贝一起保存。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
6、电子文件的归档
（1）归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把
经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部
门移交，并按档案管理要求的格式将其存储
到符合保管期限要求的脱机载体上。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（2）鉴定
电子文件的真实性、完整性、有效性
确定密级
确定归档范围
划定保管期限
填写《归档电子文件移交、接收检验登记
表》
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（3）归档时间
逻辑归档实时进行
物理归档按照纸质文件的规定定期完成。
（4）检测
检测内容：硬件环境的有效性;
软件环境的有效性;
信息记录格式;
有无病毒感染等。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（5）归档
●电子文件归档要求一式3套。归档的载体，
按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光
盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允
许用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。
●归档后的电子文件的载体应设置成禁止写
操作的状态。
●特殊格式的电子文件，应在存储载体中同
时存有相应的查看软件。
● 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归
档电子文件的载体保存至少1年。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
7、归档电子文件的整理
（1）归档电子文件的整理按《归档文件整理规则》
规定的要求进行。
（2）归档电子文件以件为单位整理。
（3）同一全宗内的电子文件按照年度－保管期限
－机构（问题）或保管期限－年度－机构
（问题）等分类方案进行分类。
（4）按电子文件类别代码集中组织存储载体。
（5）电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，
同时补充电子文件特有的著录项目和其他标
识，以保证其真实性、完整性和有效性。
（6）将著录结果制成机读目录和纸质目录。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
8、归档电子文件的移交、接收与保管
（1）移交和验收
● 文件形成单位移交验收
● 档案保管部门接收验收
● 合格率要求：百分之百
● 检验项目如下：
－载体有无划痕，有无病毒；
－归档电子文件的真实性、完整性、有效性
及审核手续；
－登记表、软件、说明资料等是否齐全；
－对特殊格式的电子文件，应核实其相关的
软件、版本、操作手册等是否完整。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称
移交单位
接收单位
填表人（签名）
年
月 日
年
月
日
审核人（签名）
年
月 日
年
月
日
单
年
月 日
年
月
日
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件
说明登记表、软件、
说明资料检验
位（印章）
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（2）保管要求
● 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求
外，还符合下列条件：
----归档载体应作防写处理。避免擦、划、触
摸记录涂层。
----单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
----存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气
体隔离。
----环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度
选定范围：百分之三十五至百分之四十五。
● 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上
述条件。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（3）有效性保证
● 归档电子文件在形成单位和档案保管部门每年
均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况
进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库
存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行
归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时
间不少于3年。
● 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽
样机读检验，抽样率不低于百分之十，发现问
题应及时采取措施。
● 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存
一次。原载体同时保留时间不少于4年。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（4）迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对
归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子
文件迁移登记表》。
（5） 利用
● 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准
任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
● 利用时应使用拷贝件。
● 利用时应遵守保密规定。
● 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范
围之内。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（二）增量档案电子化
（6） 归档电子文件的鉴定销毁
● 参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，
且应在办理审批手续后实施。
● 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不
可擦除载体上，应连同存储体一起销毁，并
在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档
电子文件可进行逻辑删除。
（7）统计
档案保管部门应及时按年度对电子文件的接
收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
1、工作依据
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
2、工作原则：
（1）统筹协调、分工协作、整合资源、
节约成本
（2）谁牵头、谁负责
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
3、采集范围
（1）重要政务活动：省级以上对内政务接待活动
重要会议
外事活动
（2）重大活动：重大节庆、纪念活动
重大商贸、博览活动
重大创建、申办活动
重要学术、论坛活动
（3）突发事件处置活动：重大自然灾害
重大事故灾难
突发公共卫生事件
突发社会安全事件
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
4、归档范围
（1）文字资料
（2）照片
（3）录音录像
（4）标志性实物
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
5、归档质量要求
（1）归档文件整理规则
（2）CAD电子文件光盘存储、归档与档
案管理要求
（3）电子文件归档与管理规范
（4）照片档案管理规范
三
、
档
案
资
源
建
设
的
途
径
和
方
法
（三）双重采集
6、归档时间
各牵头、承办责任部门在活动结束后2
个月内向市档案馆移交档案资料。
成都日报、成都电视台在活动报道结
束后2个月内向市档案馆移交档案资料。
四
、
文
档
一
体
化
管
理
系
统
的
使
用
（一）文件条目录入
1、点击“收文管理”，录入接收文件。
2、点击“发文管理”，录入发文文件。
3、点击“人工归档”，录入已归档文
件。
四
、
文
档
一
体
化
管
理
系
统
的
使
用
（二）归档
1、自动归档
⑴进入紫晶系统
⑵点击自动归档按钮
⑶在分类下的形成年度前方框打“√”并
输入对应的四位数值年度
⑷在分类下的保管期限前的方框打“√”
并选择对应的期限
⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√”
四
、
文
档
一
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化
管
理
系
统
的
使
用
（二）归档
⑹在排列下的保管期限前方框打“√”
⑺在编号下的全宗号、年度、保管期限、
卷(盒)号输入对应的内容
⑻点击确定按钮，
⑼在页数/盒前的方框打“√”并输入页
数
⑽点击归档按钮
⑾点击继续按钮
四
、
文
档
一
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理
系
统
的
使
用
（二）归档
2、人工归档
⑴进入紫晶系统
⑵点击人工归档按钮
⑶在档号一栏输入档号
⑷在空白处点击左键
⑸点击OK按钮
⑹点击归档文件目录按钮
⑺分别输入：文件编号、责任者、题名、
日期、页数（号） 等项目内容
⑻点击保存按钮
⑼点击添加按钮进行下一份文件的录入
四
、
文
档
一
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统
的
使
用
（三）档案检索
1、快速检索
⑴进入紫晶系统
⑵点击编目检索
⑶点击文件检索
⑷在请输入检索内容输入相关关键词
⑸点击检索
四
、
文
档
一
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理
系
统
的
使
用
（三）档案检索
2、高级检索
（1）进入紫晶系统
（2）点击编目检索
（3）点击文件检索
（4）点击高级检索
（5）分别在“关键字”、“运算符”、
“条件值”中输入相关内容，汇总形成检
索条件
（6）点击检索
四
、
文
档
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系
统
的
使
用
（三）档案检索
四
、
文
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统
的
使
用
（三）档案检索
备注：
1、在第⑷步请输入检索内容输入相关关键
词中，用户输入两个或以上关键词时必
须用空格隔开。
2、输入相关关键词可为：文件编号、责任
者、题名、日期等已录入计算机的任意
内容，如进行复杂查询，需用高级检索。
3、用户可根据该文件的档号快速找到该文
件。如文件挂有全文，可点击全文浏览
直接浏览文件，还可点击动态链接对文
件进行修改利用。
四
、
文
档
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理
系
统
的
使
用
（四）全文管理
1、全文目录管理
⑴进入紫晶系统
⑵点击全文管理
⑶点击全文目录管理，单击需要建立新
的子目录的父目录，打开该父目录
⑷点击新增目录按钮
⑸在用户输入栏输入文件目录名称
⑹点击确定按钮
⑺点击关闭按钮
四
、
文
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统
的
使
用
（四）全文管理
2、全文文件管理
（1）点击全文文件管理
（2）分别对源文件位置和目标目录两个目
录选择框进行目录选择，选择源文件
所在目录位置和文件入库后的存放位
置（即目标目录）
（3）选择用户所需文件
（4）点击传输文件按钮
（5）点击关闭按钮
四
、
文
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使
用
（四）全文管理
（6）点击档案整理
（7）点击归档/卷内文件按钮
（8）在档号一栏输入档号
（9）到位需要进行全文挂接的机读目录
（10）点击全文挂接按钮
（11） 选中对应的文件
（12）点击选中退出按钮
（13）设置全文级别
（14）点击保存按钮
四
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文
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使
用
（五）目录打印
1、进入紫晶系统
2、点击人工归档按钮
3、在档号一栏输入档号
4、在空白处点击左键
5、点击OK按钮
6、点击归档文件目录按钮
7、点击目录打印按钮
8、进行相关设置
9、点击打印按钮
四
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文
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使
用
（六）更改档号
1、进入紫晶系统
2、点击人工归档按钮
3、在档号一栏输入需要更改的档案的档号
4、在空白处点击左键
5、点击OK按钮
6、在档号一栏直接输入新的档号
7、敲击回车键
8、点击确定按钮
9、点击保存按钮
四
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统
的
使
用
（七）件号处理
1、进入紫晶系统
2、点击公文管理/归档菜单
3、点击件号处理子菜单
4、点击档号选择按钮
5、检索出所需档号，比如对023全宗的
2007年度永久的文件进行件号处理，
则检索条件如下：档号 类似于
023-永久2007％
6、点击件号处理按钮
四
、
文
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统
的
使
用
（八）分卷
1、进入紫晶系统
2、点击公文管理/归档菜单
3、点击分卷子菜单
4、在请输入卷（盒）档号栏输入分卷的
档号并点击调出卷（盒）内文件按钮
5、在分别输入起始序号和终止序号后，
在请输入目标卷（盒）号框中输入新
的档号
6、点击执行按钮
四
、
文
档
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系
统
的
使
用
（九）数据交换
1、进入A机紫晶系统
2、点击数据交换/网上发布菜单
3、点击数据交换子菜单
4、点击案卷（盒）选择
5、检索出所需档号，比如对“023全宗的
2007年度永久”下属的各个卷盒进行
数据交换，则检索条件如下：档号
类似于 023-永久2007％
6、点击数据转出按扭
7、选择U盘上的一个文件包，执行数据转
出
四
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文
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使
用
（九）数据交换
8、进入B机紫晶系统
9、点击数据交换/网上发布菜单
10、点击数据交换子菜单
11、点击数据转入按钮
12、选择A机上数据转出时的文件包
13、点击确定按钮
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用
（十）数据备份
1、进入紫晶系统
2、点击系统菜单
3、点击数据管理下的系统硬盘备份
4、步骤1：选需要备份到的位置
5、步骤2：点击备份按钮
谢谢大家!