Transcript 档案登记备份及数字化
档案登记备份程序及要求 义乌市档案局 提纲 档案登记备份概述 档案登记备份程序和要求 概念 市委办[2010]77号文件 电子文件和数字档案登记备份工作是指由 市档案局对全市范围内形成的对国家和社会具 有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登 记认证，并由市档案馆对经过认证的电子文件 和数字档案进行数据备份。 总体功能定位 强化档案行政监管，具体体现在： 安全保障---提供数据容灾和恢复服务***** 证据保全---提供档案可靠性监证服务***** 档案登记备份的三种数据形式 电子业务数据 电子公文 档案数字化成果 程序和要求 （一）前期准备工作 （二）登记备份的具体程序和要求 （一）前期准备工作 调查摸底 组织领导 确定责任部门和人员 确定登记备份的时间要求 1、调查摸底 各业务处室的电子业务系统运行情况 数据库及重要性（凭证价值、是否涉及民生） 自身安全备份情况 传统档案及数字化情况 电子公文情况 2、组织领导 单位内建立登记备份领导（协调）小组 明确分管领导，以及相关责任部门和人员 牵头登记备份工作的部门 档案数据的形成部门 技术支持部门 数据审核及检查部门（人员） 3、确定登记备份的时间要求* 电子业务数据。 可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确 定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变 动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份， 但每年至少备份一次以上。 电子公文。 每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的电子公文的登记备份。 档案数字化成果。 每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。 具体程序和要求 填写材料 生成备份载体（包） 报送与移交 受理和审核 反馈 填写材料 《义乌市电子文件和数字档案备份表》 单位审核盖章后自留1份，报送1份。 《义乌市档案备份数据移交、接收检验表》 单位审核盖章后报送3份（登记备份完成后档案局 将书面反馈1份）。 * 首次申报前还需书面报送《义乌市各单位档 案管理登记表》，一般一年一报 。 生成备份载体（包） 数据导出（备份） 数据整理（针对数字档案和电子公文） 封装打包（使用专门工具） 电子业务数据---打包寄存方式 传统档案---刻录光盘 电子公文---按规定整理（数据包、光盘） 生成备份载体（包）工作流程示意图 书面材料 档案 数据 登 记 打 包 导出 封装打包 备份数据 备份包 1、形成文件包（ZIP等）或光盘数据包（ISO）； 2、计算档案数据包的数字摘要（MD5、SHA1）； 3、登记 “档案备份载体/包”信息； 4、刻录光盘或在线移交“档案备份载体/包”。 申 请 登 记 备 份 报送与移交 各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将 档案登记备份载体（包）按规定时间报送给市 档案登记备份中心（设在市档案局内），同时 报送相关书面材料。 受理和审核 材料审核 技术检测 反馈 市档案登记备份中心根据审核结果，将《义乌 市档案备份数据移交、接收检验表》反馈给报 送单位。如不符合要求的，报送单位应重新移 交、报送。 档案数字化 义乌市档案局 纸质档案数字化 （一）纸质档案数字化重要意义 （二）纸质档案数字化基本内涵 （三）纸质档案数字化基本原则 （四）纸质档案数字化工作流程 （五）档案整理 （六）技术要求 （七）数据成果管理 （一）纸质档案数字化重要意义 1、档案信息化建设的基础 2、档案信息资源的共享利用 3、保护档案原件,保存历史记忆（文化遗产） （二）纸质档案数字化基本内涵 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工， 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别 的数字图像或数字文本的处理过程。 工作对象—纸质档案(包括照片) 工作方式---模拟信号转成数字信号 所用工具---计算机\扫描仪\数码相机 工作成果---数字图象(包括数字文本) 存储载体---磁带\磁盘\光盘 （三）纸质档案数字化基本原则 “应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求 的纸质档案文献才能进行数字化。” 共享原则 “纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可 以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。” 价值原则 “属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加 工的范围。” 安全原则 “应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档 案信息的安全”“应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全完整和长期 可用” 规范原则 “在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录”、数字化工作流程及工作 要求、技术要求规范 （四）纸质档案数字化工作流程 档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图 像存储 数据质检 数据挂接 数据验收 数据备份 成果管理 （五）档案整理 1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 “按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件 区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以 不扫描原稿。” 4、页面修整 5、档案整理登记 档案登记备份的扫描件筛选 根据证据保全的要求，在数字化时采取整卷 （件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件 中的文件处理单、原稿等页面）。 永久、长期（30年及以上）保存的文书档案， 重要的业务档案，短期（10年）的不扫描。 （六）技术要求 1、扫描方式 2、扫描色彩模式 3、扫描分辨率 4、图象数据格式 5、图象文件的命名 6、图象处理的质量标准 扫描方式选择： 根据档案幅面大小，选择相应规格扫描仪。 大幅面扫描：可采用大幅面数码平台扫描、小幅面拼接 扫描。 纸张状况差的，采用平板扫描方式。 扫描色彩模式选择： 黑白二值扫描：清晰、无插图黑白页面的档案 灰度扫描：其他黑白页面（清晰度差或有插图）， 多色文字页面的档案 彩色扫描：带红头、印章、照片（黑白、彩色） 或彩色插图的档案 *彩色扫描（永久或长期保存、向档案馆移交） （档案登记备份要求） 扫描分辨率选择 扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像 清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描 时，其分辨率一般均建议选择≥150dpi。特殊情况下， 如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨 率。 需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择 ≥200dpi。 向档案馆移交（档案登记备份）：300dpi *图纸≥200 图象数据格式（存用分开） 存储格式：一般采用 TIFF格式（LZW压缩）存储。可 选多页，也可用单页。（不失真） 利用格式：提供网络查询的扫描图像，可存储为DJVU、 PDF等格式。（方便利用、保密） 图像文件命名 1、纸质档案目录数据库中的每一份文件，都 有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这 份文件扫描后的图像文件命名。 2、多页文件可采用该档号建立相应文件夹， 按页码顺序对图像文件命名 图象处理质量标准 １、清晰度 ２、清洁度 ３、偏斜度 ４、完整度 ５、失真度 ６、平整度 ７、方向性 （七）数据成果管理 数据挂接： 以目录数据库为依据，通过档号与图像文件名建立一一对应的关 联关系，实现批量、快速挂接 数据抽检： 抽检内容：目录数据库、图像、挂接数据。 抽检率：>= 5% 数据验收： 不合格指标：目录出错、挂接错误、图像出错或不清晰、不完整。 验收合格指标：合格率>= 95% 数据备份： 备份检查（数据检测：目录应与相应的扫描档案保 存在同一光盘、介质检测） 多套备份（一套保存、一套异地保存、一套提供利 用）、 *音频数字化 音频数字化：将模拟声音信号转化为数字音频 信号，包括采样、量化、编码等处理过程，设 备主要由放音设备、音频采集卡（声卡）、音 频连接线、计算机处理设备等组成。 文件格式：WAV、MP3 技术要求：采样频率-44.1kHz；量化级-16bit， 单/双声道 *视频数字化 视频数字化：将模拟视频信号转化为数字视频信号， 包括采样、量化、编码等处理过程，设备主要由放像 设备、视频采集卡、视频数据线、计算机处理设备等 组成。 文件格式：AVI、MPEG-2、MPEG-4 技术要求：分辨率（像素）-720*576，帧数-25帧/秒， 视频数据速率-4Mbps；音频采样频率-44.1kHz，音频 设定-立体声，音频位速率-224Kbps 应注意的几个问题 1、数字化加工过程的安全管理。 首先要做好对加工人员的管理 ；其次要加强对现 场的管理、监督和控制，有条件的应在加工场所安装 摄像头。再次，档案在流转过程中，要有专人负责接 收、转移、移交及检查，并有详细记录。 应注意的几个问题 1、数字化加工过程的安全管理。 加工现场要制定严格的安全管理制度和工作程序， 对出入库档案要详细登记，出库档案未经允许，任何 人不得带离加工现场 。 加工现场的计算机设备，要单独组网，不得与OA 或互联网等连接，禁用计算机外设数据接口，以防止 档案数据被非法拷贝。 加工现场的管理包括加工人员不得在现场接待无关 人员，不得把食品、水等带入现场、手机应统一摆放 等。 应注意的几个问题 2、涉密文件扫描与管理。 应指定专人专机扫描，扫描后文件经图像处理，检验合格后，单 独刻盘，如属登记备份的，则应明确备份密级，可以加密钥确定数据 安全，如属数字化移交的，此光盘应注明不宜公开或开放等标识。 应注意的几个问题 3、光盘的使用与管理 光盘必须是一次性写入光盘； 应使用档案级光盘（暂定JVC国际档案级光盘和SONY单盒装刻录光 盘）； 同一案卷和同一份文件，刻录不得跨越二片光盘； 数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后增减文件； 使用优质刻录机，中速刻录，不应连续刻制，会导致机内温度过高而 失败； 光盘表面不要用彩笔、硬笔写名称或贴标签，建议用“光盘标签笔” 在标签面上直接书写； 联 系 方 式 义乌市档案局 网址：http://daj.yiwu.gov.cn/ QQ群：110402139（档案沙龙） 邮箱：[email protected] 朱剑锋 电话：85035585 667479 QQ：30584358 谢 谢！