Transcript Leveraging ERP in Government

ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE
GESTIÓN
Iniciativas de ERP son muy complicados.
Implementaciones de ERP tardan más
de lo que se anticipa
Resultados del Informe de ERP 2013
62%
60%
58%
54%
52%
50%
48%
Sobrecostos
Duración de
Sobrecostos
3
% que Recibieron
50% o Menos de
Beneficios
Source: Panorama Consulting’s 2013 ERP Report
Copyright © 2013 Panorama Consulting Solutions
56%
Estadísticas de Proyectos ERP
% DE
DURACIÓN
SOBRECOSTOS
% DE
DURACIÓN DE
SOBRECOSTOS
% RECIBEN
50% O
MENOS DE
BENEFICIOS
AÑO
COSTO
2012
$7.1 MM
53 %
17,8 meses
61 %
60 %
2011
$10.5 MM
56 %
16 meses
54 %
48 %
2010
$5.5 MM
74 %
14,3 meses
61 %
48 %
2009
$6.2 MM
51 %
18,4 meses
36 %
67 %
4
Porcentaje de los Beneficios Realizados
Porcentaje de los Beneficios Realizados
0-30% de los beneficios anticipados
8%
31-50% de los beneficios anticipados
11%
27%
51-80% de los beneficios anticipados
No tuvieron un caso de negocio
14%
No había benficios medibles actuales
18%
22%
81-100% de los beneficios anticipados
Source: Panorama Consulting’s 2013 ERP Report
Copyright © 2013 Panorama Consulting Solutions
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El Presupuesto contra el
Costo Total de la Implementación
Costo Final (% del REVENUE)
% Sobre Presupuesto
6
Resultado de la Implementación
Resultado de la Implementación
10%
Éxito
Neutral o "No sabe"
30%
60%
Source: Panorama Consulting’s 2013 ERP Report
Copyright © 2013 Panorama Consulting Solutions
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Fracaso
ERP es de su Organización, no de la
Tecnología
ERP: Organización vs. Tecnología
Estrategia Técnica
Estrategia
Organizacional
Estrategia para
Implementación
Diseño del Sistema
“Hacerlo ahora y rápido”
Impleméntalo rápido pero
dedicar el tiempo para hacerlo
correcto
Definir requerimientos técnicas
Definir requerimientos de los
procesos de la organización
Entrenamiento
Entrenamiento de los
transacciones del Sistema
Medición de Éxito
Minimizar errores técnicos
Minimizar interrupciones a la
organización y mazimizar
resultados
Gestión del Cambio
Organizacional
Entrenar en cómo utilizar el
sistema
Crear una variedad de
aceptación, comunicación, y
herramientas de entrenamiento
por parte de los empleados,
9
Vs.
Entrenamiento del Proceso
del trabajo, enfatizando que el
sistema ERP es un facilitador
de esos proesos
Ciclo de Vida del Proyecto ERP
Ciclo de Vida
Servicios para la Implementacción
Selección del Software
Preparación Organizacional
Análisis del Alineamiento dentro de la Agencia
Marketing y Comunicación
Validación de KPI s
Blueprinting
Gestión del Cambio Organizacional
Configuración del
ERP
Informes, Interfaz,
Extensión, y Conversión
Evaluación de
Proveedores
Conversión del Data
Negociaciones
del Contrato
Diseño
Organizacional
Matriz de los Roles y Responsabilidades,
Fuentes, Planeamiento para la Transiación
Estrategia para
Entrenamiento
Diseño para
Entrenamiento
Estrategia de TI
Crear las Materiales y el
Plan para Entrenamiento
Migrar
Entregar el
Entrenamiento
Blueprinting
Gestión de los Procesos de la Agencia
Soporte Técnico
Entrenamiento
Análisis de los Estándares
de Comparación
Soporte PostImplementacción
Gestión del Rendimiento/
Auditoría para la
Realización de Benificios
Análisis del Riesgo
Caso de Negocios
Desarrollo de la Realización de Benificios
Actividad
Organizacional
10
Actividad
Técnica
Agenda
Seleccionar el mejor sistema
Identificar los Requerimientos
Optimización de los Procesos
Implementación del sistema
11
Seleccionar el Proveedor Correcto
Proveedores de la Lista Breve
(RFI, RFP, Adecuado para la Entidad, Viabilidad)
Llamadas de Descubrimiento
Entrenamiento para las Demos
Demos de los Proveedores
Clasificación de los Proveedores
Análisis de la Clasificación de los Proveedores
Llamadas de Referencia
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El Proceso de la Selección de Software
Cronología
Gestión del Proyecto
Planeamiento
• Definición del
Alcance
• Definición del
Equipo
• Plan/Hitos para
el Proyecto
• Gestión del
Riesgo
Definir los
Requerimientos
• Definir los
procesos/Requeri
mientos ‘actuales’
de la Agencia
• Análisis de la
Preparación
Organizacional
Demos &
Análisis
Técnica
Seleccionar la
Lista Breve
• Seleccionar los
proveedores para la
lista breve que
mejor satisfagan los
requerimientos de
la agencia
•Demonstraciones
por los
proveedores
utilizando los
scripts
•Clasificaciones
•Análisis Técnica
Recomendación
Final
• Crear el plan para
la Realización de
Benificios
• Negociaciones
• Análisis del
integrador sistemas
• Recomendación
final del software
Gestión del Cambio Organizacional
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All Rights Reserved.
No hay un software ERP perfecto. Todos tienen
sus características buenas, malas y términos
medios.
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Resultados de Implementaciones
de ERP
Duraciones
Promedias
(Meses)
SAP
Oracle
Microsoft
18.5
22.5
12.5
$2.55 M
$2.25 M
$1.8M
(*Informe de 2013 ERP
Report)
Costo
Promedio
(* Informe de ERP 2013 –
Clash of the Titans)
15
No hay un estrategia “unitalla” de ERP.
16
Sistemas ERP:
Multitud de Opciones
Necesidad grande para controlar TI
TI es una ventaja competitiva
Tier II,
Tier III,
Best of
Breed
Agencia tiene
complejidad alta,
tamaño grande, y una
gran presencia global
Tier I On
Premise
Agencia no tiene
complejidad alta, es
de un tamaño
pequeño , y no tiene
una presencia global
Software
as a
Service
(SaaS)
Tier I En
el Nube’
Necesidad pequeña para
controlar IT
TI no es una ventaja
17
Agenda
Seleccionar el mejor sistema
Identificar los Requerimientos
Optimización de los Procesos
Implementación del sistema
18
Definición Exitosa de Requerimientos
Creear guías
para los talleres
Distribuir
tiempo
adecuado para
los tallers para
los
requerimientos
Enfocar el en’
qué ’ no en el
‘cómo’
Utilizar la gente
‘correcta’
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Desfiar el‘status
quo’ y abordar
decisiones
claves para la
organización
Validar los
requerimientos
con los
responsables
Definición de Requerimientos
Capturar
Analizar
Revisar/Reingeniería
•
•
•
•
• Declaración Ejecutiva
• Preparación
Organizacional
• Differenciadores
• Oportunidades
• Continuidad
• Rationalizar Procesos
Prioritize
• Priorizar
• Demo
• Aprobar
Procesos Actuales
Procesos Deseados
Puntos Débiles
Identificar Mejoras
Criticales
20
Agenda
Seleccionar el mejor sistema
Identificar los Requerimientos
Optimización de los Procesos
Implementación del sistema
21
Gestión del cambio organizacional
Innovación, Flexibilidad, Integración
Gestión de Proyecto
Seis Sigma
Automatizar
Manejar
Controlar &
Supervisar
Rediseñar &
Mejorar
Analizar
Definir &
Medir
Alcance de Proyecto
KPI Primarios
Mapas del Proceso
Estimación de Costo
Evaluación Inicial
Origen
Validación
Plan de Control
Estandarizar&
Documentar
Realización de
Ahorros
Soluciones
Rediseñar
Procesos
Software
Reportar
Mejoría Continuo
Define
Report
Measure
Control
Analyze
Medir la Mejoría
Improve
Realización de Beneficios
Gestión del cambio organizacional
22
La Mejora de Procesos es Iterativa
NIVELL 1, 2/3
ESTADO ACTUAL
Requerimientos de
la Organización
Mapeando los
Procesos
MEJORA DE
PROCESOS
Implementar y
Optimizar las
Mejorars
REINGENIERÍA:
Plan del Sistema
Pruebas
Estado Actual
IMPLEMENTACIÓN:
Procesos
Transaccionales
SALIDA-EN-VIVO:
Entrenamiento del
Sistema y los
Procesos
Estado Futuro
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Estándares de comparación para los
Procesos del Negocio
Temas Más Importantes para el Éxito de ERP
Fuente: Reportaje 2010 de ERP de Panorama
24
Un Anteproyecto para la Organización es la
Segunda Etapa para una Implementación
Efectiva de ERP.
Actividades Claves del Anteproyecto
para la Organización
Definir los
Macro-Procesos
de la
Organización
Definir los
Proceos de la
Organización
Evaluación del
Impacto a la
Organización
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Requerimientos
para Impresos y
Reportajes
Reingeniería de los Procesos Debe Ocurrir
Antes De, No Después, del Comienzo de la
Implementación del ERP
M – Medir y A – Analizar
Mapear el Proceso y Definir los Puntos Débiles
<Mapa del Proceso – PROCESO ‘ACTUAL’>
Comienzo
PP1
<Primera
Etapa>
<Etapa del
Proceso>
<Etapa del
Proceso>
Fin
PP2
<Etapa del
Proceso>
Sí
<Etapa del
Proceso>
Pregunta?
No
PP3
<Etapa del
Proceso>
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<Etapa del
Proceso>
<Etapa Final>
M – Mejorar
Desired Process Map
<Mapa del Proceso – ‘PROCESOS NUEVO Y MEJORADO o PROCESO DESEADO> (si es aplicable)
Comienzo
<Primera
Etapa>
End
<Etapa del
Proceso>
Sí
<Etapa del
Proceso>
Pregunta?
No
<Etapa del
Proceso>
Gestión del Cambio Organizacional
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<Etapa del
Proceso>
<Etapa Final>
Agenda
Seleccionar el mejor sistema
Identificar los Requerimientos
Optimización de los Procesos
Implementación del sistema
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Actividades Claves durante el Plan para
la Implementación
Alineamiento del
Proyecto con la
declaración del Estado
Gestión del Proyecto
Estrategia
del Data
Planeamiento
Construir y Probar
Fase 2
Diseños Detallados
Análisis de
Interrupción
Pruebas de las
unidades
funcionales
Diseños de los
Impresos
Utilización
Configuración
Pruebas pilotos
Pruebas de
Rendimiento
Entrenar-elEntrenador
Reportajes
Pruebas de migrar
data
Roles y Seguridad
Fase 3
Blueprinting
Organizacional
Fase 1
Usuario, Funcional, Escenario,
Aceptación
Mapear la Infraestructura/Arquitectura
Conversión Final del
Data
Entrenamiento
UAT y Validación
Migrar al Sistema
Gestión del Cambio Organizacional
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Salida-En-Vivo
Fase 4
Optimización de los Procesos Organizacionales
Soporte En-Vivo
Revisiones de Salud
Mejora Continua
Auditoría Post
Implementación
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Variables de Implementación
Advertencias
● La mayoría de las variables de implementación
se encuentran en un espectro, no son blancos y
negros
● Cada opción tiene sus ventajas, desventajas, y
términos medios, independientemente de donde
el cliente está en el espectro
● Los riesgos de términos medios pueden ser
mitigados
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Variables Claves de Implementación
● Estrategia para la Integración
● Estrategia para los Servicios Globales y
Compartidos
● Estándares para la Estrategia Global
● Estrategia para el Diseño del ERP
● Estrategia para la Instancia
● Estrategia para el Software ERP
● Estrategia para la Lengua
● Estrategia para Los Datos Historicales
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Evaluación del Plan para
Implementación
Estrategia General
Estrategia General
Evaluación
Duración
• Esto es razonable?
• Esto incluye tiempo para revisar y para otras
actividades?
Costo
• Esto incluye todos los gastos?
Metodología Total
• Que es el nivel de confianza en conocer el
desconocido?
• Hay flexibilidad en la metodología?
Recursos Internos del Cliente
• Hemos identificado los gastos internos?
Recursos técnicos del Proveedor
Gestión del Proyecto
• La metodología es sólido?
• Todos los planes están preparado?
Gobernación y Controles del Proyecto
• El gobernación está bien definido?
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Evaluación del Plan para
Implementación
Blueprint Organizacional
Blueprint Organizacional
Evaluación
Blueprint Organizacional
• Un Blueprint Organizacional que sea agnóstico
de software dentro del alcance?
Blueprint del Software
• Verificar funcionalidades disponibles
Alineamiento de Procesos Organizacionales
• Los procesos son estandarizados?
Desarrollo del Caso de Uso
• El caso de uso puede ser utilizado para pruebas?
Reingeniería de Procesos
• Los procesos son LEAN/Simplificados?
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Evaluación del Plan para
Implementación
Gestión del Cambio Organizacional
Gestión del Cambio Organizacional
Evaluación
Entrenamiento
Comunicaciones de Empleados
• Cuando durante el ciclo de vida empieza el
entrenamiento?
• Cuantos tipos de entrenamiento existen para este
proyecto?
• Qué está pasando/incluido durante el
entrenamiento?
• El modelo para comunicación es demasiado o
insuficiente?
• Contiene información útil?
Evaluación del Impacto a la Organización
• Como podemos identificar los cambios?
Diseño Organizaciónal y del Trabajo
• Hay un plan de mitigación por si acaso las
responsabilidades cambian?
Realización de los Beneficios
• Han identificado las medidas para la realización
de beneficios?
• Son medibles?
Auditoría Post Implementación
• Este proyecto está dentro del alcance?
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Evaluación del Plan para
Implementación
Implementación Técnica
Estrategia General
Evaluación
Migración y Estandarización del Data
• Cuando empieza el proceso para la estrategia?
(Debe empezar la estrategia lo más antes
posible)
Reportajes
• Hay una estrategia clara?
Actualizar la Infaestructura
• Hay una estrategia clara?
• Cuanta disrupción organizacional se expecta?
Integración con Sistemas Externos
• Hay un plan claro?
• Quien está entrenando para este rol?
Customización
• Sabemos el desconocido?
QA y Pruebas
• Cuando ocurra durante el ciclo de vida?
Seguridad del Sistema
• Puede soportar usuarios diferentes?
Pilotos
• Is it in plan and how many rounds?
• Who is involved in this?
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Panorama es innovador y su misión es apoyar a
lideres mundialmente a servir as sus ciudadanos
• Independencia total y servicios objetivos de
consultoría
• Experiencia extensa globalmente con gobiernos
electrónicos y gestión publica
• Somos responsables con la gestión de los costes y
recursos de proyectos
• Apoyamos a los lideres en gobernar, innovar y
desplegar las estrategias nacionales para
modernizar sus países con el apoyo de sus
ciudadanos.