Transcript Dosyalama Teknikleri - İstanbul Üniversitesi

DOSYALAMA TEKNİKLERİ
Doç. Dr. Niyazi ÇİÇEK
DOSYALAMA



İlgili prosedürler
16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak
yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik.
2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi.

YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu,
31.03.2010 tarihli ve B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı
yazısı.

2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri
Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)
BELGE YÖNETIMI VE DOSYALAMA
Dosyalama, kurumlarda belge yönetimi uygulamalarının bir
fonksiyonudur.
Dosyalama, belgeleri kontrol altına alma işlemidir.
Dosyalama, sadece işlemi biten belgeleri klasörlere kaldırmak
değil,
belgeyi daha üretilirken denetim altına almaktır.
BELGE ÜRETIMI
Kurumsal faaliyetin yürütülmesi sırasında tabii
olarak ortaya çıkan kayıtlar, belge veya
doküman olarak adlandırılır.
Bu belgeler,
- kurum içerisinde üretilir,
- dış kaynaklardan gelir.
BELGE ÜRETIMINDE IDARI USUL VE IŞLEM
Fonksiyonlar kanun, yönetmelik, yönerge vb.
prosedürlerle belirlenmiş bir takım usul ve
şekil kurallarına göre yürütülür.
Üretilen belgeler de bu usul ve şekil kurallarına
göre biçim alır.
BELGELERİN DAĞITIM VE TAKİBİ
Belge, evrak kayıt işlemlerinden sonra ilgiliye
ulaştırılır.
Safhalar:
- Belgelerin alınması
- Havale işlemleri
- Kayıt işlemleri
- Zimmet işlemleri
Evrak Kayıt İşlemleri
Kayıt numarası: Evrakın gelen evrak kayıt defterinde aldığı numara.
Geliş tarihi: Evrakın alıcı kuruma geliş tarihi.
Dosya numarası: Evrakın konulacağı dosyanın numarası.
Havale: Evrakın hangi birim veya personele gönderileceği bilgisi.
Elektronik ortamda
hazırlanmış evrak kayıt
etiketi
Kayıt No:
Geliş Tarihi:
Dosya No:
Havale:
Evrakların Kayıt ve Dağıtımı süreci
Geliş şekli
İade
- Posta
- Kurye
- Elden teslim
- Faks
- Elektronik posta
Yazı İşleri
Bürosu
(Genel
Evrak
Birimi)
Yönetici
Havalesi
Havale
Evrak
Kayıt
Bürolara
zimmetle
teslim
DOSYALAMA İŞLEMLERI

Dosyalama, belge yığınlarını bölümlere
ayırarak, bir konu ya da olayla (vaka) ilgili
olanları bütünlük ve fonksiyonel ilişki
içerisinde bir arada tutmaktır.
•Dosyalamada dikkat edilecek iki temel husus
•Bütünlük
•Belgeler ve dosyalar arasında fonksiyonel ilişki
BÜROLARDA İYİ BİR DOSYALAMA

Bürolarda belgeleri dosyalara yerleştirme işi, tek bir kişinin
sorumluluğunda olmalıdır. “Çok sayıda aşçıyla yemek
yapılamayacağı gibi çok sayıda dosya memuruyla da
dosyalama yapılamaz”.

Dosyalama memuruna dosyaları düzenli bir şekilde tutmak
ve güncelliği kalmayanları ayıklamak için yeterli zaman ve
imkân verilmelidir.

Belge kullanıcısı olan diğer memur ve görevliler yeni
dosyaların açılması konusunda dosyalama memuruyla
ortak çalışmalıdırlar.

İşlem görüp dosyalanması gereken belgeler biriktirilmemeli,
gün sonunda mutlaka dosyasına kaldırılmalıdır.
AVANTAJLAR VE DEZAVANTAJLAR

Bütün bunların ardından iyi bir dosyalamanın sağladığı
avantajlar ile kötü bir dosyalanın getirdiği dezavantajlar şu
şekildedir:
Avantajlar:







Belgelerin dosyalanması sistematik hale gelir ve hız kazanır.
Doğru dosyalama ve düzenli saklama ile bilginin güvenli
olarak korunması sağlanır.
Karar verme ve araştırma yapma süreci azalır.
Sistemde devamlılık sağlanır (personele bağımlılık kalkar).
Verimlilik artar.
Kaynakların (yer, malzeme ve insan kaynakları) en iyi
şekilde değerlendirilmesine imkân verir.
Evraklarla ilgili maliyet tasarrufu getirir.
Dezavantajları:







Yer ve malzeme yanlış kullanılabilir.
Dosyalama sistemleri gereksiz şekilde çoğalabilir.
Gereksiz belge üretilir.
Personelin çalışma azmi azalır,
Fazla cazip olmayan iş ortamı oluşabilir,
Karar verme sürecinde gerekli bilginin kaybı söz konusudur.
Zaman, para ve enerji kaybına neden olur.
Bürolarda bulunan her belge ve doküman dosyalanmalı mı?
İşlem gören ve bilgi alınan belgelerin bir kısmı belirli kriterler
ışığında dosyaya kaldırılmadan ayıklanabilir.
Böylece daha az belge dosyalanır. Belge azaldıkça kontrol
kolaylaşır.
DOSYALANACAK BELGELERİN TESPİTİ
-
Gereği için olmayıp bilgi için gelen yazışmaları ayıklamak,
-
Düzenleyici işlem türü belgelerin gereksiz kopyalarının
tutulmaması
-
Düzenli yapılan uygulamalarda tek belge üzerinde işlem
yürütmek
-
Belgelerin yedeklerinin azaltılması
-
Dosyaları paylaşmak
BELGELERIN DOSYALANMA SÜRECI
Birimlerde işlemi biten bir belgenin dosyalanma süreci şu adımları takip etmelidir.

Tesbit / ayıklama: İster birimde üretilsin isterse dışarıdan gelsin üzerinde işlemi
biten belgenin dosyalanması için tespit yapılır. Dosyalanacağına karar verilir.

Dosyalama için hazırlama: Evrakla doğrudan bir ilişkisi olmayan zarf, alındı
belgesi, teslim tutanağı gibi materyalden ayıklanır. Ekleri ve ilişkili materyaller
birleştirilip zımbalanır.

Dosya adı ve kodunun verilmesi: Evrakın mevcut dosyalama planına göre hangi
dosyaya gireceğine ve hangi kodu alacağına karar verilir. Belirlenen kod
numarası yazılır.

Göndermelerin yapılması: Evrak birden fazla konuyu ilgilendiriyorsa en çok ilgili
olduğu dosyaya konur, diğerlerine gönderme yapılır.

Dosyalama: Konması gereken dosyaya giren belge, önceden dosyalanmış
evrakın durumuna göre kronolojik ya da alfabetik dosyalanır.
DOSYALARIN GRUPLANDIRILMASI
Ana Gruplar ve Seri
Dosyalama işinde bir fonksiyonla ilgili ilk oluşturulan dosya, aynı zamanda seriyi belirler.
Seri ana dosya grubunu oluşturur. Gruplar,büro içerisindeki personel dosyaları, ruhsat
dosyaları, imar dosyaları, proje dosyaları gibi ana dosyalardır.
ALT GRUPLAR
Seride ve dosyada belge yığınları çoğalır ve
kullanım zorlaşırsa, alt gruplar oluşturulur.
Bölünme yapılırken konu, olay, şahıs, yer, tüzel
kişiler ve özel kurumlar göz önünde
bulundurulur.
DOSYALAR NE ZAMAN ALT GRUPLARA BÖLÜNMELİDİR

Erişim: Belgeler ana ve alt gruplara bölünerek alan daraltılmış olur. Böylece
aranan belgeye erişim kolaylaşır.

Tasfiyenin daha kolay yapılması: Belgelerin ait olduğu konu veya vaka dosyasına
bölünmesi, asli belgelerin belirlenerek kısa ömürlü olanların tasfiye edilmesini
sağlar. İyi bir dosyalama, saklama süresi sonunda ayıklamayı belge düzeyinde
değil, dosya düzeyinde yapmaya imkân verir.

Büyüklük faktörü: Bir dosyada belge biriktikçe kullanımı zorlaşır. Aşırı büyüyen
dosya, küçük gruplara bölünerek kullanımı kolaylaştırılır.

Bütünlüğün sağlanması: Vakalarla ilgili bilgi bütünlüğünün sağlanması için
dosyalar bölünür. Dosyalamada temel gerekçelerden biri o vaka ya da konuyla
ilgili belgeleri geçmiş belgeler ve ilişkili diğer malzemeyle birlikte bütün olarak
muhafaza edebilmektir. Bu işlem, belgelerin bütünlüğü sağlanmış olarak
dosyalanmasıyla yapılabilir.
YANLIŞ DOSYALAMA
 Bütün evrak ve dosyalar bir yerde değil.
DOĞRU DOSYALAMA

Seriler birbirinden ayrı olup her konu/vakaya bir
dosya açılır.
DOSYA TÜRLERI









-Konu dosyaları
-Vaka dosyaları
-Vaka hazırlık dosyaları
-Geçici dosyalar
-Yedek emniyet kopyası dosyaları
-Kartografik malzeme dosyaları
-Görsel ve işitsel malzeme dosyaları
-Defter türü materyal (her defter bir dosya kabul
edilir)
-Elektronik materyaller
DOSYALARIN ETIKETLENMESI
T.C.
İstanbul
Üniversitesi
T.C.
İstanbul
Üniversitesi
B.30.2.İST.0.12.70
.71
Edebiyat Fa. Personel Şef.
902.02
B.30.2. İST.0.12.70.71
Edebiyat Fa. Personel Şf.
902.02
PERSONEL
ALIM İZİNLERİ
Açıklama notu:
PERSONEL ALIM
İZİNLERİ
Açıklama notu:
2011
F
Arşiv yer no:
Depo: 01
Raf : 22
Kutu: 135
2011
F
Yer no:
Depo no: 01
Raf no: 22
Kutu no: 143
Vaka:
Bahçelievler Bld. İmar
Müdürlüğünde bulunan imar
dosyaları tanımlanacaktır. Ada
no: 5, Pafta no: 23 ve Parsel No:
68 olan ve 99/2 sicil numarasıyla
kayıtlı bulunan Kanarya
Apartmanına ait imar dosyasını
tanımlayıp, etiketini oluşturalım.
Müdürlüğün birim kodu “16”,
İmar Dosyalarının dosya kodu
ise “560”dır. Bu dosya
02.10.2004 tarihinde açılmış
16.09.2007 tarihinde
kapanmıştır. Dosyada inşaat
projeleri, imar izinleri, inşaat
ruhsatı, iskân ruhsatı vb.
evraklar bulunmaktadır. Dosya,
kurumunda sürekli saklanacaktır
ve “S” harfi ile ifade edilmiştir.
T.C.
BÜMRANİYE
BELEDİYESİ
16 İmar
Müd.
560S99/2
KANARYA
APARTMAN
I notu:
Açıklama
Ada: 5, Pafta: 23
Parsel: 68
2004-2007
s
Yer no:
Depo no: 05
Raf no: 13
Kutu no: 132
T.C.
İstanbul
Üniversitesi
05
İktisat
Fakültesi
380 S 034090036
ALİ KINACI
Açıklama notu:
İşletme Bölümü
2002-2006
F
Arşiv yer no:
Depo: 01
Raf : 13
Kutu: 20
DOSYALARIN IÇ KAPAK ETIKETI (DIZI PUSULASI)
T.C.
 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
…………... FAKÜLTESİ DEKANLIĞI



















SIRA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
DİZİ PUSULASI
KONUSU
ADET/SAYFA
Soruşturma emri
1/1
Kopya Tutanağı
1/1
Kopya İşlemi Üst yazısı 1/1
…./…./……
İfade Vermeye Davet Yazısı
1/1
(ad soyad) ifade Tutanağı
1/3
Tanık (ad.soyad) İfade Tutanağı
1/3
……… yazılan yazı
1/1
..……. cevabi yazısı
1/1
Ek Süre Talebi Yazısı
1/1
Ek Süre Onayı Yazısı
1/1
Savunma Talebi Yazısı
1/1
Savunma Tutanağı
1/1
Tebliğ – Tebellüğ Tutanağı
3/3
Soruşturma raporu
2/1
Üst Yazı
1/1
TARİH/ SAYI
…./…./..….
…./…./..….
…./…./……
.…/…./…….
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
.…/…./……
DEFTERLER

Belge yönetimi ve arşiv uygulamalarında defterler dosya gibi işlem görür. Dosyalara
için üretilen tanımlama bilgileri ve dosya numarası defterler için de kullanılır.
T.C.
Çekmeköy
Belediyesi
10
Yazı İşleri ve
Kararlar Md.
301.06
MECLİS KARAR
DEFTERİ
Açıklama notu:
2008 Yılı kararları,
2008/1-2008/56
2008
F
Arşiv yer no:
Depo: 01
Raf : 22
Kutu: 135
GELEN-GİDEN DOSYASI TUTMANIN SAKINCALARI

Bir tür dosyalamada aşırı evrak yığını oluşur.

Bu evrak yığını birden fazla dosya açmayı gerektirir.

Bir dosyada belge hacmi arttığından öncekilere erişim zorlaşır.

Bir konu ya da vakayla alâkalı belgelerin bir arada bulunması imkânsızdır.

Birbiriyle ilişkili ve devamı olan belge grupları farklı yerlerde bulunacaktır.

Gelen yazı ve verilen cevap birlikte bulunmadığından işlem yapılıp yapılmadığı
konusunda tereddütler yaşanacaktır.

Böyle bir anlayış, esas dosyalama mantığını oluşturmaktan oldukça uzaktır.
DINLEDIĞINIZ IÇIN
TEŞEKKÜR EDERIM.