Transcript Form Yönetimi Dosyalama ve Arşivleme

6. Form Yönetimi, Dosyalama ve
Arşivleme
6.1. Form Yönetimi
Form, birtakım bilgilerin toplanması, kaydı,
gruplandırılması,
kullanılması,
transferi
yada
yayınlanabilmesi vb. amaçlarla hazırlanan ve üzerinde
sorular
ve bunların cevaplandırılmasıyla bazı kayıt,
değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için
boşluk bırakılan kağıt, defter ve kartonlardır.
Büro formları, yazılı iletişim ve kayıt sisteminin
vazgeçilmez ve çok önemli araçlarıdır. Büro işini
standardize etme ve basitleştirme, zaman, emek ve
maliyet tasarrufu sağlama, etkin bir yazılı iletişim ağı
kurulmasını sağlamada pek çok yarar sağlar.
Bu nedenle büro formlarının yönetimi büyük önem
taşımaktadır. Eğer formlarının yönetimine gereken
dikkat gösterilmez ise bu denli yararlı araç olan
formlar, büro verimsizliğinin temel nedenlerinden biri
olurlar.
6.2. Dosyalama
Dosyalamanın amacı; evrakların arandıkları
zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde
korunmasıdır. Büroların amacı büro sisteminin
verilerini kaynaklarından toplamak, biriktirmek,
süreçlemek, ilgili kişilere iletmektir.
Aynı zamanda beklemesi gereken bilgileri muhafaza
etmek işlevlerini yerine getirmektir. Dosyalama,
büroların bu işlevlerini etkin bir şekilde yerine
getirmelerini sağlayacak bir süreçtir.
Dosyalama işlemlerine konu olan başlangıç birimi
evraktır. Evrakın kayıt ve havale edilmesinden sonra,
görmesi gereken işlem ve izleyen sevk olayından sonra,
dosyalama işlemlerine sıra gelmektedir.
İşletmenin verimliliğini ve etkinliğini sağlayacak
iyi bir dosyalama sistemi şu özellikleri taşımalıdır;
Basitlik; Dosyalama sistemi,herkes tarafından
kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır.
Ussallık; Sistem kolay kavranabilmeli, başlıklar kolayca
anlaşılabilir ve eksiz olmalıdır.
Tutarlılık; Sistem kendi içinde tutarlı olmalıdır.
Kullanışlılık; Dosyalama sistemi çalışma ortamının
ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamalıdır.
Transfer kolaylığı; İncelenen bir olay dosya bir
başkasına veya arşive devredilebilir. Buna transfer
denir.
Ekonomiklik; dosyalama sistemi en az emek en az
gider, en az yer gerektirmelidir. Sisteme uygun
malzeme kullanılmalıdır. Sistem ihtiyaca göre
genişleyebilmelidir.
6.2. Dosyalama Sistemleri
Birbiri ile ilgili belgenin bir arada olması, belgenin
kolaylıkla bulunması için dosyalama işlerinin belli bir
düzen içinde yürütülmesi gerekir.
Dosyalama işlerinde değişik düzenlemeler yapılabilir.
Bunlara dosyalama sistemi denir.
Dosyalama sisteminin seçimi, kurum ve
kuruluşun yapısı, vermiş olduğu hizmetin özelliği ve
bu hizmetler neticesinde meydana gelen belgelerin
niteliği dikkate alınarak bu hizmetlerden sorumlu bir
birim tarafından yapılmalıdır. Bilinen dosyalama
sistemleri:
Alfabetik dosyalama sistemi:
Sistemin isminden de anlaşılacağı üzere sistemin
esasını alfabetik sıra teşkil eder. Bu sistemin
uygulanabilmesi için açılması gereken dosyaların
isimlerle ilgili olması gerekir.
Sistem son derece basit ve güvenilirdir. Aranılan
belgeyi direkt ve kolayca bulmak mümkündür. Yanlış
dosyalama ve hata yapılma olasılığı minimumdur.
Alfabe düzeni ve kullanımının çok yaygın olması
sebebiyle kolaylıkla uygulanır.
Kronolojik (tarihsel) dosyalama sistemi:
Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar
tarih sırasına göre dizilmektedir. Bu tür dosyalama da
esas olan dosyaların tarihidir.
Tarih esasına göre kullanımı söz .konusu olan dosyalar
bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.
Bu sistemde belgenin konusunun nereden geldiği
veya nereye gittiği gibi unsurların herhangi bir önemi
yoktur.
Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi:
Sistem, kurum ve kuruşların çalışma ve ilgi
alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır.
Kurum veya kuruluşların iştigal ettiği alanlara yönelik
olarak bölümlere ayrılır.
Nümerik dosyalama sistemi:
Rakam esasına dayanan bu sistem serial ve
desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.
Serial nümerik dosyalama sistemi; bu sistemde
dosyalara birden başlayarak sonsuza kadar takip eden
numaralar verilir. Bu sistemin uygulanabilmesi için
oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler
bulunması gerekir.
Desimal (ondalık) dosyalama sistemi; bu sistemde
kuruluşun ilgilendiği işler onlu gruplara ayrılır. Onlu
gruplar alt onlu gruplara ayrılır. Her yeni alt
bölünmede yeni bir rakam eklenir.
Konuya
göre dosyalama sistemi; konuya göre
dosyalama sisteminde, dosya planının hazırlanması
gerekir. Dosya planının kuruluştaki bütün işleri
kapsaması zorunludur. Evrakın konulacağı dosyanın
belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak yerine getirir.
Karma
dosyalama sistemi; bazı işletmeler için
çoğunlukla tek bir dosyalama sistemi yeterli
olmayabilir. Bu işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak
üzere birkaç dosyalama sistemini birlikte kullanmak
gerekir.
6.2.3. Dosyalama Süreci
Dosyalama süreci; indekslere hazırlama, dosyanın
açılması, kodlanması ve etiketlenmesi, dosyanın
arşivlenmesi ve dosyanın yok edilmesi işlemlerinden
oluşur. Ayrıca bu aşamalar:
 İndeks hazırlanması
 Dosya açılması
 Dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi
 Dosyanın ödünç verilmesi
 Dosyanın izlenmesi
 Dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması.
6.3. Arşivleme
Gelecekte tekrar kullanılması düşünülen veya
yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması
zorunlu olan belgelerin korunması ve bu süre içinde
kendilerinden yararlanma olanağı saplayan çalışmalara
arşivleme denir.
Arşiv ise;
 Kurumların, gerçek yada tüzel kişilerin faaliyetleri
sonucu oluşan bir amaçla saklanan dokümanlardır,
 Söz konusu dokümanlara bakan kurum,
 Buları barındıran yerlerdir.
Arşivler, kuruluşlardaki kayıt ve yazı işlerine bağlı
olarak oluşa belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir
sonucu olarak ortaya çıkmaktadır.
6.4. Bilgisayarlarla
Yönetimi
Belge
ve
Bilgi
Günümüzde bilgi en önemli olgu haline gelmiştir.
Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her
zaman mümkün olmamaktadır. Klasik yöntemle
tutulan dosya ve arşiv kayıtları erişim ve
kullanılabilirlik sorunları çıkartmaktadır.
Bilgisayarların gelişmesiyle birlikte, bu sorunun
çözülmesi beklenirken, eldeki belgelere bir de
bilgisayarların ürettiği kullanıcıdan bağımsız belgeler
eklenmiştir. İstenilen bilgi ya da belgeye zamanında
erişmek bu karmaşanın içinde neredeyse imkansız
hale gelmiştir.
Hiçbir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeleri
de bunlara ekleyince, belgeye hızlı ve doğru bir
teknoloji olan bilgisayarları kullandığımız halde,
büyük bir problem olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bütün bu sorunları ortadan kaldırmak, bilgi yani
belgeye hızlı ve doğru erişimi sağlamak için Belge
Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.
Belge Yönetim Sistemlerini; belgelerinizi güvenli, hızlı
erişebilirlik, aradığında rahatlıkla bulunabilir bir
şekilde düzenlemenizi sağlayan bir araç olarak
tanımlayabiliriz.
6.5. Belge Yönetim Sisteminin Yapısı ve
İşleyişi
Her türlü bilgiyi programa aktarmak, işleme tabi
tutarak güvenli bir ortamda saklamak ve yeniden
değerlendirilmek üzere çıktı almak için gerekli ,
saklama ve çıktı yapısının yapısı şöyle açıklanır:
Girdi Yönetimi:
BYS’ler bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü
bilgiyi sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük
hayatımızda kullandığımız her türlü döküman, bilgi,
bilgisayar
teknolojileri
kullanılarak
sisteme
aktarılabilir.
Genel olarak bir BYS’nin kabul ettiği bilgi
formatları şunlardır;
 Matbu doküman
 Kağıt, broşür, dergi, kitap vs.
 Elektronik doküman
 Word, Excel gibi uygulama dosyaları
 Analog bilgi
 Ses, video, radar, data v.s.
Bir bilgiyi BYS’ ye aktarabilmek için sisteme
aktarılmak istenen bilgi, formatına göre farklı
işlemlere tabi tutulmalıdır.
Veri Saklama Yöntemi
BYS mantığında, bilgilerimizi belirli yerlere kayıt
etmemizin nedeni, daha sonra o bilgilere hızlı bir
biçimde erişme isteğidir. Belirli özeliklere sahip
bilgilere erişmek için bir sorgulama-arama işlemi
yapılmalıdır.
Bu yüzden BYS, bilgileri bir veri tabanı içerisinde
saklar. İndeksler, anahtar kelimeler, full-text
alanlarının hepsi, birden fazla veri tabanı tablosu
içerisinde tutulur.
Bu veri tabanı tabloları kendi aralarında belirli
kriterlere göre ilişkilendirerek yapılacak sorgulama
işleminin daha hızlı bir şekilde sonuçlandırılmasını
sağlar.
Çıktı Yönetimi
Sisteme bilgilerin aktarılmasının en önemli
nedeni, bir şekilde yeniden kullanıcının bu bilgileri
kullanmasını sağlamaktır.
Bilgiyi kullanmanın yöntemi, ise kullanıcının ihtiyacı
doğrultusunda bilgiyi sistemden dışarı çıkartmak veya
sistem içinde dolaşımını sağlamaktır. Çıktı yönetimi
bu işlemleri gerçekleştiren bir yapıdadır.