EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi

Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

Tanımlar

• • Belge: 1- Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman. (TDK) 2- Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden arşivlik malzeme.

Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan,kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden her türlü belge.

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

• EBYS: Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin tabi olacakları usül ve esaslar ile birlikte EBY Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin standartların belirlenmesini amaçlayan sistem.

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

• • Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış (standartlaştırılmış) konu ve konu numaraları envanteridir.

Bu dosya planı, EBYS projesinin bir parçası olarak hazırlanmış, sağlıklı işleyebilir,tam kapsamlı bir uygulama olabilmesi için tüm kurumlarla işbirliği içinde ilerlenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

EBYS Çalışma Grubu

•

SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

2013 yılı sonunda tüm kurum/kuruluşlardan “Dosya Planları” talep edilmiş ve bu planların birleştirilmesiyle ulusal standart dosya planının oluşturulması amaçlanmıştı. Ancak, gelen sonuçlar maalesef hedefe ulaşmamıza çok uzak bir noktadaydı. Teşkilat yasalarını incelememiz de başarısız olmuştur.

• İkinci olarak Kurumların faaliyetleri ve bu faaliyetler altında yer alan işlem kalemleri talebi ile hedefe ulaşılması amaçlanmıştır. Ancak, bu çabamız da başarılı olamamıştır.

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

• Son olarak toplanan veriler ve Türkiye Cumhuriyeti SDPde dikkate alınarak bir çalışma hazırlanmıştır. Ancak, bu çalışma takdir edersiniz ki kurumların görüşü alınmadan devreye alınamazdı. Bu nedenle, a) kullanılmayan konuları çıkarma, b) eksik konuları eklemeyi, ve c) terminolojiyi kontrol etmeyi amaçlamaktayız.

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

BELGE SAYI SİSTEMİ: Belgelere kimlik verebilmek için üç ana bölüme sahip Sayı Sistemi oluşturulmuştur.

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

a) “AAA” Kurum Kuruluş Kodu: Bakanlıklar ve bağlı veya bağımsız kurum ve kuruluşların herbirine Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nce üç harften oluşan “kurum” kodu verilmiştir.

SAĞLIK BAKANLIĞI

Yataklı Tedavi Kurumları Dairesi Temel Sağlık Hizmetleri Dairesi İlaç ve Eczacılık Dairesi Devlet Laboratuvarı Dairesi SAB YTK TSH İED DLD

EBYS Çalışma Grubu b) “B” BÖLGE KODU SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

EBYS Çalışma Grubu c) “CC” ALT BİRİM KODU SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

TLD.1.00

TLD.2.00

TLD.3.00

TLD.4.00

TLD.5.00

Lefkoşa Şubesi Gazi Mağusa Şubesi Girne Şubesi Güzelyurt Şubesi İskele Şubesi LEFKOŞA GAZİ MAĞUSA GİRNE GÜZELYURT İSKELE

EBYS Çalışma Grubu d) “CC” ALT BİRİM KODU 2

MTÖ.1.01

MTÖ.1.02

MTÖ.1.03

MTÖ.1.04

SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

Sedat Simavi Endüstri Meslek Lisesi Haydarpaşa Ticaret Lisesi Atatürk Meslek Lisesi Haspolat End. Pratik Sanat Okulu LE FK OŞ A MTÖ.2.01

MTÖ.2.02

MTÖ.2.03

MTÖ.3.01

Dr. Fazıl K. Endüstri Meslek Lisesi Gazi Mağusa Ticaret Lisesi Gazi Mağusa Meslek Lisesi.

Girne Pratik Sanat Okulu GA Zİ M AĞ US A GİRNE MTÖ.4.01

MTÖ.4.02

MTÖ.4.03

MTÖ.4.04

MTÖ.5.01

MTÖ.5.02

Cengiz Topel Endüstri Meslek Lisesi Güzelyurt Ticaret Lisesi Güzelyurt End. Pratik Sanat Okulu Güzelyurt Pratik Sanat Okulu Karpaz Meslek Lisesi İskele Ticaret Lisesi GÜ ZE İSKELE LY UR T

• •

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

•

d) DD Konu Kodu

Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

Planda ana konular için 000 sayısal, alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Bu kodlar, yön vermeye yardımcı bir taslak olarak kurum ve birimlerinize dağıtılmıştır. Size uygun olan konu başlıklarını bu liste içerisinden seçmeniz gerekecektir. Yetersiz ve/veya listede yer almayan başlıklar için değerlendirmeler yapılacaktır.

EBYS Çalışma Grubu

Örneğin;

SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu 805 805 805 805 805 805 805 805 805 805 805 805 805 01 01 01 02 02 02 02 02 02 02 02 99

Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri

Belge Yönetimi

Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri

Arşiv Yönetimi

Devir Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri

Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü

Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma

Diğer

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;

Sayı : BBK.0.00- 240/04 –14/045

Birim Kodu Dosya No Kayıt No

EBYS Çalışma Grubu e) “FF/GGG” YIL VE SAYI SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

• • Dosya planında yer alan yıl ve sayı numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, konu kodundan hemen sonra (-) işareti konularak Yılın son iki rakamı Giden Evrak Defterindeki Sıra Numarası Şeklinde yazılacaktır Ör: 14/045 (2014 Yılındaki kırkbeşinci belge)

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Tüm Örnek:

Sayı : BBK.0.00- 520/01 – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Alım Talebi 2014 yılı 45 nolu belge Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilir.

Sayı : BBK.0.00- 523/02[115215] – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Atama işleri [KKNo]- 2014 yılı 45 nolu belge

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

• • Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “ Genel ”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir.

Konuların sonunda bulunan ve “ dosyalanması için kullanılacaktır.

Diğer ” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların

EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu

Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.

Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi kurumsal iletişim: Email: [email protected]

Tel : 81 52156 Dosya planı örnek başlıklar için : sdp.basbakanlik.gov.tr adresini takip edebilirsiniz.