Transcript 数字档案室建设
数字档案室建设 浙江省档案局（梁绍红） 浙江省档案局 数字档案室的概念 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运 用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管 理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字 化、信息化和网络化的工作体系。 数字档案室<>单纯的数字档案管理软件 数字档案室<>数字化扫描工作 *包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适 应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有 序的资源。 电子文件管理（梁绍红） 数字档案室建设的标准规范 《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》 （浙档发〔2009〕55号） 电子文件管理（梁绍红） 数字档案室的建设要求 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全 文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字 化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电 子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类 档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管 理和有效利用为目标。 电子文件管理（梁绍红） 数字档案室的建设内容 软硬件平台建设 数字档案资源建设 制度建设 电子文件管理（梁绍红） 软硬件平台建设 包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统 建设。 各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原 则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操 作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件 系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、 系统升级和网络扩建留有一定余地。 电子文件管理（梁绍红） 常用硬件设施 服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量 查询和按需扩展的弹性部署需求，为各用户端的访问 提供各种共享服务的计算机。 终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。 扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根 据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置 不同规格的扫描仪。 光盘、磁带等存储备份设备。 UPS（不间断）电源。 打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。 电子文件管理（梁绍红） 软件系统建设 （一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、 与硬件选型相匹配的主流操作系统。 （二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描 软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理 软件进行后期处理。 （三）档案管理应用平台。根据数字档案室设 计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案 室管理系统、档案查询利用系统等，同时具备 对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管 理和利用等基本功能。 电子文件管理（梁绍红） 网络系统建设 档案数据网络。 档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或 逻辑隔离。 档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授 权，专人负责，保证数据的安全。 电子文件管理（梁绍红） 数字档案资源建设 机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标 准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数 据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理 数字档案数据信息。 传统档案的数字化转换 电子文件归档 电子文件管理（梁绍红） 传统档案的数字化转换 认识档案数字化的目的？ 利用 保护 或是否为了其他业务创新工作？ 推动数字档案馆（室）建设、档案资源的数字化整合 电子文件管理（梁绍红） 基于不同目的对档案数字化工作的影响 数字化的范围 组织和进度安排 人力和财力投入 不同的技术指标 电子文件管理（梁绍红） 数字化工作的组织 单兵作战 社会化运作 资金来源的社会化运作 数字化加工的社会化运作 电子文件管理（梁绍红） 数字化加工的标准规范 GB/T 20530-2006 《文献档案资料数字化工作 导则》 DA/T31 2005《纸质档案数字化技术规范》 参考规范： 《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的几个原则 价值性原则 优先选择珍贵档案进行数字化 实用性原则 优先选择利用率较高的档案文献进行数字化 开放性原则 优先选择非涉密、已经开放的档案文献进行数字化 特色性原则 在人力、物力限制条件较多的情况下，优先选择本 单位有特色的档案资源进行数字化 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的流程 包括以下两个流程，即： 管理流程 业务流程 需求调研 制定计划 组建队伍 监控 评估 档案数字化的管理流程 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的管理流程 开展档案数字化的需求调研 制订档案数字化工作计划。 ，明确档案数字化的工作目标、内容、人员组织和职责分工、 主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、 经费预算、招投标事宜等，以保障数字化工作的顺利实施 。 组建队伍，配备相关条件 可通过业务外包、自己组建数字化工作机构、聘请有关专家 顾问等方式，组建一支数字化工作队伍。 监控档案数字化工作的开展 评估数字化工作成果。 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的业务流程 前处理 档案扫描 图像处理 目录挂接 数据存储 数据验收 成果管理 注：对于首次项目，还包括数字化应用系统的设计、实施和维护流程 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的技术指标要求 成果类型 扫描 格式 技术指标 黑白扫 描图 像 TIFF 建议扫描分辨率在100dpi以上（需OCR 识别的建议200dpi以上） 彩色扫 描图 像 TIFF JPEG 建议100dpi以上（需OCR识别的建议 200dpi以上） 图纸 TIFF JPEG 建议200dpi以上 TIFF JPEG 5英寸档案照片建议600dpi，其他规格 按如下公式换算：扫描分辨率 =600dpi/N(其中N=待扫描照片的长 度值/5英寸照片的长度值) 照片扫 描图 像 备注 代替原件保存的 推荐采用无损 压缩的TIFF格 式。 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化的技术指标要求 成果类型 格式 缩微胶片 TIFF JPEG 建议200dpi以上 音频 WAV MP3 音频采集最低要求： 采样频率:44.1 kHz， 量化级:16bit，单/双声道。 视频 技术指标 视频采集最低要求： 分辨率(像素):720*576， AVI 帧数:25帧/秒， MPEG-2 视频数据速率:4Mbps， MPEG-4 音频位速率:224Kbps， 音频设定:立体声， 音频采样频率:44.1kHz。 备注 WAV转MP3时建议 位速率在 128Kbit/s以上。 AVI转MPEG-2、 MPEG-4格式时， 推荐数据传输率 >=4Mb/s，分辨率 在352 x 288以上， 帧速率>=24。 电子文件管理（梁绍红） 档案数字化业务流程中应注意的几个问题 数据挂接问题 建立一定的挂接规则，而不是在光盘中实现挂接。 图像命名问题 可参照《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂 行办法》，对按卷和按件整理的文件分别进行命名。 数字化成果的验收问题。 关键指标和其他指标 数字化成果的多用途利用和版权保护问题。 存用分开、多种分辨率或技术处理 电子文件管理（梁绍红） 按件整理的图像命名示例 字段名称 字段类型 字段长度 全宗号 字符 4 年度 字符 4 保管期限 字符 1 组织机构或问题 字符 2 档案室编件号 字符 5 字段值 0、1、2、3 电子文件管理（梁绍红） 电子文件的归档 按照《电子文件归档与管理规范》、《电子文 件管理暂行办法》及我省实施办法的要求进行 归档管理。 归档时应同时包括电子文件本身及对应元数据 （具体略） 电子文件管理（梁绍红） 制度建设 各机关应建立健全本机关的数字档案室管理制 度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案 数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数 据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、 电子档案鉴定销毁制度等，明确电子文件归档 范围、责任、格式、程序、方法和质量要求、 技术标准及保管利用要求等。 电子文件管理（梁绍红） 谢谢大家！ 电子文件管理（梁绍红）