Transcript Būvniecības izmaksu attiecināšana. Izmaiņas projektā

Izmaiņas projektā
Marina Gņedova
[email protected]
2012. gada 17.aprīlī, Rīgā
Izmaiņas projektā
Šādu izmaiņu gadījumā grozījumi
projektā NAV jāveic:
Maznozīmīgas izmaiņas projekta
plānošanā, izmaiņas izmaksās
vienas darba pakas un budžeta
līnijas ietvaros (BL4, BL6 un BL7).
Projektā IR jāveic grozījumi, ja
notiek izmaiņas:
1.
projekta partnerībā;
2.
projekta budžetā;
3.
projekta rezultātos un ieguvumos;
4.
atskaitīšanas periodos;
5.
tiek pagarināts projekta īstenošanas
laiks.
Par maznozīmīgām
izmaiņām jāziņo projekta
Progresa ziņojumā sadaļā
“Deviations” (novirzes)
Jāveic projekta grozījumu
procedūra
2
Maznozīmīgas izmaiņas projektā
Piemēri:
 Izmaiņas kontaktinformācijā, mainās projekta vadītājs
vai finanšu vadītājs (jāpaziņo ATS projekta vadītājam,
nosūtot e-pastu)
 Maznozīmīga aktivitāšu pārplānošana, nelielas novirzes
no ieguvumu specifikācijas
 Nelielas izmaiņas projekta ieguvumos (piem.: 4 darba
sanāksmju vietā tika organizētas 3 sanāksmes; plānoto
1500 buklešu vietā tika sagatavoti 1600 bukleti, utml.)
 Izmaiņas starp vienas budžeta līnijas un darba pakas
izmaksām.
3
1. Izmaiņas projekta partnerībā
Piemēri:

Viens projekta partneris izstājās no projekta vai tā funkcijas
pārņem cits (jauns) projekta partneris

Projekta partnerim mainās statuss vai nosaukums
Izmaiņas partnerībā:

jāpamato;

nevar ietekmēt projekta mērķi un plānotos ieguvumus;

nevar ietekmēt partneriem un partnerības noteikto
attecinamības kritēriju izpildi.
Ja viens no projekta partneriem izstājās no porjekta vai
tā aktivitātes pārnem cits (jauns) projekta partneris,
tad jāiesniedz jauna Partnera deklarācija
4
2. Izmaiņas projekta budžetā
Nosacījumi:

Izmaiņām jābūt pamatotām

Nedrīkst palielināt projekta ERAF līdzfinansējumu

Izmaiņām jāveicina projekta mērķu un rezultātu efektīvaku
sasniegšanu

Finansējumu var pārlikt starp budžeta līnijām un darba pakām
līdz 30% no kopēja apstiprināta budžeta

Izņēmuma gadījumā var veikt izmaiņas budžetā vairāk par
30% no kopēja projekta budžeta, tad lēmumu pieņems
Apvienotā uzraudzības un vadības komitēja
Izmaiņas projekta budžetā var veikt tikai vienu reizi
projekta ieviešanas laikā. Tikai īpaši pamatotos
gadījumos ir atļauts veikt papildus izmaiņas.
5
3. Izmaiņas projekta aktivitātēs
un ieguvumos
Nosacījumi:

Izmaiņām jābūt pamatotām;

Izmaiņas nevar ietekmēt projekta mērķi un plānotos
ieguvumus;

Izmaiņām jāveicina projekta mērķu un rezultātu efektīvaku
sasniegšanu.
Kopējais izmaiņu apjoms projekta aktivitātēm un ieguvumiem
budžeta līnijā 6 “Iekārtas un infrastruktūra” nevar
pārsniegt 30% no šīs budžeta līnijas vai 500 000 EUR.
6
4. Izmaiņas būvniecības/rekonstrukcijas
darbos
1.
Maznozīmīgas izmaiņas (ja mainās apakšapozīcijas tāmē,
bet kopēja pieteikuma formā plānota darbu summa nav
pārsniegta):
 Noformē dokumentus (akts par izmaiņām)
 Pievieno atskaitei un iesniedz pirmā līmena kontrolei (FLC)
2.
Neparedzētie darbi:
 Noformē dokumentus (akts par neparedzētiem darbiem)
 Pievieno atskaitei un iesniedz pirmā līmena kontrolei (FLC)
3.
Papildus darbi → iesniedz Pieprasījumu par izmaiņām
(ATS)
7
5. Projekta īstenošanas laika
pagarināšana
Nosacījumi:

Izmaiņām jābūt pamatotām

Projekts nevar būt pagarināts ilgāk par 6 mēnešiem /projektam
jānoslēdzas līdz 2014.gada 31.decembrim

Projekts var tikt veiksmīgi īstenots pagarināta perioda ietvaros

Pieprasījums par projekta termiņa pagarināšanu ir iesniegts
mēnesi pirms projekta beigām
8
6. Izmaiņas atskaitīšanas periodos
 Ja pirmais un pēdējais atskaitīšanas periods ir īsāk par 6
mēnešiem, tad ir iespejams apvienot pirmo ar otru
periodu un pēdejo ar priekš pēdējo.
 Par izmaiņām atskaitīšanas periodos
projektu un pirmā līmeņa kontroli.
ATS
informē
9
Izmaiņu veikšanas procedūra (1)
1. Vadošais partneris (VP) aizpilda šādus dokumentus
un nosūta tos ATS pa e-pastu:

Pieprasījumu par izmaiņām (Request for Changes Form)

Tabulu par izmaiņām budžetā (Budget Reallocation Form)

Laboto pieteikuma formu, tehniski ekonomisko pamatojumu,
tehniskos dokumentus, pielikumu pie Partnerības līguma ar
detalizeto budžeta sadalījumu katram projekta partnerim.
http://www.latlit.eu/eng/how_to_implement/project_changes
10
Izmaiņu veikšanas procedūra (2)
Pieprasījums par izmaiņām (Request for Changes Form):
Kas bija plānots pieteikuma formā: jānorāda aktivitātes, finansējums,
darba pakas un budžeta līnijas, izdevumu pozīcijas budžetā).
Piem.: initially EUR 5.000 were planned for the Project Partner 3
information seminar under WP1 BL4. In order to fulfil this activity
additional EUR 250 are necessary according to results of public
procurement.
Kas būtu nepieciešams mainīt: jānorāda izmainas aktivitātēs, no
kādiem līdzekļiem izdevumi tiks sēgti (no citām aktivitātēm, no
ietaupījumiem tajā pašā darba pakā un budžeta līnijā).
Piem.: Project Partner 3 requests to reallocate EUR 250 from the
planned costs for organization of conference under WP3 BL4 to the
WP1 BL4 for the organisation of the information seminar as far as after
organisation of event are savings left in amount of EUR 250.
11
Izmaiņu veikšanas procedūra (3)
Pieprasītas izmaiņas ir jāpamato:
Piem.: requested change is essential in order to ensure
proper implementation of project activities and
achievement of planned project outputs planned by the
Project Partner 3, etc.
Jāapraksta pieprasīto izmaiņu ietekme uz projekta
ieviešanu:
Piem.: the requested changes will make positive impact
to achievement of planned project objectives by
ensuring proper project management.
12
Izmaiņu veikšanas procedūra (4)
2. ATS izvērtē iesniegtas izmaiņas un ja nepieciešams
pieprasa papildus informāciju.
3. Pēc ATS apliecinājuma, ka dokumenti ir pareizi sagatavoti,
VP iesniedz dokumentu gala versijas pa e-pastu un
oriģinālus pa pastu (pieprasījums pēc izmaiņām, tabula par
izmaiņām budžētā, jauna partnera deklarācija, ja
nepieciešams).
4. ATS/Vadošā iestāde/Apvienotā uzraudzības un vadības
komitēja pieņem lēmumu par izmaiņām.
5. ATS informē projekta vadītāju par pieņemto lēmumu.
13
Izmaiņu veikšanas procedūra (5)
6. ATS pārbauda laboto projekta dokumentāciju (pieteikuma
formu, tehniski ekonomisko pamatojumu, tehnisko
dokumentāciju).
7. ATS sagatavo grozījumus Finansēšanas līgumā un nosūta
VP parakstīšanai.
8. VP parasta grozījumus un nosūta vienu eksemplāru ATS.
Ja izmaiņas projekta budžetā parsniedz 30% no kopēja
apstiprināta budžeta un izmainas ieteikme projekta mērķi,
tad lēmumu par izmainām pieņem Apvienotā uzraudzības
un vadības komitēja.
14
Būvniecības izmaksu
attiecināšanas nosacījumi
Informācija ATS
Saskaņā ar finansēšanas līguma 5.paragrāfa 6.18.punktu VP ir
atbildīgs par visu projekta partneru plānoto būvdarbu plāna
iesniegšanu atbildīgajam ATS projekta vadītājam 2 nedēļu laikā
pēc būvdarbu līguma noslēgšanas, norādot:
1. Būvdarbu uzsākšanas laiku
2. Būvdarbu veikšanas vietu (adresi)
3. Plānoto būvdarbu beigšanas laiku
4. Maksājumu veikšanas grafiku
16
Būvdarbi
Iepirkuma veikšana
Līguma slēgšana
Darbu izpilde
=
 Pieteikuma forma
 Tehniski ekonomiskais
pamatojums
 Tehniskā
dokumentācija
 Būvdarbu tāmes
17
Izmaiņas 1:
plānošanas posmā
1. Nelielas nobīdes
 ATS nav jāinformē
 Dokumentu noformēšana – kas un
kāpēc mainīts
2. Papildus
darbi/būtiskas
izmaiņas
 Nepieciešams ATS saskaņojums,
iesniedzot grozījumus projektā, tos
pamatojot un pievienojot attiecīgos
pamatojošos dokumentus
 Dokumentu noformēšana grozījumu pieprasījums, defektu akti,
tāmes, izmaiņu apstiprinājuma
vēstule, segto darbu akti
!!! – izņēmuma gadījumi
(piemēram, atklātas kļūdas tehniskajā projektā)
18
Izmaiņas 2:
darbu izpildes laikā
1. Nelielas nobīdes
 ATS nav jāinformē
 Dokumentu noformēšana – kas un
kāpēc mainīts
 Nepieciešams ATS saskaņojums,
2. Papildus darbi/būtiskas
izmaiņas
iesniedzot grozījumus projektā, tos
pamatojot un pievienojot attiecīgos
dokumentus
 Dokumentu noformēšana grozījumu pieprasījums, defektu
akti, tāmes, izmaiņu apstiprinājuma
vēstule, segto darbu akti
3. Neparedzētie darbi
 ATS nav jāinformē
 Dokumentu noformēšana –
defektu akti, tāmes, segto darbu
19
akti
Izmaiņas 2: dokumentu noformēšana
darbu izpildes laikā
Pirms darbu veikšanas:
1. Akti (ar pamatojumu kas un kāpēc mainīts)
2. Pielikumi pie aktiem: izslēgtie/ieslēgtie/neparedzētie darbi
Pēc darbu pabeigšanas:
1. Vienošanās par papildus darbiem
2. Papildus darbu nodošanas-pieņemšanas akts
20
Pamatprasības izdevumu
attiecināšanai
1. Darbi veikti saskaņā ar projekta pieteikumu
2. Atbilstoši noformēti dokumenti (apstiprinātas tāmes, būvdarbu
un izmaiņu fiksēšana, papilddarbu un neparedzēto darbu
nodalīšana, segto darbu aktu atbilstība normatīvajiem aktiem,
u.c.)
3. Veiktie darbi atbilst izpildes dokumentācijā minētajam
4. Objekts tiek nodots ekspluatācijā, atbilstoši normatīvo aktu
prasībām
21
Rekomendācijas
1. Tāmēm jābūt apstiprinātām
2. Izmaiņas darbos laicīgi jāpiefiksē, atbilstoši
jānoformē
3. Papildus darbus nevar uzskatīt par neparedzētiem
darbiem
4. Darbu dokumentācijai jābūt saglabātai
5. Objektam jābūt nodotam ekspluatācijā
22
Kontakti
Latvijas–Lietuvas programma
Apvienotais tehniskais sekretariāts
Valsts reģionālās attīstības aģentūra
Ausekļa iela 14–8 (5.stāvs)
Rīga, LV–1010, Latvija
LV tālr.: +371 6735 0622
LT tālr.:+370 6999 4692
Fakss: +371 6735 0623
E-pasts: [email protected]
www.latlit.eu
23