Transcript SDP Üniversite - Personel Daire Başkanlığı

ÜNİVERSİTELERDE
STANDART DOSYA PLANI
Mevzuat ve prosedürler

3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek
Kabulü Hakkında Kanun.

16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik.

2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi.

BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi,
2009.

YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31.03.2010 tarihli ve
B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı yazısı.

2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi
(Kurum ve Birim Kodları)
Belge Yönetimi

Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda
kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az
maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde
sunmaktır.
Tasfiye
Değerlendirme
Dosyalama
Belge üretimi
Belgelerin dağıtımı
Kullanım
Belgelerin Yaşam Döngüsü
Belge Yönetimi Fonksiyonları























Üretim
Yazışmalar
Formlar
Raporlar
Dağıtım
Kurum içi
Aynı kurumun farklı birimleri
Kurumlar arası
Kullanım
Karar yapma
Sorumluluklar
Bürokratik işlem
Hukuki zorunluluk
Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme)
Dosyalama
Dosya Planları çıkarma
Tekrar erişim
Saklama
Değerlendirme
Ayıklama
Tespit
Tasfiye
İmha
Arşiv
Tanım ve kullanım
Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere
ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili
olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki
içerisinde bir araya getirmektir.
Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi
bulunan belge ve dosyaların, nasıl
dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu
başlıkları şeması.
Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir.
Örnek Plan
100 Genel İş ve İşlemler
200 Temel Sağlık Hizmetleri
…
900 Personel işlemleri
Örnek Uygulama
900 Personel İşlemleri
910- İşe Alma
920- Atama
920.01- Naklen Atama
…
930- Terfi
…
Örnek Dosya Planı ve Kodlaması
Kavramlar:
- Dosya Tasnif Planı
- Dosya Planı
- Dosyalama Sistemi
- Konu Başlıkları Şeması
- Dosya Listesi
Örnek Plan
100 Genel İşler
200 Esas Fonksiyonlar
…
900 Personel işlemleri
Örnek Uygulama
900 Personel İşlemleri
910- İşe Alma
920- Atama
920.01- Naklen Atama
…
930- Terfi
…
Örnek Dosya Planı ve Kodlaması
Dosya planı,
Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında,
Belgelerin konulduğu kağıt karton veya
elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve
kutularda,
Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst
veri alanlarında kullanılır.
Kullanım - belge
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
Sayı
: B.30.2.İST.0.11.70.71 –
Konu
: Personel alım izinleri
902.02 – 2467
12/03/2010
Kullanım – belge – birim kodu
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
902.02 – 2467
Sayı
: 72591126 –
Konu
: Personel alım izinleri
12/03/2010
Kullanım - dosya
T.C.
İstanbul
Üniversitesi
T.C.
İstanbul
Üniversitesi
B.30.2.İST.0.12.70
.71
Edebiyat Fa. Personel Şef.
902.02
B.30.2.
İST.0.12.70.71
Edebiyat Fa. Personel Şf.
PERSONEL
ALIM İZİNLERİ
Açıklama notu:
902.02
PERSONEL
ALIM İZİNLERİ
Açıklama notu:
2008
F
Arşiv yer no:
Depo: 01
Raf : 22
Kutu: 135
2008
F
Yer no:
Depo no: 01
Raf no: 22
Kutu no: 143
Kullanım- elektronik dosya
Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi
Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu
Başbakanlık Standart Dosya Planı
Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu
2005/7 sayılı Standart Dosya Planı
Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında
üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya
planı uygulamasını zorunlu hale getirdi.
Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM)
tarafından geliştirildi.
YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama
Süreli Standart Dosya Planı.
Alanlar

Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir.

000’den 999’a kadar olan kod aralığında
geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından
oluşmaktadır.

000-099 ve 600-999 rakamları ile
numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların
yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini,

100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar
ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını
karşılamaktadır.
Ana konular:
000 GENEL KONULAR
 100 ANA HİZMETLER
 200 ANA HİZMETLER
 300 ANA HİZMETLER
 400 ANA HİZMETLER
 500 ANA HİZMETLER
 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ
 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM
 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM
 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
1 GENEL KONULAR
000-099
2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ
100-599
2.1
2.2
2.3
2.4
Eğitim-Öğretim İşleri
Akademik Personel ve Kariyer İşleri
Öğrenci İşleri
Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri
DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ
3
FAALİYETLER
3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri
3.3 Hukuk İşleri
3.4 Teftiş İşleri
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ
4
FAALİYETLER
4.1 Bilgi-İşlem İşleri
4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri
4.3 Emlak ve İnşaat İşleri
4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri
4.5 İdari İşler
4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri
4.7 Mali İşler
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri
4.9 Personel İşleri
4.10 Satınalma ve Satış İşleri
4.11 Sivil Savunma İşleri
4.12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri
100-199
200-299
300-399
400-499
600-699
600-619
620-639
640-659
660-679
700-999
700-719
720-749
750-769
770-789
800-819
820-839
840-869
870-889
900-929
930-949
950-969
970-999
Üniversiteleri Kodları(özet)
101.03 Bölüm Kurulması
109 Bologna Süreci
201.02 Dekan Seçimi ve Ataması
300 Öğrenci İşleri
302 Öğrenci Özlük İşleri
302.01 Yeni kayıt İşlemleri
304 Burslar, Krediler, Stajlar
304.03 Stajlar
400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme
404.01 Soru Kitapcığı
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
YÜKSEKÖĞRETİM
ÜST Sirkülerler
KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
03
08
09
99
Rehber, Kılavuz
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Standartlar
Diğer
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ
100
Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)
101
Üniversite ve Akademik Birimlerin
Kurulması
01
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
Üniversite
01
Devlet Üniversiteleri
02
Vakıf Üniversiteleri
02
01
01
Mütevelli Heyeti
B
A
02
Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması
B
A
03
Devlet Yardımları
20
A
04
Öğrenci Bilgileri
10
D
05
Akademik Personel Bilgileri
B
D
Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO
15
A
Fakülte
02
Enstitü
YÜKSEKÖĞRETİM
ÜST KURULUŞLARI
VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
03
Konservatuar
05
Meslek Yüksekokulu
SAKLAMA
SÜRELİ Yüksekokul
STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
04
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK
KARİYER İŞLERİ
200
Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri
201
Seçim ve Atama İşleri
01
Rektör Seçimi ve Ataması
02
Dekan Seçimi ve Ataması
03
Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve
Atanması
04
Temsilci Seçim İşleri
99
01
Profesör Temsilcisi
02
Doçent Temsilcisi
03
Yrd. Doç. Temsilcisi
04
Asistan Temsilcisi
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
15
C
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
Öğretim Elemanı Yetiştirme
202
01
02
SAKLAMA SÜRELİ
STANDART
DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
1416’ya
göre
15
2547’ye göre
15
C
C
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ İŞLERİ
300
Öğrenci İşleri (Genel)
301
Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri
01
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
ÖSYS
01
Duyurular
02
Kontenjanlar
03
Başvurular
04
Sınavlar
05
İtirazlar
02
Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci
Sınavı
03
Dikey Geçiş
04
Ek Yerleşme
05
Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı
YÜKSEKÖĞRETİM
ÜSTYatay
KURULUŞLARI
VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
06
Geçiş
07
08
09
Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş
SAKLAMA SÜRELİ
STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Açıköğretime Sınavsız Geçiş
Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME
İŞLERİ
400
Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel)
401
Sınav Takvimi
402
Sınav Başvurusu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
01
Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları
10
D
02
Sınav Kılavuzu
15
A
03
Aday Başvuru İşlemleri
01
Aday Başvuru Bilgi Formları
B
D
02
Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri
1
D
03
Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri
01
Transkripli Adaylar
02
TÜBİTAK Ödüllü Adaylar
03
Milli Sporcular
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
100 Gün
SAKLAMA
DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
04 SÜRELİ
EngelliSTANDART
Adaylar
10
99
Diğer
D
C
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ
600
Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)
601
Teşkilatlanma İşleri
01
Kuruluş, Yapılanma
02
Yetkilendirme, Yetki Değişikliği
03
Yönetimi Geliştirme
04
Teşkilat Şemaları ve Kadrolar
01
Teşkilat Şemaları
02
Norm Kadro Çalışmaları
99
01
Görev/İş Tanımları
02
Norm Kadro Pozisyonları
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Diğer
Plan ve Program İşleri
602
YÜKSEKÖĞRETİM
ÜSTKalkınma
KURULUŞLARI
VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
01
Planı
01
Hazırlık Çalışmaları
02
İzleme ve Değerlendirme
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
02
Orta Vadeli Plan/Program
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
620
Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)
621
Basın İşleri
01
Basın Toplantıları
02
Basına Verilen Demeçler
03
Tekzipler
04
Basında Yer Alan Haberler
05
Basın Özetleri
99
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Talep, Şikayet, Görüşler
622
01
Talep ve Şikayetler
02
Görüş ve Teklifler
03
Bilgi ve Bilgi Talepleri
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
99
639
SAKLAMA SÜRELİ
STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Diğer
Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler
Planın Kullanımı ve Kurallar 1
Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için
Dosya Planında hangi konuya ait
olduklarına bakılarak dosya açılır.
Dosyalama işi belge üretilirken başlar.
İlk defa açılacak dosya için varsa belge
üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.
DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL)
- Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın
birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde
belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için
ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır.
- Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge
oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır.
- Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri
barındırdığı anlaşılır.
-
Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu
18235917-903- (Personel özlük genel)
18235917-903.09- (Sicil işleri)
18235917-903[546]- (… ait personel özlük dosyası)
18235917-915- (Sendika işlemleri)
Planın Kullanımı ve Kurallar
- Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir
Özlük Bürosu
18235917-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
Yazı İşleri Bürosu
32736717-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
Mali İşler Bürosu
52283671-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları)
Planın Kullanımı ve Kurallar
Yeni kod açma: 99- Diğer
99-Diğer
Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık
bulunamaz ise her ana konu başlığının
sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni
başlıklar açılabilir.
Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten
sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde
yapılmalıdır.







Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri
756 Taşınmaz İşlemleri
756.99 Diğer
756.99.01 Abonelikler
756.99.01[01] İSKİ
756.99.01[02] İGDAŞ
756.99.01[03] AYEDAŞ
Yeni kod açma: 99- Diğer


İlişki: Konu kodu ile özel numara
ilişkisi
Plandaki 903 (Personel özlük ), 604.01 (Araştırma
projeleri), 641.04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile
eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava
numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir.
Planın Kullanımı ve Kurallar
İlişki:
Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse,
Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı
KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda
Dosya kodu 934.01, ile 2011/266 ihale
numarası [] (köşeli parantez) kullanarak
934.01[2011/266] şeklinde birleştirilir.
Sayı: B…….00-934.01[2011/266] -256
Planın Kullanımı ve Kurallar
Öğrenci Özlük Dosyası:
302[03430019]
Konu kodu[Öğrenci numarası]
Proje Dosyası:
604.01[112K014]
Konu kodu [Proje numarası]
Personel Özlük Dosyaları:
903[2355]
Konu kodu [Personel sicil numarası]
İhale Dosyaları: (Mal alımı)
934.01[2011/19]
Konu kodu [İhale numarası]
Örnekler
Tahakkuk ve Ödeme İşleri
841.02.17
Personel Tahakkuk
841.02.17[01]
Bordro Tahakkuk (Maaş)
841.02.17[01.01]
Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk]
Eczane ödemeleri
841.02.17[03.09.09]
Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi +
Eczane]

Köşeli parantez içerisinde birden fazla
kodlama ve tanımlama yapılması
gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile
birbirinden ayrılacaktır.

Mahkemelik olan bir ihale dosyasının
ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası
için ise “2007/152” dosya kodunu almış
olsun; bunun dosya kodu şu şekilde
gösterilir.
934.01[2005/26;2007/152]
Planın Kullanımı ve Kurallar
BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN
BELGELER
Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok
ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise
çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise
gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır.
Planın Kullanımı ve Kurallar

Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya
personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı”
gibi belgeler için dosya planında müstakil
dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait
oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya)
tutulacak; eğer gerekli görülürse bu
başlıklarla da dosya açılabilecektir.
Planın Kullanımı ve Kurallar
Öğrenci
Dosyası
Yeni kayıt
302.01
Kayıt
yenileme
Katkı
payları
Öğrenci
belgesi
302.02
302.03
302.10
302
[03430019]
Vaka dosyası
Öğrenci
Dosyası
Yeni kayıt
302.01
Kayıt
yenileme
Katkı
payları
Öğrenci
belgesi
302.02
302.03
302.10
302
[03430019]
Öğrenci
Belgeleri
302.10
Konu dosyası
İhale
Dosyası
İhale
Şartname
Makam
Oluru
İhale
Komisyonu
Kararı
KİK
Onayı
934.08
934.01
934.01
934.05
934.01
[2011/5]
Şartnameler
Olurlar
030.04
020
Belgeleri bağımsız dosyalama
Personel
özlük
Atama
Görevlen
dirme
903.02
903.07
303
[142/18]
Görevlendir
meler
903.07
Gölge dosyalar
İzinler
903.05
Aile
yardım
bildirimi
903.10
Personel
özlük
Atama
Görevlen
dirme
903.02
303
[142/18]
Gölge dosyalar
903.07
İzinler
903.05
Aile
yardım
bildirimi
903.10
Personel
özlük
Atama
Görevlen
dirme
903.02
903.07
Askerlik
yazısı
303
[142/18]
Dışardan gelen belgeler
Dilekçe
Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”,
dosya planlarının hedeflenen amaçları
doğrultusunda kullanımını
gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip
etmek ve denetlemek üzere sorumludur.
Planın Kullanımı ve Kurallar
Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır.
Yazıların ekleri çoksa, ekler
yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda;
fakat, aynı dosya numarasını takip
eden sıra numarası verilerek
dosyalanmalıdır.
Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere,
eklerden yazılara gönderme
yapılmalıdır.
Planın Kullanımı ve Kurallar
Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun
dosyalanıp kullanırken arşive devir ve
muhafaza işlemleri yine bu dosya
planlarındaki dosya kodu ve saklama planına
göre yapılır.
Planın Kullanımı ve Kurallar
Teşekkürler
[email protected]