Transcript 纸质档案数字化
纸质档案数字化 昌平区档案局 2013年4月 张亮 档案数字化 • 定义：档案数字化是指利用计算机技术 将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照 片、模拟音视频等）信息转换为数字信 息并提供利用的处理过程 （DB11/T 765《档案数字化规范》） • 层次：一是档案目录信息的数字化 二是档案全文信息的数字化 档案数字化 • 原则：规范性、安全性、效益性 • 纸质档案数字化的基本原则是使档案信 息资源准确、方便、快捷地提供利用， 使可以公开的档案信息资源得到共享， 以满足社会对档案利用的需求 开展基层单位档案数字化工作是我区档 案事业发展的一项重大决策，此项工作 要整体推进 档案数字化范围 • 凡列入本单位文件材料归档范围，并划定为 需移交进馆的纸质档案均须进行数字化扫描 • 2013年只做2011年形成的档案数字化扫描工 作 • 涉密档案不做数字化 • 2011年以前形成的需移交进馆的档案数字化 扫描工作另行安排 • 划定为其他保管期限的档案，是否进行数字 化，由各单位自行决定 档案数字化工作规范 • 加工流程纸质档案数字化加工的基本环 节主要包括： 档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 数据质检 数据挂接 数据验收（主要针对外包单位开展） 档案数字化基本流程 档案数字化工作规范 一、档案整理 • 确定扫描页面范围 • 应扫描凡属于档案组成部分并反映档案内 容信息的全部页面 • 应扫描对有助于维持档案的完整性和系统 性或有助于理解档案内容的辅助性页面 档案数字化工作规范 一、档案整理 • 编页 • 应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新 进行编页 • 宜使用2B铅笔进行编页 • 编页位置： 应在档案页面的底端右下角或左下角编写页号 编页不应压盖档案内容 页面底端已有页号时，应将原页号用铅笔划去以 示区分 档案数字化工作规范 • 编页方法 • 使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号 • 应保证每卷或每件页号编写的连续性 • 拆除装订 ：编页之后，应对装订过的档案 拆除装订，以保证扫描的质量和效率；对 确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术 手段处理 档案数字化工作规范 页面修整：破损严重、折皱不平等无法直接进 行扫描或影响扫描质量的档案，应先对页面 进行专业处理后再扫描 填写备考表：在档案整理过程中，如对档案实 体进行过调整并需要在备考表中注明的，应 在备考表中注明 装订 ：扫描工作完成后，拆除装订的档案应 重新装订。装订后应基本恢复档案原貌，做 到安全、准确、无遗漏 档案数字化工作规范 二、目录建库 • 应按照DA/T18的要求，确定档案的著录项， 使用Access建立文件级目录数据库.mdb • 建立数据库表名称为：0001号全宗 档案数字化工作规范 使用Access建立归档文件目录数据库.mdb 建立数据库表名称为：归档文件目录数据库 档案数字化工作规范 档案数字化工作规范 三、档案扫描 档案扫描应根据实际情况选择相应的扫 描方式，并进行相关参数的设置和调整，如 亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数 的设置和调整应保证调整后的图像不失真、 效果最接近档案实体 档案数字化工作规范 扫描方式： • 应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应 的扫描方式 • 大幅面档案宜采用大幅面扫描设备直接扫描 或采用分幅扫描后进行图像拼接，或先进行 缩微拍摄后再进行数字化转换 • 纸张状况良好的档案宜采用连续扫描方式； 纸张状况较差（如过薄、过厚或过软）的档 案，应采用平板扫描方式 档案数字化工作规范 • 色彩模式 ：采用真彩色模式进行扫描 • 扫描分辨率：分辨率的选择应保证扫描后的图像 清晰、完整、不影响图像的利用，一般选择 ≥20Odpi以上 • 特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等, 将分辨率提高到≥30Odpi以上 • 图像存储 ：扫描后的图像宜采用TIFF、JPEG、 PDF格式存储，一般采用JPEG格式存储 档案数字化工作规范 文件命名：扫描后的图像文件命名应和对应档 案的档号保持一致 纸质档案目录数据库中的每一份文件，都 有一个与之相对应的唯一档号, 每一案卷（或 件）用该档号建立相应文件夹，并以该“档号 +页号”为这份文件扫描后的图像文件命名， 多页文件按页码顺序对图像文件命名，每一案 卷内以件为单位进行有效链接 档案数字化工作规范 档案全 文数字 化 案卷 案卷 每卷 第一页 档案全文数字化 案卷 0079-002-0026 0079-002-0026-001.jpg (img00001.jpg) （D:\档案全文数字化\案卷\0079-002-0026） 档案数字化工作规范 档案全文数字化 归档文件 每件 第一页 档案全文数字化 归档文件 0079-002-2008-0026 079-002-2008-0026-001.jpg (img00001.jpg) （D:\档案全文数字化\归档文件\0079-002-2008-0026） 档案数字化工作规范 例：0079-002-2008-0026-001 (79号全宗、2号目录、2008年、第26件、第1页) 全宗号目录号年度 件号 页号 0079- 002 -2008 -0026 –001 档案数字化工作规范 四、图像处理 使用acdsee、photoshop等图像处理软件 ●方向调整：应对方向不正确的图像进行旋转还原 ●纠偏：应对偏斜的图像进行纠偏处理，以达到 视觉上基本感觉不偏斜为准，偏斜不宜超过3度 ●去污：应对在扫描过程中产生的污线、污点、 黑边等影响图像质量的杂质进行去污处理。去污 过程中，不能删除档案内容信息 档案数字化工作规范 ●图像拼接 ：对大幅面的档案进行分幅 扫描时，应使各分幅尺寸相近、技术参数 一致，相邻图像之间必须有部分重叠，重 叠面积应达到各分幅面积的5%以上 进行分幅扫描后形成的多幅图像，应进行 拼接处理，合并为一个完整的图像。拼接 时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅 图像无明显拼接痕迹 档案数字化工作规范 五、数据挂接 应用昌平数字化管理系统点击更新文件 和更新数据库功能完成图像数据挂接 六、数据抽检 以抽检方式检查目录数据库、图像文件、 数据挂接的质量以及数字化工作记录是 否完整等。一个批次数据抽检的比率应 达到数字化总页数的5%以上(含5%) 档案数字化工作要求 ＠确保整体推进：各单位要高度重视此项工 作，按时完成纸质档案数字化工作，确保档 案扫描数据与纸质档案一致并一同接收 ＠确保信息安全：加强纸质档案数字化各 环节的安全保密管理机制，扫描和存储数据 的计算机实行单机管理，确保档案原件和数 字化档案信息的安全 档案数字化工作要求 ＠档案数字化的各个环节均应进行详细的登 记，在数字化工作完成的同时建立起完整、 规范的记录 ＠档案数字化过程中应特别注意保持全宗、 目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜 进行随意分割，不应孤立地抽取个别重要文 件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏 档案的整体价值 档案数字化工作要求 ＠要按时完成纸质档案数字化工作。每年9 月底前要完成上年度纸质档案的数字化 区档案局将加强对各单位纸质档案数 字化工作情况的考核,将其纳入昌平区档案 行政执法检查考核内容 档案数字化工作要求 ＠各单位要根据工作的进展情况和纸质档案 数字化后占用存储空间的大小,及时安排项 目经费预算，合理配置所需设备设施，确保 数字化工作长期正常开展 ＠在采取外包生产方式时，档案部门应与 外包商签署安全保密协议，明确法律责任。 同时，档案部门还应指派本单位的专业人员 参与档案数字化外包业务的流程管理和现场 业务指导。在项目完成后档案部门应确保收 回和处理有关数据 谢谢! 联系电话：69709438-313