Transcript Standart Dosya Planı Uygulamaları Sunumu

STANDART DOSYA PLANI
UYGULAMALARI
T.C.
T.C.
ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ
REKTÖRLÜĞÜ
ABANT İZZET GENEL
BAYSALSEKRETERLİK
ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
GENEL SEKRETERLİK
Say : B.30.2.ABÜ.0.70.01-805.01.01-1250
Konu:
SaySaklama
: B.30.2.ABÜ.0.70.01-805.01.01-1250
Süreli Standart Dosya Planı
Konu: Saklama Süreli Standart Dosya Planı
……………………………………………………..
……………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………….
………………….
………
………
70.00
805
BELGE
YÖNETİMİ
VE ARŞİV
İŞLEMLERİ
1-300
2009
DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE
STANDART DOSYA PLANI
• 2005/7 sayılı Başbakanlık
Genelgesi ile kamu kurum ve
kuruluşlarında uygulamaya
konulan
• “Standart Dosya Planı”
• üniversitelerde 2010 yılı itibarıyla
kullanılmaya başlanmıştır.
Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma
ile;
• Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve
kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması
sağlanmış olacaktır.
• Standart dosya numaraları bütün kamu kurum
ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade
edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay,
doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.
• Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli,
etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme
sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık
sağlanacaktır.
• Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve
yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının
oluşturulması çalışmalarına alt yapı
oluşturulacaktır.
Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma
ile;
• Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi
alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde
yapılmasını sağlayacak ve verimliliği
artıracaktır.
• Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin
standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin
düzenini de olumlu yönde etkileyecek,
belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi,
yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük
kolaylıklar sağlayacaktır.
• Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi
kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı
numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa
bir sürede kolayca bulunabilecektir.
Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma
ile;
• Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad”
ve “numara” ile açılacak dosyalarda
toplanması amaçlanmış, böylece
kurum içi hizmet birimlerinde
birliktelik sağlamanın yanında tüm
kurum ve kuruluşlarda da birliktelik
sağlanması hedeflenmiştir.
STANDART DOSYA PLANI
• Standart dosya planı, belgelerin
•KONULARINA
• göre sınıflandırılmasını amaçlayan
•desimal dosyalama
sistemidir.
STANDART DOSYA PLANI
• Standart Dosya Planı’nda, onlu
bölünme kuralına uyulmamış,
• 1- GENEL KONULAR
• 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ
• 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ
FAALİYETLER
• 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ
FAALİYETLER
• Olmak üzere 4 başlık altında toplam
19 Ana Konuya bölünmüştür.
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI
1 GENEL KONULAR
000-099
2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ
100-599
2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri
100-199
2.2 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri
200-299
2.3 Öğrenci İşleri
300-399
2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri
400-499
3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER
600-699
3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri
600-619
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri
620-639
3.3 Hukuk İşleri
640-659
3.4 Teftiş İşleri
660-679
4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-999
4.1 Bilgi-İşlem İşleri
700-719
4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri
720-749
4.3 Emlak ve İnşaat İşleri
750-769
4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri
770-789
4.5 İdari İşler
800-819
4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri
820-839
4.7 Mali İşler
840-869
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri
870-889
4.9 Personel İşleri
900-929
4.10 Satınalma ve Satış İşleri
930-949
4.11 Sivil Savunma İşleri
950-969
STANDART DOSYA PLANI
• Planın hazırlanmasının ardından kodlama
aşamasında da desimal sistemin
kurallarına uyulmayarak,
• Ana konular üç karakter rakam; ana
konuya bağlı alt konular iki karakter
rakam; alt konulara bağlı tali konular ise,
yine iki karakter rakam kullanılarak
kodlanmıştır.
• Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt
konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ
100
Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)
101
Üniversite ve Akademik Birimlerin
Kurulması
01
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
Üniversite
01
Devlet Üniversiteleri
02
Vakıf Üniversiteleri
02
01
Mütevelli Heyeti
B
A
02
Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması
B
A
03
Devlet Yardımları
20
A
04
Öğrenci Bilgileri
10
D
05
Akademik Personel Bilgileri
B
D
Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO
15
A
01
Fakülte
02
Enstitü
03
Konservatuar
04
Yüksekokul
05
Meslek Yüksekokulu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK
KARİYER İŞLERİ
200
Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri
201
Seçim ve Atama İşleri
01
Rektör Seçimi ve Ataması
02
Dekan Seçimi ve Ataması
03
Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve
Atanması
04
Temsilci Seçim İşleri
99
01
Profesör Temsilcisi
02
Doçent Temsilcisi
03
Yrd. Doç. Temsilcisi
04
Asistan Temsilcisi
Diğer
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
15
A
15
C
Öğretim Elemanı Yetiştirme
202
01
1416’ya göre
15
C
02
2547’ye göre
15
C
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ İŞLERİ
300
Öğrenci İşleri (Genel)
301
Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri
01
ÖSYS
01
Duyurular
02
Kontenjanlar
03
Başvurular
04
Sınavlar
05
İtirazlar
02
Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci
Sınavı
03
Dikey Geçiş
04
Ek Yerleşme
05
Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı
06
Yatay Geçiş
07
Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş
08
Açıköğretime Sınavsız Geçiş
09
Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME
İŞLERİ
400
Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel)
401
Sınav Takvimi
402
Sınav Başvurusu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
10
D
01
Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları
10
D
02
Sınav Kılavuzu
15
A
03
Aday Başvuru İşlemleri
99
01
Aday Başvuru Bilgi Formları
B
D
02
Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri
1
D
03
Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri
01
Transkripli Adaylar
02
TÜBİTAK Ödüllü Adaylar
03
Milli Sporcular
100 Gün
D
04
Engelli Adaylar
10
C
Diğer
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ
600
Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)
601
Teşkilatlanma İşleri
01
Kuruluş, Yapılanma
02
Yetkilendirme, Yetki Değişikliği
03
Yönetimi Geliştirme
04
Teşkilat Şemaları ve Kadrolar
01
Teşkilat Şemaları
02
Norm Kadro Çalışmaları
99
01
Görev/İş Tanımları
02
Norm Kadro Pozisyonları
Diğer
Plan ve Program İşleri
602
01
02
Kalkınma Planı
01
Hazırlık Çalışmaları
02
İzleme ve Değerlendirme
Orta Vadeli Plan/Program
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
620
Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)
621
Basın İşleri
01
Basın Toplantıları
02
Basına Verilen Demeçler
03
Tekzipler
04
Basında Yer Alan Haberler
05
Basın Özetleri
99
Diğer
Talep, Şikayet, Görüşler
622
639
01
Talep ve Şikayetler
02
Görüş ve Teklifler
03
Bilgi ve Bilgi Talepleri
99
Diğer
Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
T.C.
T.C.
ABANT
?ZZET BAYSAL
ÜN?
VERS
?TES?REKT
ÖRLÜ?Ü
ABANT
?ZZETGENEL
BAYSAL
ÜN?
VERS
?TES
ÖRLÜ?Ü
SEKRETERL
?K ?REKT
GENEL SEKRETERL
?K
•
Say : B.30.2.AB
Ü.0.70.01
-805.01.01
-1250
Konu:
Say Saklama
: B.30.2.AB
üreli
Ü.0.70.01
SStandart
-805.01.01
Dosya
-1250
? Plan
Konu: Saklama
üreliSStandart Dosya
? Plan
……………………………………………………
..
……………………………………………………
..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
…………………
.
…………………
……… .
………
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt
birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık
Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve
haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme
kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.
• Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan
yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen
sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek;
• Sayı:B.30.2.ABÜ.0.70.01.-805.02.02-890/345
A
B
C
•
•
•
A:Haberleşme Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası.
• DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının
•
•
•
konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki
dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır.
Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
» 1. Alt konu: Arşiv Yönetimi
» 2. Alt konu: Ayıklama ve İmha İşlemleri
Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı:
Konu : Ayıklama ve İmha İşlemleri
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
• 2- Dosya numarası, yazının konusunu
ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait
olduğu dosyayı veya hangi dosyaya
konulacağını göstermektedir. Bu plan
ile, yazıların “sayı” bölümünde
bulunması gereken ikinci unsur yani
• “dosya numarası”
• uygulaması da sağlanmış olacaktır.
70.01
805
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde
teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet
birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen
konulardan (100-599) faydalanılarak;
• Genel konular için (000-099),
• Danışma, denetim için (600-699)
• Yardımcı hizmetler için (700-999) sayısal
aralığında listelenen konulardan faydalanılarak,
dosya açılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Planda, koyu renkle yazılı bulunan
konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu
numaralarla açılacak dosyalara, alt
konuları ihtiva eden yazılar
konulabilecektir.
• Konuların sonunda bulunan ve “Diğer”
adı ile ifadelendirilen konular ise,
kendinden önceki konuların hiç birini
ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir
alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.
YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana
Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
Konu Grubu
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
805
805
01
805
01
01
Saklama Süreli Dosya Planı
805
01
02
Kodlama İşlemleri
805
02
805
02
01
Devir-Teslim İşlemleri
805
02
02
Ayıklama ve İmha İşlemleri
805
02
02
01
Ayıklama ve İmha
805
02
02
02
Uygunluk Görüşü
805
02
03
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
805
02
04
İnceleme ve Denetleme
805
02
05
Arşivlerden Yararlanma
805
99
Belge Yönetimi
Arşiv Yönetimi
Diğer
Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer
aldığı dosyanın kodu: -805.02.02.02- olmalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Aynı konuya ait belgelerin
coğrafik, alfabetik veya
kronolojik ayırımının gerektiği
durumlarda, dosya planında
herhangi bir istisna getirilmemiş
ise, konu numarası kullanılmak
kaydıyla ayrı dosyalar
açılabilecektir.
Aynı Konulara Ait Kayıtların Genel Konu
Altında Tek Dosyada Toplanması
040.05
040.05040.05040.05040.05040.05 040.05 040.05
040.05
Orta Öğretim
İlköğretim Bölümü
Türkçe Yabancı
EğitimiGüzel
DillerSanatlar
Özel
Eğitimi
Eğitim
Eğitim
Eğitimi
Bölümü
Bilimleri
Bilgisayar ve
Orta
Öğretim
Öğretim Fen
ve
Sosyal
Faaliyet Raporu
BölümüBölümüBölümü
Bölümü
AlanlarEğitimi
Bölümü
Faaliyet Raporu
TeknolojileriMatematik
Eğitimi B. Alanlar
FaaliyetFaaliyet
Raporu
Faaliyet
RaporuRaporuFaaliyet Raporu
Faaliyet Raporu
Faaliyet Raporu
Faaliyet Raporu
Eğitim
Fakültesi
040.05
Faaliyet
Raporları
(2009)
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu
Altında Tek Dosyada Toplanması
901
902
907
900
912
918
Kısaltmalar
Özel Kodlar
• Dosya planında istisna getirilen
ayırımlara ilişkin kullanılacak
kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2”
bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların
gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek2” bölümünde verilen kısaltmalar veya
kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin
ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı
dosyalar açılması sağlanacaktır.
Kısaltmalara ve Özel Kodlara
Dosyalama Örnekleri:
• Örnek-1: Ülkelere göre dosya
açılması;
• -724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği)
• -724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği)
• Örnek-2: İllere göre ayrı dosya
açılması gerektiğinde;
• -622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara)
• -622.01/14-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Bolu)
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar),
köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla
tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile
ayrılacaktır.
• Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif
kararlar vb.) belgelere erişimi daha da
etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak,
belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir.
Kararlar
• Örnek-1:
için;
• -050.01.04[2009/5;2009/6]-: 2009/5 ve 2009/6 sayılı
Senato Kararları
• -050.02.04[54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu
Kararı
Dava dosyaları
• Örnek-2:
için;
• -641.04[S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası
• -641.03.03[S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava
dosyası
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve
denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları
yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için
hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek
verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da
aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.
• Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği
durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya
numarası olacaktır.
• Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak
amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya
numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı
konudaki yazılar için farklı dosya numaraları
kullanmayacaklardır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Planın ekinde bulunan “İndeks”,
dosya numarasına hızlı bir biçimde
ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili
bölümler incelenmeden yazıya
kesinlikle dosya numarası
verilmeyecektir.
• Dosya, o dosya numarasını taşıyan
bir yazı gönderildiği veya geldiği
zaman açılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Bir işlemle ilgili yazılar, işlem
sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar”
adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli;
işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile
bir araya getirilerek, asıl dosyasına
konulmalıdır.
• Yazılar, ekleri ile beraber
dosyalanmalıdır.
• Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından
ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra
numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır.
Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere,
eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
•
Açılacak dosya üzerinde,
dosyayı tanımlayan
• 1-“Kurum adı veya
amblemi”,
• 2-“Birim Kodu”,
• 3-“Dosya Numarası”,
• 4-“Konu adı”
• 5- “Dosya Sıra No”
• 6- “Özel Bilgi Alanı”
• 7-“Yılı”
•
gibi unsurlar mutlaka
yazılmalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Dosya numaraları, dosyanın konusunu
belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf
üzerinde bulunması gereken yerini de
belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde
dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak,
hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli
düzenlerini oluşturacaklardır.
• Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki
yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi
hükmüne göre uygunluk kontrolünden
geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir.
Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde
oluşturulan asli düzenleri kesinlikle
bozulmayacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Uygunluk kontrolü esnasında,
birleştirilmesi veya ayrılması gereken
dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinde,
açılmış bulunan dosyalardaki belge
yoğunlukları dikkate alınacaktır.
• Birleştirme ve ayırma işlemlerinden
dolayı dosyada yapılan düzenleme,
dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa
sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de
gerekli düzeltmeler yapılacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• Dosyaların ünite, birim ve kurum
arşivlerinde saklanması,
düzenlenmesi, devri vb. arşiv
işlemlerinde “Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik” hükümlerine
uyulacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE
UYULACAK KURALLAR
• -Birimlerimiz, dosya planlarına yeni konuların
açılması, kaldırılması ya da düzeltilmesine dair
taleplerini
• Sene sonunda arşiv birimine bildirmek
zorundadırlar.
• Gelen talep ve öneriler tarafımızca
YÖK’e bildirilecektir.
• YÖK’ün ilgili biriminin Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi ve
bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi
halinde gerekli düzeltmeler
yapılabilecektir.
Dosyalama İşlemleri (Genel)
• Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali
konu numarası almış dahi olsa, yazının
almış olduğu numara ile dosya açmak
yerine, ana dosya numarası altında
“Genel” bir dosya açarak, yazıları bu
dosyada toplamak; zaman içerisinde bu
dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim
yoğunluğuna göre kendi özel numaraları
ile dosya açmak daha verimli olacaktır.
Dosyalama İşlemleri
• Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa
olsun teşekkül eden belgelerinden bir
bölümü “faaliyet raporları” ise, “ortak
alanlar”dan “Genel İşler” başlığı altında
“040” dosya numarası ile;
• “malzeme talepleri” , “Şartnameler”,
“Kesin Teminat” vb. ise, “Satınalma ve
Satış İşleri” başlığı altında “934” dosya
numarası ile;
• “atama” , “izin işleri”, “ görevlendirme”
vb. ise, “Personel Özlük İşleri” 903 dosya
numarası ile
• dosyalanacaktır.
Özet Bir Plan
• Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her
personelin dosya planını inceleyerek, yapmış
olduğu yazışmalar için hangi dosya
numaralarını kullanacağını tespit etmesi,
• Yani; kendisine münhasır özet bir plan
hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman
kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı
dosya numarası verilmesini de
engelleyecektir.
Gelen Yazıların Dosya Numarası
• Gelen yazıların dosya numaraları
sadece bir fikir vermek amaçlı
kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara
cevaben hazırlanacak yazılarda,
yazımızın nerede dosyalanması
gerektiğine karar vererek, yerini
kendimizin belirlemesi ve bu
mahiyetteki tüm yazılara da aynı
dosya numarasını vermemiz
gerekmektedir.
DOSYALAMADA GELEN-GİDEN
AYRIMI
YAPILMAYACAKTIR
• GELEN YA DA GİDEN AYNI
KONUDAKİ YAZILAR AYNI NUMARA
ALTINDA TEK DOSYADA
TOPLANACAKTIR.
• Hazırlayan:
• Abant İzzet Baysal Üniversitesi
• Arşiv Birimi
• http://arsiv.ibu.edu.tr
• 2010