Transcript 1-) Eğitim dokümanlarına ulaşmak için tıklayınız.

ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ
2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ
YÖNETİCİLİĞİ
1
EĞİTİM HEDEFLERİ
 İlgili Mevzuatın neler olduğunun öğrenilmesi
 Standart Dosya Planının açıklanabilmesi,
 Kurallarının öğrenilmesi
 Standartlaşmanın öneminin kavranması
 Dosyalama işlemlerinde dikkat edilmesi gereken
hususların öğrenilmesi
2
MEVZUAT
 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve
Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde
Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun
(RG:04/10/1988 Sayı:19949)
 Devlet
Arşiv
Hizmetleri
Hakkında
Yönetmelik
(RG:16/5/1998 Sayı:19816)
 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller
Hakkında Yönetmelik (RG:2/12/2004 Sayı:25658)
 Başbakanlık Genelgesi 1991/17
 EBYS Konulu Başbakanlık Genelgesi 2008/16
 Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Konulu Başbakanlık Genelgesi
2011/1 (RG:10/02/2011 Sayı:27842)
3
STANDART DOSYA PLANI NEDİR?
 Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubudur.
 DOSYA PLANI:Kurum ve kuruluşların iş ve
işlemleri neticesinde oluşan belgelerin, sistemli
şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden
hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
4
 Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü koordinasyonu ile başlatılan "Standart
Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş ve
zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri
doğrultusunda yenilenmiştir.
5
Sağlayacağı Yararlar;
Dosya Planı uygulaması ile Kamu kurum ve
kuruluşlarındaki belgelerin üretilmesi, dosyalanması
ve depolanması, ihtiyaç halinde erişimi ve
kullanılması, saklanmasına ihtiyaç duyulmayanların
tasfiyesi,
işlemleri
etkin
şekilde
gerçekleştirilebilecektir.
6
Sağlayacağı Yararlar;
Standart dosya planı ile, aynı konuya ait belgelerin
aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda
toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet
birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm
kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması
hedeflenmiştir.
7
Sağlayacağı Yararlar;
 Belgeler ilk oluşumu sırasında tanımlanır ve sınıflanır
 Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır
 Belgelerin saklama süreleri tespit edilebilir
 Arşiv işlemleri kolaylaşır
 Birim, kurum içi, diğer kurumlar ile birliktelik sağlanır
 Tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması ile Ülke
çapında etkili haberleşme sağlanır.
8
Standart Dosya Planının Yapısı
 Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını sağlayan
dosyalama sistemidir.
1)
2)
3)
4)
Genel Konular
Ana Hizmet Faaliyetleri
Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler
Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler
olmak üzere 4 başlık altında, ana konulara
bölünmüştür.
9
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
000-099
100-599
GENEL KONULAR
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ
600-619
ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ
620-639
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
640-659
HUKUK İŞLERİ
660-679
TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-719
BİLGİ SİSTEMLERİ
720-749
DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ
750-769
EMLAK VE YAPIM İŞLERİ
770-789
EĞİTİM İŞLERİ
800-819
İDARİ VE SOSYAL İŞLER
820-839
TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
840-869
MALİ İŞLER
870-889
ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
900-929
PERSONEL İŞLERİ
930-949
SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ
950-969
GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ 10
Kodlama Sistemi;
 Planın kodlama bölümünde ana konular, ana konuyla
ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt
konular yer almaktadır.
 Ana konu ile alt konular birbiri ile ilişkilerine göre
numaralandırılmıştır.
ANA KONULAR
ALT KONULAR
OOO (Üç sayısal karakter)
OO (İki sayısal karakter)
11
Kodlama 3 sayısal bölümden oluşmaktadır.
000-099
100-599
600-999
12
Konuların Numaralandırılması,
000-099:Genel Konular
Her birimde var olması muhtemel dosyalardır.
Mevzuat, faaliyet raporları, istatistik, görüşler, kalite
yönetim sistemi vb.
13
100-599: Ana Hizmet Faaliyetleri:
Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet
birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve
bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır.
14
600-999: Yardımcı Hizmet,
Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri:
Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb ile her
kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere
(Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu
faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır ve 600999 sayısal aralıklarında numaralandırılmıştır.
15
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
020
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
3. Alt Konu
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Olurlar, Onaylar
16
01
02
03
99
903
01
02
01
02
03
03
01
02
04
05
01
02
03
04
05
06
01
Personel İşleri (Genel)
İş İstekleri
Personel Alımı
Alım Talepleri
Alım İzinleri
Sınavlar
Diğer
Personel Özlük İşleri
İşe Giriş Belgeleri
Atama İşleri
Asaleten
Vekaleten
Tedviren
Terfi ve İntibak İşlemleri
Terfi İşleri
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
İzin İşleri
Yıllık
Sıhhi
Mazeret
Ücretsiz
Yurtdışı
Görevden Ayrılma
Emeklilik
Saklama
Kodu
Saklama
Süresi
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana Dosya
900
901
902
PERSONEL İŞLERİ
17
01
01
02
03
02
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
Mali İşler (Genel)
Bütçe Hazırlama ve Uygulama
Bütçe Hazırlık Çalışmaları
Bütçe
Ek Bütçe
Geçici Bütçe
Bütçe Uygulamaları
Ödenek Talep ve Göndermeleri
Serbest Bırakma
AHP/AFP Vizeleri
AHP/AFP Revizeleri
Aktarmalar
Ek Ödenekler
Ödenek Devri
Ödenek İptalleri
İlama Bağlı Borçlar
Yedek Ödenekler
Tenkisler
Revize İşlemleri
Akreditif ve Taahhüt Artıkları
Avanslar, Krediler, Mahsuplar
Öz Gelirler
Gelir Red ve İadeleri
Tahakkuk ve Ödeme İşleri
Saklama
Kodu
Saklama
Süresi
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana Dosya
840
841
MALİ İŞLER
18
STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
 Birim (Haberleşme) Kodu: Yazının hazırlandığı kurum
ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlenmiş olan
kodlamadır.
 1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile uygulamaya
konulmuştur. (2011/1 Başbakanlık Genelgesi ile
güncellendi ve yürürlükten kaldırıldı.
 Standartlaşma ve haberleşmenin ilk adımı olan “ Birim
Kodları” sayı bölümünün ilk unsurudur.
19
20

Dosya planında yer alan konu numaraları yazının sayı
bölümüne birim kodundan sonra (-) kısa çizgi konularak
yazılacaktır.
 Örnek;
Sayı:92143444-903.06.01-786
A
B
C
Konu: Emeklilik
A:Birim Kodu
B:Dosya No
C:Kayıt No
903. Personel Özlük İşleri
06. Görevden Ayrılma
01. Emeklilik
21
 Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu
yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda
alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca
dosya numarası olarak kullanılabilecektir.
 Alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden
alt ayrım kodları kullanılacaktır.
 Dikkat! Konunun alt ayrımları yapılmışsa konunun geneli
konu kısmında yer almayacaktır!
22
 Dosya numarası yazının konusunu ifade ettiği gibi,
işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi
dosyaya konacağını göstermektedir.
23
koyu renkle yazılı bulunan konular
GENEL’i gösterir ve bu numaralarla
dosyalara, alt konulardaki yazılar konabilir.
 Örnek;
770
771
Eğitim İşleri (Genel)
Eğitim Planları
Burs İşleri
772
………
799 Eğitimle İlgili Diğer İşler
açılacak
770
Eğitim
İşleri
 Planda
2013
770 ile 799 aralığında EĞİTİM konusu ile ilgili belgelerin
bulunduğunu ifade eder.
24
 Konuların sonunda bulunan ve sonu “9”ile biten
(..9) “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise,
kendinden
önceki
konuların
hiç
birini
ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu
durumundaki
yazıların
kodlanması ve
dosyalanması için kullanılacaktır.
 Alt konularda bulunan 99 ise kendinden önceki alt
konulara uymuyorsa kodlanır.
25
ÖRNEK;
 Hurda ve/veya ihtiyaç fazlası malzeme satışı yapılacak.
Ekonomik ömrünü tamamlayan HastaYatağının satışı
ile ilgili yazılacak yazının;
Sayı: ?
Konu: ?
Dosyasının Belirlenmesi:
26
942
Satış İşlemleri
01
Yurt Dışı Satışlar
01
Direkt Satışlar
02
İhracat Sevkiyatları
03
İhraç Kayıtlı Satışlar
04
DİİB Kapsamında Satışlar
02
Yurt İçi Satışlar
01
Kontratlı Satışlar
02
Cari Satışlar
03
İhaleli Satışlar
04
Elektronik Ticaret Şeklinde Satışlar
03
99
Hurda Ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları
01
İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışı
02
Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Malzeme Satışı
Diğer
Sayı:92143444-942.03.02-Evrak No
Konu:Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Hasta Yatağı (Malzeme) Satışı
Dosyalama: Çok sayıda belge yoksa genel 930 nolu klasörde dosyalanır.
Çok fazla belge varsa 942 Satış İşlemleri klasöründe
27
 ÖRNEK;
Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesinde
görevli hemşire Aytül KÜÇÜKÖKESLİ yüksek lisans
programını tamamlamıştır.Terfi ve intibak işlemleri
için yazılacak yazının;
Sayı: ?
Konu: ?
Dosyasının Belirlenmesi:
28
903
Personel Özlük İşleri
01
İşe Giriş Belgeleri
02
Atama İşleri
01
Asaleten
02
Vekaleten
03
Tedviren
03
Terfi ve İntibak İşlemleri
01
Terfi İşleri
02
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
04
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
05
İzin İşleri
Sayı: 92143444-903.03.02.02-Evrak No
Konu:Öğrenim Değerlendirmesi
Dosyalama: Kişilerin özlük dosyalarında dosyalanır.
29
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DİKKAT
EDİLECEK HUSUSLAR:
 Yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda
belge oluşmuşsa, ana konu adı altında dosya açılır ve
belgeler bu dosyada toplanır.
 Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde
ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya
açılmalıdır.
30
BASIN ve
HALKLA
İLİŞKİLER
622Talep Şikayet
Görüşler
621 .04Basında Yer
Alan Haberler
621 Basın İşleri
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek
Dosyada (Klasör) Toplanması
620
2013
31
 Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin
dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerdir!
 Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim
faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili
bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere
ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin
kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir.
32
 Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal
aralığında tanımlanmış bir dosya numarası; cevabi
yazılarda referans olarak alınmamalıdır.
33
 Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde,
nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden
hareketle dosya numarası belirlenmelidir.
 Birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda
ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenir.
Gerekiyorsa yazının bir örneği diğer dosyaya
konabilecektir.
34
 Aynı
dosya numarasını taşıyan belgelerin
yoğunluğundan
dolayı
erişimin
daha
etkin
sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir
istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya
kronolojik dosyalama yapılabilecektir.
35
 Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin
kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2"
bölümünde verilmiştir.
 Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2"
bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya
numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak;
gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması
sağlanacaktır.
Örnek: 622.01/40 : Talep ve Şikayetler (Kırşehir)
724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)
36
 Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir
işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar,
işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili
bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam
edilecektir.
 Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi
gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile
dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya
konulabilecektir.
37
 Örnek;
Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için
“Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar,
onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Bu onay satınalma
sürecinin ayrılmaz parçasıdır ve satınalma kodu ile
tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır.
Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından
dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer
örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada
toplanabilecektir.
38
39
Dosya Ne Zaman Açılır
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı
gönderildiği veya geldiği zaman açılır.
40
 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya
kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak
dosyada biriktirilmeli; tamamlanınca ilgileri ile bir
araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
 Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların
ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı
dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan
eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
41
 Kurum ve kuruluşlar dosya planından sorumlu bir
birim belirleyeceklerdir.
42
KLASÖR ETİKETİ:
ANKARA İLİ KAMU
HASTANELERİ BİRLİĞİ 2.
BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA
KEMAL DEVLET HASTANESİ
92143444
Bilgi Edinme
Başvuruları
622.01
KURUM ADI
BİRİM KODU
DOSYA NUMARASI
KONU ADI
ÖZEL KOD ALANI
2013
YILI
43
92143444
92143444
840
774.06
2013
ADAY
MEMUR
ANKARA İLİ KAMU
HASTANELERİ BİRLİĞİ 2.
BÖLGE GENEL
SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA
KEMAL DEVLET
HASTANESİ
MALİ İŞLER
(GENEL)
ANKARA İLİ KAMU
HASTANELERİ BİRLİĞİ 2.
BÖLGE GENEL
SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA
KEMAL DEVLET
HASTANESİ
2013
44
DOSYALARIN ARŞİVE TESLİM EDİLMESİ
Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması,
düzenlenmesi, devri vb. işlemler Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre düzenlenir.
45
 Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyalar
uygunluk kontrolünden geçirilerek, birim arşivine
devredilir.
 Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya
ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya
ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış
bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate
alınacaktır.
46
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2.BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ YÖNETİCİLİĞİ
BİRİM ADI ve KODU: ……………………………………..……………………………………………………………
SIRA
NO
TARİH
SAYI
DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU
Sayfa No:………..
SAYFA
KONUSU
AÇIKLAMALAR
ADEDİ
47
 Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından
hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar"
www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde yayınlanarak, bu alanlarla ilgili
düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip
edilebilecektir.
48
Yazışma kodlarında kullanılamayacak ifadeler;
Gelen yazılar,
Giden yazılar,
…..birimi ile yapılan yazışmalar,….kurumu ile yapılan
yazışmalar,
Muhtelif yazışmalar, müteferrik, saklıya alma,
Kurum içi / Kurum dışı yazışmalar,
Genel yazışmalar
vb. ifadeler kodlamada kullanılamayacaktır.
GELEN YA DA GİDEN AYNI KONUDAKİ YAZILAR AYNI NUMARA ALTINDA
TEK DOSYADA TOPLANACAKTIR!
Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesi
Standart Dosya Planı Eğitim Slaytı.
49
ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ
BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL
SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET
HASTANESİ YÖNETİCİLİĞİ
Hazırlayan ve Sunan :Metin ERCAN
50