Transcript Zarz¹dzanie czasem

Zarządzanie czasem
Krzysztof Cybulski
Katedra Marketingu
Wydział Zarządzania
Uniwersytet Warszawski
[email protected]
Agenda:
1.
Dlaczego czas się liczy?
2.
Nastawienie do wykorzystania czasu jako zmienna kulturowa
3.
Cena Twojego czasu
4.
Analiza czasu menedżerów sprzedaży
5.
Podział czasu menedżerów sprzedaży
6.
Złodzieje czasu
7.
Syndrom studenta
8.
Prawo Parkinsona
9.
Wybrane techniki zarządzania czasem
10. Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem
11. Uwagi praktyczne
12. Ocena własnych umiejętności
Dlaczego czas się liczy…
Czas to medium w którym żyjesz:
„Nie wchodzi się dwa razy do tej
samej rzeki, bo nie jest to ta sama
rzeka, ani człowiek nie jest ten sam”
Heraklit z Efezu, grecki filozof ur. 540 r p n e
Dlaczego czas się liczy…
Prawo Parkinsona
Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy,
tym więcej czasu nam ona zabiera.
C. Northcote Parkinson, brytyjski socjolog, badacz organizacji
Dlaczego czas się liczy…
Ekonomia czasu:
„Pamiętaj czas to pieniądz”
Benjamin Franklin, uczony, filozof oraz polityk amerykański ur. w 1706 r.
Dlaczego czas się liczy…
To jak spędzasz dzień dzisiejszy, ostatecznie określa
zarówno twoją przeszłość, jak i przyszłość:
„Kto kontroluje przeszłość, kontroluje przyszłość
Kto kontroluje teraźniejszość, kontroluje przeszłość”
George Orwell pisarz, slogan partyjny z Ministerstwa Prawdy, Rok 1984
Na czym polega zarządzanie czasem?
ZARZĄDZANIE CZASEM – OPTYMALIZACJA***)

60% - ZAJĘCIA PLANOWANE

20% - SPRAWY NIE PRZEWIDZIANE (ZAKŁÓCENIA,
ZŁODZIEJE CZASU)

20% - DZIAŁANIA SPONTANICZNE I SPOŁECZNE (CZAS
NA KREATYWNOŚĆ)
Na czym polega zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem i kierowanie wysiłkiem personelu sprzedażowego
Zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym
na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik
pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim
otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do
dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie
.
Na czym polega zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem i kierowanie wysiłkiem personelu
sprzedażowego
Profesjonalny menedżer przykłada ogromną wagę do należytego
gospodarowania swoim czasem. Precyzyjnie rozdziela i organizuje
pracę podwładnych oraz planuje podział kompetencji i
obowiązków.
Profesjonalistę poznaje się między innymi po tym, jak prowadzi
swój kalendarz, rozdziela i organizuje pracę podwładnych oraz
należycie planuje podział kompetencji i obowiązków.
Nastawienie do czasu to zmienna kulturowa

Biznesowe kultury monochroniczne i polichroniczne

Inne podziały:
Protransakcyjne i propartnerskie
Ceremonialne i nieceremonialne
Ekspresyjne i powściągliwe

Jaki jest w kulturze Twojej Firmy stosunek do czasu?
……………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………….....
Cena Twojego czasu
Ile kosztuje godzina (minuta) Twojego czasu?
CTCz = Wynagrodzenie roczne x 1,5/Liczba godzin pracy w roku
Na przykład:
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 4500 PLN
Przeciętne roczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 54000 PLN
Skorygowane przeciętne roczne wynagrodzenie sprzedawcy (łącznie brutto) = 81000 PLN
Przeciętny tygodniowy czas pracy w godzinach = (5 x 9 + 5) = 50 h
Ilość tygodni efektywnej pracy ( w skali roku) = 52 – (4+2+1) = 45 tygodnie
Łączna liczba godzin efektywnej pracy = 45
CTCz = (81000:2250) = 36 PLN
Analiza czasu menedżerów sprzedaży
Przykłady złego gospodarowania czasem przez menedżerów
Polscy menedżerowie wykorzystują nieracjonalnie i nieefektywnie od
25 do 50% swojego czasu pracy. Podobnie jest na Węgrzech –
produktywnie wykorzystanych jest tylko 51% czasu pracy.
A więc z 225 dni pracy w roku 110 mija im bez żadnych efektów. 33%
czasu pracy przepada z powodu złego planowania i zarządzania, 18% traci
się bezużytecznie z powodu awarii komputerów, 15% z racji braku
etyki pracy, 14% pochłania źle działający system komunikacji wewnętrznej,
13% w wyniku złego podejścia menedżerów do ich zadań, a 7% z powodu
kłopotów z kwalifikacjami pracowników. Dla porównania – na zachodzie
Europy produktywne jest 62% czasu pracy.
Źródło: Karasiewicz G., Podstawka K.,Iwańczuk M., Trojanowski M.,Taraszewska D., [1996] s. 70.
Podział czasu menedżerów sprzedaży


Z kolei źle zorganizowani kierownicy mają nie tylko
problem z należytym prowadzeniem swojego kalendarza,
ale przede wszystkim nie potrafią częstokroć prawidłowo
określić swoich celów i zadań. I to nie tylko w dłużej
perspektywie czasowej, ale także w układzie dziennych
bądź tygodniowych obowiązków.
Często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” oraz niewiele
czasu mają na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o
strategicznym wymiarze.
Na czym polega zarządzanie czasem?
Idealny podział czasu
15% Zadania C
25% Zadania B
65% Zadania A
Na czym polega zarządzanie czasem?
Rzeczywisty podział czasu
65% Zadania C
25% Zadania B
15% Zadania A
Złodzieje czasu
Menedżerowie oraz przedstawiciele handlowi źle planujące swój czas często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” i
niewiele miejsca zostaje na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o strategicznym wymiarze.
Przykładowe „pochłaniacze czasu”:
1.
Odwiedzanie „niekwalifikowanych” bądź nierentownych klientów
2.
Niewystarczające planowanie codziennych czynności
3.
Nieprawidłowe rozłożenie wizyt na obsługiwanym terytorium sprzedażowym
4.
Nazbyt wiele czasu poświęconego na lunch oraz częste przerwy kawowe
5.
Spędzanie nadmiernie dużo czasu na posiłki i rozrywki z klientami
6.
Awersja do używania nowoczesnych narzędzi telekomunikacji
7.
Brak delegowania, przez menedżera, działań o niższych priorytetach na innych
8.
Nadmiernie dużo czasu przeznaczonego na życie towarzyskie w firmie np. plotkowanie
9.
Surfowanie po Internecie (przeglądanie stron www, prywatny mailing)
10.
Brak efektywnego wykorzystania czasu poprzedzającego wizyty handlowe
Złodzieje czasu
Menedżerowie oraz przedstawiciele handlowi źle planujące swój czas często padają ofiarą tzw. „złodziei czasu” i
niewiele miejsca zostaje na analizę sytuacji oraz planowanie decyzji o strategicznym wymiarze.
Przykładowe „pochłaniacze czasu”:
11.
Brak jasno wyznaczonych priorytetów (wszystko jest jednakowo ważne!)
12.
Zwlekanie z realizacją zadań i projektów w rezultacie powstają zaległości pochłaniające niepomiernie dużo
czasu
13.
Nieporządek w dokumentacji (finansowej oraz handlowej) i związana z tym strata czasu na okresowe jej
porządkowanie
14.
Nie dzielenie dużych oraz długookresowych projektów na mniejsze i krócej trwające zadania, co pozwoliłoby
na ich lepsze rozplanowanie oraz kontrolę
15.
Zaczynanie dnia pracy późno, a kończenie przesadnie wcześnie (zwłaszcza w piątek przez weekendem)
16.
Rozpoczynanie kolejnego zadania (czynności), kiedy poprzednie zadanie (czynność) nie zostały zakończone
17.
Przeprowadzanie niepotrzebnych rozmów telefonicznych, spotkań i wizyt handlowych
18.
Lekceważenie skarg i uwag klientów tak, że sprawy stają się z czasem poważnymi, pochłaniającymi
mnóstwo czasu problemami
Złodzieje czasu

Brak precyzyjnie wyznaczonych i określonych planów i zadań.

Brak priorytetów i podstaw.

Ciągły konflikt między tym, co jest ważne i tym, co jest pilne.

Konflikt między trywialnym “dużo” i istotnym “mało”.

Natrętne telefony.

Niezapowiedziane wizyty, rozmowy handlowe i spotkania

Pogaduchy.

Nadmiernie rozwinięte życie towarzyskie (w firmie)

Internet.
Syndrom studenta
 Syndrom studenta - gwałtowny „szturm” w końcowym etapie
pracy nad zadaniem.
wydajność,
wysiłek
 Syndrom studenta = 1/3 pracy w pierwszych 2/3 czasu.
 „Mam masę czasu, więc zacznę jutro”
100%
Planowana praca
ES LS
Termin końcowy
Syndrom studenta
 Zamiast rozpocząć pracę w wyznaczonym terminie rozpoczyna się
ją później, lub wręcz odwleka pracę tak długo, jak to możliwe (im
później, tym więcej dostępnych szczegółów i większa wiedza o
zadaniu).
 Większość poważnych problemów pojawia się pod koniec realizacji
zadań i pracując „w stylu studenta” zwykle brakuje czasu na ich
rozwiązanie.
 Pracując w trybie „awaryjnym” (tzw. szturmowanie terminów), nie
jesteśmy w stanie rozwiązać problemów, które wymagają spokoju,
namysłu, dobrej komunikacji, wielu analiz, prób i badań.
 Efekty takiej pracy są zwykle obarczone poważnymi błędami, co
może wprost obniżać jakość.
Prawo Parkinsona
Prawo to odnosi się do organizacji formalnych typu
biurokratycznego. Oznacza ono, że jeżeli pracownik ma
określony czas na wykonanie danego zadania, zadanie to
zostanie wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie.
C.
Northcote Parkinson, Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem, tłum. J.
Kydryński, wydanie 3, wydawnictwo: "Książka i Wiedza", Warszawa 1971
C. Northcote Parkinson, Prawo Parkinsona po dziesięciu latach, tłum. J. Kydryński,
wydawnictwo: "Książka i Wiedza", Warszawa 1973
Prawo Parkinsona
 Prawo Parkinsona: „Praca wypełnia zawsze cały dostępny czas”.
 Zadania rzadko kończą się wcześniej, mimo zawyżania estymat!
 Ludzie dopasowują poziom wysiłku do tak, aby być zajętymi (lub
wyglądać na zajętych przez cały czas zaplanowany na realizację
zadania.
 Nawet jeśli praca zakończy się przed planowanym terminem,
zawsze można udoskonalić wyniki pracy: „upiększyć”
rozwiązanie, dodać efektowne elementy, „pobawić się” różnymi
wariantami, itp..
 Takie działania prowadzą często do zwiększenia kosztów jakości,
gdyż rosną koszty przekroczenia wymagań, jeśli żadne
„ulepszenia” nie były konieczne.
Pięć statków
 Do portu przypłynęło jednocześnie pięć statków.
 Obsługa każdego statku (rozładunek i załadunek) wymaga pięciu
osobo-dni.
 Kapitanom statków zależy na szybkiej obsłudze portowej.
 Port dysponuje pięcioma pracownikami.
 Jak przydzielić im pracę?
Pięć statków
Sposób 1
Przydzielić po jednym pracowniku do każdego statku.
Sposób 2
Przydzielić wszystkich pracowników do jednego statku i po jego
obsłudze, zająć się kolejnymi statkami.
Pięć statków
Sposób 1:
Sposób
2:
Pięć statków (c.d.)
Sposób 1: Przydzielić po jednym pracowniku do każdego statku.
 Wszystkie statki będą obsługiwane przez pięć dni
i dopiero po pięciu dniach razem opuszczą port.
 Czas trwania pracy = 5 dni
 Koszt pracy = 25 osobo-dni * dzienna stawka płacowa
Sposób 2: Przydzielić wszystkich pracowników do jednego statku i po jego
obsłudze zająć się kolejnymi statkami.
 Pierwszy statek opuści port po jednym dniu, drugi statek po dwóch
dniach, ..., itd. Ostatni statek opuści port po pięciu dniach.
 Czas trwania pracy = 5 dni
 Koszt pracy = 25 osobo-dni * dzienna stawka płacowa
Pięć statków (c.d.)
Koszty i czas pracy są w obu przypadkach jednakowe,
jednak istnieje zasadnicza różnica w obu sposobach pracy!
Przy pierwszym sposobie wszystkie statki przebywać będą
w porcie przez pięć dni. Drugi sposób jest lepszy, bo:
 pierwszy statek przebywać będzie w porcie tylko jeden dzień,
 drugi tylko dwa dni,
 trzeci - trzy dni,
 czwarty - cztery dni,
 a tylko piąty statek będzie obsługiwany przez pięć dni.
Wniosek:
W tym przykładzie statki to projekty, a kapitanowie to nasi klienci. Zamiast
pracy równoległej, lepiej wykonać ją szeregowo.
Wybrane techniki zarządzania czasem
Planując działania własne bądź poległego mu personelu
sprzedażowego menedżer ma do dyspozycji szereg sprawdzonych
empirycznie technik planistycznych.
Do najważniejszych z nich należą:

planowanie wg. metody Kartezjusza

zasada Pareto

analiza nakładu czasu (analiza ABC)

metoda Eisenhowera (4D)
Wybrane techniki zarządzania czasem
Metoda Kartezjusza:
wszystkie wielkie cele, projekty i zamierzenia tnie się na plasterki, czyli
dzieli na poszczególne etapy:
1. Sformułowanie problemu (celu, projektu) na piśmie
2. Podzielenie całego przedsięwzięcia na pojedyncze, małe zadania
3. Uporządkowanie tych zadań według priorytetów i terminów
4. Wykonanie wszystkich czynności
5. Kontrola wyników
Wybrane techniki zarządzania czasem
Zasada Pareto:
powszechnie znana jest jako reguła „80/20” mówiąca , że
20% czynności przynosi 80% osiągnięć, zaś 20% właściwie
spożytkowanego czasu i energii daje 80% wyników.
Wybrane techniki zarządzania czasem
Zasada Pareto:
Planowanie to zyskiwanie na czasie – poświęcając więcej czasu na
planowanie, mniej czasu zużywa się na wykonanie pracy.
Poniższa metoda T-R-Z-O-S jest stosunkowo prosta i wymaga
przeciętnie 8 minut planowania dziennie, by zyskać więcej czasu na
sprawy istotne:
T – spisz terminy spraw do załatwienia i zajęć
R – określ ramy czasowe wykonywanej pracy
Z – zaplanuj rezerwę czasu
O – ogranicz zakres swoich zadań: decyduj o priorytetach, zlecaj pracę innym
S – skontroluj wykonanie (odłóż na później)
Wybrane techniki zarządzania czasem
Analiza nakładu czasu (analiza ABC) to technika planistyczna
polegająca na analizie spożytkowanego czasu pokazująca, że
rzeczywisty nakład czasu związany z załatwieniem spraw
bardzo ważnych (A), ważnych (B), i mniej ważnych (C)
niekoniecznie odpowiada wadze wszystkich tych zadań jaka
została im pierwotnie przyznana przez kierownictwo firmy.
Należałoby zatem nadać właściwą rangę poszczególnym
zadaniom i ustalić kolejność ich załatwiania na przykład w
ciągu dnia.
Oznacza to, że plany powinny obejmować jedynie określoną
część czasu pracy – około 60%. Zdarzenia nieprzewidziane,
zakłócenia, „złodzieje czasu” i potrzeby osobiste nie pozwalają
zaplanować czasu bez reszty.
Wybrane techniki zarządzania czasem
Analiza nakładu czasu (analiza ABC):

Plany powinny obejmować jedynie określoną część czasu
pracy – około 60%. Zdarzenia nieprzewidziane, zakłócenia,
złodzieje czasu i potrzeby osobiste nie pozwalają
zaplanować czasu bez reszty:

Około 60 % na zajęcia zaplanowane (plan dnia). Około
20% na sprawy nieprzewidziane (zakłócenia, złodzieje
czasu). Około 20% na działania spontaniczne i społeczne
(czas na kreatywność).
Wybrane techniki zarządzania czasem
Analiza nakładu czasu (analiza ABC):
Analiza spożytkowanego czasu pokazuje, że rzeczywisty nakład czasu związany z załatwieniem spraw
bardzo ważnych (A), ważnych (B), i mniej ważnych (C) niekoniecznie odpowiada wadze
wszystkich zadań związanych z wykonywaniem danej funkcji. Dlatego wszystkim zadaniom należy
nadać właściwą rangę i ustalić kolejność ich załatwiania w ciągu dnia.
Waga sprawy
65%
20%
15%
Zadania A
Zadania B
Zadania C
Bardzo ważne
Ważne
Drobiazgi, sprawy
rutynowe
15%
20%
65%
Nakłady czasu
Metoda ABC



A – Zadania pilne i ważne
B – Zadania ważne, ale nie pilne
C – Zadania ani pilne, ani ważne
Wybrane techniki zarządzania czasem
Kategoryzacja zadań punktem wyjścia przy ustalaniu priorytetów
Typ
Opis zadania
Komentarz
A
Zadania priorytetowe - pilne i
jednocześnie ważne
Menedżer zwykle takie zadania realizuje sam
B
Zadania albo pilne albo ważne
Menedżer może niekiedy takie zadania zlecić
podwładnym, a wówczas powinien dokładnie
kontrolować ich wykonanie
C
Zadania ani pilne ani ważne
Menedżer powinien wszystkie tego typu
zadania delegować podwładnym do
wykonania albo zaniechać ich realizacji
(opcja „do kosza”)
Wybrane techniki zarządzania czasem
Analiza ABC funkcjonuje w praktyce najlepiej, jeśli

zaplanujesz na jeden dzień tylko 1-2 zadania A (w
sumie około 3 godzin)

przewidzisz dalsze 2-3 zadania B (w sumie około 1
godziny)

resztę czasu zarezerwujesz na zadania C (około ¾
godziny)
Wybrane techniki zarządzania czasem
Zarządzanie poprzez zlecanie -METODA ABCDE
A – rzeczy, które musisz zrobić
B – rzeczy, które powinieneś zrobić
C – sprawy bez konsekwencji
D – sprawy, które możesz przekazać
E – sprawy, które można wyeliminować
Plan a planowanie
In preparing for battle I have
always found that plans are
useless, but planning is
indispensable.
Plan jest niczym, planowanie
wszystkim
DWIGHT D. EISENHOWER
1890 - 1969
Wybrane techniki zarządzania czasem
ZASADA EISENHOWERA:

Prostą, praktyczną pomocą przy zlecaniu prac innym stanowi
wymyślony przez Dwighta D. Eisenhowera grafik – priorytety
ustala się według kryterium ważności i pilności.

Zadania zarówno pilne, jak i ważne, musisz wykonać sam i to
natychmiast (zadania A)

Zadania ważne, ale niezbyt pilne, mogą na razie poczekać,
musisz jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin
lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie
możliwość kontroli (zadania B)

Zadania niezbyt ważne, ale pilne, należy zlecić komuś innemu
lub wykonać na końcu (zadania C)

Zadaniami ani szczególnie ważnymi ani pilnymi nie należy
zawracać sobie głowy (wyrzucić do kosza lub odłożyć na półkę)
Mamy jedynego prawdziwego wroga… czas
(zasada 4D)
Bardzo pilne
DELEGATE
Kto może to zrobić za Ciebie?
DO IT
Zrób to ASAP
Mało ważne
Bardzo ważne
DUMB IT
Zignoruj (Kosz)
DECIDE
Kiedy to zrobisz?
Niezbyt pilne
Wybrane techniki zarządzania czasem
Delegowanie uprawnień:
wiążę się z przekazywaniem konkretnych zadań do
wykonania.
Praca w zespole wymaga wzajemnego zaufania.
Profesjonalny menedżer powinien rozbić każdy projekt na
pojedyncze zadania lub cele przekazując je do realizacji
poszczególnym pracownikom oraz interweniować dopiero
wówczas gdy cel (zadanie) nie został wykonany bądź w sposób
ewidentny jego realizacja jest zagrożona.
Wybrane techniki zarządzania czasem
Delegowanie uprawnień:
delegacja uprawnień do wykonania zadań powinna
zostać przeprowadzona z uwzględnieniem zarówno
kompetencji, doświadczenia, jak też osobowości osób
którym delegowane są uprawnienia.
Menedżer zostawiając podwładnym swobodę realizacji
zadań powinien być systematycznie informowany o
postępach w realizacji celów (zadań)
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem
Osobowość pracowników a delegowanie uprawnień (zadań)
Potrafi-wykona: idealny
pracownik; chętnie bierze na
siebie odpowiedzialność za
dane zadanie. Współpracuje z
innymi wykorzystując
udzielane rady.
Wykona–nie potrafi:
pracownik może potrzebować
zachęty na początku oraz
właściwego szkolenia, często w
formie coachingu, aby zdobyć
doświadczenie umożliwiające
wzięcie odpowiedzialności.
Potrafi-nie wykona:
pracownika cechuje niechęć do
nauki i akceptowania opinii
(rad) innych co może
oznaczać, że osoba taka nie
nadaje się do pracy w zespole
i delegowania ważnych zadań.
Nie potrafi-nie wykona:
brak umiejętności i motywacji
sprawia, że pracownik jest
bezużyteczny i należy go
przenieść do mniej
odpowiedzialnych zadań lub
zwolnić.
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem
Planowanie aktywności na poziomie pojedynczego klienta:
 zebranie i przestudiowanie informacji o kliencie
 pozyskiwanie dodatkowych informacji o Klientach

zakres i źródła „dodatkowych” informacji

znaczenie nieformalnych oraz niekonwencjonalnych źródeł danych

rola kontaktów osobistych w pozyskiwaniu wiedzy o Klientach
 określenie produktów bądź usług które mogą Klienta zainteresować

tworzenie wartości dla Klienta

ustalenie podstawowych korzyści i zalet produktów
 określenie sposobu nawiązania kontaktu
 przygotowanie pytań sondujących
 opracowanie wzoru (standardu) prezentacji
 przygotowanie możliwych odpowiedzi na pytania (obiekcje) Klienta
 przygotowanie sposobów finalizowania transakcji
 opracowanie zestawu (zindywidualizowanych) działań potransakcyjnych
 opracowanie harmonogramu spotkań z konkretnymi Klientami
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem
Planowanie aktywności na poziomie całego zespołu sprzedawców:

należyte rozłożenie czasu na klientów dotychczasowych, aktualnie „rozpracowywanych”
oraz potencjalnych

należyte rozłożenie czasu wśród klientów aktualnych: na klientów dużych, średnich i małych

umiejętne rozłożenie czasu sprzedawców pomiędzy czynności bezpośredniej sprzedaży,
czynności wspomagające sprzedaż oraz na zadania niesprzedażowe

ustalenie listy Klientów których sprzedawcy powinni odwiedzić z uwzględnieniem
klasyfikacji ABC (D)

określenie sposobu przemieszczania się handlowców po terytorium sprzedażowym

wyznaczenie kwot i zadań dla poszczególnych sprzedawców

określenie sposobu (standardów) realizacji poszczególnych czynności sprzedażowych i
niesprzedażowych
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem –
uwagi praktyczne
1.
Przeglądaj łączną listę zadań codziennie rano
2.
Twoja łączna lista może zachęcić cię do połączenia niektórych podobnych zadań
3.
Zawsze rezerwuj czas na niespodziewane czynności
4.
Określ priorytety
5.
Wszędzie tam gdzie to możliwe deleguj zadania
6.
Po wykonaniu danego zadania natychmiast skreśl go z listy
7.
Pod koniec dnia oceń wszystkie nowe zadania jakie pojawiły się na liście
według typu ABC
8.
Rób okresowy przegląd i weryfikuj harmonogram z długookresowymi
zadaniami
9.
Rób codzienny przegląd i weryfikuj bieżące zadania
10. Kontroluj oraz analizuj realizację harmonogramów i przeprowadzaj ich
modyfikację
Zadania menedżera w obszarze zarządzania
czasem – uwagi praktyczne

Ustalanie priorytetów dla siebie i podległego personelu
sprzedażowego jest jednym z głównych problemów wielu
menedżerów sprzedaży. Często próbują robić zbyt wiele rzeczy
naraz, co z kolei powoduje, że rozpraszają oni nadmiernie swoje
siły.

Przeciwnie skuteczni menedżerowie i sprzedawcy zgodnie z zasadą
koncentracji poświęcają w danym czasie swoją uwagę przeważnie
tylko jednemu, najważniejszemu w danej chwili, zadaniu. Ustalają
priorytety czyli rozstrzygają , które sprawy są najważniejsze, które
drugorzędne, a które mogą poczekać.
Zadania menedżera w obszarze zarządzania
czasem – uwagi praktyczne
Aby efektywnie gospodarować czasem należy planować swój
dzień pracy uwzględniając własną krzywą aktywności. Ważne jest
poznanie własnego rytmu dnia oraz zaplanowanie wykonanie
skomplikowanych i ważnych zadań A na czas największej
wydajności. Podczas znanego jej spadku nie należy pracować
wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, lecz próbować się
odprężyć i wykorzystać tę fazę na kontakty z ludźmi i czynności
rutynowe (zadania C).
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem –
uwagi praktyczne
Uwzględnianie krzywej wydajności
Aktywność każdego człowieka podlega określonym wahaniom, zgodnym z
naturalnym, dobowym rytmem biologicznym. Statystyczną krzywą tych
wahań ilustruje następujący wykres:
A
K
T
Y
W
N
O
Ś
Ć
6
8
10
12
14
16
18
GODZINY
20
22
24
2
4
6
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem –
uwagi praktyczne

Różnice indywidualne istniejące między ludźmi sprawiają, że
każdy człowiek ma nieco inny cykl aktywności dobowej. Można
jednak stwierdzić, że :

Szczyt wydajności występuje przed południem. Taki poziom nie
jest już osiągalny drugi raz w ciągu dnia.

Po południu występuje ogólnie znany poobiedni spadek
wydajności. Po przejściowym wzroście wydajności wczesnym
wieczorem, krzywa wydajności stale opada, by wreszcie kilka
godzin po północy dojść do absolutnie najniższego punktu.
Zadania menedżera w obszarze zarządzania czasem –
uwagi praktyczne
Niezwykle ważnym aspektem planu dnia są dwa rodzaje
“czasu najlepszego”.

Najlepszy czas wewnętrzny to szczyt aktywności
dobowej – gdy czuje się przypływ energii, a mózg
działa najsprawniej. Czas ten należy przeznaczyć na
realizację swoich najistotniejszych zadań.

Najlepszy czas zewnętrzny to ten najbardziej
odpowiedni do załatwiania spraw z innymi ludźmi –
optymalny czas do kontaktów z klientami,
współpracownikami lub przełożonymi.
Ocena własnych umiejętności
Opcje 1 – „nigdy”; 2 – „czasami”; 3 – „często”; 4 – „zawsze”
1.
Czy na spotkania przychodzisz punktualnie i dobrze przygotowany?
2.
Czy w pomieszczeniu, w którym organizuje się spotkania znajduje się zegar?
3.
Czy podczas spotkań, które organizujesz, udaje ci się osiągnąć założone cele?
4.
Czy spotkania, które organizujesz, kończą się punktualnie?
5.
Czy otwierasz nadchodzącą korespondencję, gdy tylko pojawi się na moim biurku?
6.
Czy czytasz na bieżąco prasę fachową (raporty od sprzedawców) itp..?
7.
Czy rezygnujesz z prenumeraty czasopism i gazet, których nie czytasz?
8.
Czy czytasz adresowane do siebie faksy (pocztę mailową) w dniu, w którym
przychodzą?
9.
Czy jesteś w stanie zakończyć wykonywanie danej czynności bez przerywania ci
przez współpracowników
Ocena własnych umiejętności
Opcje 1 – „nigdy”; 2 – „czasami”; 3 – „często”; 4 – „zawsze”
10. Czy zdajesz sobie sprawę z tego ile razy w ciągu dnia współpracownicy przerywają
mi wykonywanie danej czynności?
11. Czy rezerwujesz czas na wizyty współpracowników?
12. Czy zamykasz drzwi, jeżeli chcesz się zastanowić nad jakimś ważnym problemem?
13. Czy mówiąc rozmówcy, że oddzwonisz do niego zawsze dotrzymujesz słowa?
14. Czy ograniczasz czas swoich rozmów telefonicznych?
15. Czy pozwalasz swoim współpracownikom (lub sekretarce) telefonicznie załatwiać
niektóre sprawy?
16. Czy zdajesz sobie sprawę ile rozmów telefonicznych możesz przeprowadzić w ciągu
dnia?
17. Czy przeglądasz natychmiast pisma wewnętrzne po ich otrzymaniu?
18. Czy później dokładnie czytasz pisma wewnętrzne?
Ocena własnych umiejętności
Opcje 1 – „nigdy”; 2 – „czasami”; 3 – „często”; 4 – „zawsze”
19. Czy udaje ci się utrzymać kontrolę nad pismami przychodzącymi?
20. Czy porządkujesz swoje biurko, nie zostawiając na nim dokumentów w nieładzie?
21. Czy zadania, które mógłbyś (mogłabyś) sam wykonać, przekazujesz innym
współpracowników?
22. Czy analizujesz sposób wykonania zadania, które zleciłeś komuś innemu?
23. Czy zachęcasz swoich współpracowników do pisania krótkich raportów?
24. Czy zastanawiasz się nad tym, kto powinien otrzymać informacje, które puszczasz w
obieg?
25. Czy udaje ci się zachować równowagę pomiędzy planowaniem i czasem działania?
26. Czy codziennie sporządzasz listę rzeczy do zrobienia?
27. Czy ograniczam pracę do pewnej liczby godzin, czy pracuję więcej?
28. Czy starasz się utrzymywać kontakty osobiste z swoimi współpracownikami?
Ocena własnych umiejętności
Opcje 1 – „nigdy”; 2 – „czasami”; 3 – „często”; 4 – „zawsze”
29. Czy skupiasz się na pozytywnych cechach swoich współpracowników?
30. Czy starasz się być na bieżąco, jeśli chodzi o sprawy zawodowe?
31. Czy archiwujesz wiadomości jakie otrzymujesz pocztą e-mailową, aby móc je
odczytać później?
32. Czy do zarządzania wykorzystujesz dokumenty dostępne w komputerowej bazie
danych?
Ocena własnych umiejętności
32-64 punkty
postaraj się efektywnie wykorzystać czas; ogranicz wykonywanie czynności
mało ważnych.
65 – 95 punktów
Twoje umiejętności zarządzania czasem są dosyć zadowalające, jednak
możesz je jeszcze poprawić.
96 – 128 punktów
Wykorzystujesz swój czas pracy bardzo efektywnie. Nieustannie poszukuj jednak
nowych sposobów, aby podnieść swoją wydajność.