Transcript priprava projekta

Kongresni standardi
SREČO PETERLIČ
Ljubljana, 21. maj 2010
KONGRESNI DEJAVNIKI
• SHEMA KONGRESNE PONUDBE
• STROKOVNI KONGRESNI ORGANIZATORJI (PCO,
DMC, MEETING PLANNER)
• TURISTIČNE AGENCIJE
• KONGRESNI URAD
• KONGRESNI CENTRI IN DVORANE
• KONGRESNI HOTELI IN HOTELI S KONGRESNIMI
ZMOGLJIVOSTMI
• HOTELI IN HOTELSKE MREŽE
• LETALSKI IN DRUGI PREVOZNIKI
KONGRESNI DEJAVNIKI
• TEHNIČNA OPREMA, PRIPOMOČKI IN TEHNIČNE
STORITVE
• CATERING, GOSTINSTVO
• PREVAJANJE IN SIMULTANO TOLMAČENJE
• PROTOKOLARNE STORITVE IN VIP PROGRAMI
• POŠTNE STORITVE IN TELEKOMUNIKACIJE
• OBLIKOVANJE IN TISK
• RAZNE DRUGE STORITVE
• TRGOVINA, BANKE
• RAZNO
NAROČNIKI KONGRESNIH STORITEV
• MEDNARODNE STROKOVNE ORGANIZACIJE IN
ZDRUŽENJA
• KRAJEVNE STROKOVNE ORGANIZACIJE
• PODJETJA, GOSPODARSKE ORGANIZACIJE IN
ZDRUŽENJA
• DRŽAVNE USTANOVE IN POLITIČNE ORGANIZACIJE
• MEDNARODNE MED- IN NEVLADNE ORGANIZACIJE
PRIPRAVA, ORGANIZACIJA IN
IZVEDBA
• PROJEKTNA NALOGA
• ORGANIGRAM PRIREDITVE
• DELITEV DELA MED NAROČNIKOM (STROKOVNIM
ORGANIZATORJEM IN IZVAJALCEM (STROKOVNIM
KONGRESNIM ORGANIZATORJEM)
• NAČINI IN VIRI FINANCIRANJA MEDNARODNEGA
KONGRESA
• PRIPRAVA STROŠKOVNIKA PRIREDITVE
• SKLEPANJE POGODB
PRIPRAVA, ORGANIZACIJA IN
IZVEDBA
• PROMOCIJA IN POKROVITELJSTVO
• PRIPRAVA, OBLIKOVANJE, TISK IN DISTRIBUCIJA
VSEH VRST KONGRESNIH TISKOVIN
• IZBIRA LOKACIJE, DVORAN, TEHNIKE IN DRUGIH
KONGRESNIH STORITEV
• POSTOPKI PRIPRAVE IN REGISTRACIJE KONGRESNIH
UDELEŽENCEV
• PRIPRAVA STROKOVNEGA PROGRAMA KONGRESA
PRIPRAVA, ORGANIZACIJA IN
IZVEDBA
• PRIPRAVA, ORGANIZACIJA IN IZVEDBA
“OBKONGRESNE” RAZSTAVE
• DRUŽABNI PROGRAM IN KULTURNI DOGODKI
• IZLETI, STROKOVNE EKSKURZIJE IN TURISTIČNA
PONUDBA
• ORGANIZACIJA HOTELSKIH NAMESTITEV IN
PREVOZOV UDELEŽENCEV
• IZVEDBA KONGRESA
• IN ŠE MNOGO OSTALIH PODROBNOSTI
KONGRESNI STANDARDI
• MEDNARODNI KONGRESNI STANDARDI IN
PRIPOROČILA (STANDARDI MEDNARODNIH
STROKOVNIH ZDRUŽENJ IAPCO, ICCA, AIPC)
• ZAGOTAVLJANJE STANDARDOV IN VZDRŽEVANJE
KAKOVOSTI
• ZMOGLJIVOSTI IN RAZLIČNE POSTAVITVE DVORAN
KONGRES
Nacionalni
kongresni biro
Mednarodno
strokovno
združenje
Kongresni center,
Kongresni hotel
Gostinstvo,
catering
Družabni in
kulturni program
Lokalni naročnik Strokovni
organizator
Profesionalni
kongresni
organizator
Uradni letalski
prevoznik, drugi
avio prevozniki
Prevozniki,
logistika
Letališča
Razstavljalci in
sponzorji
Protokol in VIP
Občasna delovna
pomoč, hostese in
varnost
Hoteli
Turistične
agencije
Direktni
podizvajalci
kongresnih storitev
Posredni
ponudniki
storitev
SLOVENSKI KONGRESNI URAD
- kvaliteta in standardi
• etični kodeks
• priporočila za kongresne hotele
• kako izbrati primernega kongresnega organizatorja
• gostinstvo in družabni program
SLOVENSKI KONGRESNI URAD
- standardizacija
Cilji projekta:
• dvig kakovosti slovenske kongresne ponudbe
• poenotenje kriterijev in terminologije
• kvalitativna primerljivost ponudbe
• večja preglednost za naročnike
• enotna obravnava primerljivih kategorij
• izpostavitev najboljših ponudnikov
SLOVENSKI KONGRESNI URAD
- kvaliteta in standardi
• Posamezne kategorije standardov:
• Lokalni in regionalni kongresni urad
• Profesionalni kongresni organizator
• DMC agencija
• Agencija za organizacijo dogodkov
• Kongresni in razstaviščni center
• Kongresni hotel
• Hotel s konferenčnimi zmogljivostmi
• Ponudnik drugih kongresnih storitev
• Prizorišče za posebne dogodke
SLOVENSKI KONGRESNI URAD
- kvaliteta in standardi
•
•
•
•
• Potek ocenjevanja:
• prijavljena podjetja so prejela obrazec za samooceno
• vsako podjetje sta ocenjevala dva ocenjevalca
kandidat je moral izpolnjevati 100% obveznih in 90% priporočljivih
kriterijev
člana komisije sta (po potrebi) obiskala podjetje in skušala ugotoviti
dejansko stanje
pozitivno oceno je dobil kandidat, ki sta ga oba ocenjevalca ocenila
pozitivno
v primeru razhajanja oz. negativnih ocen, so ocenjevalci podali pisno
mnenje
ZAGON KONGRESNIH
PROJEKTOV
Gorazd Čad
Ljubljana, 21.05.2010
NAJVEČ SE NAUČIMO NA
LASTNI KOŽI
ALI STE SE ŽE KDAJ ZNAŠLI V NASLEDNJIH
SITUACIJAH:
 Tema je bila izjemno dolgočasna
 Registracija je trajala zelo dolgo
(mojega imena ni bilo na listi)
 Dvorano je bilo težko najti
 Kava je bila postrežena hladna
 V dvorani je bilo prevroče ali vas je
zeblo
 Hrup iz zunanjosti je motil predavanje
 Prezentacije nikakor niste uspeli videti
SEDEM MICE SMRTNIH GREHOV
1. Neobvladovanje stroškov
2. Napačna lokacija
3. Premalo namestitvenih kapacitet
4. Slab prvi vtis (registracija, otvoritev)
5. Pogodbena razmerja
6. Neobvladovanje podizvajalcev
7. Kakovost družabnega programa
KONGRES JE PROJEKT
KONGRESNA ARHITEKTURA
KONGRESNA
ARHITEKTUR
A
USPEŠEN
PROJEKT
KONGRESNI
INŽENIRING
KONGRES JE TEAM
ŽIVLJENSKI CIKEL PROJEKTA
ZAGON
PROJEKTA
PRIPRAVA
PROJEKTA
ANALIZA
PROJEKTA
IZVEDBA
PROJEKTA
ZAKLJUČEK
PROJEKTA
ZAGON PROJEKTA
1.
2.
3.
4.
• Kakšen problem rešujemo s projektom
• Kakšen je namen projekta
• Kakšno so cilji projekta
• ZAGON STRATEGIJ
PRIPRAVA PROJEKTA
1.
• Dobra priprava zmanjšuje riziko
projekta
2.
• Dobra priprava povečuje učinkovitost
projekta
3.
4.
• Plan je podvržen stalnim spremembam
• PLANIRANJE KDO, KAJ, KOLIKO IN
S ČIM
IZVEDBA PROJEKTA
1.
2.
3.
4.
• Strategije izvajamo skozi projekte
• Najbolj izpostavljena faza cikla
• Ključni je projektni tim
• KONTROLING
ZAKLJUČEK PROJEKTA
1.
• Merjenje ciljev projekta
2.
• Izkušnje za nadaljne projekte
3.
• Timske izkušnje
4.
• KAJ SMO SE NAUČILI
ZAGON JE KOMUNIKACIJA
KDO JE PCO?
ZAKAJ
STRATEGIJA
KAKO
PROGRAM
KDAJ
TERMINI
KDO JE PCO?
KJE
LOKACIJA
KDO
UDELEŽENC
I
S ČIM
STROŠKOV
NIK
KJE SE V PRAKSI
SREČUJEMO Z ZAGONOM
PROJEKTOV
KREATIVNI BRIF
KANDIDATURA
ŠTUDIJA IZVEDBE PROJEKTA
ZAGONSKI NAČRT
PRIPOROČILO: ZAGONSKI NAČRT STRATEŠKI DEL
1.
• Vizija projekta
2.
• Strategija projekta
3.
• Programska zasnova
4.
• Načela projekta/kongresa
5.
• Definiranje blagovne znamke
PRIPOROČILO: ZAGONSKI NAČRT OPERATIVNI
DEL
1.
• Izhodišča in namen projekta
2.
• Operativni cilji projekta
3.
• Plan ključnih dogodkov projekta
4.
• Projektna organizacija
5.
• Marketinški načrt
PRIPOROČILO: ZAGONSKI NAČRT ROI DEL
1.
• MOTIVACIJSKA IZHODIŠČA
2.
• IZOBRAŽEVALNA IZHODIŠČA
3.
• VZGOJNA IZHODIŠČA
4.
• INOVACIJSKA IZHODIŠČA
5.
• NETWORKING
PRIPOROČILO: SMART FORMULA
S
• SPECIFIC
• Cilji
morajo
biti
določeni
M
A
•MEASURAB
LE
• ACHIEVAB
LE
• Cilji
morajo
biti
merljivi
• Cilji
morajo
biti
uresnič
-ljivi
R
T
• REALISTIC
• TIMELY
• Cilji morajo biti realni
• Cilji morajo biti časovno natančno
določeni
ZAGON JE KOMUNIKACIJA
DNA ANALIZA
KREATIVEC
inovator
INŽENIR
razvijalec
ZVEZDA
promotor
LORD
investitor
ORGANIZATOR
NABIRALEC
zakladnik
TRŽNIK
motivator
koordinator
PRODAJNIK
zaključevalec
KONGRESNI PROJEKTNI
MANAGEMENT
Gorazd Čad
Ljubljana, 21.05.2010
“Nothing is particulary hard if you divide into
small jobs”
Henry Ford
• Stalnost
KONTINURANI • Zveznost
• Avtomatizacija
PROCESI
ENKRATNI
PROCESI
• Ciljna usmerjenost
• Enkratna
organizranost
PROCESNA
ORGANIZACIJA
PROJEKTNA
ORGANIZACIJA
PROJEKT
• Samostojen
proces aktivnosti
• Z opredeljenim
končnim ciljem
• Časovnim
okvirom
• Definiranimi
potrebnimi
resursi
NEKAJ VSEBINSKIH IZHODIŠČ
 PROJEKT JE CILJNO USMERJEN PROCES (CILJ NI
ENAKO ŽELJI)
 PROJEKT JE ČASOVNO OMEJEN PROCES (roki
retrogradno ali progresivno)
 PROJEKT JE PROCES USTVARJANJA
 PROJEKT JE PROCES PRIDOBIVANJA ZNANJ IN
IZKUŠENJ
MAXQ
Maximum quality
MINTIME
Minimum duration
MINCOST
Minimum cost
KVALITETA
Vodenje
ČASOVNICA
Planiranje
UČINKOVITOST
Obvladovanje
stroškov
VIZIJA
STRATEŠKI CILJI
Kam želimo priti
PROJEKT 1
PROJEKT 2
PROJEKT 3
SEDANJE STANJE
Kje smo
PROJEKT 4
JUST IN
TIME
JUST BEFORE
TIME
PREDNOSTI PROJEKTNEGA MANAGEMENTA
1.
• Učinkovit nadzor nad cilji
2.
• Uvaja timski način dela
3.
• Spodbuja komunikacijo
4.
• Je sistematičen pristop
5.
• Ima svojo orodjarno
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
OBVLADOVANJE VPLIVNIH
DEJAVNIKOV PROJEKTA / Stakeholders
Določitev
odborov
kongresa
Podrobna
Obvladovanje
ciljna
konkurence
segmentacija
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
OBVLADOVANJE RIZIKOV
PROJEKTA
Finančna
tveganja
Izvedbena
tveganja
(tehnološka,
časovna,
podizvajalci)
Zunanja
tveganja
Organizacijska
tveganja
EYJAFJALLAJÖKULL
EYJAFJALLAJÖKULL
PROJEKT:
OPIS RIZIKA
KRATICA:
EKSTER- INTERNI
NI RIZIK
RIZIK
OZNAKA (MS Project):
R
V
FR
Rang
Verjetnost
VxR
PREDLOG AKTIVNOSTI
NO
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
STRUKTURIRANJE PROJEKTA
WBS struktura
projekta
Matrika
(retrogradna kompetenc in
struktura
odgovornosti
projekta)
Tehnologija
izvedbe
(mrežni plan
projekta)
PRIMER GRADNJE HIŠE
HIŠA
PROJEKTNA
DOKUMENTACIJA
MANAGEMENT
PROJEKTA
LOKACIJA
TEMELJI
HIŠA
ZIDOVI
TELEKOM.
ZEMLJIŠČE
STREHA
VODOVOD
SISTEMI
ELEKTRIKA
CENTRALNO
OGREVANJE
MATRIKA KOMPETENC IN
ODGOVORNOSTI
Sodelujoči pri izvedbi projekta
NALOGE
Možne vloge v projektu:
IZV-izvajalec
SOD-sodeluje v izvedbi naloge
Možne vloge v projektu:
KO-koordinira nalogo
OD-odloča o nalogi
MREŽNI PLAN PROJEKTA
NALOGE
POVEZAVE
VRSTE POVEZAV
POVEZAVA A:
Zaključek - Začetek
POVEZAVA B:
Začetek - Začetek
POVEZAVA C:
Zaključek - Zaključek
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
TERMINSKO PLANIRANJE
PROJEKTA
Ocena
Opredelitev
Izdelava
terminskega
fiksnih
terminskega
trajanja
rokov
načrta
nalog
izvedbe
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
PLANIRANJE VIROV
Osebje
Marketinški
materiali
Tehnična
oprema
Finančni
viri
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
PROJEKTNA ORGANIZACIJA
Podrobna Določitev Plan dela
razdelitev skrbnikov
po
nalog
projekta izvajalcih
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
KONTROLA IZVAJANJA PROJEKTA
Kontrolni
sestanki
Projektni
informacijski
sistem
Plan
kontrole
izvajanja
projekta
NEKAJ POMEMBNIH FAZ ZA KONGRESNO
DEJAVNOST
PROJEKTNA PISARNA
Podatkovno
skladišče
Projektna
nabava
Organiziranje
komunikacije
na projektu
KVALITETE
PROJEKTNEGA
MANAGERJA
PROJEKTNA
ORGANIZIRANOST
STRATEŠKA
NARAVNANOST
SPREJEMANJE
ODLOČITEV
SPOSOBNOST
PLANIRANJA
KULTURA
KONTROLE
SLABOSTI
PROJEKTNEGA
MANAGERJA
INDIVIDUALNOST
NEORGANIZIRANOST
KRIVDA ZA NEUSPEH V
OKOLJU
NESPOSOBNOST ZA
TIMSKO DELO
STIHIJA
TIMSKO DELO
JASNI CILJI
MEDSEBOJNA
POVEZANOST
UČINKOVITOS
DELA V TIMU
REŠEVANJE
KONFLIKTOV
MEDSEBOJNA
PODPORA
Izbor lokacije in kontrolne
točke inšpekcijskih obiskov
Srečo Peterlič, Gorazd Čad
• Fam Trips
• Site Visits
• Site inspections
ogledni obiski
• Nikoli ne podcenjuj pomembnost
oglednega obiska
• Sistematična priprava tako kupca (klienta),
kot tudi ponudnika
Priprave potencialnega klienta:
• sistematično, z načrtom in strategijo
obiska
• kaj želim, kaj potrebujem in predvsem
raziskujem skozi oči udeleženca
“ Who on Earth Chose this Location!?”
Dve osnovni pravili
• Za oglednika:
Bodi pošten in ne pojdi na ogledni obisk
samo zaradi brezplačne hrane in nočitve
• Za ponudnika:
Ne vabi na obisk, če nimaš ponudbe,
primerne zahtevam klienta
Osnovne naloge oglednika:
• Gleda in primerja izkušnje, znanje, kvaliteto,
komunikativnost, zvoke in dišave željene
destinacije
• Ogromno sprašuje
• Pogovarja se s slučajnimi obiskovalci
• Zaveda se svoje odgovornosti do končnih
udeležencev
• Poroča svojim naročnikom in nenazadnje
• Soodloča o izboru destinacije
Obvezne priprave pred obiskom – destinacija
• pridobitev razpoložljivih podatkov, brošure,
spletna stran, virtualne ture, video...
• definiranje potreb za organizacijo srečanja
• priprava vprašanj
• raziskava dosegljivosti
• definiranje potencialne lokacije –
infrastrukture (kongresni center, javno
prizorišče, večnamenski center, gledališče,
kongresni hotel, grad, fakulteta, stadion oz.
športna dvorana, muzej ...
Priporočilo oglednikom:
Povej gostiteljem kaj te zanima in kaj ne
želiš videti
Priporočilo ponudnikom:
Ne skušaj obiskovalcu ponujati in kazati
nekaj, kar ga ne zanima
Promocijski material:
• Guide book destinacije (kongresni urad)
• Brošure centrov in hotelov
• Meeting planner – vodič
• Site inspection checklist
• Spletna stran
• Zemljevidi in mape destinacije in lokacije
• Logistika in prevozi – letališča, ceste, železnica
• Splošne informacije o destinaciji (razvitost, kriminal, varnost,
transport, vreme...)
• Lokalne atrakcije, kulturni, družabni in športni dogodki
• Razpoložljive ture in izleti
• Nakupovalna središča
• Vodiči o dogajanju v regiji (koncerti, gledališča, razstave, sejmi,
kino, muzeji...)
Ključni kontakti (imena, številke, spletne
strani, maili)
• Kongresni urad
• DMC, PCO, Tour Company
• Management osebje na destinaciji
kongresnem centru, hotelu(direktor
prodaje, tehnični vodje, banket manager,
varnost)
• Ponudniki posameznih podpornih
kongresnih storitev
Prvi vtisi ob prihodu:
• Prvi vtis je najpomembnejši – sprejem
• Varno območje
• Lokacija, kaj je v okolici
• Ostali hoteli v bližini
• Sprejemni prostori – avla, recepcija
• Potreben čas za check-in
• Hotelsko osebje – urejenost, prijaznost
Hotelske sobe:
• Pohištvo, velikost, design, opremljenost
• Število in kategorije sob, koliko jih je na voljo za
prireditev
• Sistem požarne varnosti, načrt evakuacije
• Dostop za invalide
• Osvetljenost, ogrevanje, klima
• It oprema v sobah
• Room service
in predvsem
snažnost prostorov in prijaznost hotelskega osebja!
Banketni prostori
• Velikost, kapaciteta, število
• Osebje: urejenost, usposobljenost,
komunikativnost
• Vzorci obrokov, izbor, posebne zahteve
• Kdo dela catering
Konferenčne dvorane:
• Število, velikost, kapaciteta, možnosti posameznih vrst
postavitev
• Kakšne so ovire v prostoru
• Podrobni načrti posameznih vrst postavitev in
kvadratura za razstave (dimenzije, višina, obtežitev,
dostop)
• Podrobni spiski konferenčne in ostale opreme, el. in
telefonski priključki, dostopnost do spleta
• Zvočna izolacija, kontrola temperature, klima
• Dostopnost za invalide
• Oder, tonska, video in ostala oprema
Varnost in zdravje:
• Usposobljeno osebje
• Tehnično varovanje
• Evakuacijske poti, načrti, usposobljenost
• Način varovanja premoženja
• Lokacija najbljižje bolnice/ambulante
• Zdravnik/zoborzdravnik na klic
• Usposobljeno osebje za prvo pomoč
Ostala ponudba – splošno ugodje:
• Leasure Club
• Šport, rekreacija
• Prostori za posebne dogodke
• Business Center
• Parkiranje, garaža
• Otroško varstvo...
Finance:
• Rack rate, Corporate rate
• Posebne ponudbe (sezona, vikend)
• Ugodnosti vezane za obseg naročila in način
plačila
• Garancija cen, depozit, valuta plačila
• Pravila stornacije posameznih storitev ali celotne
konference
• Zahteve za zavarovanje plačila, no-show pravila,
extras...
• Pogodbe, naročilnice, kreditne kartice, sistem
obračunavanja storitev
Nekaj priporočil oglednikom (in informacije ponudnikom,
kaj lahko pričakujejo in kako ugotovijo, če je
obiskovalec kredibilen):
• Ne udeležuj se ogleda samo za hrano in namestitev –
ponudniki niso neumni
• Ne žrtvuj kvalitete na račun cene
• Ne postavljaj nemogočih zahtev
• Ne pogajaj se za vsako ceno
• Ne obljubljaj nekaj za kar več, da ne boš naročil
• Ne “skoči” na prvo ponudbo
• Ne pojdi na ogled brez plana ali strategije
In še nekaj zadnjih navodil:
• Pojavi se nenapovedan dan pred
začetkom uradnega obiska – včasih so
presenečenja, tudi negativna, zelo velika
• Obisk planiraj v istem letnem času in
terminu, kot bi naj potekala planirana
konferenca
• Če se le da, organiziraj obisk, ko se na
lokaciji “dogaja” konferenca. Le tako lahko
ugotoviš, da ponudba dejansko deluje
Logistika izvedbe projektov
Natalija Bah Čad, GO.MICE
PRIPRAVA PROJEKTA
Komunikacija s ključnimi skupinami:
naročnik
udeleženci
podizvajal
ci
javnost
Temelj priprave
Priprava terminskega načrta aktivnosti
(aktivnost, začetek in konec, odgovorna oseba)
Izbor podizvajalcev na projektu
(pridobivanje ponudb)
Izbor sodelavcev in partnerjev na
projektu
10 glavnih aktivnosti
1. Oblikovanje in tisk
• Izbor oblikovalca (reference, cena,…)
• Obvezne vsebine:
CGP, logotip, prvo in drugo obvestilo, končni
program, zbornik abstraktov
10 glavnih aktivnosti
2. Priprava informacij
• tehnične vsebine
• strokovne vsebine
3. Distribucija informacij
• vedno novi načini distribucije
• cilj je pridobivanje udeležencev, razstavljavcev
10 glavnih aktivnosti
4. Cenovna politika
• Cene registracije (early, late, različne skupine)
• Cene razstavnega prostora
• Cene družabnih dogodkov, izletov
10 glavnih aktivnosti
5. Vzpostavitev sistema registracije
• Program za registracijo udeležencev so
“možgani kongresa”
• Zbiranje abstraktov
10 glavnih aktivnosti
6. Priprava družabnega programa
• Obvezne vsebine
(welcome reception, gala dinner, national evening)
• kreativni del
• tehnični del
7. Turistični program
• transferji
• Izleti, ekskurzije, študijske ture
10 glavnih aktivnosti
8. Finančno vodenje
• prihodki in odhodki kongresa
• izstavljanje računov, sledenje plačil
• usklajevanje pogodbenih obveznosti
10 glavnih aktivnosti
9. Vodenje hotelskih namestitev
• priprava prijavnic, zbiranje podatkov
• komunikacija s hoteli
• Priprava rooming list
10 glavnih aktivnosti
10. Vodenje razstave
• priprava razpisa za razstavljavce in sponzorje
• razporejanje razstavnega prostora
• priprava pogodb in sledenje pogodbenih
obveznosti
IZVEDBA PROJEKTA
Brez česa ne gre?
dobro napisana navodila za izvedbo
za vse
sodelujoče (dispozicija)
pravilna razporeditev nalog
check lista
zbranost, natančnost, občutek, da
imamo
stvari pod kontrolo
Brez česa ne gre?
• preverjanje !
Kaj če……..
…… zmanjka elektrike
..… se catering servis zatakne v
prometu
…… zmanjka hrane na sprejemu
…….smo naročili premalo
zbornikov
……da o vulkanu sploh ne
Sprejem udeležencev
•
•
•
•
welcome desk na letališču
transferji v hotele
hotelska recepcija
registracijski pult
Poskrbimo za dober prvi vtis!
Koordinacija v času dogodka
•
•
•
•
•
lokacija kongresne lokacije
lokacije družabnih dogodkov
izvajalci družabnih dogodkov
projektni team
spremembe na licu mesta – pravočasno
posredovanje informacij lahko prihrani
dodatne stroške
ZAKLJUČEK PROJEKTA
• organizacija se ne zaključi z zadnjim
predavanjem
• anketa med udeleženci
• finančno poročilo
• zaključno poročilo (statistika)
• evalvacija projekta
Finančno vodenje kongresnih
projektov
Srečo Peterlič
Finančni profil srečanja:
Kdo je plačnik?
Kongres = udeleženci + sponzorji + donatorji
Corporate + incentive = naročnik (one bill
payment)
Kongres:
• Ponudba PCO
• Stroškovnik vseh aktivnosti
• Načrt možnih prihodkov
• Tekoče finančno vodenje
• Predfinanciranje
• Prevzemanje rizika
• Delitev razlike med prihodki in odhodki
Finančni načrt:
• Ocena vseh prihodkov (kotizacije,
sponzorji, donatorji, država – vključno z
vsemi vlogami in pogodbami)
• Priprava stroškovnika
• Kompletno finančno vodenje in
računovodstvo
Finančno vodenje projekta:
• Storitve vključene v kotizacijo
• Storitve zagotovljene razstavljalcem in
sponzorjem
• Storitve, ki jih zagotavljajo naročniki
predavateljem, organizatorjem,
programskemu in ostalim odborom
Ocena prihodkov:
• Prihodki od kotizacij
• Prihodki od sponzorjev in razstave
• Prihodki od donacij, mesta, resornih
ministrstev
• Prispevki v “naravi”
Stroški in nadzor:
• Najemnine (prizorišča, oprema in osebje, tehnične
storitve, dekoracija, komunikacije in oznake
• Stroški predavateljev (prevozi, namestitve, honorarji,
brezplačna registracija, plačana udeležba na
sestankih odborov, izleti, pogostitve)
• Stroški predsedujočih/moderatorjev/ocenjevalcev
• Stroški članov organizacijskega, programskega in
drugih odborov
• Prispevki – plačila združenjem
• Brezplačna udeležba in hotelske namestitve
“podporne ekipe”
Stroški in nadzor:
• Promocija
• Oblikovanje in tisk (celostna podoba,
tiskovine, obvestila, plakati, zborniki, cd-ji,
materiali za udeležence...
• Tisk, mediji, oglasi
• Članki v strokovnem tisku
• Udeležba na predhodnih in sorodnih
kongresih
Stroški in nadzor:
• Spletna stran = oblikovanje, domena,
vzdrževanje, urejanje
Stroški in nadzor:
Družabni program
• Odmori za kavo
• Delovna kosila
• Sprejemi in večerje
• Kulturni in družabni dogodki
• Ekskurzije in izleti
= cena, kvaliteta, aktivno spremljanje in
naročanje količine
Stroški in nadzor administracije:
• Pisarniški material
• Telefoni, maili, spletne strani
• Poštnina, kopiranje
• Potni stroški, nočnine, dnevnice
• Pisarniška oprema
• Stroški osebja sekretariata, honorarni
sodelavci, avtorski honorarji
Stroški in nadzor PCO:
• PCO fee – stroški organizacije
• Stroški registracije udeležencev
• Obdelava abstraktov in referatov
• Sponzorji in razstavljalci
• Direktni stroški
• Davki in dajatve
• Bančni stroški
• Nepredvideni stroški
Obvladovanje tveganj
kongresnih projektov – risk
management
Srečo Peterlič
Osnovni izrazi:
• Varnost
• Varovanje
• Zavarovanje
• Riziko
• Obvladovanje predvidenih tveganj
• Kriza
• Krizni management
Bistvena naloga vseh organizatorjev in
izvajalcev
• Izvajati vse aktivnosti tako, da omogočajo
vsem vključenim v projekt (organizatorjem,
izvajalcem, udeležencem), da sodelujejo v
“zgodbi” varno in zavarovano
• Organizacijsko
• Finančno in premoženjsko
• Fizično – osebe
• Fizično – objekti oz. premoženje
Kako?
Risk management =
Definiranje, upravljanje, organiziranje in
obnašanje v izogib kakršnihkoli nevarnosti,
(ne)predvidenih situacij, neugodnosti,
škodi, izgubi, propadu
Soodgovorni partnerji:
• Naročnik (podjetje, združenje,
posamezniki)
• PCO, DMC, meeting planner, in-house
organizator
• Sponzor in razstavljalec
• Venue – center, hotel, prizorišče
• Dobavitelji, izvajalci segmentnih storitev
• Delegati oz. udeleženci
Odgovornost prizorišča:
• Finančna zagotovila za svoje storitve
• Fizična varnost naročnikov in udeležencev
• Zaščita osebnih podatkov
• Varovanje premoženja
• Finančna kontrola
• Zaupnost/zasebnost
Odgovornost naročnika (podjetja, združenja,
tudi PCO, če ga naročniki pooblastijo):
• Splošna finančna odgovornost
• Odgovornost do udeležencev
• Odgovornost do izvajalcev
Odgovornosti izvajalcev, kooperantov
(primera)
• Gostinstvo, catering – zdravje, zastrupitve
• Razstavljalci - varne konstrukcije
razstavnega prostora
Pomembno: sklepanje pogodb med izvajalci
in podizvajalci
Za obvladovanje tveganj je potrebno za vsak
dogodek pripraviti krizni načrt (kako rešiti, če
gre kaj narobe), sestavljen iz treh osnovnih
segmentov:
1.Subjektivni riziko (man-made risk) – velika
možnost obvladovanja
2.Objektivni riziko, riziko okolja (natural risk) –
povprečna možnost obvladovanja
3.Politični riziko (political risk) – majhna ali
nikakršna možnost obvladovanja ali
preprečitve
Subjektivni riziko:
• Potovanje
• Finance (finančna nesposobnost, insolventnost
dobaviteljev, prekoračenje stroškovnika...)
• Zdravje (zastrupitev s hrano, onesnaženje okolja,
epidemije, zdr. stanje udeležencev, prva pomoč)
• Varovanje in zavarovanje udeležencev in njihovega
premoženja
• Varovanje in zavarovanje objektov in opreme
• (Ne)izpolnjevanje dogovorjenih storitev in nalog
• “Slabo” delo in nedelo zaposlenih, zadolženih za
izvajanje storitev
Objektivni riziko:
• Vreme (preprečuje potovanje)
• Neprimerni pogoji za izvedbo dogodkov
(zunanja prizorišča)
• Ekstremne temperature
• Požari, potresi, poplave, onesnaženje
ozračja
Politični riziko:
• Takrat pa je itak vse narobe
• Politične spremembe
• Ignoriranje državniških protokolov
• Terorizem
• Preprečevanje vstopa v državo, omejitve pri
vizah
• Vojna
• In še: spremembe regulative na državnem
nivoju (primer – Italija, pravila sponzoriranja
medicinskih kongresov)
Kako se lotiti problema, ko ga še nihče ne opazi in
vsi podcenjujemo
= krizni management, kot pomemben segment
managementa, organizacije in izvedbe kongresnih
prireditev
= varovanje in zavarovanje
= odgovorne osebe
= administracija pred dogodkom (pogodbe, klavzule)
= operativa on-site
= safety&security check list
Kdo rešuje in kdo je odgovoren (primeri kar tako):
• Na odru zagori zaradi kratkega stika
• Udeleženci se v paniki poškodujejo
• Zastrupitev s hrano, izvajalec pa je zunanje catering podjetje
• Tehnika v dvorani ne deluje, ker je tonski mojster na kavi
• Naročilo za odmor za kavo je bilo za 200 oseb, naročnik pa trdi, da
jih je kavo pilo samo 100
• Zaradi vulkanskega prahu je na dan dogodka 50% nižja udeležba,
naročnik se zagovarja na objektivne okoliščine
• Direktorja hotela je naročnik, skupaj z osebjem, povabil na svečano
večerjo, nato pa je zahteval, da se strošek pri obračunu ne upošteva
• Zaradi poslabšanja razmer v Iraku ameriško zunanje ministrstvo
odsvetuje potovanja v Evropo; posledično na mednarodni kongres v
Slovenijo ne pridejo že prijavljeni (z že plačanimi kotizacijami)
udeleženci iz ZDA. A jim vrnemo plačane kotizacije? Kaj pa s
hotelskimi namestitvami. Ali bodo plačali t.i. no-show?
• Preventiva in preprečevanje, kjer je le
mogoče to predvideti
• Prenos odgovornosti na zavarovalnice,
kjer je to smiselno
• Strategija in plani aktivnosti za reševanje
tako fizičnih, kot tudi finančnih
odgovornosti