Transcript 电子文件归档与档案管理
电子文件归档与档案管理
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1
课程综述
一、电子文件管理
二、文书档案机读目录格式
三、纸质档案数字化规范
四、机关档案数字化规程
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一、电子文件管理基础
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3
电子文件的产生
1、信息技术的革命给各行各业带来的深
刻的影响
2、办公自动化产生的电子文件
3、生产领域产生的电子文件
4、电子商务产生的电子文件
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4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。
它可以记录在计算机能够阅读的任何一种
介质上,并且符合文件的定义。
美国
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电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、
传输和处理的文件。
国际档案理事会
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电子文件的概念
以数字代码形态存在,通过电子计算机系
统进行信息记录、传输、存储和利用的文
件。
本书给出的概念
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电子文件的概念
指在计算机及网络中生成的
社会活动记录,即以数码形式记
录于磁带、磁盘、光盘等载体,
依赖计算机系统阅读、处理,并
可在通信网络上传送的文件。
----------国家档案局制定的《电子文件归
档与管理规范》(修改稿)的定义 p43
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电子文件的特点
(一)电子文件具备文件的基本特征
(二)电子文件自身的技术特点
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(一)电子文件具备文件的基本特征
1、电子文件也要求由法定作者制发
2、具有法定的权威性和现行效用
3、具有规范的体式和特定的处理程序
电子信息中,只有具有凭证作用和上述特
点的,才能视为电子文件。
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(二)电子文件自身的技术特点
编码形式上
二进制编码带来以下特性
非人工识读性
对计算机系统的依赖性
信息的易更改性
载体特性上
载体与信息的可分离性
信息存储的高密度性
载体的不稳定性
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电子文件发展的四个阶段
一、电子文件是形成纸质文件过程的产物,
即“草稿性电子文件”
二、辅助性电子文件,即纸质文件为正本,
电子文件为副本
三、电子文件阶段,即电子文件为正本,
纸质文件为副本
四、无纸阶段
p39
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电子文件管理原则
(一)档案管理的一般原则对电子文件的
管理仍具有宏观指导作用
(二)电子文件的“电子”特点使电子文
件工作须注意的两方面内容:
文档一体化的全过程管理
保障电子文件真实、完整、有效性
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电子文件管理原则
文档一体化
是从文书和档案工作全局出发,实现从文
件生成制发到归档管理的全过程控制。
包括:
文档实体生成一体化
文档管理一体化
文档信息利用一体化
文档规范一体化
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电子文件管理原则
文档一体化的意义:
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全
文档超前控制
提高信息检索效率
有助于科学决策
提高行政效率
有利与人、财、物的合理利用
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电子文件的技术鉴定
电子文件的真实性、完整性、有效性
真实性:电子文件的内容、结构和背景信
息与形成时的原始状况一致
完整性:电子文件的内容、结构、背景信
息和元数据无缺损
有效性:电子文件的可理解性和可被利用
性
p171
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电子文件工作的原则
准确完整
高效易用
安全保障
p76
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电子文件工作管理体制
电子文件工作管理体制的基本原则:
集中统一
(1)国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定
分别由各级、各类档案保管机构集中管理
(2)全国电子文件工作在各级人民政府的领导下,由
各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理
(3)对党政电子文件工作实行统一管理
p79
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电子文件的收集与积累的要求
(1)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有
查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。正
式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全
文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件
应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留
。
p177
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电子文件的收集与积累的要求
(2)当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,
应采用严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存
的载体上
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电子文件的收集与积累的要求
(3)对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其
保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符
合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失
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电子文件的收集与积累的要求
(4)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时
应注明文件的存储格式、文字处理工具等,必要时同时
保留文字处理工具软件。文字型电子文件以xml、rtf、
txt为通用格式
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电子文件的收集与积累的要求
(5)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的
图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法
转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以
jpeg,tiff格式为通用格式
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电子文件的收集与积累的要求
(6)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电
子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据
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电子文件的收集与积累的要求
(7)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体
链接技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩
算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi
为通用格式
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电子文件的收集与积累的要求
(8)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属
性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件
以wav、mp3为通用格式
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电子文件的收集与积累的要求
(9)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件
型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专
用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,
如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集
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电子文件的收集与积累的要求
(10)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电
子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同
收集。
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电子文件的收集与积累的要求
(11)对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复形态
的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套
用模板作为电子文件的元数据保存
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电子文件的收集与积累的要求
(12)定期制作电子文件的备份
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电子文件的收集与积累的要求
除上述要求外,我市电子文件收集还有几点补充:
(1)文字型电子文件的格式为xml、rtf、
pdf
(2)扫描型电子文件的格式为tiff,jpeg、
pdf
(3)视频和多媒体电子文件以mpeg、avi、
wmv格式为通用格式
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电子文件的归档
怎样做好电子文件的归档工作
(1)目前电子文件的归档管理实行“双套制”,
即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件,
如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩
微品。归档时,应同时保存文件的电子版本和
纸质版本或缩微品。
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电子文件的归档
怎样做好电子文件的归档工作
(2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质
文件材料归档的有关规定,并应包括相应
的背景信息和元数据
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电子文件的归档
背景信息:描述生成电子文件的职能活动、
电子文件的作用、办理过程、结果、上下
文关系以及影像产生的历史环境等。
元数据:描述电子文件数据属性的数据,
包括文件的格式,编排结构、硬件和软件
环境、文件处理软件、字处理和图形工具
软件、字符集等数据
p177
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电子文件的归档
电子文件归档还应该注意收集的有关文件:
(1)支持性文件,指能够生成运行文本、
数据、图形等文件和各种命令及设备运行
所需的操作系统
(2)数据文件,指各种数据材料,定期
拷贝,并将拷贝文件归档
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电子文件的归档
电子文件归档还应该注意收集的有关文件:
(3)与电子文件有关的各种纸质文件,
主要有产生电子文件所使用的设备的安装
与使用说明、操作手册等;以及电子文件
形成过程中产生的一些纸质文件,如设计
任务数、操作手册等
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电子文件的归档方式
电子文件收集中的逻辑归档和物理归档
逻辑归档:在计算机网络上进行,不改变
原存储方式和位置而实现的将电子文件的
管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档:把电子文件集中下载到可脱机
保存的载体上,向档案部门移交的过程
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电子文件物理归档的要求
(1)网络中逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理
归档
(2)把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性
好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使
用,一套异地保存。对于加密电子文件,应在解密后再
制作拷贝
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电子文件物理归档的要求
(3)采用的载体推荐次序为:只读光盘、一次写光盘、
磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归
档电子文件长期保存的载体
(4)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签
上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、
存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写
操作的状态
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电子文件物理归档的要求
(5)特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有
相应的查看软件
(6)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说
明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》。该表见
课本p179
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电子文件物理归档的要求
(7)对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文
件的载体中同时存有相应的机读目录
(8)归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电
子文件的载体保存至少一年
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归档电子文件的整理
1、归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整
理规则》规定的要求进行。
2、归档电子文件以件为单位整理。
3、同一全宗内的电子文件按照年度—保管期
限—机构(问题)或保管期限—年度—机构
(问题)等分类方案进行分类。
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归档电子文件的整理
4、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
5、电子文件的著录应参照DA/T18《档案著录规
则》进行著录,同时按照保证其真实性、完整
性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目
和其他标识。
6、将著录结果制成机读目录和纸质目录
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电子文件移交、接收与保管
对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验。
在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保
管部门,进行集中保管。在已联网的情况下,
归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进
行,但仍需履行相应的手续。
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电子文件移交、接收与保管
移交前检验项目:
①载体有无划痕,是否清洁;
②有无病毒;
③核实归档电子文件 的真实性、完整性、有效
性检验及审核手续;
④核实登记表、软件、说明资料等是否齐全
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电子文件移交、接收与保管
移交前检验项目:
⑤对特殊格式的电子文件,应核实其相关的
软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入
《归档电子文件移交、接收检验登记表》
的相应栏目。
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电子文件移交、接收与保管
载体的保管要求:
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求
外,还应符合下列条件:
(1)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触
摸记录涂层。
(2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压
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电子文件移交、接收与保管
载体的保管要求:
(3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害
气体隔离。
(4)环境温度选定范围:17℃~20 ℃;相对湿
度:35%~45%。
归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上
述条件。
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电子文件信息安全
信息安全的基本特征
1.完整性
指信息在存储或传输过程中保持不被修改、
不被破坏和不丢失的特性
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电子文件信息安全
信息安全的基本特征
2.可用性
指信息可被合法用户访问并按要求的特性
使用,即当需要时能否存取所需信息
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电子文件信息安全
信息安全的基本特征
3.保密性
即信息不泄密给非授权的个人和实体、或
供其利用的特性
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电子文件信息安全
信息安全的基本特征
4.可靠性
指保证信息系统能以被人们接受的质量水
准持续地运行
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二、文书档案机读目录格式
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主要内容
解读2009年下发的《档案机读目录的著录格式要求》
了解著录新要求
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必录项目与选录项目
必录项目:应用数据库管理软件录入档案目录时,
必须录入的项目
选录项目:应用数据库管理软件录入档案目录时,
可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目
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案卷级机读目录录入项目
必录项目:全宗号、目录号、案卷号、案
卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、
利用形式、档案馆代码。
选录项目:全宗名称、件数、类目名称、
所在柜号等项目。
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。录入时,
全宗号为5位,其中前两位用汉语拼音字母
标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识
某一属类全宗的顺序号,不足的在前面以
“0”补齐。
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
目录号:
是全宗内每一案卷目录的编号。录入时,
目录号为3位阿拉伯数字,不足的在前面
以“0”补齐。
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
案卷号:
是每一案卷的编号。录入时,案卷号为3
位阿拉伯数字,不足的在前面以“0”补
齐。
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
案卷题名:是一本案卷的标题,是对本卷
文件的主要制发机关、内容以及文种的准
确概括。
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
起止年月:是指案卷内最早和最迟的文件
时间
著录要求:
在标准中规定:格式为YYYY.MM.DDYYYY.MM.DD
如2004.05.15-2005.01.05
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案卷级机读目录必录项目
著录要求
利用形式:
案卷级应著录该案卷内文件解密划控最严
的一种
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文书档案案卷级著录界面
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文件级机读目录录入项目
必录项目:文件题名、责任者、时间、文
件字号、页号、全宗号、全宗名称、目录
号、案卷号、文件顺序号、保管期限、人
名、密级、档案馆代码、利用形式。
选录项目:附件、主题词、分类号、缩微
号、文本项、摘要、所在柜(架)号等
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文件级机读目录必录项目
著录要求
文件题名:是一份文件的名字,通常由文
件责任者(发文机关或单位)、事由(问
题)、名称(文种)三个基本部分组成。
原件题名无法揭示文件主题内容的,另拟
题名加“[ ]”号后置于原题名后
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文件级机读目录必录项目
著录要求
例:哈尔滨市档案局关于转发黑档发
[2008]47号文件的通知
应录入为:哈尔滨市档案局关于转发黑档
发[2008]47号文件的通知[关于对全省国家
重点档案抢救和保护工作进行检查的通知]
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文件级机读目录必录项目
著录要求
会议记录题名的录入:会议记录以一次会
议记录为一件。要求录入会议中的主要议
题,三个以上议题的,原则上只录三个重
要议题,加“[ ]”号,议题间以“;”号隔
开,被省略的议题以“等”字表示。
例:党组第一次会议记录[讨论人事安排;
机构设置;干部考核等]
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文件级机读目录必录项目
著录要求
简报、情况反映等题名的录入:
例如:水利局简报第一期:做好防汛准备
工作
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文件级机读目录必录项目
著录要求
文件题名中的责任者如果与责任者项重复
时可省略不录,但责任者如果是题名中不
可缺省部分,则必须作为题名一部分录入。
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文件级机读目录必录项目
著录要求
文件题名中涉及到年度的,录入阿拉伯数
字,如:2004
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文件级机读目录必录项目
著录要求
责任者:是指制发文件的组织或个人,即
文件的发文机关或署名者
机关团体责任者必须录入全称或通用的简
称
一般只录入姓名,必要时在姓名后著录与
文件相应的单位、职务或职称,并加
“()”号。
例如:王化成(市长)
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文件级机读目录必录项目
著录要求
时间:文件的形成时间。
著录要求:
在标准中规定:格式为YYYY.MM.DD。
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文件级机读目录必录项目
著录要求
页号:是指案卷内该件文件首页的编号。
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文件级机读目录必录项目
著录要求
全宗名称
是指立档单位的全称或规范化简称
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文件级机读目录必录项目
著录要求:
文件字号
是文件制发过程中由制发机关、团体或个
人编写的顺序号,包括文件字号,图号等。
著录格式为代字+[年度]+发文顺序号(如:
哈组干字[1964]365号)。
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75
文件级机读目录必录项目
著录要求
利用形式
根据《哈尔滨市政务公开规定实施细则》
的规定著录为开放或者控制。
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文件级机读目录必录项目
著录要求
密级
是指文件机密程度的等级。
著录时无密级的文件可以不著录。
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文件级机读目录必录项目
著录要求
人名
有关干部任免、人员调配、录用、聘任、
奖惩(劳模、人员处分)及专业职务评聘
等文件中涉及的人名。
著录时多个人名之间用“;”号隔开,文件
中不涉及人名的不著录。
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文件级机读目录录入界面
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79
归档文件机读目录录入项
目
归档文件机读目录录入项目
必录项目:文件题名、责任者、时间、文
件字号、页数、全宗号、年度、机构(问
题)、件号、保管期限、人名、密级、档
案馆代码、利用形式。
选录项目:附件、主题词、分类号、缩微
号、文本项、载体形态、摘要、所在柜
(架)号等
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归档文件机读目录必录项
目著录要求
页数:每一份归档文件内的实有页数。
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归档文件机读目录必录项
目著录要求
年度:是指归档文件的形成年度。录入时,
年度为YYYY
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归档文件机读目录必录项
目著录要求
机构(问题):是指作为分类方案类目的
机构(问题)名称或规范化简称
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归档文件机读目录必录项
目著录要求
件号:是指归档文件的排列顺序号。录入时,
件号为3位阿拉伯数字,不足的在前面以
“0”补齐
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归档文件机读目录必录项
目著录要求
文件题名、责任者、时间、全宗号、保管
期限等项目要求与文件级档案目录著录要
求相同
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注意事项
著录用半角/汉字输入法
文件字号的方括号“[]”使用英文标点
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三、纸质档案数字化规程
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了解的内容
纸质档案数字化相关参数定义
扫描仪的基本调整
根据对象不同情况如何选择扫描参数
扫描图像的处理
扫描图像的合并及存储
最终文件的上传挂接
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纸质档案数字化相关参数定义
黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和
白两种状态的文字稿、线条图等。
连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色
通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字
化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两
种模式。
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纸质档案数字化相关参数定义
图像压缩
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其
目的是对图象以更紧凑的形式表示。纸质档案
数字化过程中,较常见的有CCITT(G4)、JPEG
等压缩格式。
分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用
每英寸点数(dpi)表示
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纸质档案数字化的流程
主要包括档案整理、档案扫描、图像处理、
图像存储、目录建库、数据挂接、数据验
收、数据备份、成果验收等。
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数字化流程图
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档案扫描方式
根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫
描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进
行扫描,也可采用小幅面扫描后进行图像拼接。
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扫描仪的基本调整
扫描仪的安装
利用高级模式实现更多的功能
扫描过程中对对比度等参数的调整
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根据对象不同情况如何选择
扫描参数
页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插
图的档案.可采用黑白二值模式进行扫描。
页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有
插图的档案,以及页面为多色文字的档案,
可以采用灰度模式扫描。
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩
色照片、彩色插图的档案,可视需要采用
彩色模式进行扫描。(建议)
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根据对象不同情况如何选择
扫描参数
扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫
描后的图像清晰、完整、不影响图像的利
用效果为准。
采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档
案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择
大于或等于200dpi。特殊情况下,如文字
偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高
分辨率。
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扫描图像的处理
图像命名:以档案实体中的档号命名 ,
如全宗号-目录号-案卷号-文件顺序号页号(立卷方式)全宗号-归档年度机构(问题)-保管期限-件号-页号
(件盒),位数符合机读目录实际位
数。
纠偏:对出现偏斜的图像进行纠偏处
理,保证数字图像的偏斜角度小于1度
(图像偏斜不超过页面内三分之一个
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文字)
扫描图像的处理
去污:档案数字化图像的去污遵循不影响
可读度的前提下展现原貌的原则,去除数
字图像中影响可读度的杂质,包括局部去
污,如去除黑点、黑线、黑框;整体去污,
去除页面上的污渍
拼接:为保证档案数字化图像的整体性,
对幅面分离的数字图像进行拼接
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扫描图像的处理
裁边处理:采用彩色模式扫描的图像应进
行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩
小图像文件的容量,节省存储空间。
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扫描图像的合并及存储
合并:
使用工具把扫描的多个单页图像文件合并
成一个多页图像文件
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扫描图像的合并及存储
存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用
CCITT(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的
文件,一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选
择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减
小存储容量为准则。
提供网络查询的扫描图像,存储为多页PDF,或多页
CCITT(G4)格式,如果一份纸制文件数字化后分别存
在TIFF格式和JPEG格式的图像文件,用PDF格式进行
合并,并保持其中的图像页原有压缩算法不变。
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101
最终文件的上传挂接
每一份纸质档案文件存储为一个图像文件,
将图像文件存储到相应文件夹,要核查每
一份图像文件的名称与目录数据库中该份
文件的档号是否相同,图像文件的页数与
该份文件的页数是否一致,图像文件的总
数与目录数据库中文件的总数是否相同等
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102
最终文件的上传挂接
通过档案管理软件按照档号进行逐一挂接
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103
四、机关档案数字化规程
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了解的主要内容
明确机关档案数字化和非数字化范围
了解有关技术标准
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纸质文书档案数字化范围
文书档案数字化范围包括永久和长期保存的
重要的非密级文件正本。
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文书档案非数字化范围
密级文件,包括绝密、机密、秘密的文件材
料
上级机关颁发的不宜公开的文件材料
本机关党组(或实行党委制的党委)、行政
领导会议记录
本机关或本机关汇总的统计报表
本机关形成的财务决算报表
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文书档案非数字化范围
人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录
本机关党员、干部、职工名册
涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对
有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情
况形成的文件材料
本机关及本机关办理的干部、工人的转移工
资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根
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文书档案非数字化范围
本机关财产、物资、档案等的交接凭证、
清册
下级机关报送的不易公开的文件材料
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纸质专门档案数字化范围
本机关形成的,可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化
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照片档案数字化范围
本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表
会议等形成的照片。
上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导
工作形成的照片。
本机关历届领导人的照片。
本机关主办或承办的重大活动的照片。
本机关重要外事工作形成的照片。
本机关获得的省级以上各种荣誉(如奖状、锦旗、奖
杯等)翻拍形成的照片。
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录音录像档案数字化范围
本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代
表会议等形成的录音、录像带。
上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指
导工作形成的录音、录像带。
本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的录音、
录像带。
本机关重要外事工作形成的录音、录像带。
本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录像带。
新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
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照片档案数字化技术标准
照片档案数字化应采用扫描方式进行。
彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式;黑白照片扫描类
型采用“灰度”模式。
对于5寸(12.5cm×8.5cm)照片,扫描仪光学分辨率应达到
600dpi。如待扫照片为5寸照片的N分之一,则扫描光学分辨率应为
5寸照片的N倍;如待扫照片为5寸照片的N倍,则扫描光学分辨率
应为5寸照片的N分之一。
扫描后的照片应保存为JPG格式。
扫描图像缩放比应为100%,图像品质不低于85%。
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音像档案数字化技术标准
录音带
录音带数字化应选用44.1kHz作为采样标准。
录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3。
录像带
录像带数字化的数据传输率应不低于4Mb/s。
录像带数字化采用MPEG2压缩存储标准。。
录音录像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。
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