Transcript Arkivkurs. Praktiske arkivrutiner.

Arkivkurs
praktiske arkivrutiner
Postmottak, Journalføring, Arkivering
Nettverkssamling for privatarkiv
31 mai 2012, Vadsø
Daglige post og arkivrutiner
arkivforskriften kapittel III, A.
•
•
•
•
•
Postmottak og fordeling
Stempling og journalføring
Saksfordeling og oppfølging
Utekspedering, arkivering og kontroll
Utlån
POSTBEHANDLING
• Posten skal leveres til arkivtjenesten
• Post er post. Det spiller ingen rolle
hvordan posten leveres eller i hvilken form
den kommer
Ulike typer
post og saksdokumenter
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personlig adressert post
Kopier og rundskriv mottatt fra andre
Møteinnkallinger fra andre
Post til egen administrasjon, fagsaker
Regninger, fakturaer, innbetalingsgiroer
Personalsaker
Verdipost
Telefax
E-post
Hastesaker
Mottak og åpning av post
• Skill ut personlig adressert post eller sendinger
som etter åpningen viser seg å være feil
adressert.
• Post adressert til kontoret, eller med kontorets
navn påført fremfor personnavn åpnes av
arkivpersonalet og legges i omslag.
• Kontroller innholdet, er alle vedlegg med?
• Skill ut alt som etter åpningen viser seg å være
arkivuverdig materiale
• Rundskriv kan registreres i en egen
rundskrivsliste
Telefaks og e-post
• Telefax og e-post som på grunn av innholdet må regnes
som saksdokumenter skal arkivmessig sett behandles
på samme måte som vanlig post.
• Organet (kommunen) skal ha et sentralt
e-postmottak
Det sentrale e-postmottaket skal ligge i arkivtjenesten,
og det er dennes oppgave å åpne og vurdere e-post
POSTBEHANDLING
• All post som kommer inn til organet skal
håndteres i henhold til innholdets karakter
– Ordinær post adressert til organet
• Åpnes av arkivtjenesten
POSTBEHANDLING
• Personlig adressert post
– Adressaten står alltid øverst i adressefeltet.
• Slik post skal, dersom arkivtjenesten ikke
har fått fullmakt til å åpne, leveres uåpnet til
adressaten
• Inneholder brevet sakspost, skal denne
leveres arkivtjenesten for vanlig
postbehandling
ARKIVBEGRENSING
• Arkivforskriftens § 3-18 og 3-19 inneholder
bestemmelser for arkivbegrensning i offentlige
organer og virksomheter
• Retningslinjene og gjennomføringen av arkivbegrensningen er et felles ansvar for både
ledere, saksbehandlere og arkivtjenesten
STEMPLING
• Arkivverdige dokumenter stemples med et
journalstempel for å knytte dem til
journalen, og for å kunne identifisere
dokumentene senere.
• Organets navn, hvilken avdeling/kontor
saken sorterer under, saksansvarlig og
saksbehandler, saks- og dokumentnummer, journalføringsdato og arkivkode
KLASSERING
• Arkivverdige dokumenter skal klasseres,
det vil si påføres arkivkode etter innhold.
• Klasseringen foretas vanligvis i
arkivtjenesten, og det skjer i forbindelse
med postbehandlingen.
• Man skal alltid klassere i henhold til den
arkivnøkkelen som virksomheten bruker.
Stempling- datering- klassering.
• Alle dokumenter som skal registreres skal stemples
• Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller
registreres.
• Stemplet bør ha en enhetlig standard innad i
kommunens administrasjon.
• Stempelet skal identifisere dokumentene;
• Dersom omslag brukes må man likevel stemple selve
dokumentet.
• Et rødt (el. blått) stempel skiller originaldokumenter fra
kopier.
Journal - journalføring
• Et fortløpende register over inn- og utgående
brev.
• Restansekontroll og oppfølging av
saksbehandler
• For å se sammenheng i arkivet og for
framfinning av dokumenter
• Identifisere dokumenter for innsyn
• Dokumentasjon
• Viser hvilke brev som er mottatt, hvor de er
i arkivet og hvordan de er fulgt opp
Hvilke dokumenter skal journalføres?
• 1. SAKSDOKUMENT
– Det er journalføringsplikt for alle inn- og
utgående dokumenter som etter
Offentlighetslovens §§2 og 3 må regnes
som saksdokumenter for organet, dersom
de er gjenstand for saksbehandling og har
verdi som dokumentasjon.
• 2. SAKSFREMLEGG MED VEDLEGG TIL
KOMMUNALT FOLKEVALGT ORGAN
Hvilke dokumenter kan Journalføres?
• 1. ORGANINTERNE DOKUMENT:
kladder, interne beskjeder, meldinger og
rapporter, arb.notater, dokument som er
produsert i organet til bruk, registreres så
langt organet finner det tjenlig.
Merk: Forskjell mellom Arkivforsk §2-6 og
Jf.offl. § 5-1 def. av “Interne dokument”.
• 2. STORE ENSTYPESAKER:
lånesaker, søknad om tilskudd, bilag
Hvilke dokumenter skal ikke
Journalføres?
• Dokumenter som kommer inn under
bestemmelsene om arkivbegrensing i
arkivforskr.§ 3-19, skal ikke journalføres
og de skal heller ikke arkiveres:
- Trykksaker, rundskriv, interne notater
som ikke inngår i saksbehandling og som
ikke inngår som dokumentasjon
Arkiveringsplikten går lenger
enn journalføringsplikten
• Alle dokument som kommer inn under
arkivlovens definisjon av arkiv i § 2 og
som ikke er gjenstand for
arkivbegrensning etter arkivforskr. §§ 3-18
og 3-19, skal arkiveres.
• Dette gjelder også organinterne
dokumenter, enten de journalføres eller
ikke.
Hvilke opplysninger skal registreres om
det enkelte dokument?
• Journalopplysninger når dokumentet registreres
inn:
• 1. Journalføringsdato
• 2. Saks - og dokumentnummer
• 3. Avsender og/eller mottaker
• 4. Opplysninger om sak, innhold eller emne, dvs
dokumenttittel eller annen innholdsbeskrivelse.
• 5. Dokumentets datering
• 6. Arkivkode i henhold til arkivnøkkelen
• Ved arkivlegging registreres også:
• 7. Ekspedisjons- eller avskrivningsdato
• 8. Avskrivningsmåte
Viktig å passe på ved
journalføring
• Viktig å passe på at arkivarene bruker samme språk og
forkortelser hver gang de registrerer dokumenter i
journalsystemet. (SKRIVEREGLER)
• For å få til god registrering som sikrer gjenfinning, må
virksomheten lage regler for hvordan de forskjellige
feltene i registreringsbildet skal fylles ut.
• Arkivkode; ved tvil om den er riktig, kontakt
arkivtjenesten
• Virksomheten må også utarbeide regler for hva som
defineres som en sak, slik at alle dokumentene i samme
sak får samme saksnr.
Formål med disse funksjonene
•
•
•
•
•
•
Gi dokumentene en sikker og entydig
identifikasjon
Knytte de enkelte dokumentene til den saken
de tilhører
Finne tilbake til sakene
Hindre uhjemlet innsyn
Plassere dokumentene i organets system for
oversikt
gjenfinning, gjenfinning, gjenfinning!
POSTLISTE / JOURNAL
• Fortløpende liste over alle journalførte
dokumenter. Postlista følger dokumentene
til den enkelte saksbehandlers enhet.
• Postlista gjennomgås med tanke på
arkivkode, saksbehandler og unntak fra
offentlighet, returneres til arkivtjenesten,
som fører eventuelle rettelser i offentlig
journal
AVSKRIVING
• Journalen skal etter avskriving vise:
– Om et inngående dokument er behandlet
– Hvordan dokumentet er behandlet
– Når dokumentet ble avskrevet
– Hvem som var saksansvarlig
KOPIBOK
• ”Organet skal normalt lage kopibok som
inneheld kopi av alle utgåande dokument.”
• Kopiboka ordnes kronologisk
– Et organ kan gjerne ha to kopibøker slik at
man kan skille ut de dokumentene som er
unntatt offentlighet
– Kopibøkene er ikke kassable, og skal bindes
inn senest ved bortsetting
SLUTTBEHANDLING
• Når en sak er ferdigbehandlet fra
saksbehandler skal arkivtjenesten:
– Avskrive eventuelle uavskrevne dokumenter
– Kontrollere at alle utgående dokumenter er
korrekt journalført
– Kontrollere at alle registrerte dokumenter
finnes i den fysiske mappa
– Kontrollere at mappa er ryddig og ikke
inneholder metall, plast og lignende
– Avslutte saken i sak-/arkivsystemet
ARKIVLEGGING
• Ferdigbehandlede, avsluttede saker
legges på rett plass i arkivet
• Primærkoden saken er registrert under
viser hvor i arkivet saken skal ligge.
OFFENTLIG JOURNAL
• Trenger kun å inneholde de obligatoriske
opplysningene.
• Alle dokument som er registrert i en journal skal tas
med på offentlig journal!!
• Konfidensielle opplysninger skal skjermes fra
offentligheten.
• Nøytrale betegnelser som ikke røper opplysninger
som skal skjermer : Hele journalen er offentlig
• Man kan registrere opplysningene som ikke skal
være offentlige,og stryke disse ut i den kopien som
legge ut for offentligheten: Man får en offentlig og en
fullstendig journal, A- og B-journal
UTLÅN FRA ARKIVET
• Opprett regler for utlån av saksmapper
• Bruk utlånskort
• Kontroll på utlån sikrer :
-bevaring av arkivene
-rettsikkerhet for kommunen og individ
-sparer tid på å leite hos saksbehandlere
-hindrer ”personlige arkiv”