Transcript i folkevalgt organ

Saksbehandling i folkevalgte
organer
Folkevalgtopplæring 30. september 2011
Mette Braathen
Kveldens tema
•
•
•
•
•
•
•
•
Delegering
Saksbehandling
Offentlighet
Lovlighetskontroll
Innbyggerinitiativ
Taushetsplikt
Habilitet
Etikk og
verdigrunnlag
• Varsling
Regelverk:
• Kommuneloven (kl)
• Offentleglova (offl)
• Forvaltningsloven (fvl)
www.lovdata.no
Hamar kommunes:
• Delegeringsreglement
• Verdigrunnlag
• Interne reglementer
Kommunestyrets myndighet
• Regulert i kommuneloven § 6
• Kommunestyret er kommunens
øverste organ
• Kommunestyret treffer vedtak på
vegne av kommunen så langt ikke
annet følger av lov eller
delegasjonsvedtak
Kommunestyrets myndighet
• Kan ikke delegere når loven legger
myndighet til kommunestyret selv, f eks:
– Valg av formannskap, ordfører og faste utvalg
– Etablering av kommunale foretak, deltakelse i
interkommunale selskaper mv,
– Kommuneplaner, reguleringsplaner
– Økonomiplan, budsjett og regnskap
– Garantier og pantsetting for andres
økonomiske forpliktelser
– Ansettelse av rådmann
– Om det skal avholdes folkeavstemning
Kommunestyrets myndighet
• Delegeringsreglementet: de viktigste
avgjørelser av økonomisk, organisatorisk
og politisk karakter fattes av
kommunestyret selv, herunder
– Fastsetting av forskrifter
– Avgifter og gebyrer til kommunen
• Kommunestyret skal avlastes for
enkeltsaker og fortrinnsvis behandle saker
hvor det er nødvendig med en grundig og
bred politisk behandling
Kommunestyrets tilsynsmyndighet
• Regulert i kommuneloven § 76
• Kommunestyret kan delegere myndighet, ikke
ansvar
• Kommunestyret:
– Har øverste tilsyn med den kommunale forvaltning
– Kan forlange enhver sak lagt fram for seg til
orientering eller avgjørelse
– Kan omgjøre vedtak den har delegert til andre
folkevalgte organer eller administrasjonen å avgjøre
– Skal påse at de kommunale regnskaper revideres på
betryggende måte
Formannskapets myndighet i etter
loven
• Regulert i kommuneloven §§ 8 nr 3, 44 og
45
• Formannskapet skal
– Behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett
og skattevedtak
– Fremme innstilling i alle saker som skal
behandles i kommunestyret, unntatt: saker fra
kontrollutvalget og kommunale foretak
Formannskapets myndighet iht
delegeringsreglementet
• Fatte avgjørelse i saker av prinsipiell
karakter
• Beror på konkret vurdering, bl a om
avgjørelsen er klarlagt gjennom politiske
vedtak, instrukser eller tidligere praksis
• Avgjøres av rådmannen eller av
formannskapet ved tvil
Formannskapets myndighet iht
delegeringsreglementet
• Formannskapet kan fatte vedtak i hastesaker på
kommunestyrets område, når det er nødvendig at vedtak
treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette jf. kl §
13 nr. 1.
• Når lov eller delegeringsreglementet ikke krever
behandling i kommunestyret kan formannskapet:
–
–
–
–
Foreta valg av medlemmer til styrer råd og utvalg
Vedta planer kommunen er pliktig til å utarbeide etter særlov
Fatte vedtak i saker hvor rådmannen er inhabil
Utøve løpende eierstyring på vegne av kommunen, herunder
oppnevne/foreslå kommunens representanter til styrende
organer
– Avgi høringsuttalelser
Ordførers myndighet etter lov
• Er regulert i kl § 9
• Leder møtene i kommunestyret og formannskapet
• Er rettslig representant for kommunen og underskriver
for kommunen i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er
tildelt andre
• Har møte- og talerett i alle andre kommunale organer,
men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller
hun er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere
ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor han
eller hun ikke er medlem.
• Kommunestyret kan gi ordfører myndighet til å treffe
vedtak i saker som er som ikke er av prinsipiell
betydning
Ordførers myndighet iht
delegeringsreglementet
• Ordfører har myndighet til å:
– representere kommunen i generalforsamling, når ikke
annet er bestemt av kommunestyret eller
formannskapet. Ordfører kan videredelegere sin
myndighet
– fatte vedtak i sommerferien i saker av ikke prinsipiell
karakter som ikke er delegert til rådmannen, og som
ikke kan vente til rett politisk utvalg er samlet, såframt
loven selv ikke er til hinder for det. Vedtak skal fattes
etter innstilling fra rådmannen
– i enkeltsaker å tildele midler til aktuelle formål
innenfor en ramme fastsatt i økonomireglementet/i
det årlige budsjettvedtaket
Rådmannens myndighet
• Er regulert i kl § 23 og delgeringsreglementet
• Rådmannen er administrasjonens øverste leder.
Har myndighet til å:
– fatte avgjørelse i personalsaker, herunder opprette
stillinger, foreta tilsettinger, vedtak om opphør av
arbeidsforhold
– å fatte avgjørelse i alle enkeltsaker eller typer av
saker som ikke er av prinsipiell betydning
• Rådmannen kan videredelegere myndighet internt i
kommunen. Retningslinjer som er trukket opp av
kommunens politiske myndigheter gjelder
Saksbehandling i folkevalgte
organer
• Er regulert i kommuneloven kap 6
• Omfatter kommunestyre, formannskap, faste
utvalg, andre kommunale nemnder,
kontrollutvalg
• Gjelder andre folkevalgte organer med mindre
annet er bestemt
• Møteprinsippet: saker behandles og vedtak
fattes i møter.
– Unntak: fjernmøte – gjelder ikke kommunestyret
• Det skal føres møtebok/protokoll i fra møtet
Mer om saksbehandlingen
• Møte avholdes når organet selv beslutter, eller 1/3 eller leder krever
• Møte ledes av organets leder eller nestleder. Ved forfall, velges en
annen møteleder ved flertallsvalg.
• Organet er vedtaksdyktig hvis minst halvparten av medlemmene har
vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme
• Folkevalgt organ kan:
– med alminnelig flertall vedta å utsette behandling av en sak
– treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten,
• gjelder ikke om møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene er
i mot dette
• Vedtak treffes normalt med alminnelig flertall
– Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende – gjelder ikke ved
valg
– Særregler ved valg og behandling av økonomi- og årsplaner
Rett og plikt til å delta i møter –
inhabilitet
• Reguleres i kommuneloven § 40
• Folkevalgte plikter å delta i organets møtet
– unntak: gyldig forfall
• Foreligger plikt til å avgi stemme, men kan
stemme blankt ved valg
• Organet kan frita et medlem fra å delta ved
behandlingen av en sak når han eller hun ber
om det før saken tas opp til behandling, og
vektige personlige grunner tilsier dette
Særregler om inhabilitet etter
kommuneloven
• Regulert i § 40 nr 3 – supplerer forvaltningslovens regler
• Ikke inhabilitet ved valg til offentlige tillitsverv eller ved
fastsetting av godtgjøring o.l.
• Politiker og folkevalgt:
– Kommunalt ansatte som har medvirket ved
behandlingen av en sak som ansatt, er inhabil når
saken behandles i folkevalgt organ
• Unntak: behandling av årsbudsjett, økonomiplan,
kommuneplan, regional planstrategi mv
• Ved behandling av klager som behandles av kommunalt
klageorgan er ansatte eller folkevalgte som var med på å
behandle vedtaket som er påklaget, inhabile til å delta
ved behandling av klagesaken
– Omfatter både saksforberedelse og å fatte vedtak
Saksbehandlingen i folkevalgte
organer
• Rådmannen skal påse at de saker
som legges fram for folkevalgte
organer, er forsvarlig utredet, og at
vedtak blir iverksatt
• Gjelder også saker som er utredet av
komiteene
Åpenhet og informasjon
• Bestemmelser i kommuneloven om:
– Kommunen har plikt til:
• Å gi aktiv informasjon om sin virksomhet
• å legge forholdene best mulig til rette for offentlig
innsyn
– Folkevalgtes innsynsrett (§ 40 nr 5 og
reglement vedtatt av kommunestyret)
– Møteoffentlighet (§ 31 og 32)
• Offentleglovas regler om innsyn
Folkevalgtes innsynsrett
• Kommunestyret og formannskapet har rett til innsyn i alle
kommunale saksdokumenter
• Faste utvalg og andre folkevalgt organer har rett til
innsyn innenfor sitt område
• Gjelder organet - ikke enkeltmedlemmer
• Medlemmer av folkevalgte organer har rett til innsyn i
dokumenter i saker dette organet behandler
• Ordfører og/eller minst tre medlemmer i kommunestyret
kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter
• Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte
organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers
saksdokumenter når 1/3 av medlemmene krever det
Folkevalgtes innsynsrett
• Innsynsretten gjelder kun taushetsbelagte opplysninger
når det er et klart behov for innsyn ved behandling av en
konkret sak
• Folkevalgte har taushetsplikt om
dokumenter/opplysninger som er underlagt lovbestemt
taushetsplikt
• Retten til innsyn inntrer:
– Politiske saker: når saken er sendt/utlagt til politisk behandling
• Oversikt over vedlegg skal fremgå
– Administrative saker: når saken er ferdig behandlet
• Henvendelse om innsyn rettes til rådmannen eller
stabsleder eller resultatenhetsleder
Åpne eller lukkede møter?
• Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte
organer.
• Folkevalgt organ har plikt til å lukke møte når:
– det foreligger lovbestemt taushetsplikt
– det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige
forhold
• Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når:
– hensynet til personvern krever det
– hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det
vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt
offentlig innsyn etter offentleglova dersom de hadde stått i et
dokument
Åpne eller lukkede møter
• Debatten om lukking av et møte kan
holdes i lukket møte. Avstemningen skal
skje i åpent møte
• Møtelederen kan gi tillatelse til å gjøre lydog bildeoverføring i fra åpne møter
Offentlighet
• Regulert i offentleglova
• Lovens formål: Bidra til offentlig forvaltning som
er åpen og gjennomsiktig. Skal styrke:
–
–
–
–
–
Informasjons- ytringsfriheten
Den demokratiske deltakelsen
Rettstryggheten til den enkelte
Tilliten til det offentlige
Kontrollen fra allmennheten/allmennhetens innsyn
Offentlighet
• Omfatter:
– Alle organer for stat eller kommune
– Selskaper som er kontrollert eller styrt av stat
eller kommune.
• Unntak for selskaper som driver
næringsvirksomhet og konkurranse på samme
vilkår som private
Offentlighet
• Saksdokument, journaler og lignende register for organet
er åpne for innsyn
• Alle kan kreve innsyn
• Kan kreves av det organet som sitter på dokumentet
• Unntak må være hjemlet i lov eller forskrift med hjemmel
i lov, f eks:
– Interne arbeidsdokumenter
– Taushetsbelagte opplysninger (fvl § 13 flg)
– Når det er påkrevd av hensyn til forsvarlig gjennomføring av
kommunens økonomi-, lønns- og personalforvaltning
• Omfatter ikke kommunens budsjettbehandling
– Dokument som gjelder kommunens eierinteresser i selskaper
som driver næringsvirksomhet (offl § 23)
Offentlighet i kommuner
• I kommuner og fylkeskommuner er også
følgende dokumenter offentlige:
– Saksliste, saksfremlegg m vedlegg til folkevalgt organ
– Dokumenter til eller fra kontrollutvalg, revisjon og
klagenemnd
• Gjelder ikke dokumenter mellom kontrollutvalg og sekretariat
for utvalget
– Dokumenter der en kommunal enhet opptrer som
ekstern part i forhold til en annen kommunal enhet
Offentlighet
• Likevel plikt til å unntak taushetbelagte
opplysninger
• Kan gjøre unntak for dokument for egen
intern saksforberedelse
• Gjelder likevel ikke:
– Den endelige avgjørelsen til organet
– Generelle retningslinjer for saksbehandlingen
– Presedenser el
Omgjøring og overprøving av
kommunale vedtak
• Omgjøring av egne vedtak etter klage eller eget
tiltak
– Kan prøve alle sider av saken
• Fylkesmannens omgjøring i klagesaker
– Skal normalt ikke overprøve det frie skjønnet
• Kommunens klagenemnd
– Alle enkeltvedtak som ikke kan påklages til
fylkesmannen
• Sivilombudsmannen
• Rettsapparatet
Lovlighetskontroll
• Reguleres i kommuneloven § 59
• Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kreve
lovlighetskontroll av kommunale
– vedtak
– avgjørelser om åpne eller lukkede møter
– avgjørelser om habilitet
– avgjørelser om ansettelse, oppsigelse eller avskjed er
ikke gjenstand for lovlighetskontroll.
• Kravet framsettes for det organ som har truffet den
aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen,
oversendes saken til fylkesmannen
Mer om lovlighetskontroll
• Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om:
– avgjørelsen er innholdsmessig lovlig,
– avgjørelsen er truffet av noen som har myndighet til å
treffe slik avgjørelse,
– avgjørelsen er blitt til på lovlig måte
• Departementet/fylkesmannen skal oppheve avgjørelsen
hvis det er gjort slike feil at den er ugyldig.
• Departementet/fylkesmannen kan:
– på eget initiativ ta en avgjørelse opp til
lovlighetskontroll
– kreve opplysninger rett til innsyn i alle saker og
områder av kommunens virksomhet
Innbyggerinitiativ
• Regulert i kommuneloven § 39
• Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag
som gjelder kommunens virksomhet
– Krever underskrift av 2% av innbyggerne/300
personer
• I samme valgperiode kan det ikke fremmes
forslag med
– samme innhold som et tidligere forslag
– samme innhold som en sak som er behandlet
av kommunestyret
• 6 mnd behandlingsfrist
• Ingen klagerett