Transcript 机读目录著录标准及档案管理

机读目录著录标准及档案管理
软件应用
哈尔滨市档案局
技术处
王欣
简介
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掌握：
档案机读目录的著录格式要求（哈档发[2004]45号）
档案管理软件的一般性操作（以为例泰坦超越2000）
纸质档案数字化的要求及操作（哈档发[2007]51号）
培训大纲
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第一部分：档案机读目录的著录格式要求（哈档
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发[2004]45号）
规范文书档案机读目录格式
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第二部分：档案管理软件的一般性操作（以泰坦
超越2000为例介绍档案管理软件的相关功能及操作）
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第三部分：纸质档案数字化的要求及操作（哈档
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发[2007]51号）
介绍纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图
像处理及存储方法
第一部分：目标
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通过学习能够：
掌握案卷级、文件级、归档文件管理必录项目、
选录项目
掌握录入项目的定义及著录标准
第一部分：内容
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必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必
须录入的项目
选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可
根据档案的实际情况来决定是否录入的项目
第一部分：内容
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案卷级机读目录录入项目
必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题
名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆
代码
选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在
柜号、利用形式等项目。
第一部分：内容
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案卷级机读目录必录项目著录要求
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗
号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗
属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗
的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。
第一部分：内容
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案卷级机读目录必录项目著录要求
目录号：
是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录
号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补
齐。
第一部分：内容
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案卷级机读目录必录项目著录要求
案卷号：
是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿
拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。
第一部分：内容
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案卷级机读目录必录项目著录要求
案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件
的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。
第一部分：内容
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案卷级机读目录必录项目著录要求
起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间
著录要求：
在标准中规定：格式为YYYY.MM.DDYYYY.MM.DD
如2004.05.15-2005.01.05
更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD
如20040515-20050105
第一部分：内容
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文件级机读目录录入项目案卷级机读目录必录
项目著录要求
必录项目：文件题名、责任者、时间、页号、
全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管
期限、档案馆代码
选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、
分类号、缩微号、文本项、利用形式、摘要、
所在柜（架）号等
第一部分：内容
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文件级机读目录必录项目著录要求：
文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责
任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名
称（文种）三个基本部分组成。
第一部分：内容
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文件级机读目录必录项目著录要求：
责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件
的发文机关或署名者
第一部分：内容
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文件级机读目录必录项目著录要求：
时间：文件的形成时间。
著录要求：
在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。
更改为：YYYYMMDD
第一部分：内容
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文件级机读目录必录项目著录要求：
页号：是指案卷内该件文件首页的编号。
第一部分：内容
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文件级机读目录必录项目著录要求：
全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆
代码要求同案卷级机读目录著录要求
第一部分：内容
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归档文件机读目录录入项目
必录项目：文件题名、责任者、时间、页数、
全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期
限
选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、
分类号、缩微号、文本项、载体形态、利用形
式、档案馆代码、摘要、所在柜（架）号等
第一部分：内容
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归档文件机读目录必录项目著录要求：
页数：每一份归档文件内的实有页数。
第一部分：内容
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归档文件机读目录必录项目著录要求：
年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年
度为YYYY
第一部分：内容
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归档文件机读目录必录项目著录要求：
机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构
（问题）名称或规范化简称
第一部分：内容
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归档文件机读目录必录项目著录要求：
件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，
件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量达到100
以上的，件号为3位阿拉伯数字，不足的在前
面以“0”补齐
第一部分：内容
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文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限
等项目要求与文件级档案目录著录要求相同
第一部分：内容
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注意事项：
著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文
标点
文件字号的方括号“[]”使用英文标点
著录过程中0的问题：汉字输入用“〇”但不
能是字母“O”
如果需要在著录界面添加项目，应该留有相关
文档进行记录
第二部分：目标
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通过学习能够：
掌握档案管理软件的著录，修改，删除，检索，
统计，打印等操作
掌握数据备份，移交等操作
第二部分：内容
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档案管理软件的数据管理操作
著录
修改
删除
第二部分：内容
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档案管理软件的数据利用操作
检索
统计
打印
第二部分：内容
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档案管理软件的数据备份操作
软件本身的两种备份方式：
数据备份
数据移交
其它手段：数据库备份
第三部分：目标
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通过学习能够掌握：
纸质档案数字化相关参数定义
扫描仪的基本调整
根据对象不同情况如何选择扫描参数
扫描图像的处理
扫描图像的合并及存储
最终文件的上传挂接
第三部分：内容
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纸质档案数字化相关参数定义
黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白两
种状态的文字稿、线条图等。
连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道
组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，
通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
第三部分：内容
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纸质档案数字化相关参数定义
图像压缩
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的
是对图象以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过
程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。
分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英
寸点数（dpi）表示
第三部分：内容
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扫描仪的基本调整
扫描仪的“锁”
扫描过程中对对比度等参数的调整
扫描仪驱动过程中的问题
第三部分：内容
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根据对象不同情况如何选择扫描参数
页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的
档案．可采用黑白二值模式进行扫描。
页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图
的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采
用灰度模式扫描。
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照
片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式
进行扫描。（建议）
第三部分：内容
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根据对象不同情况如何选择扫描参数
扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后
的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为
准。
采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进
行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等
于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、
清晰度较差等，可适当提高分辨率。
第三部分：内容
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扫描图像的处理
图像命名：以档案实体中的档号命名 ，如全
宗号-目录号-案卷号-文件顺序号-页号，位数
符合机读目录实际位数。
纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，保证
数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超
过页面内三分之一个文字）
第三部分：内容
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扫描图像的处理
去污：档案数字化图像的去污遵循不影响可读
度的前提下展现原貌的原则，去除数字图像中
影响可读度的杂质，包括局部去污，如去除黑
点、黑线、黑框；整体去污，去除页面上的污
渍
拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅
面分离的数字图像进行拼接
第三部分：内容
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扫描图像的处理
裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁
边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文
件的容量，节省存储空间。
第三部分：内容
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扫描图像的合并及存储
合并：
使用工具把扫描的多个单页图像文件合并成一
个多页图像文件
第三部分：内容
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存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用
TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的
文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选
择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减
小存储容量为准则。
提供网络查询的扫描图像，存储为多页PDF，或多页
TIFF(G4)格式，如果一份纸制文件数字化后分别存在
TIFF格式和JPEG格式的图像文件，用PDF格式进行合
并，并保持其中的图像页原有压缩算法不变。
第三部分：内容
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最终文件的上传挂接
每一份纸质档案文件存储为一个图像文件，将
图像文件存储到相应文件夹，要核查每一份图
像文件的名称与目录数据库中该份文件的档号
是否相同，图像文件的页数与该份文件的页数
是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文
件的总数是否相同等
第三部分：内容
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最终文件的上传挂接
通过档案管理软件按照档号进行逐一挂接
自由提问
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本次学习或工作中的问题
收集
讨论
解决