Transcript Başbakanlık - İç Kontrol

GENELGE
HAZIRLAMA SÜRECİ
BAŞBAKANLIK
SUNUM PLANI
AMACIMIZ
 GENELGE HAZIRLAMA SÜRECİ


BAŞBAKANLIĞIN GENELGE HAZIRLAMA
SÜRECİNDEKİ HEDEFİ
COSO BİLEŞENLERİ
 SWOT ANALİZİ
 RİSK KAYDI
 ÖNERİLER
 SONUÇ

AMACIMIZ
GENELGE HAZIRLAMA SÜRECİNİ COSO
ÇERÇEVESİNDE İNCELEMEK
GENELGE HAZIRLAMA SÜRECİ
MAKAMDAN DOĞRUDAN
GELEN TALEPLER
DİĞER KURUM/KURULUŞLARIN
TALEPLERİNİN MAKAMLARDAN
HAVALESİ
GENELGE VE KOOR. İŞL. DEP.
Genelgenin Dayanağı Olan Mevzuatın Tespiti
ÖN İNCELEME
TASLAK
OLUŞTURULMASI
Aynı Konuda Daha Önce Yayımlanmış
Mevzuatın Tespiti ve Temini
Genelge Yayımlanmasını talep eden
kurum/kuruluşun yetkilisi ile irtibat sağlanması
Hazır bir taslak varsa, bu taslağın bilgisayara
girilerek son şeklinin verilmesi
Taslak yoksa, bilgisayar ortamında talimata
uygun bir genelge taslağı oluşturulması
GÖRÜŞ BİRLİĞİ
SAĞLANARAK
İMZAYA SUNULMASI
İMZALANMADAN İADE
DOSYA
DOSYA+
CEVAP YAZISI
İMZALI GENELGENİN
DAĞITIMA HAZIRLANMASI
EVRAKA TESLİM
TARİH/SAYI ALMA
RESMİ GAZETEYE/
DİĞER KURUMLARA DAĞITIM
BAŞBAKANLIĞIN GENELGE
HAZIRLAMA SÜRECİNDEKİ HEDEFİ
 Koordinasyon
 Düzenleyici
işlem
 Somut prensipler
 Başbakan imzalı
 Güncel gelişmeler
COSO BİLEŞENLERİ
KONTROL ORTAMI
 Etik
Sözleşmesi +
 Somut kriterler  Bürokrasi – erişilebilirlik +  Görev tanımı: Birim /Kişi +  Personel seçimi -
COSO BİLEŞENLERİ
KONTROL ORTAMI
Eğitim  Organizasyon Yapısı : PPGM
 Yönetim İşleyişi ve Felsefesi: Siyasi
iradeye yakınlık + 
Teknik personelin yetersizliği
 Yöneticinin beklentisi?
 Personelin beklentisi?

-
COSO BİLEŞENLERİ
RİSK DEĞERLENDİRME

Faaliyetler ve hedefler belirlenmiştir.
 2009
Faaliyet Raporu
 2010-2014 Stratejik Plan
Önemli riskler tespit edilmemiştir.
 Risk iştahı belirlenmemiştir.

COSO BİLEŞENLERİ
KONTROL FAALİYETLERİ
 Mevzuata
uygunluk araştırması ve
paraf
 Görüş/Toplantı
 Nöbetçi personel
COSO BİLEŞENLERİ
BİLGİ VE İLETİŞİM







Çift yönlü katı dikey iletişim
Performans raporu yok
Dosya planı/depolama/arşiv/arşive erişim/veri
tabanı var (mevzuat bilgi sistemi )
Dış bilgiler (Kurum Görüşleri)
Politik taleplerin belirleyiciliği
Kodifikasyon (Mevzuatı Geliştirme ve Yayın
Genel Müdürlüğü)
Hukuk Müşavirliği ile birlikte savunma
hazırlanması
COSO BİLEŞENLERİ
İZLEME
Yıllık gözden geçirme ve yürürlükten
kaldırma
 Diğer kurumların izlemesi ve ortaklık riski
 Resmi gazetenin takibi
 Faaliyet raporu
 Yayımlanan genelgelerin diğer kurumlar
tarafından uygulanıp uygulanmadığına
ilişkin etkin bir izleme mekanizması yoktur.
 İç denetim yoktur/İç denetçi atanmamıştır.

SWOT ANALİZİ
GÜÇLÜ YANLAR
 Genelgelerin
Başbakan imzasını ihtiva
etmesi.
 Genelge ve koordinasyon biriminin siyasi
iradeye veya otoriteye yakınlığı.
 Mevzuat inceleme hususunda hukuki denetim
bakımından uzmanlığa ve nitelikli personele
sahip olması.
 Genelge hazırlama sürecinin daha kısa
sürede tamamlanması- bürokrasinin azlığı.
 Yayımlanan Genelgeler bakımından mevzuat
bilgi sisteminin etkin bir şekilde kullanılması.
SWOT ANALİZİ
ZAYIF YANLAR
 Risk
yönetiminin olmaması.
 Personel görev tanımlarının yapılmamış
olması.
 Ortaklık risklerinin sistematik anlamda
gözetilmemiş olması.
 Sürece yönelik yazılı kural ve standartların
olmayışı.
 İç denetimin olmayışı.
SWOT ANALİZİ
ZAYIF YANLAR

Acil olanlar için etkili mevzuat incelemesi
yapılamaması.
 Teknik personel yetersizliği.
 Kurumsal hafızanın bilgi sistemlerine
aktarılmaması.
 Genelgelerin uygulanmasına yönelik etkin
bir izleme mekanizmasının olmaması.
SWOT ANALİZİ
FIRSATLAR
 Toplumdaki
değişimlerin izlenebilmesi.
 Vatandaşların ihtiyaçları
 AB’ye uyum süreci: Katılımcılığın, danışma
mekanizmalarının teşvik edilmesi.
 Diğer bakanlıklarla sağlanan işbirliği
nedeniyle proaktif bir yönetime sahip
olunması
SWOT ANALİZİ
TEHDİTLER




Başbakanlığın koordinasyon işlevini kaybetmesi.
Başbakanlığın onaylama makamı haline
gelmesi.
Ortaklık tehdidi (Genelge taslağını gönderen
kurumun genelgenin Başbakanlık tarafından
çıkarılacağını düşünerek taslağı gereği gibi
düzenlememesi)
Proaktif yaklaşımın diğer kurumlarca yanlış
anlaşılması.(Erk savaşları)
RİSK KAYDI
ÖNERİ 1
Bilgi işlem başkanlığı, kullanıcılar ve
yönetici temsilcileri ile işbirliği
içerisinde üst yönetimin desteği
alınarak
etkin bir bilgi yönetim sisteminin
oluşturulması.
ÖNERİ 2
Risk yönetim sisteminin
oluşturulması


Risklerin tespit edilerek önceliklendirilmesi
Risk sorumlusunun belirlenmesi
ÖNERİ 3
Genelge hazırlanmadan önce ilgili
bakanlığın Başbakanlığa
yayımlanmasını istediği taslağın
konusunu bildirmesi ve alınacak
cevap neticesinde
ilgili bakanlıkla Başbakanlık
personelinin genelge taslağını birlikte
oluşturması
ÖNERİ 4
Genelge rehberinin
hazırlanarak standartların yazılı hale
getirilmesi.
ÖNERİ 5
İş süreçlerinin yazılı hale getirilerek
kişilere yönelik görev tanımlarının
net olarak belirlenmesi.
DİĞER ÖNERİLER
6.
7.
Bir konuda genelge hazırlanırken aynı
konuyu düzenleyen önceki genelge
hükümlerinin de yeni genelgeye
yansıtılarak önceki genelgelerin
yürürlükten kaldırılması. (Kontrol Faaliyeti)
Yayımlanan genelgelerin diğer kurumlar
tarafından uygulanıp uygulanmadığına
ilişkin etkin bir izleme mekanizmasının
oluşturulması (Teftiş Kurulunun bu hususta
aktif çalışmasının sağlanması)
DİĞER ÖNERİLER
8.
9.
10.
11.
Önemli genelgeler için düzenleyici etki
analizi yapmak.
Hukuk Müşavirliği. Kanunlar ve Kararlar
Genel Müdürlüğü, Mevzuatı Geliştirme ve
Yayın Genel Müdürlüğünün sürece dahil
edilmesinin sağlanması.
Birim içerisinde düzenli aralıklarla
performans değerlendirilmesinin yapılacağı
toplantıların düzenlenmesi.
Personelin yetiştirilmesine yönelik
eğitimlerin düzenlenmesi.
SONUÇ
Uygulamada genelge hazırlama sürecinin
düzenli bir şekilde işlediği görülmekle
birlikte bu işleyişin teamüllere göre
işlediği ve kurumsal hafıza yerine
bireylerin hafızasına terk edildiği
görülmektedir.
SONUÇ


COSO modelinin mali bir husus içermeyen
genelge hazırlama sürecine başarıyla
uygulanabileceği görülmüştür ve dolayısıyla
bu modelin Türk kamu sektöründe de
uygulanabilir olduğu sonucuna varılmıştır.
Başbakanlığın koordinasyon makamı olması
ve en üst siyasi iradeyi temsil etmesi
nedeniyle COSO modelini benimseyerek
diğer kurumlara da iyi örnek olacağı
düşünülmektedir.
SONUÇ

Genelge hazırlama sürecinin kolektif bir
yapıda olması ve ortaklık risklerini de
bünyesinde barındırması nedeniyle modelin
sadece Başbakanlık tarafından
uygulanmasının yetmeyeceği diğer
kurumların da bu modeli uygulamasının
faydalı olacağı düşünülmektedir.

Dolayısıyla uygulama için acilen bilgi
yönetim sistemlerini net zaman aralıkları
içinde oluşturmak, risk yönetimine başlamak,
sürece ilişkin yazılı standartları belirlemek ve
her genelge taslağı için etkin işbirliğini
sağlamak gerekmektedir.
SORULAR ??
TEŞEKKÜRLER…