Transcript Dosya İçin Tıklayın - İ.Ü. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
ve
STANDART DOSYA PLANI
Sadi HIRA
Fakülte SEKRETERİ
Cuma BAYAZİT
Personel Müdürü
Kamu kurum ve kuruluşlarında Resmi
Yazışmalar
Başbakanlıkça
hazırlanan
02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi
Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren
“Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik” ile “İstanbul
Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri
Yönergesi “ esaslarına göre yürütülmektedir
Madde 4-Tanımlar
Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi
Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi
aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini
sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
Madde 6- Nüsha sayısı
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir.
Madde 7-Belge Boyutu
Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5
(210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
YAZI ALANI
Madde
8-Yazı
tipi
ve
karakter
boyutu
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times
New Roman" yazı tipi ve 12 karakter
boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form
ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı
yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Madde 9- Başlık
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum
ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle
ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç
satırı geçemez.
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C.
CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ DEKANLIĞI
İç Hastalıkları Anabilim Dalı Başkanlığı
Madde-10 Sayı ve Evrak Kayıt
Numarası
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir,
başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının
en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod
numarasından
sonra
kısa
çizgi
(-)
işareti
konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra
(-) işareti konularak birim evrak kayıt numarası yazılır.
Madde-11 Tarih
Tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak
üzere yazı alanının en sağında yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla, aralarına
eğik çizgi (/) işareti konularak yazılır.
Madde-12 Konu
Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan
başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.”
kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde
ifade edilir.
Madde-13 Gönderilen Makam
Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.Bu
bölüm;konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre
iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük
harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin
diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği
yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki
aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
İsme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük,
soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Madde-14 İlgi
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş
bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler
yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
İlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak
belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla
makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla
ilgili ise bunların hepsi belirtilir
Fiziksel Özellikler
“....Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düşürülebilir.”
Ekler farklı form ve formatlarda üretilebilir.
Eklerde kağıdın her iki yüzü kullanılabilir.
“...kâğıt, yazıcı kartuşu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun
olmalıdır.”
Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise
kalın harflerle yazılabilir.
Yazı alanında metin kısmı dışında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler
kullanılmaz.
Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.
Yazı alanı dışına sayfa numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
Sayı
Konu
: 50200903-903.05.01/Evrak kayıt numarası
: Yıllık izin
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
(Personel Daire Başkanlığı)
İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız
b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız
03/03/2014
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
Sayı
Konu
: 50200903-204.02/Evrak kayıt numarası
: Tıpta Uzmanlık Sınavı
Sayın Prof.Dr.Yılmaz YILMAZ
Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No:30 Kat:3
ŞİŞLİ-İSTANBUL
İlgi : Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği
03/03/2014
Madde-15 Metin
Metin ‘İlgi’den sonra başlayıp ‘İmza’ya kadar süren kısımdır.
Metne, ‘İlgi’nin son satırından itibaren iki aralık, ‘İlgi’ yoksa gönderilen
yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf
başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk
bırakılır.
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli
sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de gösterilebilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz
tekrarlardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla
Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu
durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın
açık biçimi gösterilir.
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
2 SATIR
Sayı
Konu
: 50200903-903.05.01/Evrak kayıt numarası
: Yıllık izin
T.C. İbaresini geçmez
03/03/2014
2-4 SATIR
Sayın Prof.Dr.Yılmaz YILMAZ
Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No:30 Kat:3
ŞİŞLİ-İSTANBUL
2 SATIR
İlgi : Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği
2 SATIR
Metin………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..
Alt makama yazılan yazılar ‘’Rica Ederim’’
Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
‘’Arz ederim’’
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan
yazılar ‘’Arz ve rica ederim’’
Biçiminde bitirilir.
Madde-16 İmza
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık
bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin
adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/kuruluşun imza
yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen
imza yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı
büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın
altına küçük harflerle yazılır. Akademik
unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve
kısaltılarak yazılır.
Sadi HIRA
Fakülte Sekreteri
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad
ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci
satıra yazılır
Prof.Dr.Fatiş ALTINDAŞ
Dekan V.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve
imzası sağda,
Sadi HIRA
Fakülte Sekreteri
Prof.Dr.Özgün ENVER
Dekan
Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda
olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru
sıralanır.
Prof.Dr.Yunus SÖYLET
Rektör
Prof.Dr.Özgün ENVER
Dekan
Sadi HIRA
Fakülte Sekreteri
Madde-17 Onay
Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından
teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra
uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına
büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay
tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk
bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı
yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı
arasında makamlar varsa bunlardan onay
makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz
ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade,
teklif eden birim ile onay bölümü arasına
uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı
alanının solunda yer alır.
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Rektörlük Makamına
Tayini İstenen memurun
Tayin edileceği görevin
Adı Soyadı
Kadro Der. ve
Unvanı
Doğum Yılı, Yeri
Kurum Sicil No
Memur No
T.C. Kimlik No
Emekli Sicil
LİSE
Kurum Sicil No
30.09.2000
Mezun Olduğu Okul
ve Tarih
Eski veya bugünkü görevinin
Kadro Der. ve
Unvanı
Kuruluş ve Birimi
Açıklama
3 BİLGİSAYAR İŞLETMENİ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi
Derece/Kademe
Gösterge
Ek Gösterge
Kazanılmış Hak
2/1
1155
800
Emekli Mük.
2/2
1210
800
Ödemeye Esas
2/1
1155
800
Özel Hiz. Tazm.
Kuruluş ve Birimi
Açıklama
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi
Görevi
BİLGİSAYAR İŞLETMENİ
Açıklama
SİCİL NOTU TERFİ olarak atanmasına ve
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Fakülte Dekanlığı'nda
görevlendirilmesi
Derece/Kademe
Gösterge
Ek Gösterge
Kazanılmış Hak
2/2
1155
800
Emekli Mük.
2/3
1210
800
Ödemeye Esas
2/2
1155
800
Yeni Aylığını
Almaya Başladığı
Özel Hizm. Tazm.
Öncekinin
Adı Soyadı
Ayrılma Sebebi
Aldığı Tarihi
Eski Kadro No.
3 BİLGİSAYAR İŞLETMENİ
15/06/2013
26004
Ayrılma Tarihi
Yeni Kadro No.
26004
Tayinine esas olan evrak ve kanun
1- 25/02/2011 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 6111 Sayılı Yasanın 116.maddesi ile 657 sayılı Yasaya eklenen 'Geçiş Hükümleri' başlıklı Geçici
36.maddenin C fıkrasının ( a ) bendine göre 25/02/2014 tarihinden geçerli olmak üzere, 5 yıllık sicil notu ortalaması 90 puanın üzerinde olan ve son 3
yılda disiplin cezası almayan memurlara, aylık derecelerinin yükselmesinde dikkate alınmak üzere bir kademe ilerlemesi uygulanır hükmü uyarınca;
adıgeçenin emekli keseneğine esas aylığının 2.derecenin 1 kademesine görev aylığının 2.derecenin 2 kademesine yükseltilmesi hk.
......................................'in yukarıda açıklandığı üzere SİCİL NOTU TERFİ olarak atanmasına ve Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Fakülte Dekanlığı'nda
görevlendirilmesini olurlarınıza arz ederim.
Bilgin HAFIZMEHMETOĞLU
Personel Daire Başkanı
Uygun görüşle arz ederim.
03/05/2014
OLUR
Metin KÜÇÜK
Genel Sekreter
03/04/2014
DAĞITIM:
CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞK.
Prof.Dr.Yunus SÖYLET
Rektör
Madde-18 Ekler
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan
"EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi
yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin bazı birimlere gönderilmediği
durumlarda “Ek konulmadı” veya “EK-…
konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise
“EK-… konuldu” ifadesi yazılır.
Madde-19 Dağıtım
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için
gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak
belirtildiği bölümdür. “EKLER"den sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:"
yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği"
kısmına,
yazının
içeriğinden
bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına
protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, Bilgi" kısmı
ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM" başlığının altına yazılır.
Doğru yazımlar
Birden fazla ek varsa
EKLER:
1-Yazı fotokopisi ( 3 sayfa)
2-Karar (3 sayfa)
3-CD (1 adet)
_______________________________
Sadece bir ek varsa
EK:
Yazı fotokopisi (2 sayfa)
Doğru yazımlar
EKLER:
1-Genelge (3 sayfa)
2-Rapor (2 sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
Bağımsız Anaokulu Müdürlüklerine
İlkokul Müdürlüklerine
Ortaokul Müdürlüklerine
Ortaöğretim Okul Müdürlüklerine
DAĞITIM:
Gereği:
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi
Dekanlığına
Bilgi:
İstanbul Tıp Fakültesi
Dekanlığına
Yanlış yazımlar:
EKLER:
EK-1)-Yazı fotokopisi ( 3 adet)
EK-2)-Karar (3 adet)
_______________________________
Eki:
Ek:1Yazı (3 adet)
_______________________________
Eki:
1 adet CD
______________________________
Madde-20 Paraf
Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı
hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5
görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres
bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda
yer alır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır, : işareti konulduktan sonra büyük
harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile
tarih belirtilerek paraflanır.
…/02/2014 Memur
…/02/2014 Şef
…/02/2014 Personel Müdürü
…/02/2014 Fakülte Sekreteri
: X.XXXXX
: X.XXXXX
: C.BAYAZİT
: S.HIRA
Madde-21 Adres
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve
kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta
adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim
bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile
ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır .
______________________________________________________________________________
İstanbul Üniversitesi Cerrahpaşa Tıp Fakültesi
Ayrıntılı bilgi için irtibat:Adı Soyadı-Ünvanı
34098 Cerrahpaşa/İSTANBUL
Dahili:
Tel : 0212 414 30 00 Faks : 0212 632 00 33
e-posta : [email protected] Kişisel e-mail adresi belirtilmemeli
Madde-22 Gizli Yazılar
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik
derecesi belgenin üst ve alt ortasına
büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak
belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli,
özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve
hizmet özelliğine göre kurum veya
kuruluşça belirlenir.
GİZLİ
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
Sayı
Konu
: 50200903-903.05.01/Evrak kayıt numarası
: Yıllık izin
03/03/2014
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
(Personel Daire Başkanlığı)
İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız
b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız
…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………..
GİZLİ
Madde-22 İvedi ve günlü yazılar,
tekit yazısı
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi
gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise
sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle KIRMIZI renkli
olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda
ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
İVEDİ
Sayı
Konu
: 50200903-903.05.01/Evrak kayıt numarası
: Yıllık izin
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
(Personel Daire Başkanlığı)
İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız
b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız
03/03/2014
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa
yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine
hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile
paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç
zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak,
yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt
ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye
gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Standart Dosya Planı
Yükseköğretim Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları
Saklama Süreli Standart Dosya Planı
KANUN VE YÖNETMELİKLER
3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü
Hakkında Kanun
16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi
BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi,
2009.
YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı, Nisan 2010
Kurum ve Birim Kodları (Başbakanlık DTVT-Devlet Teşkilatı Veri Tabanı)
GENEL TANIMLAR
Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle
ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade
eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile
ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje
Dosyaları vb.).
Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri
sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir
şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden
hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA
göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal
dosyalama sistemidir.
Akademik ve idari tüm birimler, YÖK tarafından
hazırlanan Standart Dosya Planına uygun yazışma ve
dosyalama işlemi yapmaktan sorumludur.
Bu
nedenle
yazının
hazırlanması
ve
paraflanmasından imzaya kadar süreçte sorumluların
dosya numarasının doğruluğunu kontrol etmeleri
gerekmektedir.
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIM ALANLARI
Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında,
 Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik
ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda,
Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri
alanlarında kullanılır.
STANDART DOSYA PLANININ
AMACI
Aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile
açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıştır.
Böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında,
özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim
konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik
sağlanması hedeflenmiştir.
STANDART DOSYA PLANI DÖRT
BÖLÜMDEN OLUŞMAKTADIR
000-999 sayısal aralığında yer alan konu alanlarını içerir.
000-099 Genel konular (mevzuat, faaliyet raporları,
istatistikler vb.)
100-599 Ana konular
600-699 Danışma ve denetim birimi olarak
nitelendirilen birimler
700-999 Yardımcı hizmetler
YAZIŞMALARDA VE DOSYALAMA
SİSTEMİNDE OLMASI GEREKEN
ASGARİ UNSURLAR
BİRİM KİMLİK KODU; Kurum ve
kuruluşun en alt birimine kadar
belirlendiği haberleşme kodu
yerine kullanılacak koddur.
STANDART DOSYA PLANI
NUMARASI; Plan’da sayfa
11’den itibaren yer alan konu
gruplarına göre, ana konudan
başlamak üzere 3 alt konuya
kadar ayrılmış numaralardır.
EVRAK NUMARASI; Evrak kayıt
sistemi üzerinden alınan giden
evrak numarasıdır.
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
Önceki Uygulama
Yeni Uygulama
Sayı: B.30.2.İST.0.30.00.00-842.01-1234
Sayı: 32876922-841.02-1234
Sayı: B.30.2.İST.0.30.00.00-842.01-1745
Sayı: 117900948-842.01-1745
İdari Birim Kimlik Kodu:
Bütçe ve Performans Şube
Müdürlüğü
Konu Kodu (Dosya Kodu):
Bütçe Uygulamaları
Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANI
Faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili
tali konular ve
Tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan
ilişkileri dikkate alınarak bir araya getirilmiş ve
numaralandırılmıştır.
Ana konu: Tali konular _ Alt konular(en fazla 3)
000
00
00
STANDART DOSYA PLANI ÖRNEĞİ
Ana Konu 1. Konu 2. Konu 3. Konu
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
01
01
01
02
02
02
02
02
02
02
02
99
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
01
02
01
02
02
02
03
04
05
01
02
Belge Yönetimi
Saklama Süreli Dosya Planı
Kodlama İşlemleri
Arşiv Yönetimi
Devir-Teslim İşlemleri
Ayıklama ve İmha İşlemleri
Ayıklama ve İmha
Uygunluk Görüşü
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
İnceleme ve Denetleme
Arşivlerden Yararlanma
Diğer
STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu
numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar
konulabilecektir.
Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise,
kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir
alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.
Dosya numarası, plandaki en uygun konu tespit edilerek verilecektir.
Yazı için hazırlanacak cevap yazılarında da aynı dosya numarası
değiştirilmeden kullanılacaktır.
Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en
yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır.
Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanılmayacaktır.
STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar”
adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise,
ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
 Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.
 Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda;
müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi
uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
Gelen yazıların dosya numaraları kontrol edilerek kullanılmalıdır. Bu gibi
yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması
gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki
tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.
STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Aynı Konulara Ait Yazışmalar Genel Konu Altında Tek Dosyada
toplanabilecektir.
 Alt konulara ait yazılarda, çok fazla yazışma olmaması sebebiyle ana
konunun dosya kodu altında toplanabilecektir.
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının
gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise,
konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir.
Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar
planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği
durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar,
dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı
dosyalar açılması sağlanacaktır.
STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez
“[ ]” içinde kullanılabilecektir. Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı
virgül “;” ile ayrılacaktır.
Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar
birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış
bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme,
dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu",
"Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel
Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır “Ek-3” (Dosya veya Klasör Etiketi).
YAZIŞMALARDA STANDART DOSYA
PLANI KODU
Yazışmalarda dosya planında yer alan konu
numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne,
birim kodundan hemen sonra (-) işareti
konularak yazılacaktır. Örnek;
Sayı: 92562854- 805.02.01- 708
Birim Kodu Dosya No Kayıt No
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
Sayı
Konu
: 50200903-903.05.01/386
: Yıllık izin
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
(Personel Daire Başkanlığı)
İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız
b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız
03/03/2014
50200903
50200903
50200903
040.05
010
903.05
FAALİYET
RAPORLARI
MEVZUAT İŞLERİ
İZİN İŞLERİ
2014
2014
2014
50200903
50200903
50200903
903.00
641.00
201.00
657 PERSONEL
[4208-6280]
YILMAZ YILMAZ
DAVA
DOSYALARI (ADLİ
DAVALAR)
SEÇİM VE ATAMA
İŞLERİ
2014
2014
2014
PERSONEL
ÖZLÜK İŞLERİ
ARŞİVLEME
 Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında yönetmelik'in 12.nci maddesi
hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine
devredeceklerdir.
 Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli
düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.
 Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken
arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki
dosya kodu ve saklama planına göre yapılır.
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir
Personel İşleri
50200903 -050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
Öğrenci İşleri
33295621-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
Maaş Tahakkuk ve Hesap İşleri Müdürlüğü
45737258-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
‘’99’’ DİĞER ALANI
Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla
dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç
halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilir.
Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan
birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.
Diğer seçeneği mecbur kalınmadıkça yazışmalarda kullanılmaz.
Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan
dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya
planında, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama
yapılabilir.
YENİ KOD AÇMA: 99 - DİĞER
Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri
756 Taşınmaz İşlemleri
756.99 Diğer
756.99.01 Abonelikler
756.99.01[01] İSKİ
756.99.01[02] İGDAŞ
756.99.01[03] AYEDAŞ
İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi
Plandaki 903 (Personel özlük ), 604.01 (Araştırma
projeleri), 641.04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile
eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava
numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir.
İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse,
Yazışma sadece 2014/266 numaralı KİK numaralı ihale ile
ilgili ise bu durumda Dosya kodu 934.01, ile 2014/266 ihale
numarası [] (köşeli parantez) kullanarak 934.01[2014/266]
şeklinde birleştirilir.
 Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve
tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;”
işareti ile birbirinden ayrılacaktır.
 Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili
“2013/26”, mahkeme dosyası için ise “2014/152”
dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu
şekilde gösterilir.
934.01[2013/26;2014/152]
Öğrenci Özlük Dosyası:
302[09021300055]
Konu kodu[Öğrenci numarası]
Proje Dosyası:
604.01[112K014]
Konu kodu [Proje numarası]
Personel Özlük Dosyaları:
903[4208-2355]
Konu kodu [Personel sicil numarası]
İhale Dosyaları: (Mal alımı)
934.01[2011/19]
Konu kodu [İhale numarası]
Tahakkuk ve Ödeme İşleri
841.02.17
Personel Tahakkuk
841.02.17[01]
Bordro Tahakkuk (Maaş)
841.02.17[01.01]
Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk]
Eczane ödemeleri
841.02.17[03.09.09]
Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]
BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN
MADDELER
Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu
dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası;
sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi
konulacaktır.
ÖĞRENCİ İŞLERİ DOSYASI
Öğrenci
Dosyası
302
[03430019]
Yeni kayıt
302.01
Kayıt
Yenileme
302.02
Katkı Payları
302.03
Öğrenci
Belgesi
302.10
ÖĞRENCİ İŞLERİ DOSYASI
Yeni kayıt
Öğrenci
Dosyası
302.01
Kayıt
Yenileme
302.02
Katkı Payları
302.03
Öğrenci
Belgesi
302.10
302
[03430019]
Öğrenci
Belgesi
302.10
PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI
Personel
Özlük
Dosyası
903
Atama
Görevlendirme
İzinler
903.02
903.07
903.05
Aile Yardım
Bildirimi
903.10
PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI
Personel
Özlük
Dosyası
Atama
Görevlendirme
İzinler
903.02
903.07
903.05
903
Görevlendirmeler
903.07
Aile Yardım
Bildirimi
903.10
BELGELERİ BAĞIMSIZ KOPYALAMA
İhale
Dosyası
İhale
Şartname
Makam
Oluru
934.08
934.01
934.01
[2011/05]
Şartnameler
Olurlar
030.04
020
İhale
Komisyonu
Kararı
934.01
KİK Onayı
934.05
STANDART DOSYA PLANINA
www.yok.gov.tr’den
İstanbul Üniversitesi Personel Daire Başkanlığının
http://personel.istanbul.edu.tr/?p=9591
internet sayfasından ve
http://cerrahpasa.istanbul.edu.tr/
den ulaşabilirsiniz…..
Teşekkürler…