Transcript 1. līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti

Projektu īstenošanas
un pārskatu sagatavošanas prasības
Igaunijas – Latvijas pārrobežu sadarbības
programmas ietvaros
Valsts reģionālās attīstības aģentūra
Māris Kromāns
28.02.2013.
1. līmeņa kontroles mērķis
1. līmeņa kontroles mērķis ir pārliecināties,
ka ES piešķirtie finanšu līdzekļi Programmas
ietvaros tiek izmantoti efektīvi:
• Projekta gala rezultātu pārbaude
• Projekta izdevumu atbilstības pārbaude
saskaņā ar Programmas prasībām, ES un LR
normatīvajiem aktiem
2
1. līmeņa kontroles veidi
• Projekta partnera progresa pārskata kontrole tiek veikta 100% apmērā par visām pārskatā
iekļautajām pārskata perioda ietvaros veiktām
projekta aktivitātēm un budžeta izlietojumu
(izņemot «flat rate»)
• Kontrole projekta īstenošanas vietā - tiek
veikta katram Projekta partnerim vismaz
vienu reizi projekta ieviešanas laikā
3
Reglamentējošie normatīvie
akti un dokumenti (1)
• ES un LR normatīvie akti
• Igaunijas - Latvijas pārrobežu sadarbības
Programmas rokasgrāmata
• Vadlīnijas projektu pieteicējiem pareizai
finanšu pārvaldībai projektu īstenošanā
• Finansējuma līgums (t.sk. Partnerības
līgums ar pielikumiem)
Vienmēr jāpiemēro stingrāk
noteiktās normas
4
Reglamentējošie normatīvie
akti un dokumenti (2)
• Eiropas Savienības struktūrfondu 3.mērķa
“Eiropas teritoriālā sadarbība”
programmu vadības likums
• MK noteikumi Nr.89 ”Kārtība, kādā nosaka
Eiropas Savienības struktūrfondu 3.mērķa
"Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu
Latvijas partneru projektu attiecināmās un
neattiecināmās izmaksas un tiek
nodrošināta pirmā līmeņa finanšu
kontrole” (pieņemti 27.01.2009., ar
grozījumiem 27.07.2010., 17.05.2011.)
5
Iesniedzamie dokumenti
1. līmeņa kontroles institūcijai:
10 darba dienu laikā pēc pārskata perioda
beigām iesniedz:
• Projekta partnera progresa pārskatu
• Izdruku no grāmatvedības sistēmas (vai
citu līdzvērtīgu dokumentu), kas apliecina,
ka projekta izdevumi ir nošķirti no iestādes
kopējiem izdevumiem
• Partnera apliecinājumu (pieejams VRAA
mājas lapā)
• Iepirkuma dokumentu kopijas
• Maksājumus un darījumus apliecinošo
dokumentu kopijas
• Projekta gala rezultātus/starprezultātus
apliecinošos dokumentus
Izdevumus pamatojošos dokumentus
jākārto sadalījumā pa budžeta līnijām
6
7
Izdevumu veidi
•
•
•
•
•
•
•
Personāla izmaksas
Administratīvās izmaksas
Ārpakalpojumi
Ceļojumi un pasākumi
Investīcijas
Citas attiecināmās izmaksas
Projektu sagatavošanas izmaksas
Visiem izdevumiem ir jābūt veiktiem
saskaņā ar apstiprināto projekta
Pieteikuma formu (Application Form)
8
Personāla izmaksas (1)
Ietilpst VP/PP darbinieku izmaksas,
kuri strādā pamatojoties uz
noslēgto:
• Darba līgumu
Personāls var veikt šādas
funkcijas:
• Projekta vadība
• Projekta īstenošana
9
Personāla izmaksas (2)
Īstenojot projektus Eiropas Teritoriālās
sadarbības programmu ietvaros, ir
jāievēro Valsts un pašvaldību institūciju
amatpersonu un darbinieku atlīdzības
likumā noteiktie atlīdzības sliekšņi, ja
konkrētajā gadījumā piemērojams
• Atlīdzības likums:
http://www.likumi.lv/doc.php?id=202273
• Ministru kabineta noteikumi Nr.1651:
http://www.likumi.lv/doc.php?id=203051
• Ministru kabineta noteikumi Nr.500:
http://www.likumi.lv/doc.php?id=211519
10
Personāla izmaksas (3)
Projektā
nodarbinātais
personāls
Tikai konkrētā
projektā
nodarbinātais
personāls
Darbinieks
projektā uz
pilnu laiku
Darbinieks
projektā uz
nepilnu laiku
Nepilna laika
projektā
nodarbinātais
personāls
Darbinieks
strādā
pamatdarbā
un projektā
Darbinieks
nodarbināts
vairākos
projektos
11
Personāla izmaksas (4)
Attiecināmās izmaksas:
Tikai konkrētā projektā
nodarbinātais
personāls
Nepilna darba laika
projektā nodarbinātais
personāls
 izmaksātā darba alga
 izmaksātā darba alga
 pārskaitītie nodokļi
(IIN, darba ņēmēja un
darba devēja soc. nod.)
 pārskaitītie nodokļi (IIN,
darba ņēmēja un darba
devēja soc. nod.)
 atvaļinājuma nauda
(proporcionāli projektā
nostrādātajam laikam)
 slimības nauda
Piemaksas, t.sk. par virsstundu darbu,
prēmijas, dāvanas, kompensācijas u.c.
izmaksas tiek uzskatītas par neattiecināmām!
12
Personāla izmaksas (5)
Nepilna darba laika projektā
nodarbinātajam personālam:
• Jāizvairās no dažādu stundas likmju
piemērošanas viena darba līguma
ietvaros
• Darba līgumā vai amata aprakstā jābūt
skaidri nodalītiem darba pienākumiem
pamatdarbā un uz projektu
• Uz projektu nedrīkst attiecināt
pamatdarba izmaksas
13
Personāla izmaksas (6)
• Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas
uzņēmuma līgumu izmaksas
• Darba algai jābūt samērojamai ar
speciālista atalgojumu iestādē un darba
tirgū
• Darba laika uzskaites lapā (Time sheet)
detalizēti jānorāda projekta ietvaros
nostrādātās stundas un paveiktās
aktivitātes
• Projekta ietvaros nostrādātajām stundām
jābūt samērojamām ar projekta
aktivitātēm attiecīgajā periodā
14
Personāla izmaksas (7)
1. līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
•
Darba līgumi, papildvienošanās (t.sk. amata
•
Vadības rīkojumi, lēmumi vai koplīgumi, kas ietver
informāciju par projektā iesaistītajām personām
Darba laika uzskaites lapas:
apraksti par darbu projektā)
•
–
–
•
par darbu projektā (Time sheet) – katru dienu
aprakstot paveikto projekta ietvaros
par darbu iestādē (tikai nepilna laika projektā
nodarbinātajiem)
Darbinieku personīgo kontu izdrukas par kopējo
LP/PP organizācijā saņemto pakalpojumu (algas
kartiņas)
•
Samaksu apliecinošie dokumenti (bankas kontu
izdrukas vai bankas apstiprināti maksājumu uzdevumi
par faktiski veiktajiem maksājumiem u.c.)
15
Administratīvās izmaksas (1)
Administratīvām izmaksām ir jābūt
tieši saistītām ar projekta ieviešanu
un jāatbilst šādiem nosacījumiem:
• Jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā
un samērojamām ar projekta aktivitātēm
(nedrīkst iepirkt krājumus)
• Jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem
vai citiem atbilstošiem grāmatvedības
dokumentiem
16
Administratīvās izmaksas (2)
Administratīvās izmaksas iedalās:
• Tiešās (piem., kopēšanas, pasta
izdevumi, kancelejas izdevumi u.c.)
• Netiešās (VP/PP ikmēneša maksājumu
daļa par komunālajiem
pakalpojumiem, informācijas
tehnoloģiju pakalpojumiem u.c.)
17
Administratīvās izmaksas (3)
Netiešajām administratīvajām
izmaksām:
• Jābūt aprēķinātām proporcionāli,
saskaņā ar skaidru un pamatotu
netiešo izmaksu aprēķina metodi
• Par aprēķina bāzi tiek rekomendēts
izmantot projektā iesaistītā personāla
skaitu un/vai darba laiku, un/vai
projektam izmantoto biroja telpu
platību
• Aprēķiniem jābūt pamatotiem ar
attaisnojuma dokumentiem
18
Administratīvās izmaksas (4)
1. līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
• samaksu apliecinošie dokumenti (bankas
kontu izdrukas vai bankas apstiprināti
maksājumu uzdevumi par faktiski
veiktajiem maksājumiem, čeki u.c.)
• rēķini
• noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi
• rīkojumi par resursu patēriņa limitiem
(mēneša telefona sarunas)
• projekta netiešo administratīvo izmaksu
aprēķināšanas metodika
19
Administratīvās izmaksas (5)
Izmaksu vienkāršošana:
• Projektiem, kuri ir apstiprināti sākot ar
2011. gada decembri pēc izvēles
atskaitēs ir iespējams lietot administratīvo
izmaksu nemainīgo likmi «flat rate»(12% no
personāla izmaksām).
• Pielietojot «flat rate», izmaksu pamatojošo
dokumentu iesniegšana vairs nav
nepieciešama
20
Ārpakalpojumi (1)
Ārpakalpojumu izmaksām ir jābūt
veiktām saskaņā ar apstiprināto
Projekta pieteikuma formu
Izmaksu veidi:
• Pētījumi, ekspertu pakalpojumi
• Lektoru pakalpojumi
• Tulkošanas pakalpojumi
• IT pakalpojumi projekta mājaslapu
veidošanai
21
Ārpakalpojumi (2)
Nav atļauts slēgt līgumus ar:
• projektu partneriem
• savas iestādes struktūrvienībām un
darbiniekiem, kas jau ir nodarbināti
projektā uz darba līguma pamata
22
Ārpakalpojumi (3)
• Ja ir plānots slēgt pakalpojuma
līgumu ar fizisku personu un līguma
summa pārsniedz 3000 EUR, projekta
progresa pārskatam jāpievieno:
– aizpildīta Programmas forma Eksperta
izvēles pamatojums, kurā pamato
eksperta izvēli
– Eksperta CV
23
Ārpakalpojumi (4)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
• Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma
uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)
• Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini,
pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)
• Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie
dokumenti
• Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumi
• Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes)
• Iepirkuma dokumenti
• Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību
ievērošanu (fotogrāfijas)
24
Ceļa un uzturēšanās izdevumi (1)
Uz projekta izdevumiem var
attiecināt šādus izdevumus:
•
•
•
•
Dienas naudu
Transporta izdevumus
Ceļojuma apdrošināšanu
Naktsmītņu izdevumus
Ceļa un uzturēšanās izdevumus sedz tām personām,
kuras ir tieši nodarbinātas projekta ietvaros vai kuras
ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm!
Ceļa un uzturēšanās izdevumi ir attiecināmi uz
projektu, ievērojot 12.10.2010. MK noteikumu Nr.969
prasības!
25
Ceļa un uzturēšanās izdevumi (2)
Nav attiecināmas šādas izmaksas:
• Izmaksas, kas pārsniedz LR normatīvajos
aktos noteiktās robežas
• Ceļojumi biznesa klasē, ja vien nav skaidri
pierādījumi, ka tas ir visekonomiskākais
attiecīgā ceļojuma veids
• Taksometru, privātā vai iestādes
transporta izmaksas, ja ir pieejams
sabiedriskais transports
• Projekta darbinieku ikdienas transporta
izmaksas, pārvietojoties no mājām uz
biroju un atpakaļ
26
Ceļa un uzturēšanās izdevumi (3)
• Komisijas maksa par naudas
pārvedumiem Latvijas Republikā
• Procentu maksājumi, valūtas
konvertācijas izmaksas, u.c finanšu
izmaksas
Izdevumi uz projektu jāattiecina tajā valūtā,
kādā iestādei izdevumi radušies!
27
Ceļa un uzturēšanās izdevumi (4)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
•
•
•
•
•
•
•
Rīkojums par darbinieka nosūtīšanu
komandējumā
Sākotnējais izdevumu aprēķins, avansa norēķins
Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma
uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes
u.c)
Rēķini
Ceļazīme, maršruta lapas
Darbinieka komandējuma atskaite (t.sk.
Pasākuma programma)
Pamatojums par taksometra, privātā vai
iestādes transporta izmantošanu
28
Ceļa un uzturēšanās izdevumi (5)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
Ja projekta ietvaros projekta partnera transporta
līdzeklis tiek nodots darbiniekam, progresa
pārskatam jāpievieno:
•
•
Rīkojums par iestādei piederoša transportlīdzekļa
nodošanu konkrētajam darbiniekam
Maršruta lapas
Ja projektā tiek izmantots personīgais transporta
līdzeklis, progresa pārskatam jāpievieno:
•
•
Patapinājuma līgums/ nomas līgums
Maršruta lapas
29
Sanāksmes un pasākumi (1)
Uz projekta izdevumiem ir attiecināmi
šādi izdevumi, kas saistās ar
sanāksmju tehnisko organizēšanu:
•
•
•
•
•
Telpu un aprīkojuma noma
Tulkošanas izdevumi
Drukāšanas izdevumi
Ēdināšanas izdevumi
Pasākumu publicitātes izdevumi
Izklaides izmaksas pasākumos ir
neattiecināmās izmaksas! Ēdināšanas pauzēm
jābūt norādītām pasākumu dienas kārtībā!
30
Sanāksmes un pasākumi (2)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
• Samaksu apliecinošie dokumenti (čeki,
maksājumu uzdevumi, bankas kontu izdrukas
u.c.)
• Preču pavadzīmes un rēķini
• Uzņēmuma (pakalpojumu) līgumi, kas saistīti ar
sanāksmju vai pasākumu organizēšanu un
tehnisko nodrošinājumu
• Sanāksmju vai pasākumu programmas un
protokoli
• Dalībnieku reģistrācijas lapas ar parakstiem
• Pieņemšanas – nodošanas akti par līgumu
saistību izpildi
31
Investīcijas (1)
Investīcijām jābūt iegādātām saskaņā
ar apstiprināto Projekta pieteikuma
formu
Izmaksu veidi:
• Preču iegāde
• Būvdarbi
Aprīkojums (piemēram, datori, printeri) ir
jāiegādājas projekta sākuma posmā
Investīciju lietošanas mērķis nevar tikt
mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc
projekta pabeigšanas!
32
Investīcijas (2)
• Būvdarbi jāveic atbilstoši apstiprinātajam
Projekta pieteikumam un ATS iesniegtajai
būvdarbu tāmei
• Projekta pieteikums =
= publiskā iepirkuma tehniskā specifikācija =
= noslēgto būvdarbu līguma tāmes =
= darbu nodošanas–pieņemšanas akti
33
Investīcijas (3)
• !!! Tāmes un tehniskā projekta
izmaiņām jābūt saskaņotām ar ATS
pirms darbu veikšanas
• !!! Darbu nodošanas – pieņemšanas
aktiem jāsakrīt ar faktiski objektā
veiktajiem darbiem (apjomiem,
daudzumiem, izmantotajiem
materiāliem), pretējā gadījumā tiks
veiktas finanšu korekcijas un
samazinātas projekta attiecināmās
izmaksas
34
Investīcijas (4)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
• Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma
uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)
• Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini,
pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)
• Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie
dokumenti
• Līgumu kopijas
• Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes)
• Būvprojekti, būvatļaujas
• Iepirkuma dokumenti
• Akti par būves pieņemšanu ekspluatācijā
• Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību
ievērošanu (foto)
35
Citas izmaksas (1)
Izmaksu veidi:
• Ieguldījumi natūrā
– zemes, nekustamā īpašuma, aprīkojuma
vai izejmateriālu nodrošināšana;
– profesionāla darba vai pētījuma
rezultātu nodrošināšana;
– neapmaksāts brīvprātīgo darbs.
• Izmaksas, ko nevar iekļaut citās budžeta
līnijās un kas ir tieši saistītas ar projekta
aktivitātēm
• Pamatlīdzekļu nolietojums
36
Citas izmaksas (2)
Ieguldījumi natūrā:
• Ieguldījumi natūrā ir jāveic atbilstoši
apstiprinātajai Projekta pieteikuma formai
• Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas par
pamatu jāņem LR normatīvajos aktos noteiktā
minimālā stundas tarifa likme
• Ar brīvprātīgā darba veicēju ir jānoslēdz
līgums/vienošanās
• Jāpilda darba laika uzskaites lapa
• Darbinieks, kas strādā projektā pamatojoties uz
darba līgumu, nevar veikt līdzīgu darbu bez
atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta
ietvaros
• Ieguldījumi natūrā nedrīkst pārsniegt projekta
partnera ieguldījuma summu
37
Citas izmaksas (3)
1.līmeņa kontrolei iesniedzamie
dokumenti:
• Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma
uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)
• Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini,
pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)
• Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie
dokumenti
• Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu kopijas
• Iepirkuma dokumenti
• Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību
ievērošanu (foto)
38
Projekta sagatavošanas izmaksas (1)
• Projekta sagatavošanās izmaksām
ir jābūt saskaņā ar apstiprināto
Projekta pieteikuma formu
• Par projekta sagatavošanās
izmaksām jāatskaitās kopā ar
1.projekta progresa pārskatu
39
Dalītās izmaksas (1)
• Projekta dalītajām izmaksām (cost sharing)
ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto
Projekta pieteikuma formu un Dalīto
izmaksu līgumu
• Par dalītajām izmaksām atbildīgais
partneris:
– veic iepirkumu atbilstoši savas valsts
iepirkumu regulējošajiem normatīvajiem
aktiem
– veic maksājumu
piegādātājam/pakalpojumu
sniedzējam
– izraksta rēķinus maksājošiem
partneriem, kurus tie apmaksā
40
Dalītās izmaksas (2)
• Gan atbildīgais partneris, gan maksājošie
partneri maksājumus veic un atskaitē
iekļauj vienā atskaites periodā
• !!! Par dalītajām izmaksām atbildīgais
partneris savā projekta progresa
pārskatā iekļauj tikai savu daļu atbilstoši
Dalīto izmaksu līgumam
• Projekta Partneriem tiek izsniegts
atzinums pēc tam, kad tiek pārbaudīta
izmaksu ieviešanas partnera dalīto
izmaksu atbilstība Programmas prasībām
un nacionālajai likumdošanai
41
Publiskais iepirkums (1)
• Iepirkums jāveic saskaņā ar Publisko
iepirkumu likumu, likumu Par iepirkumu
sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju
vajadzībām vai 05.02.2008. MK
noteikumiem Nr.65
• Arī zem publisko iepirkumu regulējošos LR
normatīvajos aktos noteiktā sliekšņa
jāievēro ekonomiskuma princips un jāveic
tirgus izpēte
• Iesniedzamie dokumenti:
– Iepirkumu komisijas lēmumi, protokoli
– Konkursa nolikums, tehniskā specifikācija
– Publikācijas IUB un VP/PP mājas lapā
– Pretendentu piedāvājumi, sarakste
42
Publiskais iepirkums (2)
Biežāk pieļautās kļūdas:
•Sadalīts iepirkuma priekšmets, lai izvairītos no
iepirkuma procedūras piemērošanas
•Noteiktas nepamatoti augstas/ierobežojošas
prasības pretendentiem
•Nepamatoti noraidīti pretendenti
•Uzvarējušais pretendents vai tā piedāvājums
neatbilst izvirzītajām prasībām
•Nav ievietots paziņojums par plānoto līgumu
pasūtītāja mājas lapā (nav saglabāti dokumentāli
pierādījumi)
•Netiek laicīgi publicēti iepirkuma procedūras rezultāti
•Noslēgtais līgums neatbilst konkursa
nolikumam/tehniskajai specifikācijai
•Veikti būtiski līguma grozījumi
43
Neattiecināmās izmaksas (1)
• Izklaides izmaksas (tajā skaitā telpu
dekorēšana, piemēram, ziedi)
• Izmaksas, ja nav ievērotas publicitātes prasības
• PVN, ja tas ir atgūstams LR normatīvajos aktos
noteiktajā kārtībā
• Aprīkojuma/ iekārtu kārtējie un kapitālie
remonti
• Izmaksas, kas saistītas ar preču iegādi uz
nomaksu
• Operatīvais vai finanšu līzings
• Izmaksas, kas saistītas ar sponsorēšanu
• Maksājumi politiskām vai reliģiskām aktivitātēm,
biedru nauda
• Komisijas nauda par naudas pārvedumiem LR
44
Neattiecināmās izmaksas (2)
• Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas
izmaksas un citas izmaksas, izņemot maksājums
par atsevišķa konta atvēršanu un uzturēšanu
projektā mērķiem
• Zaudējumu kompensācijas
• Līgumsodi, tiesu izmaksas
• Neparedzēti maksājumi
• To pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas
sniegtas starp struktūrvienībām tā paša projekta
partnera organizācijā
• Pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegti,
pamatojoties uz apakšlīgumiem starp projekta
partneriem un saistītām personām atbilstoši LR
nodokļu un nodevu reglamentējošiem
normatīvajiem aktiem
45
Paldies par uzmanību!
Jūsu jautājumi?
Kontaktinformācija:
Aija Romanovska
Tālr.Nr.67350639
[email protected]
Māris Kromāns
Tālr.67350641
[email protected]
46