Transcript 805 - belge yönetimi ve arşiv işlemleri

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE
STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA
PLANI
2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
kamu kurum ve kuruluşlarında
uygulamaya konulan
“Standart Dosya Planı”
üniversitelerde 2011 yılı itibarıyla
kullanılmaya başlanmıştır.
Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;

Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı
numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.

Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında
aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay,
doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.

Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir
evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük
ve kolaylık sağlanacaktır.
Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların
otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt
yapı oluşturulacaktır.

Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;

Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin
düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve
verimliliği artıracaktır.
Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin
standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de
olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde
ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında
büyük kolaylıklar sağlayacaktır.

Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi
kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı
taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca
bulunabilecektir.

Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;
Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve
“numara” ile açılacak dosyalarda toplanması
amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet
birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında
tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik
sağlanması hedeflenmiştir.

STANDART DOSYA PLANI
Standart dosya planı, belgelerin
KONULARINA
göre sınıflandırılmasını amaçlayan
desimal dosyalama
sistemidir.
STANDART DOSYA PLANI
Standart Dosya Planı’nda, onlu bölünme
kuralına uyulmamış,
GENEL KONULAR
2.
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
1.
3.
4.
Olmak üzere 4 başlık altında toplam 19 Ana
Konuya bölünmüştür.
STANDART DOSYA PLANI
Planın hazırlanmasının ardından kodlama
aşamasında da desimal sistemin kurallarına
uyulmayarak,


Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı
alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali
konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak
kodlanmıştır.

Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu
oluşturma imkanı sağlanmıştır.
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI
1 GENEL KONULAR
000-099
2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ
100-599
2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri
100-199
2.2 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri
200-299
2.3 Öğrenci İşleri
300-399
2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri
400-499
3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER
600-699
3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri
600-619
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri
620-639
3.3 Hukuk İşleri
640-659
3.4 Teftiş İşleri
660-679
4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-999
4.1 Bilgi-İşlem İşleri
700-719
4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri
720-749
4.3 Emlak ve İnşaat İşleri
750-769
4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri
770-789
4.5 İdari İşler
800-819
4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri
820-839
4.7 Mali İşler
840-869
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri
870-889
4.9 Personel İşleri
900-929
4.10 Satınalma ve Satış İşleri
930-949
4.11 Sivil Savunma İşleri
950-969
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM
KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ
100
Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)
101
Üniversite ve Akademik Birimlerin
Kurulması
01
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
Üniversite
01
Devlet Üniversiteleri
02
Vakıf Üniversiteleri
02
01
Mütevelli Heyeti
B
A
02
Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması
B
A
03
Devlet Yardımları
20
A
04
Öğrenci Bilgileri
10
D
05
Akademik Personel Bilgileri
B
D
Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul,
MYO
15
A
01
Fakülte
02
Enstitü
03
Konservatuar
04
Yüksekokul
05
Meslek Yüksekokulu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER
İŞLERİ
200
Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri
201
Seçim ve Atama İşleri
01
Rektör Seçimi ve Ataması
02
Dekan Seçimi ve Ataması
03
Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve
Atanması
04
Temsilci Seçim İşleri
99
01
Profesör Temsilcisi
02
Doçent Temsilcisi
03
Yrd. Doç. Temsilcisi
04
Asistan Temsilcisi
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
15
C
Öğretim Elemanı Yetiştirme
202
01
1416’ya göre
15
C
02
2547’ye göre
15
C
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ İŞLERİ
300
Öğrenci İşleri (Genel)
301
Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri
01
ÖSYS
01
Duyurular
02
Kontenjanlar
03
Başvurular
04
Sınavlar
05
İtirazlar
02
Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı
03
Dikey Geçiş
04
Ek Yerleşme
05
Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı
06
Yatay Geçiş
07
Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş
08
Açıköğretime Sınavsız Geçiş
09
Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ
400
Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel)
401
Sınav Takvimi
402
Sınav Başvurusu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
01
Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları
10
D
02
Sınav Kılavuzu
15
A
03
Aday Başvuru İşlemleri
99
01
Aday Başvuru Bilgi Formları
B
D
02
Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri
1
D
03
Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri
01
Transkripli Adaylar
02
TÜBİTAK Ödüllü Adaylar
03
Milli Sporcular
100 Gün
D
04
Engelli Adaylar
10
C
Diğer
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ
600
Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)
601
Teşkilatlanma İşleri
01
Kuruluş, Yapılanma
02
Yetkilendirme, Yetki Değişikliği
03
Yönetimi Geliştirme
04
Teşkilat Şemaları ve Kadrolar
01
Teşkilat Şemaları
02
Norm Kadro Çalışmaları
01
Görev/İş Tanımları
02
Norm Kadro Pozisyonları
Diğer
99
Plan ve Program İşleri
602
Kalkınma Planı
01
02
01
Hazırlık Çalışmaları
02
İzleme ve Değerlendirme
Orta Vadeli Plan/Program
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosy
a
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
620
Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)
621
Basın İşleri
01
Basın Toplantıları
02
Basına Verilen Demeçler
03
Tekzipler
04
Basında Yer Alan Haberler
05
Basın Özetleri
99
Diğer
Talep, Şikayet, Görüşler
622
639
01
Talep ve Şikayetler
02
Görüş ve Teklifler
03
Bilgi ve Bilgi Talepleri
99
Diğer
Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
1-Haberleşme kodu
Yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık
Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını
oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.


Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen
sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır.
Örnek; Sayı:B.30.2.YIL.0.70.00.-805.02.02-890/345
A
B
C
A:Haberleşme Kodu (Y.T.Ü. Genle Sekreterlik),
B:Dosya Numarası (Ayıklama ve imha işleri),
C:Evrak Kayıt Numarası.
DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım
kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır.
Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
 1. Alt konu: Arşiv Yönetim
 2. Alt konu: Ayıklama ve İmha İşlemleri
Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı:
Konu : Ayıklama ve İmha İşlemleri
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
2- Dosya numarası
Yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten
yazının ait olduğu dosyayı veya hangi
dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu
plan ile, yazıların “sayı” bölümünde
bulunması gereken ikinci unsur yani
“dosya numarası”
uygulaması da sağlanmış olacaktır.
70.01
805.01.02
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden
belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet
faaliyeti altında listelenen konulardan (100-599) faydalanılarak;
Genel konular için (000-099),
Danışma, denetim için (600-699)
Yardımcı hizmetler için (700-999)
sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya
açılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR


Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular
“Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla
açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden
yazılar konulabilecektir.
Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile
ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki
konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana
konunun bir alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
Konu Grubu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
805
Belge Yönetimi
805
01
805
01
01
Saklama Süreli Dosya Planı
805
01
02
Kodlama İşlemleri
805
02
805
02
01
Devir-Teslim İşlemleri
805
02
02
Ayıklama ve İmha İşlemleri
805
02
02
01
Ayıklama ve İmha
805
02
02
02
Uygunluk Görüşü
805
02
03
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
805
02
04
İnceleme ve Denetleme
805
02
05
Arşivlerden Yararlanma
805
99
Arşiv Yönetimi
Diğer
Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın
kodu: -805.02.02.02- olmalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik,
alfabetik veya kronolojik ayırımının
gerektiği durumlarda, dosya planında
herhangi bir istisna getirilmemiş ise,
konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı
dosyalar açılabilecektir.
Aynı Konulara Ait Kayıtların Genel
Konu Altında Tek Dosyada Toplanması
040.05
040.05
040.05
Makine Mühendisliği
Faaliyet Raporu
Endüstri Mühendisliği
Mekatronik Mühendisliği
Faaliyet Raporu
Faaliyet Raporu
Makine
Fakültesi
040.05
Faaliyet
Raporları
(2009)
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu
Altında Tek Dosyada Toplanması
901
902
907
900
912
918
Kısaltmalar Özel Kodlar
Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin
kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2”
bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği
durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen
kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/”
işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı
dosyalar açılması sağlanacaktır.
Kısaltmalara ve Özel Kodlara
Dosyalama Örnekleri:
Örnek-1:
Ülkelere göre dosya açılması;
-724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği)
-724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği)
Örnek-2:
İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde;
-622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara)
-622.01/14-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Bolu)
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel
kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde
kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod
olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır.
Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere
erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin
seri numarası dosya numarasına eklenecektir.
Örnek-1:
Kararlar için;
-050.01.04[2009/5;2009/6]-: 2009/5 ve 2009/6 sayılı Senato Kararları
-050.02.04[54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı
Örnek-2:
Dava dosyaları için;
-641.04[S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası
-641.03.03[S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin
faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda
ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek
verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya
numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.
Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda,
konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır.
Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva
eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.
Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları
kullanmayacaklardır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı
bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler
incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası
verilmeyecektir.
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği
veya geldiği zaman açılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki
yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin
tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl
dosyasına konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.
Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı
dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere,
eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan
“Kurum adı veya amblemi”,
“Birim Kodu”,
“Dosya Numarası”,
“Konu adı”
“Dosya Sıra No”
“Özel Bilgi Alanı”
“Yılı”
gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.
70.00
805.01.02
BELGE
YÖNETİMİ
VE ARŞİV
İŞLEMLERİ
KODLAMA
İŞLEMLERİ
1
1-100
2010
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde
raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük
içinde saklanacak, asli düzenlerini oluşturacaklardır.
Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk
kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde,
dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya
ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya
ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde,
açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları
dikkate alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada
yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde
farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler
yapılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Dosyaların ünite, birim ve kurum
arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi,
devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
Birimlerimiz, dosya planlarına yeni konuların açılması,
kaldırılması ya da düzeltilmesine dair taleplerini
sene sonunda arşiv birimine bildirmek zorundadırlar.
Gelen talep ve öneriler tarafımızca YÖK’e bildirilecektir.
YÖK’ün ilgili biriminin Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nü haberdar etmesi ve bu Genel
Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli
düzeltmeler yapılabilecektir.
Dosyalama İşlemleri (Genel)
Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış
dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya
açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir
dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman
içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim
yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya
açmak daha verimli olacaktır.
Dosyalama İşlemleri
Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun teşekkül eden
belgelerinden bir bölümü “faaliyet raporları” ise, “ortak alanlar”dan
“Genel İşler” başlığı altında “040” dosya numarası ile;
“malzeme talepleri” ise, “Satınalma ve Satış İşleri” başlığı altında
“934.01” dosya numarası ile;
“kurum içi personel görevlendirmesi” ise, “Personel İşleri” (900)
başlığı altında “903.07.01”
dosya numarası ile dosyalanacaktır.
Özet Bir Plan
Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin
dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar
için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit
etmesi,
Yani; kendisine münhasır özet bir plan
hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını
önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya
numarası verilmesini de engelleyecektir.
Gelen Yazıların Dosya Numarası
Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir
vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara
cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede
dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini
kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm
yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz
gerekmektedir.
Hazırlayan:
Yıldız Teknik Üniversitesi
Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri
Müdürlüğü
www.arsiv.yildiz.edu.tr
2012