Transcript Standart Dosya Sistemi Sunusu - Narman Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA
PLANI
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
NARMAN - 2013
EVRAK DOSYALAMA VE
ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT

Kanun No: 3473
28 Eylül 1988
Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: 19949
Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Tarih: 16/05/1988
Yayımlandığı Resmi Gazete:
Sayı: 19816
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
1991/17 sayılı ve 13/8/1991 tarihli
Haberleşme Kodu Uygulaması ile ilgili Başbakanlık Genelgesi
Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004
Sayı: 25658
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan
2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi

Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B.02.0.İGB-542-864
sayılı yazısı

Milli Eğitim Bakanlığının İdari Birim Kimlik Kodu ile ilgili 2012/43 sayılı genelgesi
TANIMLAR
Dosya;
 Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,
Tümleşik Dosya;
Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada
tutulduğu dosyayı (Personel Dosyası, Dava Dosyası,Proje Dosyası
vb.)
Dosya Planı;
 Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden
belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere
önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,
Standart Dosya Planı;
 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan
dosya planını
TANIMLAR
İdari Kimlik Birim Kodu;
 Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile
bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için
ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki
koddur.
Dosyalama;

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin
kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar
başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
Ortak Alan;

Standart dosya planında 000-099 ve 600-999 sayısal aralığındaki
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya
planlarını
TANIMLAR
Ana Hizmet Faaliyetleri;
 Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla
yükümlü oldukları 100-599 sayısal aralığındaki dosya
planlarını
Ana Dosya;

Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade
eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği
dosyaları
Saklama Kodu;

Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların
saklanma sürelerinin belirtileceği kodları ifade eder.
KURUMLAR KENDILERI
1
HAZIRLAR
2
100-599
Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü tarafından
hazırladı.
3
Ortak Alanlar
(000-099 / 600-999)
DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
1
GENEL KONULAR
000-099
2
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
100-599
3
DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER
600-699
3.1 Araştırma,ve Planlama İşleri
600-619
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri
620-639
3.3 Hukuk İşleri
640-659
3.4 Teftiş /Denetim İşleri
660-679
4
700-999
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
4.1 Bilgi-İşlem İşleri
700-719
4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği
720-749
4.3 Emlak ve Yapım İşleri
750-769
4.4
770-789
Eğitim İşleri
4.5 İdari ve Sosyal İşler
800-819
4.6
820-839
Tanıtım ve Yayın İşleri
4.7 Mali İşler
840-869
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri
870-889
4.9 Personel İşleri
900-929
4.10 Satınalma ve Satış İşleri
930-949
4.11 Sivil Savunma İşleri
950-969
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI

Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet
raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı
kullanılmıştır.

Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak
nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari
İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta
benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait
faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar
ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600-999
sayısal aralığında numaralandırılmıştır.
000
010
01
02
03
04
05
06
01
02
07
Kurumların her
biriminde var
olması muhtemel
olan bu dosyalar
bütün birimlerce
kullanılabilir.
(000-099 aralığı)
01
02
03
08
09
99
020
Saklama Kodu
3. Alt Konu
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
STANDART DOSYA
PLANI
GENEL İŞLER
Genel
Mevzuat İşleri
Kanunlar
Tüzükler
Yönetmelikler
Yönergeler
Tebliğler
Genelgeler
İç Genelgeler
Dış Genelgeler
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
Talimatlar
Duyurular
Sirkülerler
Rehber,Kılavuz
Standartlar
Diğer
Olurlar, Onaylar
020 yazışma kodu olmayıp,yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır
Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller
Anlaşmalar
Sözleşmeler
Protokoller
Şartnameler
01
İdari
02
Teknik
99
Diğer
030 ve alt açılımlarına ait konular bir faaliyetin parçası olarak farklı kodla tanımlanması durumunda
birer örneğinin dosyalanmasında yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır.
040
Faaliyet Raporları
01
Haftalık
02
Aylık
03
Üç Aylık
04
Altı Aylık
05
Yıllık
06
Konsolide
99
Diğer
030
01
02
03
04
Saklama Kodu
3. Alt Konu
2. Alt Konu
Ana Dosya
1. Alt Konu
Hukuk İşleri (Genel)
640
641
01
02
01
02
03
600-999 aralığındaki
dosyalar bütün
birimlerce kullanılabilir
HUKUK İŞLERİ
01
02
03
04
05
99
Dava Dosyaları
Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi
Tahkim
Ulusal
Uluslararası
Adli Davalar
Hukuk
Ceza
İcra
İdari Davalar
Vergi Davaları
Diğer
Her farklı dava için ayrı dosya açılacak olup,dava sürecinin bütün aşamalarına ilişkin belgeler ait
olduğu dava dosyasından takip edilecektir.Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden
ayırmaya yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılacaktır.
645
646
Tebligatlar
Vekaletnameler, Azilnameler
645,646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak farklı
kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında ve dava
konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır.
650
651
659
Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz.”Genel İşler”
Bilirkişi ve Ekspertiz
Uzlaşma İşlemleri
Hukukla İlgili Diğer İşler
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK
KURALLAR

Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal
aralığında tanımlanan dosya konuları tüm
kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet
faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında
yer alan konuların ise kurum ve kuruluşlarda
farklı tanımlamaları içeriği unutulmamalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK
KURALLAR

Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599
sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya
numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva
eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya
numarası cevabi yazılarda referans olarak
alınmamalıdır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK
KURALLAR
Örnek;
Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen
147.04.02.00 dosya numaralı “Dershane Açılması”
konulu bir yazının cevabı
Müdürlüğümüzden
410.01.00.00 dosya numaralı “Özel Dershane İşleri”
konulu bir yazı şeklinde olmalıdır.
147 Eğitim ve Spor Yapıları
410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları
01
02
03
04
02
03
04
99
102
103
105
01
02
03
04
05
06
99
110
01
02
03
04
05
99
115
01
02
03
04
05
06
99
Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel)
Eğitim ve Öğretim Programları
Okul Öncesi ve İlköğretim Programları
Hazırlama/Geliştirme
Uygulama
Değerlendirme
Revizyon
Genel Ortaöğretim Programları
Mesleki Ortaöğretim Programları
Yaygın Eğitim Programları
Diğer
101.01'in alt açılımları 101.02-101.04 için de aynı usulde uygulanabilecektir.
Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi
Ölçme ve Değerlendirme
Okul, Kurum Açma, Kapatma, Devir, Ad Verme İşleri
Okul, Kurum, Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri
Alan/Dal Açma/Kapatma/Devir İşlemleri
Okullara Ad Verme İşlemleri
Pansiyon Açma/Kapatma/Kapasite Belirleme İşlemleri
Mülga İşlemleri
Halk Katkılarına Ait İşlemler
Diğer
Kontenjanların Belirlenmesi
Okul Düzeyinde
Eğitim Bölgesi Düzeyinde
Yatılı İlköğretim Öğrenci
Yatılı Öğrenci
Mesleki ve Teknik Ortaöğretim Kurumları Alan/Dal
Diğer
Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)/Ders Kitapları
Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)
Temel Ders Kitapları
Öğretmen El Kitapları
Yardımcı Ders Kitapları
MEB Ders Kitaplarının Yazılması
İş ve İşlem Yaprakları
Diğer
Saklama
Kodu
01
EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ
Saklama
Süresi
100
101
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana Dosya
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
15
A
15
C
5
10
15
D
D
A
15
5
C
D
5
B
C
C
B
C
100
101
02
03
04
05
99
Saklı Nüfus
Ölen Kardeşin Kaydını Kullanma İddası
Onsekiz Yaşından Büyük Bulunmuş Özürlü Kişiler
Ad ve Soyadı
Nüfus Yazımı / Yazım Dışı Kalanlar
Diğer
Evlenme
102
01
02
99
Mal Bildirimi Başvuru Formu
Evliliğin Feshi / İptali
Diğer
Boşanma
Kayıt Düzeltme
103
104
01
99
Dava Takip Dosyası / Tebligatlar
Diğer
Ölüm
105
01
02
03
99
Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri
Gaiplik / Gaipliğin Feshi
Vasiyetname Bildirimi / İptali
Diğer
Diğer Olaylar
Saklama Kodu
3. Alt Konu
NÜFUS ve VATANDAŞLIK OLAYLARI İŞLERİ (100 - 149)
Nufus Olayları İle İlgili İşlemler
Doğum
01
106
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
3.Alt Konu
2.Alt Konu
1.Alt Konu
Ana konular için 000 sayısal,
birinci, ikinci ve üçüncü
alt konular için 00 sayısal
Ana Konu
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
İDARİ VE SOSYAL İŞLER
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
805
Belge Yönetimi
01
karakterler kullanılmıştır
01
Saklama Süreli Dosya Planı
02
Kodlama İşlemleri
Arşiv Yönetimi
02
01
Devir-Teslim İşlemleri
02
Ayıklama ve İmha İşlemleri
01 Ayıklama ve İmha
02 Uygunluk Görüşü
99
03
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
04
İnceleme ve Denetleme
05
Arşivlerden Yararlanma
Diğer
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI

Dosya planında yer alan konu numaraları,
hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan
hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.
 Örnek;

Sayı: 38421890-805.02.01/347

A
 A:İdari
B
Birim Kimlik Kodu,
 B:Dosya Numarası,
 C:Evrak Kayıt Numarası.
C
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ BÖLÜM KODLARI
BÖLÜM ADI
NARMAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
BİLGİ İŞLEM VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
DİN ÖĞRETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
HAYAT BOYU ÖĞRENME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
HUKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
İNŞAAT EMLAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
ORTAÖĞRETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
ÖZEL EĞİTİM VE REHBERLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
STRATEJİ GELİŞTİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
TEMEL EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
BÖLÜMÜN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
38421890
23107736
99759582
35085342
69616045
15277979
57346727
81764610
73027310
71230671
23133548
47641361
93251045
81308105
KURUM KODLARI
EĞİTİM KURUMLARI
HALK EĞİTİM MERKEZİ
ÖĞRETMEN EVİ VE AKŞAM SANAT OKULU
KURUMUN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
68920670
85222050
OKUL KODLARI
ORTAÖĞRETİM OKULLARI
NARMAN ANADOLU LİSESİ
NARMAN ANADOLU SAĞLIK MESLEK LİSESİ
NARMAN TİCARET MESLEK LİSESİ
OKULUN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
22698811
45796015
48461520
OKUL KODLARI
ORTAOKULLAR
NARMAN İMAM HATİP ORTAOKULU
OKULUN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
60739829
18 MART ORTAOKULU
99420873
BAŞKALE ORTAOKULU
86773686
GÖLLÜ ORTAOKULU
13268454
KOÇKAYA ORTAOKULU
36810851
KOYUNÖREN ORTAOKULU
58154890
SALİH ZEKİ DİLEK ORTAOKULU
93648958
ŞATSÖ YATILI BÖLGE ORTAOKULU
80677911
SÜTPINAR ORTAOKULU
70592551
ŞEKERLİ ORTAOKULU
56641477
OKUL KODLARI
İLKOKULLAR-ANAOKULU
NARMAN ANAOKULU
OKULUN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
77925755
18 MART İLKOKULU
32315632
AŞIK SÜMMANİ İLKOKULU
51308614
BAŞKALE İLKOKULU
14118869
GÖLLÜ İLKOKULU
37283333
KOÇKAYA İLKOKULU
93708436
KOYUNÖREN İLKOKULU
76309883
SÜTPINAR İLKOKULU
87400186
ŞEKERLİ İLKOKULU
88997093
OKUL KODLARI
BİRLEŞTİRİLMİŞ SINIFLI İLKOKULLAR
ALABALIK İLKOKULU
ALACAYAR İLKOKULU
GÖKDAĞ İLKOKULU
MERCİMEKLİ İLKOKULU
YANIKTAŞ İLKOKULU
YUKARIYAYLA İLKOKULU
OKULUN
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
74067471
75636822
32560305
62581515
59064889
85098988
ÖZEL KODLAR
OKUL ÖZEL KODLARI
01
Anasınıfları
02
Ana Okulları
03
Uygulama Sınıfları
04
İlk Öğretim Okulları
05
Liseler
06
Anadolu Liseleri
07
Fen Liseleri İşleri
08
Anadolu Güzel Sanatlar Liseleri
09
Spor Liseleri
10
Sosyal Bilimler Liseleri
11
Endüstri Meslek Liseleri/Meslek Liseleri
12
Teknik Liseler
13
İkili Mesleki Eğitim Merkezleri
14
Yetişkinler Teknik Eğitim Merkezleri
15
Anadolu Meslek Liseleri
16
Anadolu Teknik Liseleri
17
Pratik Sanat Okulları
18
Kız Meslek Liseleri/Meslek Liseleri
MEB-EK (2)
OKUL ÖZEL KODLARI (DEVAM)
ÖZEL KODLAR
19
20
21
22
23
24
25
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
Anadolu Kız Teknik Liseleri/Anadolu Teknik Liseleri
Kız Teknik Liseleri/Teknik Liseler
Anadolu Kız Meslek Liseleri/Anadolu Meslek Liseleri
Çok Programlı Liseler (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm)
Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezleri (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm)
Kız Teknik Öğretim Olgunlaşma Enstitüleri
Pratik Kız Sanat Okulları
Ticaret Meslek Liseleri
Anadolu Ticaret Meslek Liseleri
Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liseleri
Anadolu İletişim Meslek Liseleri
Adalet Meslek Liseleri
Turizm Eğitim Merkezleri
Öğretmen Liseleri İşleri
Anadolu Öğretmen Liseleri
İmam Hatip Liseleri
Anadolu İmam Hatip Liseleri
Özel Ana Okulları İşleri
Özel Kreşler
Özel İlk Öğretim Okulları İşler
Özel Orta Öğretim Liseleri İşleri
Özel Teknik Öğretim Liseleri İşleri
Özel Kız Teknik Liseleri İşleri
Meslek Eğitim Merkezleri İşleri
Halk Eğitim Merkezleri İşleri
Yurt Dışı İlköğretim Okulları
Yurt Dışı Anadolu Liseleri
Yurt Dışı Anadolu Kız Meslek Liseleri
Yurt Dışındaki Özel Okul İşleri
İşitme Engelliler İlköğretim Okulu İşlemleri
İşitme Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri
Görme Engelliler İlköğretim Okulu
Ortopedik Engelliler İlköğretim Okulları İşlemleri
Ortopedik Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri
İlköğretim Okulu ve İş Okulu (Eğitilebilir Zihin Engelliler)
Eğitim-Uygulama Okulu ve İş Eğitim Merkezi (Öğretilebilir Zihin Engelliler)
İş Eğitim Merkezleri (Bağımsız-Öğretilebilir Zihin Engelliler)
Bilim ve Sanat Merkezleri
Otistik Çocuklar Eğitim Merkezleri
Hastane İlköğretim Okulları
Görme Engelliler Basımevi ve Akşam Sanat Okulu
Rehberlik ve Araştırma Merkezi
MEB-EK (2)
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 22698811-821.04.00.00[06]/345
A
B
C
ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri)
1.Alt Konu (Tur ve Gezi)
Narman Anadolu Lisesi
2.Alt Konu
3.Alt Konu
(Anadolu Lisesi)
A:İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI

Örnek

-622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt)

-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

-050.02.04[54/351]:54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı

-641.04[2004/13]:2004/13 no’lu idari dava dosyası

-903.07.02[C-46]:C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurtiçi Görevlendirmesi

-604.02.03[TBAG-719]:TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi(izleme ve raporlama)

-604.02.03/06[TBAG-719]:Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi


(istisna getirilen ayrımlar /)
(kurumca özel önem arz eden özel kodlar [ ])
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 22698811-821.04.00.00/703
A
B
C
ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri)
1.Alt Konu (Tur ve Gezi)
Narman Anadolu Lisesi
2.Alt Konu
3.Alt Konu
A:İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 45796015-160.02.02.00[15]/224
A
B
C
Özel Eğit.Reh.Ve Dan. Hiz.
Reh. Ve Dan. Hiz.
Reh. Programları
Anadolu Sağlık
Meslek Lisesi
Anadolu Meslek Liseleri
A:İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 99420873-225.02.00.00/133
A
B
18 Mart Ortaokulu
Ödül ve Disiplin İşleri
Disiplin İşleri
A:İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
C
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı:51308614-903.03.02.01[A-2530]/612
A
B
C
Aşık Sümmani
İlkokulu
Personel Özlük İşleri
Terfi ve İntibak İşleri
İntibak İşleri
Hizmet Değerlendirmesi
A: İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
Sicil No
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 68920670-198.03.01.00/796
A
B
C
Halk Eğitim Merkezi
Eğitimle İlgili Defter,Dosya,Çizelge ve Belgeler
Sertifika,Kurs/Tamamlama ve Diğer Belgeler
Sertifika
A: İdari Birim Kimlik Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 58154890-746.01.02.02[LIFE IS A MEAL]/234
A
B
C
Koyunören İO
AB-Türkiye Mali İşbirliği
IPA Katılım Öncesi Mali Araç
COMENIUS (Life is a meal)
Projeler
Proje Raporları
A:Birim Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 93648958-315.02.00.00/AZ/123
A
B
C
Salih Zeki Dilek İO
Kardeş Okul Uygulamaları
Yurt Dışı
A:Birim Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
AZARBEYCAN
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 80677911-310.04.00.00[4-UÇF]/456
A
B
C
YBO
Müsamereler,Yarışmalar
Festivaller
A:Birim Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
4.Uluslararası Çocuk Festivali
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 81308105-105.01.00.00/419
A
B
C
İlçe MEM
Okul,Kurum Açma,Kapatma,Devir,Ad Verme İşlemleri
Okul,Kurum,Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri
A:Birim Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası.
ÖZEL KODLAR
KURUL, KOMİSYON VE TOPLANTI ÖZEL KODLARI
MEB-EK (1)
101
Talim Terbiye Kurulu
102
Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulu
103
Eğitim Bölgesi Danışma Kurulu
104
Eğitim Bölgesi Zümre Başkanları Kurulu
105
Öğretmenler Kurulu
106
Zümre Başkanları Kurulu
107
Zümre/Sınıf Zümre Öğretmenler Kurulu
108
Sınıf/Şube Öğretmenler Kurulu
109
Öğrenci Kurulu
110
Öğrenci-Veli Toplantıları
111
Değerlendirme Kurulu (Türkiye’de Öğrenim Gören Yabancı Uyruklu Öğrenciler)
112
Mahalli Heyet Koordinasyon Kurulu
113
İl İstihdam ve Mesleki Eğitim Kurulu
114
Müdürler Komisyonu
115
İl Milli Eğitim Komisyonu
116
Okul Aile Birliği
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Sayı: 57346727-903.05.01.00/334
A
B
İlçe MEM
Personel Özlük İşlemleri
İzin İşlemleri
Yıllık
A:Birim Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası
C
SAKLAMA KODLARI
Genel Açıklamalar
u Saklama Kodlarının Açılımı
v
A :
Devlet Arşivlerine Gönderilir
A1 :
Örnek Yıllar Gönderilir
A2 :
Örnek Seçilenler Gönderilir
A3 :
Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir
B :
Kurumunda Saklanır
C :
Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir
D :
Devlet Arşivlerine Gönderilmez
Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten
itibaren geçen süreyi ifade eder.
100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet
w faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama
süreleri dikkate alınacaktır.
x
Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde
"99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.
MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel
 kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]"
içinde kullanılabilecektir.
ÖRNEKLER:
205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri)
821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi)
050.04.04[101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları)
045.02[101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları)
050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları)
050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)
A :
Devlet Arşivlerine Gönderilir
A1 :
Örnek Yıllar Gönderilir
A2 :
Örnek Seçilenler Gönderilir
A3 :
Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir
B : Kurumunda Saklanır
C : Ayıklama İmha Komisyonunca
Değerlendirilir
D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez
310
01
01
02
02
03
04
05
99
315
01
02
99
316
317
320
325
330
01
02
03
04
99
335
01
02
03
04
05
06
99
340
01
02
03
99
349
Saklama
Kodu
Saklama Kodlarının Açılımı
01
02
03
99
Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel)
Öğrenci Meclisleri
Okul Öğrenci Meclisi
İl Öğrenci Meclisi
Türkiye Öğrenci Meclisi
Diğer
Müsamereler, Yarışmalar
Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar
Özel
Resmi
Halkoyunları Yarışmaları
Müzik Yarışmaları
Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri
Sponsorluk
Diğer
Kardeş Okul Uygulamaları
Yurt İçi
Yurt Dışı
Diğer
Dost Aile Uygulamaları
Misafir Öğrenci Uygulamaları
Öğrenci/Çocuk Kulüpleri
Toplum Hizmeti Çalışmaları
Spor Faaliyetleri
İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları
Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları
Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları
Sponsorluk
Diğer
İzcilik Faaliyetleri
İzcilik Kampları
İzci Ünitelerinin Kurulması
İzci Evleri
Arama, Kurtarma, İzci Birliği
İl İzci Kurulları
İzcilerin Eğitimi
Diğer
Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar)
Öğrenci Eğitim Yaz Kampları
Öğrenci Eğitim Kış Kampları
Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları
Diğer
Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler
Saklama
Süresi
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
Ana
Dosya
300
305
SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER
5
D
5
5
C
D
5
15
C
A
15
15
10
5
5
10
C
A
D
D
D
D
10
10
C
D
10
5
C
D
5
10
D
C
A :
Devlet Arşivlerine Gönderilir
A1 :
Örnek Yıllar Gönderilir
A2 :
Örnek Seçilenler Gönderilir
200
Öğrenci İşleri (Genel)
205
Kayıt-Kabul
B
D
210
5
D
01
Nakil ve Geçişler
Nakiller
02
Okul Türleri Arasında Geçiş
03
Teknik Liseye Geçiş
04
99
Alana/Dal Değişikliği
Diğer
5
C
Denklik İşleri
B
C
10
C
5
D
15
D
15
D
215
A3 :
Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir
B :
Kurumunda Saklanır
C :
Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir
D :
Devlet Arşivlerine Gönderilmez
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
Ana Dosya
1. Alt
Konu
2. Alt
Konu
3. Alt
Konu
Saklama Kodlarının Açılımı
ÖĞRENCİ İŞLERİ
01
Yurtdışı Eğitim Denkliği
02
Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği
99
Diğer
220
Devam-Devamsızlık
225
Ödül ve Disiplin İşleri
01
01
Ödül İşleri
Teşekkür Belgesi
02
Takdirname Belgesi
03
Onur Belgesi
04
05
Başarı Belgesi
Üstün Başarı Belgesi
02
Disiplin İşleri
99
Diğer
230
235
Öğrenci Askerlik İşlemleri
5
Yabancı Uyruklu Öğrenciler (İlk ve Orta Öğretim) B
D
C
240
Mezunların İzlenmesi
D
10
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI

Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen
dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar
yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun
yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu
görülen konular belirlenecektir.

Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt
konularından her hangi birini ilgilendirmeyen
yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır.
01
01
02
02
03
04
05
99
315
01
02
99
316
317
320
325
330
01
02
03
04
99
335
01
02
03
04
05
06
99
340
01
02
03
99
349
Saklama
Kodu
310
Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel)
Öğrenci Meclisleri
Okul Öğrenci Meclisi
İl Öğrenci Meclisi
Türkiye Öğrenci Meclisi
Diğer
Müsamereler, Yarışmalar
Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar
Özel
Resmi
Halkoyunları Yarışmaları
Müzik Yarışmaları
Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri
Sponsorluk
Diğer
Kardeş Okul Uygulamaları
Yurt İçi
Yurt Dışı
Diğer
Dost Aile Uygulamaları
Misafir Öğrenci Uygulamaları
Öğrenci/Çocuk Kulüpleri
Toplum Hizmeti Çalışmaları
Spor Faaliyetleri
İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları
Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları
Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları
Sponsorluk
Diğer
İzcilik Faaliyetleri
İzcilik Kampları
İzci Ünitelerinin Kurulması
İzci Evleri
Arama, Kurtarma, İzci Birliği
İl İzci Kurulları
İzcilerin Eğitimi
Diğer
Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar)
Öğrenci Eğitim Yaz Kampları
Öğrenci Eğitim Kış Kampları
Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları
Diğer
Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler
Saklama
Süresi
01
02
03
99
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana
Dosya
Faaliyet grubunun bir
parçası olmasına
rağmen, faaliyet
grubunda sayılan
konulardan herhangi
birini ilgilendirmeyen
yazı kodlamasında ve
dosyalamasında
kullanılacak
300
305
SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER
5
D
5
5
C
D
5
15
C
A
15
15
10
5
5
10
C
A
D
D
D
D
10
10
C
D
10
5
C
D
5
10
D
C
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI




Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100-599 sayısal aralığında
dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce,
-Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı
000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların
dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun
görülen düzeltmeler yapılabilecektir.
Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak
kullanıma
sunulan
“Ortak
Alanlar”
(000-099/600-999)
www.basbakanlik.gov.tr
ve
www.devletarsivleri.gov.tr
web
adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili
düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.
STANDART DOSYA PLANINA
GÖRE DOSYALAMA
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK
KURALLAR

Üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar,o faaliyet
grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya
birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu
numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna
erişemediği
durumlarda
dosyalanabilmesine
imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır.Örneğin
yıl içerisinde “Personel İşleri”ne ait konularda az
sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda ” 900
Personel İşleri” kodu ile açılacak dosyada bu
belgelerin toplanması gerekmektedir. 900-929
STANDART DOSYA PLANINA GÖRE
DOSYALAMA



Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden
belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana
hizmet faaliyeti altında 100-599 sayısal aralığında listelenen
konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim
veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise,
000-099 ve 600-999 sayısal aralığında listelenen konulardan
faydalanılarak, dosya açılacaktır.
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte
olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden
yazılar konulabilecektir.
“Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki
belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya
“ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu
sonuç verecektir.
ALT KONULARA AİT KAYITLARIN GENEL KONU ALTINDA TEK DOSYADA
(KLASÖR) TOPLANMASI
120.01
............
............
............
120.02
............
............
............
120.03
............
............
............
622.03
............
............
120.99
............
............
............
............
120.04
............
............
............
Ders Planları
120
120
120
01
Ünitelendirilmiş Yıllık Plan
120
02
Günlük Plan
120
03
Ünite Planı
120
04
Ders Planı
120
99
Diğer
AYNI KONUYA AIT BELGELERIN YOĞUNLUĞU DIKKATE
ALINARAK ALT KONULARA GÖRE DOSYALANMASI GEREKTIĞI
DURUMLARDA COĞRAFIK, ALFABETIK VEYA KRONOLOJIK
AYRIMLAR YAPILARAK AYRI DOSYALAR AÇILABILECEKTIR.
755
755
755
755
18
Mart
İ.O
İ.O
İ.O
İ.O
755
755
755
755
755
755
755
01
02
03
04
05
06
755.01
755.02
755.03
İ.O
İ.O
İ.O
Etüd
İhale
Kontrol
İnşaat İşleri
Etüd-Proje ve Keşif İşleri
İhale İşleri
İnşaat Uygulama ve kontrol İşleri
Tetkik İşleri
Hakedişler ve Ödemeler
Geçici ve Kesin Kabuller
755.05
İ.O
Ödeme
AYNI KONU İLİ İLGİLİ BELGELERİN COĞRAFİK DOSYA TASNİF
SİSTEMİNDEN FAYDALANILARAK DOSYALANMASI
040.02
............
Adana
............
040.02
............
Afyon
............
040.02
............
Ağrı
............
622.03
............
............
040.02
............
............
Bolu
............
040.02
............
Bitlis
............
040.02
A-B
040
02
Aylık Faaliyet
Raporları
Adana
Afyon
Ağrı
Bitlis
Bolu
969-Topyekün Savunma Sivil
Hizmetleri ile İlgili Diğer İşler
957-Tatbikat
950-969
TOPYEKÜN SAVUNMA
SİVİL HİZMETLERİ
956-Sığınak
955-Yangın
953-Sivil Savunma İşleri
952-Koruyucu Güvenlik
İşleri
951-Seferberlik ve Savaş
Hali Hazırlıkları
950-Topyekün Savunma Sivil
Hizmetleri İşleri (Genel)
622.03
............
............
............
954-Kimyasal,Biyolojik
Radyolojik ve Nükleer
Savunma İşleri
YOĞUNLUĞU AZ OLAN FARKLI DOSYALAR BIR DOSYADA
TOPLANABILIR. HER DOSYA GRUBU AYRAÇLA AYRILMALIDIR.
AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI
901
İş İstekleri
902
Personel
Alımı
903
Atama İşleri
900-929
Personel
İşleri
903.07
903.06
Görevlendir
meler
İşten Ayrılma,
İstifa veİşe
Son Verme
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK
KURALLAR

Bir işlemle ilgili yazılar,işlem sonuçlanıncaya
kadar “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak
dosyada biriktirilmeli;işlemin tamamlanması
halinde,ilgileri ile bir araya getirilerek asıl
dosyasına konulmalıdır.
Açılacak dosya
üzerindeki
etiketleme
Standart Dosya
Planına uygun
olarak yapılır.
T.C.
NARMAN KAYMAKAMLIĞI
İLÇE MİLLÎ EĞİTİM
MÜDÜRLÜĞÜ
38421890
330.02
ORTAÖĞRETİM
KURUMLARI ARASI SPOR
YARIŞMALARI
2013
 Devlet
 (Devlet
 Söze
yazar !
için arşiv önemlidir.)
mühür vurulmaz!
STANDART DOSYA PLANI
DEĞERLENDİRME TOPLANTISI SONA
ERMİŞTİR.
KATILIMINIZDAN VE
KATKILARINIZDAN DOLAYI
TEŞEKKÜR EDERİZ.