Transcript Diapositiva 1 - Contraloría General de la República

I TALLER INTERNACIONAL
DE AUDITORÍA, CONTROL
Y SUPERVISIÓN
TÍTULO: UNA BUENA PRÁCTICA DEL CONTROL INTERNO ALARGA
LA VIDA DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS. HIDROLIZADO DE
PROTEINAS.
Autora: MsC. Ana Rita García Bello
INTRODUCCIÓN
LABIOFAM promueve dinámicas que permiten
aprovechar todos los espacios y generar vías
mediante las cuales se consolida como
institución .Es evidente el respeto hacia las
tareas y el grado de sensibilidad y compromiso
de cuando de solucionar problemas se trata.
A partir del ejemplo de los directivos, se ha
logrado una filosofía de trabajo que facilita una
idoneidad plena de sus trabajadores con su
misión. Con relación al ejemplo y la visión, en
1993 Fidel Castro Ruz expresó:
“La
ciencia
y
las
producciones
de
la
ciencia, deben ocupar
algún día el primer lugar
de la economía nacional.
Pero partiendo de los
escasos recursos, sobre
todo de los recursos
energéticos que tenemos
en nuestro país, tenemos
que
desarrollar
las
producciones
de
la
inteligencia, y ese es
nuestro lugar en el
mundo.”
Teniendo en cuenta que los costos de prevención son siempre
incomparablemente menores que los que se incurren para tomar
acciones correctivas, esta investigación toma la iniciativa de
elaborar un instrumento auto regulador preventivo de los riesgos
de control interno que son inherentes al proceso productivo de
obtención del hidrolizado de proteína en la Sucursal Labiofam
Granma, toda vez que en el diagnóstico realizado se pudo
constatar que no existía guía de trabajo interrelacionando el
cumplimiento del control interno con el proceso productivo
especifico que se realiza para que la entidad pueda prever,
controlar y medir dichos riesgos de modo tal que se disminuyan
los efectos negativos en la actividad .
Esta situación problémica condicionó la necesidad del siguiente
PROBLEMA de investigación: Insuficiente percepción de riesgos
en el proceso tecnológico de la obtención del suplemento
alimenticio hidrolizado de proteína.
En el trabajo se parte de la HIPÓTESIS: Si se implementa una
guía de trabajo y su respectivo procedimiento para evaluar de
forma preventiva los riesgos en el proceso tecnológico de
obtención del suplemento hidrolizado de proteína, se logra
conocer prever y evaluar los riesgos de control interno presentes
en cada una de las actividades desarrolladas en este proceso.
El trabajo persigue como OBJETIVO GENERAL proponer:
Implementar una guía de trabajo y su respectivo procedimiento
para evaluar de forma preventiva los riesgos en el proceso
tecnológico de la obtención del suplemento hidrolizado de
proteína.
Objetivos específicos:
 Diagnosticar los riesgos que pudieran incurrirse en el proceso
tecnológico del hidrolizado de proteína que permitan la
elaboración de acciones de control correctivas.
 Diseñar el instrumento de evaluación o guía de trabajo y su
respectivo procedimiento, que permita evaluar los riesgos del
control interno el proceso tecnológico del hidrolizado de proteína.
La NOVEDAD CIENTIFICA de la investigación radica en ofrecer
por primera vez en la actividad de la empresa una Guía de
Trabajo y su procedimiento metodológico, que permita a la
organización conocer preventivamente y evaluar los riesgos de
control internos presentes en el proceso de la producción del
hidrolizado de proteína para actuar sobre ellos, contribuyendo a
fortalecer el sistema de control interno en la autogestión
empresarial y en el cumplimiento de la legislación vigente.
Metodología de la investigación.
Breve caracterización de la de la Sucursal Labiofam Granma.
La Empresa de Productos Biofarmaceuticos y Químicos de Granma,
fue creada mediante la Certificación del Acuerdo No.11 de la Junta
extraordinaria de accionista No.3 de fecha 4 de Junio del 2014, en el
que consta que la Sucursal Labiofam Granma en el Régimen de
subordinación a la Casa Matriz, subordinada al Ministerio de la
Agricultura, con domicilio legal en Carretera Central Vía Holguín, km 7
1/2 Bayamo,Granma y abarca los trece municipios, limita, al norte con
el poblado de Corojal, al sur con la Carretera Central Vía, al este con el
municipio de Cauto Cristo y al oeste con el poblado de Bayamo.
Está integrada por área de regulación y control, Dirección de comercial
y Saneamiento (estructuras de base), una Unidad Productora, Finca de
Autoconsumo, y proyectos: Media Luna, Niquero, Bayamo y Troya.
El objeto social de la entidad está dirigido a la exportación de
productos biológicos, farmacéuticos, agroquímicos, químicos de
higiene y limpieza y aseo personal, que incluye jabonería,
perfumería y cosméticos, productos naturales y suplementos
dietéticos para el consumo humano, productos alimenticios,
envases plásticos, material gastable médico quirúrgico,
instrumental médico quirúrgico de uso veterinario, animales
menores y de laboratorio.
Para el cumplimiento de este objeto social hasta el cierre de
diciembre del 2013, la entidad cuenta con 567 trabajadores que
por categoría ocupacional es las siguientes: Dirigentes 26,
Técnicos 157, Administrativo 1, Servicio 49, Operarios 334,
Contratos 43. Del total de estos trabajadores, 102 son mujeres y
465 son hombres.
Descripción de la metodología empleada para la
investigación.
El trabajo se desarrolló en dos etapas esenciales, la primera consistió
en la observación del proceso productivo del suplemento dietético
Hidrolizado de Proteína y en la segunda etapa se realizó la recogida
de información sobre el proceso y estudio de la tecnología
implementada para la elaboración del producto.
Se realizaron visitas, recorridos e intercambio a la unidad productora
de la Sucursal Labiofam Granma, ubicada en Carretera Central Vía
Santiago de Cuba, con el objetivo de recopilar criterios respecto al
proceso de producción del hidrolizado de proteína y retroalimentación
del impacto en la utilización del suplemento alimenticio de uso
veterinario, así como evaluar el comportamiento de la legislación
vigente.
Para lograr una mejor caracterización del proceso tecnológico
empleado que tiene lugar en las actividades estudiadas fue utilizada la
llamada entrevista, practicada a especialistas que en este caso
incluyó, tanto a profesionales altamente calificados y trabajadores con
alta experticia. Se conformó este grupo por ocho especialistas de la
actividad, de ellos tres médicos veterinarios, uno trabajador, un técnico
del nivel superior, un técnico medio y dos especialistas dietéticos (Ver
anexo Guía de la Entrevista).
El objetivo de la entrevista es:
 Identificar a través de las opiniones de los entrevistados posibles
situaciones de riesgos potenciales relevantes en las actividades que
se desarrollan en el proceso estudiado y constatar opiniones sobre la
prevención y el control de los mismos.
Para conocer los puntos de vistas de los trabajadores con los que
debería suceder en estas actividades y procesos, fue necesario
diseñar y aplicar una encuesta .
Se encuestaron a nueve trabajadores que posibilitaron la obtención
de las informaciones importantes sobre las posibles conductas
riesgosas.
Para la aplicación de esta técnica se utilizó como población el total
de trabajadores (en sus diferentes categorías ocupacionales) que
están vinculadas al proceso estudiado, hidrolizado de proteína. Se
seleccionó de forma aleatoria una muestra de nueve trabajadores, lo
que representa el 75 por ciento del total, excluyendo los trabajadores
de otras actividades, y el personal de oficina a nivel de empresa. La
muestra se estratificó por categoría ocupacional, teniendo en cuenta
el peso específico de cada categoría en el total de la población a
investigar, que son los trabajadores vinculados a los procesos del
hidrolizado de proteínas, es decir 12 personas que es la población
total.
De estas 12 personas se tomó una muestra de 9, distribuido según el
peso especifico de cada categoría ocupacional en el total (75 por
ciento obrero, 16,67 por ciento técnicos, y 8,33 por ciento dirigentes),
vinculados a estos procesos tal como se muestra a continuación.
Tabla de encuestas por categoría ocupacional
No.
Categoría
Cantidad
%
Ocupacional
1
Obreros
2
Trab.Adm
3
Trab.Serv.
4
5
Total
Encues
%
tados
9
75.00
7
77.78
Técnicos
2
16.67
1
11.11
Dirigentes
1
8.33
1
11.11
12
100.00
9
100.00
Como se observa en la tabla anterior, se trata de una muestra no
probabilística estratificada por categorías ocupacionales. Se
utilizaron métodos matemáticos e instrumentos informáticos para el
procesamiento de la información obtenida.
En la recopilación de la información se trató de constatar las
opiniones de las personas con las normativas y procedimientos
técnicos establecidos. Además del estudio de los posibles riesgos en
el proceso productivo directamente, se revisó en la entidad la
implementación y cumplimiento de las normas de control interno, lo
que incluye la gestión de riesgos en las tecnologías utilizadas y el
conocimiento y observancia de la legalidad vigente a estos fines.
Entre las normativas y resoluciones base para esta actividad, se tuvo
en cuenta la Tecnológica para la elaboración del hidrolizado de
proteína, la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la
República de Cuba sobre el Control Interno, que recoge en un solo
instrumento legal tanto el control interno como la prevención de
riesgos.
Tomando en consideración los resultados de los métodos y técnicas
utilizados para la investigación, los que aportaron la presencia de
riesgos en las actividad del proceso examinado, se elaboró el
diagnóstico de riesgos bases que facilitó la elaboración de las
acciones de control que se consignaron en la guía de trabajo y dio
cumplimiento al primer objetivo de la investigación.
La guía diseñada contiene los aspectos que presuponen riesgos
potenciales en el proceso estudiado y que deben ser tenidos en cuenta
en la gestión de riesgo, mostrando la situación que pueda tener la
empresa en un momento determinado para tomar las medidas
correctivas necesarias. Por lo que esta situación encamina a la
elaboración del Procedimiento, complemento del instrumento que se
propone.
Objetivo de la Guía de Evaluación:
Dotar a la empresa de un instrumento para conocer y evaluar de forma
preventiva el comportamiento de los riesgos de control interno
presentes en cada una de las actividades desarrolladas en este
proceso.
Programa para la Prevención y Evaluación de los Riesgos de
control interno en procesos del hidrolizado de proteína.
No
1
Aspectos a verificar
 La entidad dispone de la tecnología que le permita la elaboración del
producto.
2
 Se tiene en cuenta en la producción del hidrolizado de proteína los
requisitos de calidad de las materias primas y los métodos específicos
de ensayo.
3
 Se han detectado incumplimientos en los requisitos técnicos de la
calidad de la materia prima.
4
 Están identificados los riesgos que afectan el proceso de producción
relacionados con el proceso de hidrólisis.
5
 Están definidas las áreas para cada una de las etapas o actividades que
requiere el proceso de producción.
SI
NO
6
 Se define al iniciar la producción la cantidad de lotes a producir.
7
 Se cumplen con las inspecciones visuales en cada actividad del
proceso hasta su terminación.
8
 Se capacitan los trabajadores destinados a esta actividad con la
finalidad de lograr mayor habilidad y destreza.
9
 Se cuenta y utiliza de forma adecuada el equipamiento y materiales
básicos para el proceso productivo,
10
 En la obtención de la materia prima fundamental (sangre ovina) se
cumple con las medidas higiénicas sanitarias para la recolección de
esta.
11
 Los trabajadores utilizan los medios de protección correspondientes
como: botas sanitarías, guantes, máscaras, antiácido en las
actividades del proceso productivo.
12
 Las áreas destinadas para estos fines, elaboración, envase y control
cumplen con las condiciones asépticas y estériles según las normas
establecidas. (BPP Y BPL).
13
 Los residuos del proceso se vierten en lagunas de oxidación o similar.
14
 Se cumple con las regulaciones vigentes para la transportación y
almacenamiento del producto.
15
 En el
proceso de hidrólisis se tiene en cuenta el control de la
temperatura cada 8 horas y la agitación constante de 20-24 horas.
16
 Existe una planta para el tratamiento del agua.
17
 Una vez terminado el proceso de producción los aditamentos,
accesorios y equipos utilizados pasan a un proceso de limpieza y
desinfestación.
En la confección del procedimiento metodológico, primeramente se
definen los riesgos de control interno de mayor incidencia seleccionados
del diagnóstico de riesgos, establecidos en la Guía de Trabajo mostrado
anteriormente y posteriormente se fija el procedimiento a seguir para
identificarlos y evaluarlos, relacionándolos con los componentes y
normas que se establecen en la Resolución 60/2011 de la Contraloría
General de la República.
Con los resultados obtenidos en el diagnóstico, se definió un conjunto
de riesgos base para la elaboración de las acciones de control en la
Guía de trabajo propuesta, los cuales se señalan a continuación:
Diagnóstico de Riesgos para la elaboración de las acciones de control
en la Guía de trabajo propuesta.
En la entidad:
 Falta dominio de la legislación vigente relacionada con el control
interno inherente a los procesos.
 Falta de un local adecuado para la manipulación y elaboración del
producto.
 No existencia de instrumento interno para evaluar el control interno
en los procesos.
 Insuficiente preparación y capacitación de los recursos humanos
para enfrentar la tarea.
 Los objetivos de trabajo no contemplan al control interno específicos
de los procesos como meta a alcanzar.
 El expediente único de la entidad no contiene acciones de control
sobre la evaluación del control interno en los procesos.
 No existe levantamiento de riesgos que afecten los objetivos y metas
de la organización en cuanto el control interno en los procesos.
 Insuficientes recursos financieros
En los proceso de elaboración del hidrolizado de proteína
No se cuenta con una incubadora propia de la productora
Para medir la densidad falta el picnómetro
La productora no tiene baño termostatado para realizar las siembras
y las comprobaciones de la calidad de la materia prima.
El filtro con que trabajan las producciones no tienen la malla de 1mm
No existe bomba de vacío para bombear el producto terminado hasta
el tanque madre.
 No tienen máquina llenadora ni horno para secado.
 Ausencias de autoclaves para el proceso de esterilización.
No hay cámara fría para productos terminados.
Falta de refrigerador para conservar reactivos y muestras
Mal estado de las jarras plásticas graduadas.
El transporte no reúne las condiciones técnicas necesarias.
Carencia de lagunas de oxidación para los residuos de sustancias
corrosivas que afectan el medio ambiente y al hombre como parte de
este.
Se demuestra que la empresa tiene fisuras en su sistema de gestión y
control interno en materia de control, incumpliendo las diferentes
disposiciones vigentes sobre el tema. A partir de lo anteriormente
constatado, se podría preguntar:
¿Qué situación tiene la empresa ante las regulaciones jurídicas para
el control interno establecidas en el país?
El segundo componente de la Resolución 60/11, dictada
recientemente, que trata sobre “Gestión y Prevención de Riesgo”
(Artículo No. 11), establece las normas para su cumplimiento y
en la primera de ellas (“Identificación del Riesgo y Detección del
Cambio”) obliga a la empresa a identificar todos los riesgos que
pudieran afectar los objetivos de trabajo; sin embargo, en este
caso no se están teniendo en cuenta los posibles daños ,
resultados de la actividad de la empresa en el proceso estudiado
o de carácter externo que la puedan afectar y que también
deben preverse, es decir la determinación por la empresa de los
objetivos de control, como establece la segunda norma del
componente mencionado anteriormente, no son abarcadores de
todos los riesgos internos y externos a que ella está expuesta o
que su actividad genera en este proceso. Al no existir una
adecuada identificación de los riesgos de control interno, la
empresa tampoco está en condiciones de realizar un adecuado
análisis de los mismos para poder evaluar la afectación potencial
y su posible tratamiento.
Diseño
del
instrumento
de
evaluación
y
Al contar con un grupo de evidencias suficientes, dadas por la
procedimiento.
utilización de los métodos, técnicas y herramientas anteriormente
descritas, se alcanza el segundo objetivo de la investigación, partiendo
del programa de trabajo que da paso al diseño del instrumento
específico para el sistema auditado previsto de su procedimiento de
utilización, que consideró el desarrollo de las actividades involucradas
de acuerdo con la legislación vigente aplicables para la empresa.
Procedimiento a seguir para la aplicación de la Guía de trabajo en las
auditorías y autocontroles de la entidad.
Objetivos del procedimiento:
Facilitar y agilizar la autoevaluación de los aspectos de control interno
contenidos en la Guía de Trabajo propuesto para estos procesos.
El procediendo identifica cada uno de los aspectos a verificar con el
componente y la norma correspondiente según se establece en la
resolución 60/11 de la Contraloría General de la República, para
obtener una mejor evaluación y precisión de forma ordenada de los
resultados obtenidos e indica las acciones a seguir para realizar la
verificación de cada uno de los aspectos.
Esquema General del Procedimiento Metodológico
propuesto como resultado de la investigación:
No
ASPECTO A
PROCEDIMIENTO A
VERIFICAR
SEGUIR
COMPONENTE
NORMA
(PROGRAMA DE
1
2
AUDITORIA)
La entidad dispone de
la tecnología que le
permita la elaboración
del producto.
Se tiene en cuenta en
la
producción
del
hidrolizado de proteína
los requisitos de calidad
de las materias primas
y
los
métodos
específicos de ensayo.
Se revisa de forma
documental si existe
la tecnología u otras
que obren en la
entidad.
Comprobar
en
el
Procedimiento
normativo para
la
actividad,
Cartas
tecnológicas
para
realizar esta tarea
hasta
llegar
al
producto
final.
Tratamiento a los
incumplimientos de la
legislación.
Gestión
y
Prevención
de
Riesgos
y
Actividad
de
control.
Gestión
y
prevención
de
riesgo y Actividad
de Control.
Identificación
riesgos
detección
cambio
de
y
del
Prevención
de
riesgo.
Documentación,
Registro oportuno
y adecuado de las
transacciones
y
hechos.
3
4
Se
han
detectado
incumplimientos en los
requisitos técnicos de la
calidad de la materia
prima.
Están identificados los
riesgos que afectan el
proceso de producción
relacionados con el
proceso de hidrólisis.
El
especialista
evaluará acorde con
los
requisitos
organolépticos
y
microbiológicos
regulados
en
la
tecnología
del
producto, a través del
resultado
de
los
métodos de ensayo
utilizados.
Se revisa el plan de
prevención de la
entidad
y
el
diagnóstico de riesgo
elaborado teniendo
en
cuenta
este
proceso.
Gestión
Prevención
Riesgo,
Supervisión
Monitoreo.
y Identificación del
de riesgo y detección
del cambio.
y Prevención
del
Riesgo.
Determinación de
los objetivos de
control.
Gestión
prevención
riesgo,
Actividad
control
Supervisión
Monitoreo.
y Identificación de
de riesgos
y
detección
del
de cambio.
Documentación,
y Registro Oportuno
y adecuado de las
transacciones
y
hechos.
Evaluación
y
determinación de
la eficacia del
sistema de control
Interno.
5
Están definidas las
áreas para cada
una de las etapas o
actividades
que
requiere el proceso
de producción.
Mediante
la
observación evaluar la
estructura
organizativa de la
unidad
y
la
distribución de las
áreas en los procesos.
Ambiente
control.
Supervisión
Monitoreo.
de Estructura
organizativa
y
y asignación
de
autoridad
y
responsabilidad:
Evaluación
y
determinación de la
eficacia del sistema
de control Interno.
6
Se define al iniciar
la producción la
cantidad de lotes a
producir.
Se
monitorea
el
proceso y evalúa el
procedimiento
utilizado
para
determinar
la
producción a realizar.
Actividad
de
control, Gestión y
Prevención
de
Riesgo,
Supervisión
y
Monitoreo.
Indicadores
de
rendimiento y de
desempeño.
Coordinación entre
áreas, separación
de
tareas,
responsabilidades
y
niveles
de
autorización.
Evaluación
y
determinación de la
eficacia del sistema
de control Interno.
CONCLUSIONES
 El diagnóstico realizado demuestra que en los procesos estudiados
están presentes situaciones y conductas riesgosas para el proceso del
hidrolizado de proteína que no están siendo atendidas debidamente por
la dirección de la empresa con el objetivo de preverlas y minimizarlas,
al no disponer de los instrumentos apropiados para ello, dándole
prioridad al aspecto económico-financiero de la entidad, lo que
evidencia la falta de integralidad de las acciones de control interno en la
empresa.
 El Programa o Guía de Trabajo presentado y el Procedimiento de
aplicación que se proponen constituyen instrumentos viables para que
la organización pueda conocer preventivamente y evaluar de manera
eficiente los riesgos de control internos presentes en el proceso, con el
correspondiente impacto positivo en su gestión y su posicionamiento
socioeconómico.
CONCLUSIONES
 El instrumento metodológico propuesto en este trabajo es factible de
aplicación en otras empresas y en organismos que tienen actividad
relacionadas con este proceso productivo, pudiendo servir además de
referencia metodológica a entidades cuya actividad presuponga un
determinado nivel de riesgo de control interno en procesos afines.
RECOMENDACIONES
 Sugerir a la dirección de la Sucursal S.A Labiofam Granma se tomen
las medidas para la aplicación y continuidad sistemática de este
instrumento en todas las unidades del Grupo Empresarial para evaluar
la gestión empresarial sobre su patrimonio.
 Establecer un programa de capacitación de auditores con los
conocimientos necesarios para hacer evaluaciones del proceso
estudiado con el instrumento metodológico propuesto, encaminado a
darle un orden a este tipo de trabajo de auditoría directamente en los
procesos, haciéndola sistemática, viable y económica.
RECOMENDACIONES
 Recomendar al Grupo Nacional de Auditoría del Grupo Empresarial
LABIOFAM incluir dentro de sus programas de auditorías el Programa
o Guía de Trabajo propuesto, específicamente para el proceso
estudiado con el Procedimiento en este trabajo, integrándolos a los
demás instrumentos de auditoría de carácter económico-financiero.