Transcript Public 360° understøtter regjeringens digitaliseringsprogram.pdf

Public 360° understøtter regjeringens
digitaliseringsprogram!
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
Public 360° understøtter regjeringens
digitaliseringsprogram!
I 2012 lanserte regjeringen det nasjonale digitaliseringsprogrammet. Programmet setter rammene for
den videre offentlige digitalisering, med fokus på anvendelse av IT for å styrke den offentlige sektor. Det
gjøres klart at det offentlige er helt avhengige av besparelser og effektivisering for å kunne opprettholde
et akseptabelt servicenivå. I denne brosjyren gjennomgår vi utvalgte deler av digitaliseringsstrategien,
og forklarer hvordan den kan understøttes med Public 360°.
Den digitale postkasse & innbyggerdialog
For innbyggerne blir digitale løsninger hovedregelen for skriftlig kommunikasjon med offentlige myndigheter.
Det blir en default, men som kan velges bort av brukeren.
Papirblanketter og skjemaer skal utfases slik at alle kan kan
ta i bruk selvbetjening via internett, og alle innbyggere skal
etterhvert få en digital postkasse hvor de mottar alle brev fra
det offentlige.
Digital kommunikasjon som et naturlig
førstevalg
Den digitale postkasse er allerede en offentlig felleskomponent i Danmark. Gjennom tett samarbeid med danske
kunder har Software Innovation videreutviklet Public 360° slik
at produktet er klart for å støtte tilsvarende tiltak i det norske
markedet etterhvert som de settes i gang.
Hjørnesteinen i den offentlige digitaliseringsstrategien er at
digital kommunikasjon skal være det naturlige førstevalg i
dialogen med det offentlige. Der det er mulig å føre dialog,
skal digital kommunikasjon være den foretrukne kanal.
Public 360° støtter allerede de kommersielt tilgjengelige tjenestene Digipost og eBoks. Videre støtter vi bruk av meldingsboksen i Altinn som kanal for digital post til innbyggere.
Digital kommunikasjon med innbyggere og myndigheter er
en av de lavest hengende fruktene for gevinstpotensialet i
den offentlige saksbehandling. Både i utsendelse og mottak
av henvendelser er det enorme gevinster å hente ved å tilby
innbyggere og myndigheter muligheten til å kommunisere
digitalt. I følge analyser er det 20-30 ganger billigere å behandle en henvendelse digitalt enn ved manuell håndtering og
registrering. I tillegg medfører manuelle rutiner at medarbeidere bruker unødig tid på oppgaver som ikke skaper verdi.
Det brukes i dag svimlende beløp på porto og forsendelse av
papirbaserte brev til innbyggere og myndigheter. Overgangen til digitale kanaler reduserer disse kostnadene kraftig,
samtidig som serviceopplevelsen forbedres.
Digipost kan på mange måter betraktes som forløperen til
den digitale postkasse, og håndterer en del av de samme
problemstillingene knyttet til sikkerhet og pålitelighet som
den digitale postkasse skal ta hånd om. Public 360° tilbyr
full integrasjon med Digipost. Digipost er tilgjengelig som en
”kanal” i Public 360° Ekspedering, og er i dag implementert
hos blant annet Sarpsborg kommune.
Altinn - FAD evaluerer om meldingsboksen i Altinn skal være
den digital postkasse i Norge. Flere kommuner kjører nå
et pilotprosjekt for bruk av Altinn som kanal for digital post
til innbyggerne. I regi av KS er det utviklet en kommunal
felleskomponent, SvarUt, for integrasjon med Altinn, som
samtidig videresender til print om innbyggeren ikke leser den
digitale meldingen innenfor den definerte fristen.
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
Public 360° er en komplett løsning for mottak av
henvendelser fra innbyggere og virksomheter, og
har velprøvde og velfungerende mekanismer for å
behandle og registrere disse effektivt og sikkert.
Hos Bergen kommune er Software Innovations løsning
DocuLive integrert med SvarUt og Altinn. Public 360° støtter
også SvarUt og Altinn, og kunder kan starte bruk av denne
kanalen for digital post så snart KS og Altinn gir sitt klarsignal.
I tillegg sørger Public 360° for effektiv utsendelse via de
til enhver tid mest kostnadseffektive kanaler. Helt ned på
enkeltpersonsnivå kan det settes opp regler for mulige
og foretrukne kommunikasjonskanaler. Det er derfor ikke
nødvendig at innbyggerne mottar post fra den digitale postkasse for at myndigheten skal kunne følge føringer for digitalt
førstevalg i kommunikasjonen.
Derfor kan man allerede innen den digitale postkasse gjøres
obligatorisk, starte med å høste de lavthengende frukter når
det gjelder understøttelsen av digitalt naturlig førstevalg.
Les mer om Bergen kommune og deres integrasjon
mot SvarUt og Altinn på vår webside.
Logikken kan enkelt sammenfattes slik:
1. Hvis myndigheten anvender SvarUt benyttes denne
kanal
2. Hvis innbyggerne er tilmeldt Digipost, sendes brevet til
deres digipost adresse
3. Hvis innbyggerne har oppgitt en e-post adresse,
oversendes meldingen med sikker e-post
4. Eller brevet sendes med ordinær post
Samtidigt sørger systemet for å konvertere dokumentet til
PDF og påstemple digital signatur slik at autentisitet kan
bekreftes. Løsningen sørger for at saksbehandler alltid vil
kunne velge den mest effektive kommunikasjonform.
Les mer om 360° Ekspedering og 360° PDF Signering
på vår webside.
Se filmen om det danske Folketings Ombudsmann og
hvordan forvaltningslovens prinsipper om autentisitet
og ensartet dialog understøttes gjennom Public 360°.
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
Kommunikasjon mellom myndigheter
Selvbetjening for innbyggere på web
Det er et stort fokus på digital korrespondanse mellom innbyggere og myndigheter, og det er betydelige gevinster
knyttet til dette. Samtidig er det store muligheter knyttet til
korrespondanse myndigheter imellom. Daglig oversendes
dokumenter eller hele sakskomplekser både internt i en
myndighet med forskjellige systemer, men også myndigheter
i mellom. Altfor ofte sendes denne informasjonen enten som
et fysisk brev med et saksomslag eller som en e-post. Deretter må den myndigheten som er mottaker manuelt opprette
informasjon i eget system.
Et økende antall henvendelser kommer digitalt, og andelen
forventes å vokse dramatisk i løpet av de neste år - i takt
med at det nasjonale digitaliseringsprogrammet blir realisert.
Software Innovation har deltatt i BEST-projektet (Bedre Elektronisk Samhandling og Tjenester), som hadde som formål
å forenkle utveksling av dokumenter og informasjon mellom myndigheter. Modellen Elektronisk DokumentUtveksling
(EDU) er definert på bakgrunn av dette.
EDU-løsningen gir full støtte for avsending og mottak av
dokumenter mellom offentlige myndigheter. Løsningen gir full
sikkerhet og kryptering, og kan derfor også brukes til oversendelse av personsensitive opplysninger.
Både Public 360° og DocuLive støtter avsending av dokumenter via EDU. I tillegg har løsningene innebygget funksjonalitet for automatisk opprettelse av saker og dokumenter
på bakgrunn av meldinger som er mottatt via EDU. Når en
melding kommer inn tolkes den, og på bakgrunn av internt
oppsatte regler og medfølgende metadata, blir det avgjort
om det skal opprettes en ny sak, eller om dokumentet er del
av pågående saksbehandling. Oversendelse skjer ved hjelp
av de internasjonale standardene ebXML og ebMS, og understøtter samtidig NOARK 4 og 5.
Med anvendelse af EDU er det to åpenbare fordeler: Sikker
og strukturert oversendelse mellom myndigheter, og mindre
manuelt arbeid knyttet til registrering.
Med Public 360° er det mulig å sende og motta dokumenter
med full understøttelse av NOARK 5-standarden for oversendelse. Software Innovation var den første leverandøren som
fikk sin løsning NOARK- 5 sertifisert, og har et stort fokus
på å levere løsninger som tilfredsstiller krav fra den offentlige
forvaltning.
I digitaliseringsprogrammet fastslås det at all innbyggerdialog
skal skje på internett, og de første initiativer igangsettes
allerede i år. Her står Altinn sentralt, der enhver henvendelse fra innbyggerne vil utløse en digital forespørsel til
myndigheten. Dermed opprettes et grunnlag for å redusere
den manuelle saksbehandlingstiden og høste effektiviseringsgevinster.
Det krever imidlertid at myndigheden er klar for å motta og
behandle henvendelser digitalt. At en innbygger fyller ut et
skjema elektronisk og sender den til myndigheten, vil ikke i
seg selv gjøre registreringen smidig eller digital. I verste fall
ender det opp i en full innboks, og ingenting er vunnet. Derfor er det et stort behov for et system som kan håndtere
henvendelser på en smidig måte og sikre at de blir registrert og behandlet korrekt.
Som et eksempel på hvor effektiv denne prosessen håndteres i Public 360°, kan innsynsbegjæringen trekkes frem.
Løsningen leveres med mulighet for automatisk import
av forespørsler dersom innsynsbegjæringen er sendt via
Offentlig Elektronisk Postjournal (www.oep.no), og understøtter dermed både den digitale selvbetjening, digital
kommunkasjon og effektiv saksbehandling.
Med Public 360° får virksomheten en komplett løsning for
mottak av henvendelser, som har velfungerende og velprøvde
mekanismer for effektiv behandling og registrering. Løsningen understøtter de mest anvendte formatene for utveksling
av data til og mellom offentlige myndigheder, slik som Altinn,
Digipost og OEP eksport, og støtter også NOARK-krav.
Opprettelse
av sak
Automatisk
arkivering
Skjema/
Formular
DKAL/
e-post
360
Fordeling til
saksbehandler
Public 360° kobler innkommende korrespondanse med en
handling i systemet. Dette sikrer at informasjon blir korrekt
registrert og oversendt til den riktige saksbehandler i korrekt
tilstand. Dermed unngår man at det skapes interne flaskehalser i organisasjonen.
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
Enkel tilgang til offentlig informasjon
Som en forutsetning for effektive selvbetjeningsløsninger,
må informasjon gjøres tilgjengelig for innbyggere og andre
interessenter. Det kan for eksempel være postlister i den
kommunale forvaltning, innbyggerens egen sak, avgjørelser
i statsforvaltningen osv.
Public 360° kommer med rik funksjonalitet som gir komplette
løsninger for publisering av informasjon, samt tilhørende, veldokumenterte integrasjonskomponenter.
Prokom Sem & Stenersen leverer portal- og skjemasystemer til norske kommuner. Public 360° er fullt integrert i
denne innbyggerportalen, som bl.a. omfatter følgende funksjonalitet:
• Automatisk import av elektroniske skjema (via 360°
Importsenter)
• Presentasjon av «Mine saker» i portalen, med drilldown
til dokumenter, filer og status for progressplan
• Presentasjon av offentlig informasjon fra Møte &
Utvalg (utvalg, medlemmer, møter, dagsorden, saker,
dokumenter)
• Presentasjon av offentlig journal
Min Sak er et sett av webservices for integrasjon mellom
Public 360° og portaler. Formålet er å gi innbyggere og
kunder adgang til egen sak og informasjon på en sikker og
oversiktlig måte, og med funksjoner for drilldown og filtreringer. Anvendelsen av disse services skjer med full understøttelse av den interne rettighetsmodellen.
360° Offentlig Journal er en totalløsning for publisering av
offentlig informasjon på internett. Modulen understøtter den
samlede prosessen med publisering av postlister og dokumenter, og har organisasjoner og myndigheter som er underlagt offentlighetsloven som sin målgruppe. Løsningen er en
nettskybasert implementering, og det er derfor ikke behov for
at myndigheten setter opp dyr, lokal infrastruktur.
Politisk agenda tilhører samme familie som Offentlig journal. Modulen muliggjør publisering av møter avholdt i offentlige myndigheter, og som er påkrevd offentligjort. Løsningen
støtter selve publiseringen fra Public 360° har funksjonalitet
for søk og overblikk med tilgang til informasjon via internett.
Løsningen håndterer personsensitive data og saker untatt
offentligheten, og gjør det enkelt å følge de forvaltningsmessige prinsippene om fullt innsyn.
Les mer om 360° Offentlig Journal og
360° Politisk Agenda på vår webside.
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
Digital saksbehandling i offentlig forvaltning
Presset på offentlig forvaltning har de siste årene vært
økende. Innbyggere forventer et høyere servicenivå, og det
er stadig færre ressurser tilgjengelig for håndteringen av alle
hendvendelser. Det er derfor avgjørende at myndighetene
har effektive og smidige systemer som understøtter saksbehandlingsprosessene.
I takt med at det offentlige legger til rette for flere selvbetjenings-løsninger, har forvaltningen også blitt mer åpen. Resultatet er økt oppmerksomhet rundt, og kjennskap til, de rettigheter og muligheter innbyggerne har. Dette er positivt, men
legger samtidig press på intern saksbehandling og fokuset
på å unngå flaskehalser. Målet er at innbyggerne skal oppleve digitaliseringsprosjekter som en reell forbedring, både
med tanke på responstid og kvalitet i saksbehandlingen.
360° Innsynsbegjæring er en modul som gir deg mulighet
til å effektivt håndtere forespørsler om innsyn og rapportere
om saksbehandlingstiden i organisasjonen. 360° Innsynsbegjæring er en modul som bistår virksomheten under hele behandlingsprosessen av innsynsforespørsler. Den håndterer
mottak av forespørsler gjennom en rekke forskjellige kanaler, og sikrer en konsistent måte å håndtere registrering og
frister for behandlingen. Den kan også automatisk opprette
forespørsler i systemet gjennom integrasjon mot virksomhetens fellespostkasse. Modulen støtter både den generelle
prosedyren og den påfølgende utsendelsen til søkeren.
Tilrettelagte forløpsmaler I offentlige myndigheter er det
spesifikke virksomhetsprosesser knyttet til ulike områder.
Disse prosessene er viktige for den daglig driften, og må
kontinuerlig tilpasses endringer i lovgivning og offentlig fokus.
Som myndighet er det derfor viktig å ha kontroll på at disse
prosessene avspeiles i dokumenthåndteringssystemet og at
de kan vedlikeholdes uten spesialtilpasninger.
Public 360° inneholder omfattende funksjonalitet for prosesstøtte. Prosessene opprettes og vedlikeholdes av kunden,
og det er avanserte muligheter for integrasjon og logikk i
forløpsmalene.
Les mer om 360° Innsynsbegjæring og tilrettelagte forløpsmaler på vår webside.
Public 360°er rik på funksjonalitet og er basert på mer enn 25
års erfaring med saksbehandling i offentlig sektor. Løsningen
lar medarbeiderne jobbe mer effektivt gjennom bedre lagring,
deling og kontroll over informasjon, og sørger for en mer
effektiv tidsbruk.
360° Foreleggelse er en modul som støtter formelle foreleggelses- og godkjenningsprosesser. Med denne modulen
får du oversikt over alle foreleggelser i din organisasjon, og
den gir også mulighet for å benytte automatisk utsendelse
av dokumenter (ekspedering) som et integrert element i godkjenningsprosesser. Foreleggelsesprosessen har strenge
regler for dokumentasjon, der man på en klar og entydig
måte vil kunne se hvem som mottok et dokument eller en
innstilling, eksakt hvordan det så ut på det tidspunktet, samt
hvilke beslutninger som er tatt.
Les mer om 360° Foreleggelse på vår
webside.
Les mer om hvordan det danske Folketingets
Ombudsmann har tatt i bruk 360° Foreleggelse
på vår webside.
På websiden kan du lese mer om Lånekassen som
med hjelp av Public 360° blant annet har automatisert
deler av sin saksbehandling.
Erfaring fra Danmark
I 2011 lanserte Danmark en digitaliseringsstrategi med fokus
på offentlig digitalisering i perioden 2011-2015. Denne strategien er veldig interessant for Norge, da den er nært beslektet med programmet som regjeringen akkurat har
lansert. Ved å se til Danmark, som har kommet
lenger i realiseringen av strategien og utviklingen av infrastuktur, kan vi lære om danskenes
suksessfaktorer for effektiv implementering.
Software Innovation har Danmark som
et av sine hovedsatningsområder og følger
utviklingen nøye. Public 360° har derfor allerede
de nødvendige komponenter for digitalisering
tilgjengelig. Offentlige virksomheter kan dermed
dra fordeler av at Software Innovation allerede
har omfattende erfaring med utvikling
og integrasjoner mellom Public 360°
og nasjonale komponenter for
infrastruktur.
Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!
De siste årene har Danmark sittet i det internasjonale førersetet når det gjelder digitalisering av offentlig forvaltning,
og deres erfaringer er derfor sentrale i det pågående arbeidet
med innovasjon og effektivisering av den norske offentlige
sektor.
Den danske digitaliseringsstrategien har tre fokusområder:
• Eliminere bruk av papirskjemaer og brevpost
• Ny digial velferd
• Tettere digitalt samarbeid i det offentlige
For å bidra til å realisere målene som er satt, er det etablert
en nasjonal infrastruktur som legger det tekniske fundamentet for digitaliseringen.
En felles digital postkasse for offentlig og privat
En sentral del av infrastrukturen er Digital Postkasse. Konseptet er stort sett identisk i Norge og Danmark, men i
Danmark er det derimot allerede i drift, og det er besluttet
at postkassen er obligatorisk for alle i 2015. Selv om dette
ennå ikke er et krav, er det stadig flere myndigheter og privatpersoner som registrerer seg og tar i bruk ordningen. Prinsippet er at man som myndighet skal kunne sende alle former
for korrespondanse til innbyggere elektronisk, direkte til den
digitale postkassen.
Flere kunder i Danmark, for eksempel Folketingets Ombudsmann og Konkurranse- og forbrukertilsynet, har alleredet tatt
i bruk integrasjonen mellom Public 360° og den digital postkasse med suksess.
Bruk av eID og signaturer
For å ivareta sikkerhet og verne personsensitive data er det
utviklet en nasjonal elektronisk identifikasjon (eID) til bruk for
både offentlige myndigheter og innbyggere. Public 360° har
allerede tatt i bruk denne komponenten, blant annet til digital
signering av brev. Brevene kan videresendes enten til den
digitale postkasse eller via sikker e-post.
Software Innovations mangeårige relasjon med noen av de
fremste virksomhetene innen offentlig forvaltning, har resultert i en løsning som gir unik støtte for forvaltningsmessige
prosesser og effektiv bruk av eksisterende infrastuktur. Ved å
være den eneste leverandøren av en dokument- og saksbehandlingsløsning som er sterkt representert i hele Skandinavia, er det mulig å ta det beste fra hvert spydspissprosjekt og
gjøre dette til standarder i produktet til gagn for alle.
Public 360° - neste generasjons dokumentog saksbehandlingsløsning
Public 360° er en fremtidsrettet løsning for saksbehandling,
dokumenthåndtering og arkiv for offentlig forvaltning, bygget
på Microsoft SharePoint og Office. Public 360° legger til rette
for en effektiv og moderne digital og åpen forvaltning, samhandling og innbyggerdialog.
Public 360° er utviklet for å møte offentlige virksomheters
behov for effektiv og sikker håndtering av dokumenter, saker
og informasjon. Public 360° skaper god elektronisk samhandling og kunnskapsdeling, internt og eksternt, og skaber
bedre serviceytelse gjennom effektivisering og automatisering av prosesser for saksbehandling, informasjonshåndtering
og informasjonsdeling. Løsningen spiller en sentral rolle i å
skape en mer åpen forvaltning og en levende demokratisk
prosess.
Public 360° er en ”out-of-the-box” standardløsning tilpasset
offentlig forvaltning som gjennom mer enn 25 år har blitt utviklet og optimalisert i tett samarbeid med våre kunder.
Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible
og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige
virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | [email protected]