Transcript Efektywne zarządzanie czasem. Czas to pieniądz

EFEKTYWNE
ZARZĄDZANIE
CZASEM
Rozwój kompetencji
UZYSKASZ
UMIEJĘTNOŚCI:
•
•
•
Ekonomiczne planowanie
zajęć i zadań
Umiejętność
wyznaczania celów do
realizacji
Zwiększenie
efektywności działania
PROGRAM
•
•
•
•
SZKOLENIA:
Powitanie uczestników i autoprezentacja
Podstawy pracy nad własnym czasem
Powody, dla których tracimy czas
Analiza struktury dnia pracy
Pojęcie celu
• Narzędzie - cel SMART
• Planowanie
• Narzędzie – macierz Eisenhowera
•
•
Sposoby na efektywne funkcjonowanie
Zasada Pareto
• Krzywa wydajności
• Efekt piły
• Metoda ALPEN
•
•
Zakończenie i podsumowanie
ZASADY
UCZESTNICTWA:
•
Szukamy rozwiązań, nie usprawiedliwień
•
Każde pytanie jest ważne
•
Jesteśmy aktywni
•
Słuchamy innych
•
Wyłączamy telefony
•
Przestrzegamy ram czasowych
KRÓTKA AUTOPREZENTACJA:
•
Mam na imię…
•
Na co dzień zajmuję
się…
•
Moje trzy mocne
strony…
•
Jestem tu….
PODSTAWY PRACY
NAD CZASEM
WYKORZYSTAJ
SWÓJ CZAS:
„Im więcej mamy czasu
na wykonanie jakiejś
pracy, tym więcej czasu
nam ona zabiera.”
(Prawo Parkinsona)
„Wszystkie sprawy są
trudne, zanim staną się
łatwe. ”
(Przysłowie perskie)
POWODY
•
DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:
Czynniki zewnętrzne
zależące od innych ludzi i
otoczenia :
•
Zła organizacja pracy
•
Brak jasności zadań
•
Brak współpracy
•
Nieskuteczny przepływ
informacji
POWODY
DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:
•
Czynniki wewnętrzne,
zależą tylko od nas samych:
•
•
•
•
•
•
Nieumiejętne określanie
własnych potrzeb
Nieumiejętne formułowanie
celów
Nieumiejętne wyznaczanie
priorytetów
Brak wewnętrznej motywacji
do działania
Trudności w komunikowaniu
się
Nieumiejętność delegowania
zadań
ANALIZA
STRUKTURY DNIA PRACY
STAWIANIE
CELÓW:
„Żaden wiatr nie jest
dobry dla okrętu, który
nie zna portu swego
przeznaczenia.”
(Konfucjusz)
STAWIENIE CELÓW:
„Nic nie potrafi nadać
naszemu życiu większej
mocy niż skupienie
wszystkich sił na
ograniczonej liczbie
celów.”
(Nido Quebein)
DLACZEGO
•
•
•
•
USTALAMY CELE?
Klucz do gospodarowania
czasem
Wyzwalają działanie i
współdziałanie
Cele są miernikiem przy
ocenie osiągnięć
Aktywizują
samomotywację,
samodyscyplinę oraz
samokontrolę
CEL
SMART
CELÓW
–
METODA FORMUŁOWANIA
Cel SMART
S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt szczegółowy
M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według której mierzony
będzie rezultat, no. liczba, procent
A – AMBITNY – cel powinien mobilizować osoby
zaangażowane w jego realizację
R – REALNY – musi być osiągalny
T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont czasowy realizacji
PLANOWANIE
„ Bardziej niż cokolwiek
innego przygotowanie
się jest sekretem do
Sukcesu.”
(Sam Walton)
„Plany są niczym,
planowanie
wszystkim.”
(Eisenhower)
KRYTERIA
WYBORU PRIORYTETÓW
Ważne
Sprawy dla Ciebie
najważniejsze, rzeczy
działania priorytetowe są
związane z misją i
wyznaczonymi celami
Pilne
Są to rzeczy, które
muszą być zrobione
szybko, w trybie
natychmiastowym,
działania wymagające
uwagi tu i teraz
ZASADY
•
•
•
•
FORMUŁOWANIA PRIORYTETÓW
Koncentrowanie sił na
celach i sukcesach (zasada
Pareto)
Ważność i pilność jako
podstawowe kryterium
wyboru działań
Każde z zadań wyrażone
w klasach priorytetów A,
B, C, D
Przewaga ważności zadań
nad ich pilnością
MACIERZ EISENHOWERA
Zadania
typu B
Ważne/nie
pilne
Zadania
typu A
Ważne/pilne
Zadania
typu D
Mało
ważna/Nie
pilne
Zadania
typu C
Mało
ważna/Pilne
MACIERZ EISENHOWERA
Zadania typu B
Planowanie,
Zapobieganie
kryzysom, Zadania
zasadnicze,
Budowanie relacji
Zadania typu A
Kryzysy,
Sprawy „na wczoraj”
Ważne zadania z
datą realizacji
Zadania typu D
Błahostki,
Część
korespondencji,
Niektóre telefony
Zadania typu C
Część telefonów i
korespondencji,
Raporty,
Najbliższe, naglące
sprawy,
Pogaduszki
MACIERZ EISENHOWERA - REZULTATY
Zadania typu B
Wizja, perspektywa,
Dyscyplina, kontrola
Drobne kryzysy
Zadania typu A
Stres,
wypalanie się,
Zarządzenie
kryzysami
Zadania typu D
Całkowity brak
odpowiedzialności,
uzależnienie się od
innych
Zadania typu C
Zarządzanie
kryzysami,
Uczucie bycia ofiarą,
Płytkie relacje,
krótkowzroczność
MACIERZ EISENHOWERA -
WNIOSKI
Kluczem do efektywnego
zarządzania czasem jest
zwiększenie działań w
ćwiartce drugiej
• Ogranicz czas w ćwiartce
pierwszej
• Naucz się mówić „nie”
rzeczom z ćwiartki trzeciej
• Zmniejsz upodobania z
ćwiartki czwartej
• Załóż sobie terminarz i
planuj tygodniowo
METODY
PLANOWANIA I SPOSOBY
NA EFEKTYWNE FUNKCJONOWANIE
W CZASIE
ZASADA
PARETO:
80 %
wysiłku
20 %
efektu
ZASADA PARETO:
•
Pareto zaobserwował, że
80 % efektywnych
wyników powstaje w
ciągu 20 % czasu
•
Gdzie leży Twoje 20 %
wysiłku, które pozwoli
osiągnąć 80 % sfektu?
KRZYWA
WYDAJNOŚCI
EFEKT
PIŁY
METODA ALPEN
Metoda ta służy skutecznemu
planowaniu:
A – zapisywanie zadań
(Aufgaben)
L – ustalanie czasu na wykonanie
(Länge)
P – rezerwa czasu na czynności
nieprzewidziane (Pufferzeiten)
E – decydowanie o priorytetach
(Entscheiden)
N – kontrola realizacji zadań
(Nachkontrolle)
SYSTEMATYCZNOŚĆ
•
•
Metoda nagrody – jeśli
uda Ci się wykonać
zaplanowane zadania
danego dnia/tygodnia –
daj sobie nagrodę!!!
Metoda kontroli – znajdź
kogoś życzliwego, z kim
będziecie się nawzajem
wspierać w swoim
efektywnym zarządzaniu
czasem
I KONSEKWENCJA