Transcript Zasady gromadzenia dokumetnacji działalności naukowej w

Zasady gromadzenia dokumentacji
działalności naukowej w instytutach
badawczych
Andrzej Klubiński
Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie
[email protected]
DLACZEGO ARCHIWIZACJA
DOKUMENTACJI
DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ?
Każde archiwum instytucji naukowej jest
zapisem:
historii działalności instytutu,
historii prowadzonych badań,
biografii naukowej jej pracowników.
GROMADZENIE DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI
NAUKOWEJ JAKO ZOBOWIĄZANIE INSTYUCJI
(państwowej jednostki organizacyjnej)
Każdy instytut jest państwową jednostką organizacyjną (art. 1
ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych)
 Dokumentacja wytwarzana w związku z działalnością Instytutu
należy do państwowego zasobu archiwalnego (art. 15 ust. 1 ustawy
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

CZEMU SŁUŻY ARCHIWIZACJA?
Art. 35 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach
 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki
organizacyjnej, w której zostały utworzone.
 2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały
archiwalne powstające w związku z działalnością jednostek
organizacyjnych, w których zostały utworzone.
 3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom
jednostek, w których archiwa te zostały utworzone.
Art. 16. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach
 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym
i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.
Zasady gromadzenia
PODSTAWY PRAWNE
wyższego rzędu:
 Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
 Statut Instytutu

przepisy wykonawcze Akademii:
 Decyzja nr 31/02 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 5 grudnia
2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i
komórkach archiwalnych PAN
 Zarządzenie Dyrektora Instytutu wprowadzające przepisy
kancelaryjno-archiwalne Instytutu
PODSTAWY PRAWNE (PRZEPISY WEWNĘTRZNE):
PRZEPISY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE INSTYTUTU
Instrukcja kancelaryjna Instytutu
 Jednolity rzeczowy wykaz akt Instytutu
 Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego Instytutu

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT
INSTYTUTU
Zakres rzeczowy działalności
§ II.5.1 Instytut prowadzi działalność badawczą w dziedzinie nauk
o literaturze, w szczególności (….)
 § II.5.2 W dziedzinach objętych działalnością statutową do zadań
Instytutu należy:
1) prowadzenie badań naukowych,
2) kształcenie pracowników naukowych oraz nadawanie stopni
naukowych i występowanie o nadanie tytułu naukowego,
3) edukacja i upowszechnianie wiedzy,
4) wykonywanie innych zadań zgodnych z profilem naukowym
Instytutu.

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT
INSTYTUTU
Formy działalności

1)
2)
3)
4)
5)
6)
§ 6 Zadania wymienione w § 5 Instytut realizuje (…) przez:
tworzenie i realizację programów naukowych,
publikację wyników prac badawczych,
prowadzenie studiów doktoranckich i studiów podyplomowych
oraz innej działalności edukacyjnej,
ochronę własnych oryginalnych rozwiązań naukowych w kraju i za
granicą,
prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej,
gromadzenie i opracowywanie materiałów dokumentacyjnych,
ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT
INSTYTUTU
Formy działalności (c.d.)
7)
8)
9)
10)
11)
współpracę z krajowymi i zagranicznymi instytucjami naukowymi
oraz innymi osobami prawnymi i fizycznymi,
opracowywanie ekspertyz i udzielanie opinii w zakresie
problematyki naukowej Instytutu
organizowanie zebrań naukowych (konferencji, zjazdów,
sympozjów naukowych itp.)
współdziałanie z instytucjami zajmującymi się edukacją i
upowszechnianiem wiedzy,
prowadzenie działalności wydawniczej.
ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI –
STATUT INSTYTUTU
Działalność organów w instytucji
§ 7 Organami Instytutu są: 1) Rada Naukowa 2) Dyrektor
§ 17. 1 Dyrektor może powoływać wewnętrzne zespoły problemowe
lub komisje jako organy doradcze i opiniodawcze.
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT INSTYTUTU JEST
SPOSOBEM ORGANIZACJI DOKUMENTACJI
DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ
w zakresie:
I. organizacji działalności naukowej (m.in. ewidencja prac naukowobadawczych)
II. działalności naukowej:
 praca naukowo-badawcza Instytutu,
 prace naukowo-badawcze zewnętrzne,
 opiniowanie prac,
 zjazdy i konferencje naukowe,
 III. działalność dydaktyczna, dydaktyczno-naukowa,
 IV. działalność wydawnicza,
 V. popularyzacja działalności naukowej Instytutu
W SZCZEGÓLNOŚCI:
Tytuły klas:
-Zarządzanie (0),
-Działalność naukowa (4)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie)
000 Rada Naukowa (A),
 003 Zespoły problemowe (A),
 004 Udział w obcych organach kolegialnych,

◦ 0040 Własne wystąpienia (A) (w ramach klasy:
Referaty, opracowania, notatki problemowe,
sprawozdania)
◦ 0041 Dokumentacja zewnętrzna (B5)

03 Planowanie i sprawozdawczość
031 Plany i sprawozdania roczne z działalności
instytutów
◦ 0312 Sprawozdania zbiorcze (A)
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie)





06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi (organy
władzy państwowej, ministerstwa, urzędy centralne, jednostki
organizacyjne PAN, inne instytucje naukowe) (A)
07 Współpraca z zagranicą
◦ 070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej (A)
(Opracowania własne i zewnętrzne);
◦ 071 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja (A).
◦ 072 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi
(A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe,
referaty, sprawozdania, wnioski itp.),
073 Współpraca dwustronna (A) (Protokoły posiedzeń, analizy,
opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.),
074 Zagraniczne wyjazdy służbowe
0741 Sprawozdania z wyjazdów (A) (sprawozdania pracowników),
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie)

075 Przyjazdy delegacji zagranicznych
◦ 0751 Programy pobytu delegacji zagranicznych i
sprawozdania z pobytu (A)
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność
naukowa)
40 Prace naukowo-badawcze,
 41 Zjazdy i konferencje naukowe,
 42 Studia podyplomowe,
 43 Studia doktoranckie,
 44 Nadawanie stopni naukowych,
 45 Nadawanie tytułów naukowych,
 46 Biblioteka naukowa

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4
(Działalność naukowa)

400 Prace naukowo-badawcze Instytutu
◦ 4000Metodologia prac (opracowania własne (A),
opracowania zewnętrzne (B5))
◦ 4001Opracowania tematów badawczych (A) (dla
każdego tematu badawczego zakłada się odrębną
teczkę zawierającą komplet wymaganych
dokumentów –wniosek wraz z dokumentacją,
opracowanie etapowe, opracowanie końcowe itp.)
◦ 4002Materiały pomocnicze do opracowań tematów
badawczych (A) (ankiety, ekspertyzy itp. nie
wykorzystane w opracowaniach końcowych – kat A,
pozostałe kat. B5)
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4
(Działalność naukowa)
401 Prace naukowo-badawcze zewnętrzne
 4010Opracowania wykonane na zlecenie Instytutu (A)
 4011Inne opracowania zewnętrzne (B5)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4
(Działalność naukowa)
403 Ewidencja prac naukowo-badawczych
4030 Karty dokumentacyjne
4031 Serwis bibliograficzny
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4
(Działalność naukowa)
41 Zjazdy i konferencje naukowe
410 Zjazdy, konferencje i seminaria naukowe
organizowane przez instytut (A) (programy, listy
uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty,
inne materiały naukowe, zaproszenia (1 egz.)
 411Udział w zjazdach, konferencjach,
sympozjach i seminariach naukowych
organizowanych przez inne jednostki (A)
(własne wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania, inne mat.)
 412 Obsługa organizacyjo-techniczna zjazdów,
konferencji, sympozjów i seminariów (B3)


DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4
(Działalność naukowa)
42 Studia podyplomowe
 43 Studia doktoranckie
 44 Nadawanie stopni naukowych (440
Przewody doktorskie (A), 441 Przewody
habilitacyjne (A))
 45 Nadawanie tytułów naukowych (450
Dokumentacja wniosków o przyznanie
tytułów profesorskich) (A)
 46 Biblioteka naukowa

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 5 (Działalność
wydawnicza i popularyzatorska)
5 Wydawnictwa i popularyzacja
działalności IBL
 51 Popularyzacja działalności IBL

◦ 510 Własne wystawy, pokazy, odczyty,
wykłady (A) (programy, projekty plastyczne,
scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty,
ulotki, nagrania dźwiękowe);
◦ 511 Olimpiada Literatury i Języka Polskiego
(A)
Dziękuję za uwagę.
Andrzej Klubiński
Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie
[email protected]