Transcript Chuong 5 GV
Chương 5 CƠ SỞ CỦA HÀNH VI NHÓM Mục tiêu học tập : 1. Phân biệt giữa nhóm chính thức và nhóm không chính thức. 2. Trình bày các giai đoạn hình thành nhóm 3. Phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm 4. Liệt kê những điểm mạnh và điểm yếu ra quyết định theo nhóm. 5. Các kỹ thuật ra quyết định nhóm NỘI DUNG 1 Khái niệm và phân loại nhóm 2 Nguyên nhân gia nhập nhóm 3 Các giai đoạn phát triển nhóm 4 Các đặc trưng của nhóm 5 Lợi ích của nhóm trong hoạt động của tổ chức 6 Xây dựng và duy trì Nhóm làm việc hiệu quả 7 Ra quyết định nhóm 8 Câu hỏi ôn tập & thảo luận 5.1 Khái niệm và phân loại nhóm Nhóm là gì? Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng hướng đến những mục tiêu cụ thể. Hành vi của cá nhân trong nhóm có khác với khi họ đứng riêng lẻ hay không? Tại sao? Các thành viên trong nhóm : Có nhận thức về nhau, Tương tác với nhau, và Có cảm giác chung về nhau như một tập thể 5.1 Khái niệm và phân loại nhóm Nhóm chính thức (formal groups) : Được hình thành theo cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị 1. Nhóm chỉ huy 2. Nhóm nhiệm vụ Nhóm không chính thức (informal groups) : Được hình thành một cách tự nhiên từ môi trường công việc trên cơ sở những quan hệ thể hiện sự thụ cảm giữa các cá nhân 1. Nhóm lợi ích 2. Nhóm bạn bè 5.1 Khái niệm và phân loại nhóm Một cách phân loại khác Phi chính thức Chính thức Lâu dài Nhóm sản xuất Nhóm quản lý Nhóm bạn hữu Tạm thời Nhóm đặc nhiệm Cộng đồng hành nghề 5.1 Khái niệm và phân loại nhóm Nhóm chỉ huy : Nhóm bao gồm các cá nhân báo cáo trực tiếp cho cấp quản trị. Nhóm nhiệm vụ : Các cá nhân làm việc chung để hoàn thành những công việc chung. Nhóm lợi ích : Các cá nhân làm việc với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể mà họ cùng quan tâm Nhóm bạn bè : Các cá nhân làm việc chung vì họ có cùng những đặc tính cá nhân. 5.2 Nguyên nhân gia nhập nhóm 1. An toàn 2. Địa vị 3. Nhu cầu được tôn trọng 4. Liên minh 5. Quyền lực 6. Đạt được mục tiêu Có thể tồn tại cùng lúc nhiều nguyên nhân không ? 5.2 Nguyên nhân gia nhập nhóm So với các cá nhân làm việc đơn lẻ, các nhóm có xu hướng: Giải quyết vấn đề và xác định các cơ hội nhanh hơn Chia sẻ thông tin và điều phối các nhiệm vụ tốt hơn Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt do có nhiều kiến thức và chuyên môn hơn Khuyến khích các nhân viên làm việc để hướng tới các mục tiêu chung của nhóm 5.3 Các giai đoạn phát triển nhóm Thực hiện Hình thành Chuẩn mực Bão tố Hình Thành Các nhóm đang tồn tại có thể quay lại giai đoạn phát triển trước đó Tan rã 5.3 Các giai đoạn phát triển nhóm Giai đoạn hình thành : Giai đoạn đầu của quá trình phát triển nhóm, có rất nhiều rủi ro. Giai đoạn bão tố : Giai đoạn hai, thường xảy ra xung đột trong nội bộ nhóm. Giai đoạn hình thành các chuẩn mực : Giai đoạn ba, mối quan hệ thân thiết và bền chặt hơn. Giai đoạn thực hiện : Giai đoạn thứ 4, nhóm lúc này hoạt động theo chức năng đầy đủ Giai đoạn chuyển tiếp : Giai đoạn cuối đối với những nhóm tạm thời, có đặc điểm kết thúc các hoạt động hơn là thực hiện nhiệm vụ 5.3 Các giai đoạn phát triển nhóm 5.3 Các giai đoạn phát triển nhóm Sự hình thành nhóm dẫn tới hành vi của nhóm xuất hiện, mô hình hành vi nhóm thường thấy : Môi trường tổ chức và môi trường nhóm • Chiến lược tổng quát của tổ chức • Cấu trúc quyền lực • Các qui định chính thức • Những ràng buộc về nguồn lực • Quá trình tuyển lựa • Hệ thống quản lý việc thực hiện • Văn hóa tổ chức • Môi trường vật chất Nguồn lực Của Nhóm Nhiệm vụ Của Nhóm Cấu trúc Nhóm Các Quá trình Nhóm Hiệu quả Nhóm Đạt tới các mục tiêu tổ chức Thỏa mãn nhu cầu của các thành viên Việc học tập và phát triển của các thành viên Sự thỏa mãn của các nhân vật có liên quan 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.4.1 Vai trò Một tập hợp những dạng hành vi được mong đợi đối với những người ở những vị trí nhất định trong nhóm. Nhận thức về Vai trò : Quan điểm của một cá nhân về cách thức họ nên thể hiện trong tình huống cụ thể. Đồng nhất về Vai trò : Những thái độ và hành vi nhất quán với một vai trò. Mong đợi Vai trò : Những người khác tin tưởng về cách thức mà một người nên hành động trong một tình huống cụ thể. Xung đột Vai trò : Tình huống trong đó một cá nhân đối mặt với nhiều mong đợi vai trò rất khác nhau. 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.4.2 Các chuẩn mực Những tiêu chuẩn về hành vi được các thành viên trong nhóm chấp nhận. Chuẩn mực phát triển qua • Các tuyên bố rõ ràng • Các sự kiện chính trong lịch sử của nhóm • Các kinh nghiệm ban đầu của nhóm • Niềm tin/giá trị mà các thành viên mang lại cho nhóm Các loại chuẩn mực Chuẩn mực thực hiện Chuẩn mực về hình thức Chuẩn mực về sắp xếp, bố trí xã hội Chuẩn mực về bố trí, phân bổ nguồn lực 5.4 Các đặc trưng của nhóm Sự tuân thủ Các nhóm tham chiếu Việc điều chỉnh hành vi của cá nhân cho phù hợp với những chuẩn mực của nhóm. Các nhóm quan trọng mà các cá nhân là thành viên hoặc hi vọng được trở thành thành viên của nhóm đó và những chuẩn mực của nó được các cá nhân tuân thủ. Hành vi lệch lạc tại nơi làm việc Hành động chống lại tập thể của các thành viên trong tổ chức, họ dùng hình thức bạo lực có chủ đích để đe doạ các chuẩn mực và dẫn đến hậu quả tiêu cực cho tổ chức, cho những người khác 5.4 Các đặc trưng của nhóm Loại hình Ví dụ Sản xuất Đi trễ về sớm Làm việc lười biếng có chủ định Lãng phí nguồn tài nguyên Tài sản Phá hoại máy móc Ăn cắp tài sản (vật liệu, máy móc ...) Chính sách Biểu hiện thiên vị Tán gẫu và phao tin đồn Xâm phạm cá nhân Quấy rối tình dục Lăng nhục đồng nghiệp Ăn cắp của đồng nghiệp Thay đổi chuẩn mực nhóm như thế nào ? 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.4.3 Địa vị Một vị trí hoặc một cấp bậc - được xác định về mặt xã hội - được trao cho các nhóm hoặc các thành viên nhóm bởi những người khác. Chuẩn mực Nhóm Công bằng địa vị Văn hóa Địa vị của Các thành viên nhóm 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.4.4 Qui mô Lười nhác xã hội (social loafing) : Là xu hướng cá nhân Nhöõng keát luaän khaùc: Soá thaønh vieân trong nhoùm laø soá leû laøm vieäc toát hôn soá chaün Nhoùm coù töø 7 ñeán 9 ngöôøi thöïc hieän coâng vieäc nhìn chung laø toát hôn so vôùi nhoùm nhoû hôn hoaëc lôùn hôn. Keát quaû coâng vieäc ít cố gắng hơn khi làm việc tập thể so với khi làm việc cá nhân. Quy moâ nhoùm 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.4.5 Thành phần cấu tạo Nhân khẩu học : Mức độ theo đó các thành viên nhóm giống nhau về các đặc tính nhân khẩu học như tuổi tác, giới tính, trình độ học vấn, hoặc thời gian công tác, và ảnh hưởng của các đặc tính này lên sự thuyên chuyển. Các phân nhóm nhỏ : Các cá nhân trong một bộ phận của nhóm, có chung những đặc tinh nào đó. 5.4 Các đặc trưng của nhóm Nhóm đồng nhất Nhóm không đồng nhất Ít xung đột Nhiều xung đột hơn Phát triển nhóm nhanh hơn Phát triển nhóm lâu hơn Thực hiên các nhiệm vụ mang tính hợp tác tốt hơn Thực hiện các nhiệm vụ mang tính phức tạp tốt hơn Phối hợp tốt hơn Sáng tạo hơn Các thành viên trong nhóm có sự thỏa mãn cao Các thành viên trong nhóm có sự thỏa mãn thấp hơn 5.4 Các đặc trưng của nhóm 5.5.6 Tính liên kết Thể hiện mức độ gắn kết (bền vững) của các thành viên trong nhóm hay mức độ động viên để các thành viên ở lại làm việc chung một nhóm Làm tăng tính vững chắc của nhóm 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Làm cho nhóm nhỏ hơn Khuyến khích sự nhất trí với các mục tiêu của nhóm Làm tăng thời gian cùng với nhau Làm tăng địa vị của nhóm và sự tham gia trở nên khó khăn hơn Khuyến khích sự cạnh tranh với các nhóm khác Trao phần thưởng cho nhóm, không phải cá nhân Làm cho nhóm xa về mặt khoảng cách vật lý với các nhóm khác 5.4 Các đặc trưng của nhóm Sự tương đồng giữa các thành viên Thách thức từ bên ngoài Thành công của nhóm Qui mô nhóm Tính vững chắc Của nhóm Hàng rào gia nhập Tương tác giữa các thành viên 5.4 Các đặc trưng của nhóm Mối liên quan giữa tính liên kết của nhóm, chuẩn mực thực hiện công việc và năng suất Tính lieân keát Chuaån möïc thöïc hieän coâng vieäc Cao Cao Thaáp Thaáp Naêng suaát cao Naêng suaát trung bình Naêng suaát thaáp Naêng suaát TBình ñeán thaáp 5.5 Lợi ích của nhóm trong hoạt động của tổ chức Henry Ford đã nói : “Đến với nhau là sự bắt đầu, gắn bó với nhau là sự tiến bộ, làm việc với nhau là sự thành công” Vậy lợi ích của nhóm đối với một tổ chức là gì? 5.6 Xây dựng và duy trì Nhóm làm việc hiệu quả Đặc tính của nhóm có hiệu quả 1. Mục tiêu và giá trị của nhóm và cá nhân phù hợp 2. Người lãnh đạo nhóm tạo được uy tín 3. Các thành viên trong nhóm được động viên tốt để cả nhóm đạt được mục tiêu 4. Bầu không khí thân thiện, sáng tạo, hợp tác. 5. Sẵn sàng chấp nhận rủi ro và chia sẻ thông tin. 6. Tin tưởng lẫn nhau. 7. Các thành viên bị cuốn hút và trung thành với nhóm, nhóm trở nên vững chắc và gắn kết. 5.6 Xây dựng và duy trì Nhóm làm việc hiệu quả Môi trường của tổ chức và môi trường nhóm Cấu trúc nhóm Quy mô nhóm Thành phần nhóm Phát triển nhóm Các chuẩn mực của nhóm Vai trò của nhóm Tính liên kết nhóm Qui trình nhóm Đặc điểm nhiệm vụ Hiệu quả của nhóm Đạt được mục tiêu của tổ chức Thoả mãn nhu cầu cá nhân Duy trì sự sống còn của nhóm 5.6 Xây dựng và duy trì Nhóm làm việc hiệu quả Tạo nhóm hiệu quả 1. Lựa chọn : chọn và sàng lọc cá nhân tham gia phù hợp, có tinh thần làm việc nhóm. 2. Đào tạo : tạo nên những người biết làm việc và sẵng sàng làm việc nhóm 3. Khen thưởng : tạo động lực để cá nhân gắn bó và trở thành thành viên tốt Vấn đề : có phải làm viêc nhóm luôn luôn là tốt hay không ? 5.7 Ra quyết định nhóm Khi ra quyết định nhóm : 1. Nhóm lớn có nhiều thông tin hơn khi giải quyết các nhiệm vụ phức tạp. 2. Nhóm nhỏ phù hợp để hợp tác và thực hiện những nhiệm vụ phức tạp. 3. Các nhiệm vụ đơn giản, theo thông lệ và được chuẩn hóa, thì hiệu quả làm việc của nhóm vẫn cao cho dù nhóm gặp phải những vấn đề về xung đột, lãnh đạo yếu kém, truyền thông không tốt. 5.7 Ra quyết định nhóm Ưu điểm 1. Có nhiều thông tin đầy đủ và chính xác hơn 2. Nhiều quan điểm và tiếp cận khác biệt 3. Chất lượng quyết định cao hơn 4. Sự chấp nhận về các giải pháp được tăng lên Vấn đề Nhược điểm 1. Tốn nhiều thời gian 2. Sức ép cho việc tuân thủ tăng lên 3. Sự thống trị bởi một vài thành viên 4. Những nghĩa vụ phức tạp và không rõ ràng 1. Tư duy nhóm 2. Đùn đẩy trách nhiệm 5.7 Ra quyết định nhóm 1 •Nhóm tương tác : các thành viên tương tác mặt đối mặt với nhau. 2 •Nhóm danh nghĩa : thành viên lần lượt đưa ra những ý tưởng theo một quy trình nhưng độc lập với nhau. 3 •Động não : khuyến khích tất cả những ý tưởng và không phê phán đối với những ý tưởng đó. 4 •Họp qua mạng : cho phép đưa ra các bình luận và hợp nhất các ý kiến mà không nhận dạng cá nhân. 5.7 Ra quyết định nhóm Tieâu chuaån hieäu quaû Daïng nhoùm Töông taùc Ñoäng naõo Danh nghóa Ñieän töû Soá löôïng yù töôûng Thaáp TB Cao Cao Chaát löôïng yù töôûng Thaáp TB Cao Cao Aùp löïc xaõ hoäi Cao Thaáp TB Thaáp Chi phí tieàn baïc Thaáp Thaáp Thaáp Cao TB TB TB Cao Thaáp Cao Cao Cao Cao Thaáp TB Thaáp Caûm giaùc hoaøn thaønh Töø cao ñến thaáp Cao Cao Cao Cam keát vôùi giaûi phaùp Cao Khoâng aùp duïng TB TB Phaùt trieån lieân keát nhoùm Cao Cao TB Thaáp Toác ñoä Höôùng ñeán nhieäm vuï Tieàm naêng xung ñoät giöõa caùc caù nhaân Câu hỏi ôn tập 1. Phân biệt các loại nhóm, vai trò của chúng đối với tổ chức? 2. Phân tích các nguyên nhân gia nhập nhóm, chỉ ra nguyên nhân quan trọng nhất đối với bạn. 3. Trình bày các giai đoạn phát triển của nhóm. 4. Lười nhác xã hội (social loafing) là gì? Tại sao nó xuất hiện trong nhóm? 5. Tính vững chắc của nhóm là gì? Điều gì ảnh hưởng đến tính vững chắc của nhóm? 6. Các đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả và cách thức tạo nhóm hiệu quả 7. Trình bày những phương pháp cơ bản để ra các quyết định nhóm. ĐỀ TÀI THẢO LUẬN Mở rộng khái niệm và phạm vi nghiên cứu “Sự liên kết cao giữa các thành viên trong nhóm thường dẫn đến hiệu quả làm việc của nhóm đó ngày càng cao” 1. Bạn có đồng ý hay không? 2. Giải thích lý do của bạn TÌNH HUỐNG Nhóm bán hàng do Thúy Vân phụ trách được đánh giá là một nhóm hiệu quả nhất trong năm vừa qua. Ngoại trừ Vân, 6 thành viên còn lại đều là sinh viên mới ra trường nhưng chỉ sau một năm làm việc họ đã trở thành nhân viên bán hàng xuất sắc. Vân rất tự hào về nhóm và chị chia sẻ: “Khi nhận một nhóm toàn người mới tuyển dụng, thiếu kinh nghiệm tôi rất ngại. Họ đã rất lo lắng khi tôi thông báo về chỉ tiêu của nhóm và mục tiêu đặt ra cho từng thành viên. Tôi đã làm cho họ yên tâm hơn bằng cách lên kế hoạch từng bước để đạt được mục tiêu và luôn theo sát họ vừa để huấn luyện kỹ năng, vừa để khích lệ họ. Nhờ vậy tôi cũng nắm được họ mong muốn điều gì ở mình và cố gắng đáp ứng. cuối mỗi quý tôi họp riêng với từng nhân viên để xem xét hiệu quả làm việc trong quý và rút kinh nghiệm cho quý sau” 1. Vì sao thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên có thể giúp Vân thành công với một nhóm nhân viên mới hoàn toàn không có kinh nghiệm ? Hãy nêu ba lý do 2. Cách quản lý của Vân đã đem lại cho nhân viên của cô những lợi ích gì? Hãy nêu ba lợi ích Cảm ơn sự theo dõi của bạn !