Transcript Standart Dosya Planı - Devrek

STANDART DOSYA PLANI
UYGULAMALARI
70.01
805.01.02
BELGE
YÖNETİMİ
VE ARŞİV
İŞLEMLERİ
KODLAMA
1-300
2009
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
1
DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE
STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA
PLANI

2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
kamu kurum ve kuruluşlarında
uygulamaya konulan
 “Standart Dosya Planı”
 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya
başlanmıştır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
2





GENEL KONULAR
Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm
belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik
dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel
Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).
Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda
teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını
sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları
envanteridir.
Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin
sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların
görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç
duyulmuştur.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
3

Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta
olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele
alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle
yardımcı hizmet, danışma ve denetim
birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından;
100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise,
ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri
doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart
Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri
(Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü tarafından müşterek
hazırlanmıştır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
4



Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak
adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili
açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı
hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler
(Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her
kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış
İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili
açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet
raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı
kullanılmıştır.
Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına
rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış
konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için
000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
5



Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı
"ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması
amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın
yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim
konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik
sağlanması hedeflenmiştir.
Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla
ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular
birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya
getirilmiş ve numaralandırılmıştır.
Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve
üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır.
Örneğin;
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
6
Saklama Kodu
Saklama
Süresi
3. Alt Konu
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
ÖĞRENCİ İŞLERİ
200
Öğrenci İşleri (Genel)
205
Kayıt-Kabul
B
D
210
Nakil ve Geçişler
5
D
01
Nakiller
02
Okul Türleri Arasında Geçiş
03
Teknik Liseye Geçiş
04
Alana/Dal Değişikliği
99
Diğer
5
C
Denklik İşleri
B
C
10
C
5
D
15
D
215
01
Yurtdışı Eğitim Denkliği
02
Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği
99
Diğer
220
Devam-Devamsızlık
225
Ödül ve Disiplin İşleri
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
7
B.08.4.MEM. 4. 67. 00. 00
A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
 Kurum KoduKod Açıklaması







A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları)
BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.)
C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.)
DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.)
E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.)
FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,….
vb.)
HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat
kodu (01,02,03,…)
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
8
Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;




Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında
aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.
Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve
kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan
bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde
ulaşılabilecektir.
Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve
verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin
kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır.
Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların
otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına
alt yapı oluşturulacaktır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
9
Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;



Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi
alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını
sağlayacak ve verimliliği artıracaktır.
Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin
standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin
düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin
arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete
sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.
Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi
kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı
numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir
sürede kolayca bulunabilecektir.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
10
Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;
Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve
“numara” ile açılacak dosyalarda toplanması
amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet
birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında
tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik
sağlanması hedeflenmiştir.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
11
STANDART DOSYA PLANI

Standart dosya planı, belgelerin
KONULARINA
göre sınıflandırılmasını amaçlayan
desimal dosyalama
sistemidir.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
12
STANDART DOSYA PLANI
Standart Dosya Planı,
 1- GENEL KONULAR
 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ
 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ
FAALİYETLER
 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ
FAALİYETLER
 Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana
Konuya bölünmüştür.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
13
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI
KONULARI
1 GENEL KONULAR
000-099
2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ
100-599
2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri
100-199
2.2 Öğrenci İşleri
200-299
2.3 Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler
300-349
2.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi
350-399
2.5 Özel Öğretim Kurumları
400-449
2.6 Eğitim Teknolojileri İşleri
450-499
3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER
600-699
3.1 Araştırma ve Planlama İşleri
600-619
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri
620-639
3.3 Hukuk İşleri
640-659
3.4 Teftiş/Denetim İşleri
660-679
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
14
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI
KONULARI
4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-999
4.1 Bilgi-İşlem İşleri
700-719
4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği
720-749
4.3 Emlak ve Yapım İşleri
750-769
4.4 Eğitim İşleri
770-789
4.5 İdari ve Sosyal İşler
800-819
4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri
820-839
4.7 Mali İşler
840-869
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri
870-889
4.9 Personel İşleri
900-929
4.10 Satın alma ve Satış İşleri
930-949
4.11 Sivil Savunma İşleri
950-969
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
15
STANDART DOSYA PLANI



Planın hazırlanmasının ardından kodlama
aşamasında,
Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı
alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı
tali konular ise, yine iki karakter rakam
kullanılarak kodlanmıştır.
Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu
oluşturma imkanı sağlanmıştır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
16
STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI

1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar

Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı
bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi
konularak yazılacaktır. Örnek;
Sayı:B.08.4.MEM.67.03.01.-805.02.02-3473
A
B
C

belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi
kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme
kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.

A:Birim (Haberleşme) Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası.

DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt



ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda
kullanılmayacaktır.
Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri


1. Alt konu: Belge Yönetimi
2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı

Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı:

Konu : Saklama Süreli Dosya Planı
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
17
STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
A.
C
KOD NUMARASI
DOSYA NUMARASI
A.
BB.
C.
DDD.
E.
FF.
GG.
HH.-
B.
08.
4.
MEM.
4.
67
03.
04
Taşra
Milli
Eğitim
Müd.
Teşkilatı
Zonguld
ak İl
TrafikKo
du
Devrek
İlçe
Kodu
Yürütme
Organı
MEB
Teşkilatı
İl
EVRAK KAYIT
NO
JJ
-
Okul Özel
Kodu (İÖO
Kodu)
622 . 01
Dosya Numarası
KK
/
00075
Kayıt Numarası
Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
• A: Alfabetik 1 karakter
•
″A″ Yasama Organları,
•
″B″ Yürütme Organları,
•
″C″ Yargı Organları,
•
″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler.
•
Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda
Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu
alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de
gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu
kullanacaklardır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
18
ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
19
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ
100
Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)
101
Eğitim ve Öğretim Programları
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
15
C
Okul Öncesi ve İlköğretim Programları
01
01
Hazırlama/Geliştirme
02
Uygulama
03
Değerlendirme
04
Revizyon
02
Genel Ortaöğretim Programları
03
Mesleki Ortaöğretim Programları
04
Yaygın Eğitim Programları
99
Diğer
101.01’in alt açılımları 101.02-101.04 için de aynı usulde uygulanabilecektir.
102
Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi
5
D
103
Ölçme ve Değerlendirme
10
D
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
20
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
ÖĞRENCİ İŞLERİ
3. Alt
Konu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
200
Öğrenci İşleri (Genel)
205
Kayıt-Kabul
B
D
210
Nakil ve Geçişler
5
D
01
Nakiller
02
Okul Türleri Arasında Geçiş
03
Teknik Liseye Geçiş
04
Alana/Dal Değişikliği
99
Diğer
5
C
Denklik İşleri
B
C
215
220
01
Yurtdışı Eğitim Denkliği
02
Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği
99
Diğer
10
C
Devam-Devamsızlık
5
D
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
21
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF
FAALİYETLER
3. Alt
Konu
300
Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel)
305
Öğrenci Meclisleri
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
5
D
01
Okul Öğrenci Meclisi
02
İl Öğrenci Meclisi
03
Türkiye Öğrenci Meclisi
99
Diğer
5
C
Müsamereler, Yarışmalar
5
D
5
C
310
Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar
01
01
Özel
02
Resmi
02
Halkoyunları Yarışmaları
03
Müzik Yarışmaları
04
Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri
05
Sponsorluk
99
Diğer
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
22
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ
350
Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel)
355
YÖK'le İlişkiler
Saklama
Kodu
15
D
01
Üniversitelerle İlişkiler
02
Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler
03
Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler
99
Diğer
15
C
Öğretmen Yeterlikleri
15
D
360
399
Saklama
Süresi
01
Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli)
02
Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan
Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli)
03
Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi
Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri
04
Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler
05
Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili
İşlemler
99
Diğer
15
C
Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler
15
C
Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri (770-799)
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
23
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI
3. Alt
Konu
400
Özel Öğretim Kurumları (Genel)
405
Özel Okul İşleri
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
B
C
01
Türk Okulları
02
Yabancı Okulları
03
Azınlık Okulları
04
Uluslar Arası Okullar
05
Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler
99
Diğer
B
C
Özel Yaygın Eğitim Kurumları
B
C
B
C
410
01
Özel Dershane İşleri
02
Sürücü Kursları İşleri
03
Çeşitli Özel Kurslar
04
Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar
05
Hizmetiçi Eğitim Merkezleri
06
Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri
07
Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri
99
Diğer
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
24
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
450
Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel)
451
Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları)
B
D
455
Radyo ve Televizyon Programlarının Hazırlanması
B
C
460
Ürün Tasarım ve Planlama İşleri
B
C
01
Senaryo Hazırlama ve Tasarım
02
Videografik ve Animasyon Hazırlama
03
Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları
04
Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları
99
Diğer
B
C
465
Dijital Fotoğraf Arşivi İşleri
B
A
470
Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri
10
D
471
Sınav Evrakının Dağıtımı
5
D
475
Soru Hazırlama İşleri
5
D
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
25
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ
3. Alt
Konu
Çağrı Merkezi (Call Center)
485
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
5
D
01
Talepler
02
Şikâyetler
03
Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri
99
Diğer
5
C
Açık Öğretim Okulları
10
D
490
01
Açık Öğretim Liseleri
02
Açık İlköğretim Okulları
03
Mesleki Açık Öğretim Liseleri
04
Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları
99
Diğer
10
D
495
Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve
Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri
10
D
499
Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler
10
C
Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01)
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
26
ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI
MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ
600
Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)
601
Teşkilatlanma İşleri
01
Kuruluş, Yapılanma
02
Yetkilendirme, Yetki Değişikliği
03
Yönetimi Geliştirme
04
Teşkilat Şemaları ve Kadrolar
01
Teşkilat Şemaları
02
Norm Kadro Çalışmaları
01
Görev/İş Tanımları
02
Norm Kadro Pozisyonları
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Diğer
99
Plan ve Program İşleri
602
Kalkınma Planı
01
02
01
Hazırlık Çalışmaları
02
İzleme ve Değerlendirme
Orta Vadeli Plan/Program
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
27
ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA
PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
620
Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)
621
Basın İşleri
01
Basın Toplantıları
02
Basına Verilen Demeçler
03
Tekzipler
04
Basında Yer Alan Haberler
05
Basın Özetleri
99
Diğer
Saklama
Kodu
Talep, Şikayet, Görüşler
622
639
Saklama
Süresi
01
Talep ve Şikayetler
02
Görüş ve Teklifler
03
Bilgi ve Bilgi Talepleri
99
Diğer
Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
28
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade
ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu
dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını
göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı”
bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani

“dosya numarası”
uygulaması da sağlanmış olacaktır.


Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
70.01
805.01.02
29
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR

Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül
eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi
adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen
konulardan (100-599) faydalanılarak;
 Genel konular için (000-099),


Danışma, denetim için (600-699)
Yardımcı hizmetler için (700-999) sayısal
aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya
açılacaktır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
30
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar),
aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını
sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde
kullanılabilecektir.
Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir
alanı ifade etmektedir.
Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve
kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;”
(noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.
Örnekler;
-622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt)
-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)
-050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı
-205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri)
-821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi)
-050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları)
-050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
31
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
32
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular
“Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla
açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden
yazılar konulabilecektir.
 Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile
ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki
konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana
konunun bir alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
33
ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
MUHTEVİYATI
Konu Grubu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
805
Belge Yönetimi
805
01
805
01
01
Saklama Süreli Dosya Planı
805
01
02
Kodlama İşlemleri
805
02
805
02
01
Devir-Teslim İşlemleri
805
02
02
Ayıklama ve İmha İşlemleri
805
02
02
01
Ayıklama ve İmha
805
02
02
02
Uygunluk Görüşü
805
02
03
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
805
02
04
İnceleme ve Denetleme
805
02
05
Arşivlerden Yararlanma
805
99
Arşiv Yönetimi
Diğer
Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili
yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: -805.02.02.02- olmalıdır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
34
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik,
alfabetik veya kronolojik ayırımının
gerektiği durumlarda, dosya planında
herhangi bir istisna getirilmemiş ise,
konu numarası kullanılmak kaydıyla
ayrı dosyalar açılabilecektir.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
35
Kısaltmalar
Özel Kodlar

Dosya planında istisna getirilen ayırımlara
ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu
ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1”
ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar
veya kodlar, dosya numarasına, “/”
işaretinin ardından yansıtılacak;
gerektiğinde ayrı dosyalar açılması
sağlanacaktır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
36
Kısaltmalara ve Özel Kodlara
Dosyalama Örnekleri:



Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması;
-724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği)
-724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği)
Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması
gerektiğinde;


-622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara)
-622.01/67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak)
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
37
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel
kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde
kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod
olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır.

Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.)
belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması
kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir.

Örnek-1: Kararlar için;

-050.02.04[54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı

Örnek-2: Dava

-641.04[S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası

-641.03.03[S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası
dosyaları için;
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
38
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR

Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin
faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda
ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek
verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası
değiştirilmeden kullanılacaktır.


Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda,
konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır.
Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu
ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.
Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları
kullanmayacaklardır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
39
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya
numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı
amaçlamakta olup, ilgili bölümler
incelenmeden yazıya kesinlikle dosya
numarası verilmeyecektir.
 Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir
yazı gönderildiği veya geldiği zaman
açılacaktır.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
40
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR

Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar
“işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada
biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri
ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.

Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.

Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak,
ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek
suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda,
yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme
yapılmalıdır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
41
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

Açılacak dosya üzerinde, dosyayı
tanımlayan
T.C.
DEVREK KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
1-“Kurum adı veya
amblemi”,
2-“Birim Kodu”,


MEM.4.67.03.01

3-“Dosya Numarası”,

4-“Konu adı”

5- “Özel Kod Alanı”

6- “Dosyanın Yılı”

050.02.04
YÖNETİM KURULU
KARARLARI
54/351-56/400
2010
gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
42
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR


Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya
ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya
ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde,
açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları
dikkate alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada
yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde
farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli
düzeltmeler yapılacaktır.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
43
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Dosyaların ünite, birim ve kurum
arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi,
devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
44
Özet Bir Plan
Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her
personelin dosya planını inceleyerek, yapmış
olduğu yazışmalar için hangi dosya
numaralarını kullanacağını tespit etmesi,
 Yani; kendisine münhasır özet bir plan
hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman
kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı
dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
45
Gelen Yazıların Dosya Numarası

Gelen yazıların dosya numaraları sadece
bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır.
Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak
yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması
gerektiğine karar vererek, yerini
kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki
tüm yazılara da aynı dosya numarasını
vermemiz gerekmektedir.
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
46


Hazırlayan:
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

e-posta:[email protected]

2011
Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
47