Transcript Sikker Digital Postutsendelse

Sikker Digital Postutsendelse
Tonje Hokholt Nordli
25.november
Agenda
• Bakgrunn: Hva skjer i det offentlige?
• Ekspederingsmodul med adapter til Sikker
Digital Post/SvarUt
• Gevinster og oppsummering
Digitaliseringsrundskrivet
”Er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende
digitalisering, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder”
•
Alle offentlige virksomheter skal
ta i bruk Sikker Digital Postkasse
(SDP) til innbyggere innen første
kvartal 2016
•
Innen 1.juli 2015 skal man i
samråd med Difi ha utarbeidet
en plan å ta SDP i bruk
•
Alle med årlig innsendingsvolum
over 3000 skal tilby elektroniske
skjemaer innen 30.juni 2015
Fremtidsbildet: Den elektroniske «sirkelen»
Nettsider eller
skjemaportal med
elektronisk skjema
Innkommende
henvendelse fra
innbygger
Mulighet til å
logge inn på
egne saker for
å komme med
mer info
Automatisk
opprettelse av
sak/innsyn
Link i den
elektroniske
utsendelsen
Elektronisk
ekspedering til SDP
Behandling av
henvendelsen
Utsendelse til
elektronisk
postkasse
Ekspedering og
digital
signering
Skjemaimport eller
integrasjon
Saksbehandling i Public
360° eller fagsystem
Digital kommunikasjon som hovedregel
•
Digital kommunikasjon med
o
Innbyggere
•
Anbud Q1 2014: Digipost og eBoks valgt
som leverandører av postkasse
o
Næringslivet
•
Difi skal i samarbeid med Skatteetaten og
Altinn komme med anbefaling (på
oppdrag fra FAD) på løsningskonsept ila
2014
o
Mellom offentlige virksomheter
•
Difi har etablert et forprosjekt for å utrede
konsepter. Skal være ferdig ila 2014
Viktige milepæler i digitaliseringen av Norge
1.Juli 2015
- Skal ha laget en plan
for implementering
Første kvartal 2016
- Skal ha
implementert SDP
Samordning SDP og SvarUt
• Samordning med KS SvarUT
• Digital post til innbyggere er en ny felles løsning som statlig og kommunal sektor kan ta
i bruk for å sende brev digitalt til innbyggere. Kommunesektorens organisasjon (KS) har
tidligere utviklet en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for digital
formidling av post, KS SvarUT. Kommunene kan velge om de ønsker å knytte seg til
digital post eller om de vil benytte KS SvarUT.
• Publisert: 11.06.2014
• KS SvarUT vil kobles til digital post til innbygger slik at innbygger, når de har valgt digital
postkasse, vil få lenke til brevet i sin digitale postkasse, i stedet for i Altinn. Denne
tilkoblingen håndteres av Difi og KS/KommIT, og kommunene som har tatt SvarUT i bruk
vil få en sømløs overgang. Dette ble formidlet i brev fra KS til alle kommunene
sommeren 2013.
KS SvarUT
• KS SvarUt er en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for å
formidle digital post fra kommunale sakarkiv og fagsystemer til både
innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. Hensikten er å formidle
dokumenter fra kommunal sektor rimelig, effektivt og sikkert. Dokumentene
lagres i et forsendelsesarkiv, og er tilgjengelig i tre måneder. Varsel om post
blir sendt via Altinn til mottaker. I dette varselet er det en lenke til dokumentet
i forsendelsesarkivet.
• KS SvarUT er også en sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost via
sentral utskriftsleverandør.
• KS SvarUT leveres som en skytjeneste fra KS KommIT. KS anbefaler bruk av
SvarUT.
Sikker digital post
• Sikker digital post til innbygger er en felles løsning statlige virksomheter,
kommuner og fylkeskommuner kan benytte for å sende brev digitalt til
innbygger. De kommuner som ønsker det kan koble seg direkte til Difis
løsning for Sikker digital post til innbyggere. Innbyggerne velger selv digital
postkasse hos e-Boks eller Digipost. Bare innbyggeren har tilgang til brevene i
postkassen og brevene kan lagres så lenge innbyggeren ønsker. Løsningen
tilbyr også utskrift og forsendelse av post til innbyggere som har reservert seg
mot kommunikasjon på nett.
• Difi forvalter løsningen og fakturer avsender for antall sendte brev. Prisen er,
som porto, avhengig av brevets størrelse. Et vanlig brev koster under kr. 1,-.
De digitale brevene sendes og lagres kryptert. Taushetsbelagt og annen
beskyttelsesverdig informasjon kan derfor sendes som digital post.
Samarbeid mellom KS og DIFI
Status SvarUt hos kommuner i Norge
Hva gjør 360° ekspedering til SDP?
• Konverterer dokumentet som skal ekspederes til PDF-A
• Legger inn en digital signatur med virksomhetssignatur om man har
modul for dette.
• Sjekker mot nasjonalt reservasjonsregister om kontakten har reservert
seg for digitale utsendelser
• Sender til preferert kanal: eBoks, Digipost eller på papir
• Logger og registrerer i Public 360°
• Bruker kan ha egen liste for kontroll på utsendelser
Prosessen
Sikker Digital
Post
Ekspedering rett fra Outlook
Ekspedering fra Webklient
Oversikt over mottakere og kanaler
Digipost
eBoks
Infrastrukturmessige og andre krav
• Installer adapter til Sikker Digital Post
• Sikker Digital Post identifiserer mottakerne vha personnummer
• Hentes fra FS
• Jobbes med integrasjon med Folkeregisteret
• Kontakt Difi for å:
• Godkjenne brukervilkår
• Informere om at dere tar løsningen i bruk
Betraktninger om gevinster
• Moderne og bedre tjenestetilbud: økte krav til digitale tjenester fra
brukerne
• Sikker digital kommunikasjon selv ved sensitiv informasjon. (Kan sende
på sikkerhetsnivå 4.)
• Effektivisere saksbehandlingen: ekspedere digitalt fra Public 360°
reduserer behov for manuell utsendelse, samt at raskere
kommunikasjon med kontakter på en digital flate åpner for raskere
tilbakemeldinger
• Kostnadsbesparelser: målt i porto og vel så viktig besparelsen ved å
redusere arbeidstid for de ansatte
Gevinster
~ 80% kostnadsreduksjon i forhold til fysiske utsendelser
100%
Bortfall av kostnader til papir,
print, konvoluttering, etc.
Betydelig reduksjon i
portokostnader
Reduserte kostnader ifm. retur
80%
60%
40%
20%
0%
Fysisk
Digitalt
Gevinster
…og i andre deler av kommunikasjonskjeden er mulighetene enda større!
Sak/arkiv
Sømløs ekspedering til
post fra sak/arkiv
Digital
utsendelse
3-8 kr
Kommune
Innbygger
~25 kr
Automatisert respons
Selvbetjening
~120 kr
Gevinster
• Difi har utarbeidet en gevinstkalkulator for å synliggjøre gevinster ved
å gå over på SDP for en offentlig virksomhet.
• Gevinstkalkulatoren sendes til alle webinar deltakerne i etterkant
Oppsummering
• Sett dere inn i Digitaliseringsrundskrivet!
• Kartlegg hvilke initiativ det er vedrørende
Digitaliseringsrundskrivet i din virksomhet.
• Sett i gang! Vi nærmer oss datoen for «due
date»
Hvordan kommer man i gang?
• Snakk med meg
Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.com