Transcript KONGRESNA DEJAVNOST

Osnove domačega in
mednarodnega kongresnega trga
SREČO PETERLIČ
Ljubljana, 20. maj 2010
SREČO PETERLIČ
•
•
•
•
•
•
več kot 20 let aktiven v kongresni dejavnosti
15 let direktor Kongresne dejavnosti v Cankarjevem domu
AUDITORIA – direktor Kongresne dejavnosti
prvi direktor Kongresnega urada Slovenije
Prvi predsednik sveta Kongresnega urada Slovenije
6 let član predsedstva Mednarodnega združenja profesionalnih
kongresnih organizatorjev - IAPCO
KAJ JE KONGRESNA DEJAVNOST?
ORGANIZIRANJE KOMUNIKACIJE
(ena od neštetih definicij)
DEJAVNIKI ZA ORGANIZACIJO
KONGRESA
Vsebina
(nosilec teme)
Organizator
• strokovni organizator
• kongresni organizator
Udeleženec
RAZLOGI ZA SESTANKE
• urejanje pravic in obveznosti
• oblikovanje zakonov
• miritev nesporazumov in vojn
• razvijanje in posredovanje znanja
• izmenjava izkušenj
• širitev religioznih idej
• širitev političnih programov
• zabava
SVETOVNA KONGRESNA POTROŠNJA
OKOLI 300 MILIJARD EURO LETNO
Samo direktna potrošnja
MEDNARODNI KONGRESNI TRG
(CONGRESS INDUSTRY)
• Meetings – Corporations
(gospodarsko-podjetniška srečanja)
• Incentives – Corporations
(motivacijska srečanja in potovanja – podjetja)
• Congresses/Conventions – Associations
(kongresi/konvencije – strokovna združenja)
• Exhibitions/Events – Associations/Corporations
(komercialne razstave/prireditve – združenja/podjetja)
Letna svetovna potrošnja: 300 milijard euro
MEDNARODNA KONGRESNA
INDUSTRIJA
• KONGRESNA DEJAVNOST
• KONGRESNI TURIZEM
KONGRESNA DEJAVNOST
• mednarodna strokovna organizacija (podjetje, javna institucija)
• lokalna strokovna organizacija
• organizacijski odbor; programski odbor; častni odbor
• profesionalni kongresni organizator
• strokovni program
• organizirani družabni program
RAZLIKA MED KONGRESNIM IN
POČITNIŠKIM TURIZMOM
Počitnice
Namen potovanja:
dopust, počitek
Plačnik potovanja:
posameznik
Kdo odloča o lokaciji
posameznik
Kdaj poteka potovanje? v času dopusta
Kdo potuje?
vsak, ki si lahko privošči
Čas med rez. in odhodom? kratkoročno
Potrošnja
finančne možnosti
Kongres
stroka, delo
podjetje, organizacija
organizator
v delovnem času
strokovnjak
dolgoročno
2-3 krat več
KONGRESNI TURIZEM
• uradni letalski prevoznik
• letališča
• hoteli
• ostali prevozi, logistika
• turistične agencije
• izleti, ekskurzije
• gostinstvo, catering
• turizem
KAKO OPREDELITI KONGRESNO
DEJAVNOST
Union of International Associations:
več kot 300 udeležencev
najmanj 5 držav
najmanj 3 dni
10.000 mednarodnih kongresov v 180 državah
KAKO OPREDELITI KONGRESNO
DEJAVNOST
Nemški kongresni biro:
več kot 50 udeležencev
150.000 prireditev
KAKO OPREDELITI KONGRESNO
DEJAVNOST – SLOVENIJA
6506 srečanj z več kot 500.000 udeleženci
51% podjetniških
29% strokovnih združenj
12% medvladnih in političnih
8% motivacijskih dogodkov
80% nacionalnih – 20% mednarodnih
IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA
MEDNARODNEGA KONGRESA
• Mednarodni znanstveni medicinski kongres
• 4 dni
• 500 udeležencev, od tega
• 100 Slovencev
• 300 udeležencev iz Evrope
• 100 udeležencev iz drugih celin
• strokovno komercialna razstava
IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA
MEDNARODNEGA KONGRESA
• priprave in potovanje
• postopki prijave
• potni stroški (letalo, avto, taksi...)
380.000,- euro
IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA
MEDNARODNEGA KONGRESA
poraba v času kongresa:
hotelska namestitev
hrana in pijača
nakupi
krajevni transport
razno
460.000,- euro
IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA
MEDNARODNEGA KONGRESA
kotizacija:
priprave in organizacija
tisk obvestil in brošur
najem dvoran in opreme
družabni dogodki
300.000,- euro
IZRAČUN FINANČNEGA UČINKA
MEDNARODNEGA KONGRESA
strokovno – komercialna razstava in sponzorji
160.000,- euro
1.300.000,- EURO
Razstava
7%
Razstavljalci
5%
Priprave,
potovanje
29%
Kotizacija
23%
Potrošnja v času
kongresa
36%
POTROŠNJA UDELEŽENCEV/DAN
(vir: Finland Convention Bureau)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
kotizacija
namestitev
družabni program
restavracije, kavarne
nakupi
potovanja v državi
izleti v tujino
lokalni prevozi
zabava
drugo
Skupaj
59eur
62eur
7eur
19eur
19eur
15eur
11eur
6eur
10eur
8eur
216,- euro
27%
29%
3%
9%
9%
7%
5%
3%
5%
3%
POSREDNI UČINKI KONGRESNE
DEJAVNOSTI
• Znanstveni, strokovni
• Gospodarski
• Politični
• Turistični
POGOSTOST REDNIH KONGRESOV
MEDN. ZDRUŽENJ
Vsaka 3
leta
14%
Vsaki 2
leti
25%
Vsake 4 6 let
16%
Vsako
leto
45%
RAZVRSTITEV KONGRESOV GLEDE
NA ŠT. UDELEŽENCEV
manj kot 50
udel. - 19%
17%
10%
50-100 udel. 21%
7%3%
23%
19%
21%
101-250 udel. 23%
251-500 udel. 17%
501-1000 udel. 10%
1001-2500 udel. 7%
TRAJANJE KONGRESOV
1 dan
9%
2-3 dni
39%
6 in več dni
10%
4-5 dni
42%
LOKACIJA KONGRESOV
Univ.
prostori
19%
Hotel
34%
Drugi
prostori
11%
Kongres
ni
center
36%
KONGRESNA OBDOBJA/SEZONA
20
15
10
5
v
N
o
ep
S
l
Ju
aj
M
M
ar
0
Ja
n
Septem
ber
17,70 %
Oktober
14,00 %
Maj
12,80 %
Junij
12,45 %
Avgust
10,25 %
Novemb
er 7,70
KONGRESI PO CELINAH
Evropa - 59%
13%
6%
5%2%
15%
Severna Amerika 15%
Azija - 13%
Ju`na Amerika - 6%
59%
Afrika - 5%
Avstralija - 2%
KONGRESNA SLOVENIJA:
ZGODOVINA
• 30 – 40 mednarodnih kongresov letno:
• Svetovni kongres mednarodne zveze gozdarskih
strokovnjakov, 2300 udeležencev
• Mednarodni kongres Evropske federacije biokemijskih
društev, 2000 udeležencev
• Mednarodni kongres Evropske zveze endokrinologov, 1500
udeležencev
• Mednarodno uveljavljena destinacija
KONGRESNA SLOVENIJA:
OSAMOSVOJITEV
• odpovedani skoraj vsi mednarodni kongresi:
• Evropski kongres patologov, 1500 udeležencev
• Svetovni kongres Mednarodne astronavtske federacije, 2000
udeležencev
• Evropski marketinški kongres, 1000 udeležencev
POGOJI ZA KONGRESNO SLOVENIJO
• identiteta Slovenije kot samostojne države
• članstvo v mednarodnih organizacijah in strokovnih združenjih
• politična, gospodarska in socialna stabilnost
• mir v državi in neposredni soseščini
• sistematično dolgoročno trženje Slovenije kot kongresne
destinacije
KONGRESNA SLOVENIJA
•
9. evropski kongres družinske medicine WONCA EUROPE 2003
– 18.-21.junij
– Strokovni organizator: Združenje zdravnikov družinske medicine SZD
– Mednarodna organizacija: European Society of General Practice/Family
Medicine-WONCA EUROPE
– 1650 udeležencev iz 59 držav
– 630 prispelih referatov
– Več kot 30 razstavljalcev
– Strokovna srečanja v vseh dvoranah CD-ja
– Družabni in kulturni dogodki v CD-ju, GH Union, parku Tivoli, Ljubljanski
stolnici in na Ljubljanskem gradu
– Pokroviteljstvo Predsednika Slovenije in Županje mesta Ljubljana
– Izleti po Sloveniji
– Udeleženci nameščeni po hotelih v Ljubljani ter od Bleda do Otočca
KONGRESNA SLOVENIJA:
KONGRESNI URAD
1.
2.
3.
4.
5.
Dostopnost
Namestitvene zmogljivosti
Konferenčne zmogljivosti
Ponudba profesionalnih
kongresnih storitev
Varna destinacija
6. Mestna poslovna in
7.
8.
9.
10.
akademska skupnost
Turistična privlačnost
Dober sloves
Mestna in državna
podpora
Trženjska organizacijakongresni urad
Struktura kongresnega trga –
vrste srečanj in kongresov
Srečo Peterlič
Ljubljana, 20. maj 2010
VRSTE PRIREDITEV
(razvrščanje po kriterijih)
• namen in cilji
• ciljna publika, udeleženci
• odločitve, sklepi
• marketing
• način financiranja
• območna razvrstitev
• tematska razvrstitev
• obseg prireditve
NAMEN IN CILJI
• izobraževanje
• znanost
• izmenjava izkušenj
• informiranje
• sprejemanje odločitev, sklepov in priporočil
• podelitve priznanj in nagrad za dosežke
• odločanje in sprejemanje standardov
• promocija
• sklepanje poslov, podjetništvo
• zabava, druženje, turizem
CILJNA PUBLIKA, UDELEŽENCI
• interno osebje (člani, zaposleni) ; eksterna publika
• predavatelji ; udeleženci ; spremljevalci
• znanstveniki, gospodarstveniki, politiki
• delegati ; udeleženci ; gostje
• stranke, kupci, naročniki
• člani združenj ; nečlani
• novinarji ; predstavniki medijev
• splošna javnost ; strokovna javnost
ODLOČITVE, SKLEPI
• priporočila, predlogi
• zakoni, sklepi, pravila
• poslovno odločanje
• razvoj znanosti, izobraževanje
• konkurenca, pravila igre
• religija, filozofija
• politika
MARKETING
• trženje prireditve
znanost (dolgoročno)
gospodarstvo (kratkoročno)
politika
• pridobivanje udeležencev
aktivni udeleženci
spremljevalci
• trženje sponzorjev in razstavljavcev
NAČIN FINANCIRANJA
• kdo je plačnik prireditve
- znanstveni kongresi (kotizacije, sponzorji, razstavljavci)
- gospodarske prireditve (naročnik, podjetje)
- politična srečanja (naročnik, država, javna sredstva)
• riziko
- predvsem pri znanstvenih kongresih
OBMOČNA RAZVRSTITEV
• lokalne in nacionalne prireditve
• mednarodne prireditve
• medcelinske in svetovne prireditve
Kriterij: poreklo udeležencev in rotacija prireditev po lokacijah
TEMATSKA RAZVRSTITEV
• znanstveno – strokovne prireditve
(Association Market)
• gospodarsko – podjetniške prireditve
(Corporate Market)
• prireditve vladnih in političnih organizacij (javni sektor)
(Governmental Meetings)
RAZVRSTITEV PO OBSEGU
• trajanje prireditve
• število in vrste udeležencev
• obseg in število dejavnosti
POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(1)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Meeting
Lecture
Conference
Convention
Congress
General Assembly
Fair
Seminar
Symposium
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Colloquium
Study Day
Workshop
Forum
Round Table
Informal Meeting
Brainstorming Sess.
Debate
Briefing Session
POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(2)
•
•
•
•
•
•
•
•
Teleconference
Audioconference
Videoconference
Conference Call
Panel Discussion
Discussion Group
Working Group
Group Experts
•
•
•
•
•
•
•
•
Break-out Session
Concurent Session
Parallel Session
Poster Session
Oral Presentation
Rump Session
Rap Session
Free Papers Session
POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(3)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Working session
Preparatory Session
Plenary Session
Extraordinary Session
Questions & Answers
Multi Track Conf.
Board Meeting
Buzz Session
Educational Session
•
•
•
•
•
•
•
•
•
General Session
Local Event
Teach-in Session
Poster Exhibition
Post Graduate Course
Satellite Meeting
Briefing Session
Forum Discussion
Integrated Symposium
POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(4)
•
•
•
•
•
•
•
•
Interactive Session
Voting session
Cross-parallel Session
Plenary Assembly
Satellite Symposium
Satellite Seminar
Integrated Meeting
Integrated Seminar
•
•
•
•
•
•
•
•
Practical Demonstr.
Keynote Presentation
Corporate Meeting
Corporate Travel
Open Space Technol.
Open Space Event
Government Meeting
Offshore Meeting
POSAMEZNE VRSTE PRIREDITEV(5)
•
•
•
•
Pre-Convention Meeting
Scientific Meeting
Technical Meeting
Event
•
•
•
•
Incentive Meeting
Think-Tank
Brains Trust
Governmental Conference
ZNANSTVENO-STROKOVNE PRIREDITVE
ASSOCIATION MEETINGS
• generalna skupščina (General Assembly)
• Board and Committee Meetings
• kongresi
• simpoziji
• seminarji. workshopi
• izobraževalna srečanja (Certification Programmes)
• tiskovne konference
• razstave
GOSPODARSKO-PODJETNIŠKE
PRIREDITVE (CORPORATE EVENTS)
• interni sestanki
• treningi, izobraževanja
• sestanki delovnih skupin (Team-building Events)
• informativne prireditve
• eksterni sestanki
• srečanja delničarjev in solastnikov
• prodajni sestanki (Sales Meetings)
• promocijska srečanja (Sales Promotions)
• prodajne razstave in sejmi
PRIREDITVE VLADNIH IN POLITIČNIH
ORGANIZACIJ (GOVERNMENT
MEETINGS)
• mednarodna in medvladna srečanja (Sestanki OZN, Evropske
Unije, Sveta Evrope, GATT, UNESCO, FAO itd)
• regionalna in bilateralna srečanja
• nacionalni sestanki
• lokalni, medvladni, medstrankarski sestanki
• tiskovne konference, predstavitve političnih programov
MEDNARODNI KONGRESNI TRG
(MICE MARKET)
• Meetings – Corporations
(gospodarsko-podjetniška srečanja)
• Incentives – Corporations
(motivacijska srečanja in potovanja – podjetja)
• Congresses/Conventions – Associations
(kongresi/konvencije – strokovna združenja)
• Exhibitions/Events – Associations/Corporations
(komercialne razstave/prireditve – združenja/podjetja)
Letna svetovna potrošnja: 300 milijard euro
MEDNARODNE KONGRESNE
ORGANIZACIJE
• povezujejo kongresno ponudbo
• medsebojno obveščanje
• skupni marketing
• določanje standardov dejavnosti
• oblikovanje image-a
• lobiranje…
• več kot 50 medn. združenj
MEDNARODNE KONGRESNE
ORGANIZACIJE
• AIIC
Association internationale des interpretes de congres
Mednarodno združenje konferenčnih tolmačev
• AIPC
Association internationale des palais de congres
Mednarodno združenje kongresnih centrov
MEDNARODNE KONGRESNE
ORGANIZACIJE
• EFCT
European Federation of Conference Towns
Evropska federacija kongresnih mest
• IAPCO
International Association of Professional Congress
Organizers
Mednarodno združenje profesionalnih kongresnih
organizatorjev
MEDNARODNE KONGRESNE
ORGANIZACIJE
• ICCA
International Congress and Convention Association
Mednarodno kongresno združenje
• MPI
Meeting Planners International
Mednarodna zveza kongresnih organizatorjev
MEDNARODNE KONGRESNE
ORGANIZACIJE
• UIA
Union of International Associations
Unija mednarodnih združenj
• INCON
• CONGREX
• MCI
Kongresnoturistična
ponudba in organiziranost
Ljubljana, 20. maj 2010
GLOBALNO
- preko 200 držav / cel svet
- globalna dejavnost
- mlada dejavnost
- velike investicije v infrastrukturo
- nizka prepoznavnost v gospodarskih
in političnih krogih
NACIONALNO
• po celi Sloveniji
• mlada dejavnost
• investicije v infrastrukturo
(nove in obnovitve)
• nizka prepoznavnost v gospodarskih
in političnih krogih
PONUDBA
PRIZORIŠČA
“VENUES”
AGENCIJE IN
POSREDNIKI
DESTINACIJE
DRUGO
PRIZORIŠČA
•
•
•
•
•
hoteli
kongresni in razstaviščni centri
fakultete in druge akademske ustanove
javni prostori (mestna hiša, GZS)
posebna prizorišča
(kulturno-zgodovinska, atrakcije,
športna, transportna)
DESTINACIJE
KONGRESNI ORGANIZATORJI
POSVEČAJO IZBIRI LOKACIJE
VELIKO POZORNOST!
Zakaj?
Klient kupuje destinacijo!
LOKACIJA / DESTINACIJA
ima več pomenov:
• Mesto
• Okolje / “Resort”
• Regija
• Država
DESTINACIJE V SLOVENIJI
•
•
•
•
srečanja v mestih
srečanja na obali in krasu
srečanja v alpskem svetu
srečanja v zdraviliščih
Primeri dobrih praks:
-
Barcelona
Malta
Flandrija
Avstrija
AGENCIJE IN POSREDNIKI
NASTOPAJO KOT PONUDNIKI IN
POVPRAŠEVALCI STORITEV
AGENCIJE IN POSREDNIKI
-PCO - Profesionalni kongresni
organizator
-DMC – Destinacijska tur. organizacija
-“Venue finding agency” – agencija, ki
kupcu poišče najprimernejše prizorišče
-Incentive agencija
-Event agencija
-Organizator sejmov
-Marketinška agencija
-PR agencija
PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR - PCO
KAJ PONUJA PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR:
1.Iskanje in dogovor glede lokacije
2.Strokovno svetovanje
3.Marketing in komunikacijo z udeleženci
4.Postopke registracije
5.Pripravo družabnega programa
6.Finančno vodenje projekta
CILJNE SKUPINE:
1. Mednarodna združenja
2. Korporativni klienti
3. Vladni klienti
4. Kombinirani dogodki (CONCENTIVE)
ZNAČILNOSTI - DIFERENCIACIJA:
1. Obvladovanje tehnologije preko rezervacijskih sistemov
2. Prevzemanje posameznih združenj (CORE PCO)
3. Dobro obvladovanje komunikacije (marketinška znanja)
4. Velika kupna moč
5. Baza znanja in partnerjev
PRIMER 1: CONGREX
NEKAJ PODATKOV O PODJETJU:
• Ustanvoljeno 1982
• 420 zaposlenih
• 27 predstavništev po celem svetu
• Letni promet preko 100 milj. €
STORITVE:
• Svetovanje
• Izbor lokacije
• Marketing in PR
• Projektni management
• Finančno vodenje projekta
• Administracija registracij
• Izvedbena logistika
• Obdelava abstraktov
Vir: www.congrexnetwork.com
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY – DMC
KAJ PONUJA DMC:
1.Iskanje in dogovor glede lokacije (lokalno znanje)
2.Organizacijo kongresne logistike (ground handling)
3.Organizacijo izletov
4.Organizacijo transporta in rent a car
5.Logistika namestitev
6.Prodaja letaskih vozovnic
CILJNE SKUPINE:
1. Korporativni klienti (še posebej incentive skupine)
2. Vladni sektor
3. Združenja
4. FIT
ZNAČILNOSTI - DIFERENCIACIJA:
1. Licenca turistične agencije (ZTAS)
2. Vodniška služba
3. Transporta logistika (prevozniki, IATA licenca,..)
4. Poslovalnice v destinaciji
5. Podpora segmentu sejmov
PRIMER 2: MEET ADRIA
Vir: www.meetadria.net
VREDNOST POSREDNIKOV
IN AGENCIJ ZA DESTINACIJE
IN HOTELE
DRUGO
- letalski prevozniki
- transportna podjetja
- ponudniki tehnične opreme
- ponudniki IT storitev
- prevajalci in tolmači
- ponudniki cateringa
- moderatorji, govorniki
- dekoraterji, cvetličarji
NEPOVEZANA IN
NEORGANIZIRA PONUDBA
NIMA MOŽNOSTI
ZA USPEH!
ORGANIZIRANOST
- lokalni kongresni urad
- regionalni kongresni urad
- nacionalni kongresni urad
- hotelske verige (Hilton, BW, drugo)
- marketinške povezave:
--prizorišča – Historic Conference Centres
--agencijske – Incon Group, Euromic
--druge - Braehler
ZAKAJ POVEZOVANJE?
VLOGA KONGRESNEGA
URADA
Prvi Kongresni urad
(Convention Bureau)
–
Detroit, ZDA
1896
Glavni namen ustanovitve:
POVEČEVANJE PREPOZNAVNOSTI
SLOVENIJE ZA KONGRESNO DEJAVNOST IN
POVEČANJE ŠTEVILA DOGODKOV TER
USPEŠNOST ČLANOV
Pravno:
-Zavod
-Javno-zasebno partnerstvo
-Neprofitna organizacija
-MG : status delovanja v javnem
interesu na področju razvoja turizma
-STO : strateško sodelovanje
-Nepristranski pri ponudnikih
-Člani
-Vse informacije na enem mestu
-Povezovanje ponudnikov
-Domača in mednarodna promocija
-Trženje destinacije in ponudnikov
-Profesionalizacija (razvoj, kvaliteta)
-Usposabljanje in izobraževanje
-Raziskave
-Lobiranje
-Mednarodne povezave
Konkretno za organizatorje dogodkov:
-Strokovna pomoč
-Informacije o ponudnikih
-Priprava ponudb
-Rezervacija namestitev, prizorišč
-Promocijski material
-Organizacija študijski in oglednih
obiskov
-Sofinanciranje medn. znan.-strok.
dogodkov
Primer 1:
mednarodni znanstveno-strokovni d.
Hydro 2008 – Progressing World
Hydro Development
5. – 9. oktober 2008
- 817 udeležencev iz 70 držav
- Preko EUR 2 miljona prihodkov
Primer 2:
Medvladni dogodek
EUREKA – enoletno predsedovanje
Slovenije 2007 - 2008
(5 dogodkov preko celega leta)
Priprava javnega razpisa in izbor
najugodnejšega ponudnika za
organizacijo vseh dogodkov (PCO)
Primer 3:
Ekonomski pomen
kongresnega turizma
Ljubljana, 20. maj 2010
TURIZEM
PROSTOČASNI /
“LEISURE”
POSLOVNI /
“BUSINESS”
KONGRESNI
TURIZEM
Kongresni turizem lahko vsebuje tudi
sestavine prostočasnega turizma.
RAZLIKE ?
•
•
•
•
•
•
večja dodana vrednost / prihodek /
dobiček (potrošnja!)
čez celo leto (desezonalizacija!)
udeleženci – turistični ambasadorji!
strokovnjaki – razvoj stroke
zeleni turizem
višji življenjski standard destinacije
Velika Britanija
Turizem
Skupna vrednost
v GBP miljard
Zaposlitev v
miljonih
1996
2005
40
74 +85%
1,7
2,1 +25%
• Velika Britanija
• Poslovni turizem
• Skupna vrednost
• v GBP miljard
22 (1/4 – 1/3)
• Kongresni del
10,3
• Vir: British Conference Venues Survey 2006
• Slovenija
• Poslovni turizem
• Ocena Kongresnega urada Slovenije
• 1/4 – 1/3
Problem!
statistika
Ekonomski učinek:
A: neposredni (hotel, avio, restavracija)
B: posredni (dobavitelji, surovine)
C: inducirani (plače, najemnine, dobiček)
Celovit izračun ekon. učinka: A+B+C
Rešitev: SATELITSKI RAČUNI
Turizem ima visok multiplikacijski faktor
Kongresni turizem še večji!
dnevni
dog.
podjetja
večdnevni
dog.
podjetja
dnevni
dog. nac.
zdr.
večdnevni
dog. nac.
zdr.
Medn.
zdr.
drugi*
kotizacija
0
0
32
16
18
10
nočitev v času dogodka
0
17
0
16
23
30
nočitev pred/po dog.
0
2
0
4
8
1
lokalni prevozi
2
2
3
2
1
1
hrana in pijača na dog.
1
5
<1
3
5
4
hrana in pijača p/p dog.
2
2
6
2
3
6
družabni prog. na dog.
0
<1
<1
1
1
<1
zabava p/p dog.
0
1
0
1
1
1
zasebni nakupi
11
6
<1
2
5
8
izleti
0
<1
<1
<1
<1
<1
potrošnja spremljevalec
0
0
0
1
2
2
skupaj potrošnja na dan na udel.
16%
35%
41%
48%
66%
64%
skupaj potrošnja na dan PCO
84%
65%
59%
52%
34%
36%
120
459
170
461
364
305
vrsta prihodka
skupaj potrošnja na dan v GBP
*drugi: javni sektor in vladni dogodki, dobrodelne ustanove, verske organizacije, politične stranke in sindikalni dogodki
Vir: "Delegate Expenditure Survey 2006, Visit Britain, VisitScotland, Visit Wales in Failte Ireland
Izračun potrošnje (samo neposredni):
Dogodek podjetja:
45 udel. x 2 dneva x £459=£41.310
Dogodek mednarodnega združenja
150 udel. x 3 dnevi x £364= £163.800
1999
2000
2001
2002
2003
neposredni in posredni učinki
558
670
626
644
596
inducirani učinki
853
1020
958
985
912
skupaj ekonomski doprinos
1411
1690
1584
1629
1508
22.380
35.500
33.830
34.675
33.250
število dni - udeleženci
2,575
2,700
2,598
2,640
2,545
število nočitev - udeleženci
1,911
2,300
2,150
2,193
2,117
število delovnih mest
učinki in doprinos v
EUR miljon
Neposredni ekon. učinki: skupna neposredna potrošnja
kongresnih centrov v lokalnem okolju
Posredni ekon. učinki: potrošnja kongr. udel. v lokalnem okolju
(hoteli, restavracije, trgovine)
Inducirani učinki: multiplikativen faktor izhajajoč iz neposrednih
in posrednih ekon. učinkov
Vir: France Congres
MERJENJE POSREDNIH IN DIREKTNIH
UČINKOV KONGRESNEGA TURIZMA
Gorazd Čad
Ljubljana, 20.05.2010
1.
44 % v izvozu storitev (Banka Slovenije)
2.
Delež turizma v BDP-ju je 11,9 %
3.
Slovenijo je obiskalo do konca oktobra 2.401.102 tur.
(2 % manj kot lani)
4.
V Sloveniji je prenočilo do konca oktobra 7.428.791 tur.
(1 % manj kot lani)
5.
Konkurenčnost slovenskega turizma – 35 mesto
med 133 državami (2007 – 44 mesto)
1.
Kongresna industrija Kanade generira več kot 71 miljard
USD prihodkov letno
2.
Generira več kot 673.000 srečanj letno
3.
Generira povprečno 70 miljonov udeležencev/letno
4.
Generira preko 14 miljard USD davčnih prihodkov letno
5.
Kongresna industrija Kanade ustvarja preko 550.000
delovnih mest
 UČINKI INDUSTRIJE SREČANJ
MULTIPLIKATIVNI
UČINKI
NOVE IDEJE
- Povprečna poraba kongresnih gostov je 3x večja
od “leisure” gostov
- Povprečna poraba v Sloveniji je 2.300 EUR
- Srečanja in dogodki so prostor za izmenjavo
novih idej in ustvarjanje novih poslovnih
priložnosti
 UČINKI INDUSTRIJE SREČANJ
MEDIJSKA
POZORNOST
GOSPODARSTVO
- Vrhunski mednarodni dogodki so običajno v
središču domače in tuje medijske pozornosti
- Srečanja lahko veliko prispevajo k
gospodarski rasti mest, regij in držav.
Predstavljajo most med turizmom in gospodar.
 UČINKI INDUSTRIJE SREČANJ
KUPNA MOČ
PROMOCIJA
- Udeleženci so običajno gostje z veliko kupno
močjo, ki ustvarjajo veliko dodano vrednost
- Kongresni udeleženci so ambasadorji
turističnih destinacij in se lahko uporabljajo kot
učinkovito promocijsko orodje
KAKOVOSTNI POGOJI ZA RAZVOJ KONGRESNE DEJAVNOSTI
1. KAKOVOST INFRASTRUKTURE (število dvoran, dostopnost,
multimedijska oprema, označevanje lokacije)
2. KAKOVOST GOSTINSKE PONUDBE (raznolika gostinska ponudba,
dodatna ponudba, doživljajske atrakcije)
3. KAKOVOST NASTANITVE (hotelske kapacitet 4****, raznolikost,
welness ponudba)
4. CENA (cenovna fleksibilnost, sprejemljive cene dodatnih
storitev)
5. KAKOVOSTNI PROMOCIJSKI MATERIALI (pregledni, všečni in
izvedbeno kvalitetni materiali)
6. KAKOVOST LOKACIJE (dostopnost in oddaljenost od letališča)
ALI VEMO KAJ PRIČAKUJEJO NAŠI
GOSTJE OD KONGRESA
TRENUTEK RESNICE
POVPRAŠEVANJE
PRAVO DOŽIVETJE
OGLAŠEVANJE
PRAVO DOŽIVETJE
PRIHOD/RECEPCIJA
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = hitrost, prijaznost,
fleksibilnost,…….
ODLIČNOST = izpolnitev obljube
ODLIČNOST = prijaznost, urejenost,
čistoča,….
TRENUTEK RESNICE
KONGRESNE
DVORANE
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = prijeten ambient,
oprema, funkcionalnost,.....
TEHNIČNE STORITVE
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = delovanje brez
zastojev, enostavnost uporabe,...
GOSTINSTVO
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = prijaznost, ukus,
ambient, način strežbe,.....
TRENUTEK RESNICE
STRANIŠČA
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = čistoča, vonj,
dodatki,............
GARDEROBE
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = hitrost, prijaznost,
čakalne vrste...
OSEBJE
PRAVO DOŽIVETJE
ODLIČNOST = prijaznost, urejenost,
profesionalnost, nasmeh,.....
S POGLABLJANJEM KRIZE
POSTAJA POMEMBNO MERJENJE
UČINKOV KONGRESOV!
DOGODKI
ČUSTVA
ČUSTVA
OBNAŠANJE
IZHODIŠČA
VLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJA
VLAGANJE V KONGRES JE INVESTICIJA V KADRE?
VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODUKTIVNOST?
VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA DOBIČKONOSNOST?
VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA VREDNOST V OČEH
KUPCA?
VLAGANJE V KONGRES VPLIVA NA PRODAJO?
VLAGANJE V KONGRES POVEČUJE VREDNOST BRANDA?
STARA ORODJA ROI – ANALIZA STROŠKOV
 KOLIKO: Za kakšno ceno in s kakšnimi stroški bomo izpeljali
kongresni projekt?
PRIMER:
• Budget predstavljen v prejšnjem poglavju.
• Potrebno je paziti, da se ne podcenijo stroški in precenijo
koristi.
ORODJARNA ROI
STARA ORODJA ROI – ROI ANALIZA
 DONOSNOST: Razmerje med vloženimi stroški in
dobičkom?
PRIMER:
• Koeficient donosnosti = dobiček kongres/vsi stroški
• Primer kongresa 1000 udeležencev :
150.000 EUR dobička/1.200.000 EUR stroškov = donosnost
12,50 %
ORODJARNA ROI
STARA ORODJA ROI – VREDNOST ZA UDELEŽENCE
 VREDNOST: Realno merjenje zadovoljstva preko
vprašalnikov ?
PRIMER:
• Anketa med udeleženci.
ORODJARNA ROI
STARA ORODJA ROI – IZVEDBA
 ORGANIZACIJA: Realno merjenje izvedbe projekta
PRIMER:
• Merjenje izvedbe po projektnih področjih.
ORODJARNA ROI
NIVO 1: ZADOVOLJSTVO UDELEŽENCEV
- Anketni vprašalniki
- Blog
- Forum
- Fizični kazalci (npr. pohvala hrane na sprejemu)
REZULTAT: Zadovoljni udeleženci, ki se bodo ponovno
udeležili dogodka in razširili dober glas.
NIVO 2: ZNANJE
- Izobraževanje
- Povezovanje
- Navezovanje strokovnih stikov
REZULTAT:
- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih in
motivaciji.
NIVO 3: UVAJANJE SPREMEMB
- Vedenjske spremembe
- Psihologija sprememb
Spremembe, ki jih udeleženci prenesejo domov.
REZULTAT: Merjene vedenjskih sprememb, ki so
nastale zaradi uvajanja spoznanj v dnevni praksi podjetij.
NIVO 4: POSLOVNI UČINKI
- Akcijski načrt kaj morajo udeleženci dejansko narediti,
- Kvantitavni cilji npr. povečati št. prodajnih sestankov za
25 %.
REZULTAT:
- Merjenje sprememb v znanju, spretnostih.
NIVO 5: DONOSNOST - ROI
Primerjava med:
- Prihodki
- Stroški
- Dobiček
REZULTAT: Merjenje finančnih učinkov kongresa.
Pogosto tudi prvi korak pri odločanju o izvedbi projekta.
V tej točki lahko izmerimo kako bo dogodek vplival na
prodajo.
ORGANIZATOR DOGODKA JE
ARHITEKT DOGODKA, KI MORA
VSEH 5 NIVOJEV ROI SISTEMA
POVEZATI V CELOTO!
POTREBNA ZNANJA ARHITEKTA DOGODKA
1. SKUPINSKA PSIHOLOGIJA
2. SOCIOLOGIJA
3. IZOBRAŽEVANJE
4. MULTIMEDIJSKA ZNANJA
5. SKUPINSKA DINAMIKA
6. MODERIRANJE
ROI – RETURN ON INVESTEMENT
Dobiček kongresa/Stroški kongresa = ROI (v %)
Metodologija merjenja donosnosti kongresnih projektov ROI je
sestavni del načrtovanja uspešnih kongresnih projektov.
Metodologija je celovit proces načrtovanja jasnih in merljivih
ciljev, ki jo izvajamo že v fazi načrtovanja projekta.
Posebej pomemben del celotnega sistema je znanje merjenja
čustev in doživljajev.
Pomen korporativne
družbene odgovornosti
Maruša Rosulnik
Go.Mice, ZRC SAZU
Korporativna družbena odgovornost
Družbena
odgovornost
Korporativna
družbena
odgovornost
Trajnostni
razvoj
Trije temelji
(Triple
Bottom Line)
Trajnostni
razvoj
PPP (planet,
prebivalstvo,
profit)
Korporativna družbena odgovornost je
koncept, ko podjetje:
– upošteva dolgoročni interes skupnosti,
v katerih deluje,
– prevzame odgovornost nad vplivi
njegovih aktivnosti na zaposlene,
stranke, člane ali partnerje, skupnost in
okolje.
Koncept, ko podjetja prostovoljno
vključujejo družbena in okoljska
vprašanja v svoje poslovne aktivnosti.
Trajnostni razvoj
Trajnostni
Ekonomska
dimenzija
Družbenokulturna
dimenzija
Okoljska
dimenzija
razvoj
Profit
Prebivalstvo
Planet
Zakaj?
• Zmanjševanje stroškov
• Večja donosnost
• Spodbujanje inovacij
• Skladnost s predpisi
•Tržna priložnost
•Izgradnja podobe in
blagovne znamke
•Utrditev ugleda
•Konkurenčnost
Ekonomski
vidik
Marketinški
vidik
• Ohranjanje virov in biotske
raznolikosti
• Zmanjševanje okoljskih
vplivov
• Vzdrževanje okoljskih
procesov
Okoljski vidik
•Izobraževanje
udeležencev in zaposlenih
•Motiviranje zaposlenih
•Zadovoljstvo udeležencev
•Družbena odgovornost
Družbeno kulturni vidik
Trajnostni (kongresni) turizem
Področja uvajanja trajnostnih ukrepov
Namestitev
Gostinske
storitve
2 temeljna načina
uveljavljanja
ukrepov:
-Direktni nadzor
-Vplivanje na
vedenje
Transport
Aktivnosti na
terenu
Destinacija
Komuniciranje
in marketing
Prizorišče
srečanja
Razstave in
razstavljavci
Convention Industry Council (2004)
Komuniciranje in marketing
Namestitev
Transport
Gostinske storitve
Podjetje je pripravilo svojo politiko družbene
odgovornosti ter strategijo, kako jo uresničiti. Podjetje
konsistentno komunicira svojo politiko, da bi aktivno
vpletlo vse zaposlene, partnerje in stranke.
Kako lahko kongresni turizem postane
trajnostno naravnan?
• Trajnostna načela
• Politika trajnostne
naravnanosti
• Identificiranje področij
• Določanje ciljev in načrtov
• Identificiranje in vpletanje
zainteresiranih skupin
Organizacija
Načrtovanje
• Določanje vlog in
odgovornosti
• Operativno vodenje in
nadzor
• Usposabljanje in razvoj
sposobnosti
• Komunikacija
• Ocenjevanje uvedenih
ukrepov
• Pregled vodenja
• Prenos znanja
Izvajanje
Ocenjevanje
V kolikšni meri vaše podjetje vključuje trajnostna načela?
Že začeli in razvijamo
41%
Začenjamo z vključevanjem načel
39%
So dobro uveljavljena
16%
To je novo področje za nas
4%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
51 %
• Trajnostno naravnana srečanja postajajo bolj pomembna
za organizatorje srečanj
66 %
• Trajnostni ukrepi destinacije so pomemben ali deloma
pomemben element pri izboru destinacije
56 %
• Vprašanja o trajnostni naravnanosti destinacije so
vključena v zahtevku za ponudbo (RFP)
Raziskava Meetings & Convention Magazine (2009)
45%
Zeleno pranje možganov (greenwashing)
Sedem grehov zelenega pranja možganov
•
Brez dokazov
•
Skriti kompromis
papir iz trajnostno izkoriščenega gozdu, a z
uporabo klora v postopku beljenja
•
Izpostavljanje manjšega zla
“organske cigarete”, “varčen športen avto”
•
Ohlapno
“vse naravno” (arzen, uran, živo srebro in
formaldehid so tudi naravni)
•
.
•
Upoštevanje napačnih blagovnih znamk
•
Drobne laži
Nepomembnost
“brez klorofluoroogljikovodika” (prepovedan z
zakonom)
Futerra (2009)
Dodatne informacije
•
•
•
•
•
•
•
Concern. 2003. How to Plan a Sustainable Event. Dostopno prek:
http://www.sustainable.org/information/SusEvent_2003.pdf (15. 3.2010).
Convention Industry Council. 2004. Green Meetings Report. Dostopno prek:
http://www.conventionindustry.org/projects/green_meetings_report.pdf (15. 3.2010).
Futerra. 2009. The Greenwash Guide. Dostopno prek: http://www.futerra.co.uk/down
loads/Greenwash_Guide.pdf (15. 3.2010).
Meeting Strategies Worldwide. 2008. The Economy and the Environment: One Solution for
Two Meeting and Event Industry Issues. Dostopno prek: www.meetingstrategies
worldwide.com (15. 3.2010).
Scholar, Debi. 2009. Corporate Social Responsibility in Meetings and Events.
PricewaterhouseCoopers‘.
Stabler, M.J., ur. 1997. Tourism Sustainability: Principles to Practice. Wallingford, New York:
CAB International.
United States Environmental Protection Agency. 1996. It’s Easy Being Green! A Guide To
Planning And Conducting Environmentally Aware Meetings And Events. Dostopno prek:
http://www.epa.gov/osw/wycd/grn-mtgs/gm-bklt.pdf (15. 3.2010).
Kontakt
Maruša Rosulnik
Mlada raziskovalka v gospodarstvu
Go.Mice
[email protected]
www.go-mice.eu
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
NAČELA PRIDOBIVANJA MICE PROJEKTOV
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
1.
Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”
2.
Obseg poslovanja industrije srečanj
3.
Postopek pridobivanja MICE projektov
4.
Načela pridobivanja MICE projektov
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”
Osnovna delitev segmentov turističnega poslovanja
1.
Prostočasne aktivnosti (leisure) – počitnice, izleti,…
2.
Poslovni turizem – organizacija letalskih vozovnic, rezervacije
hotelskih sob, najem avtomobilov,…
3.
MICE / industrija srečanj oz. meeting industry
Meeting – poslovna srečanja, konference
Incentive – motivacijska potovanja
Congress – kongresi
Event/Exhibition – dogodki, predstavitve, sejmi
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Kaj je MICE segment oz. “industrija srečanj”
Incentive – motivacijska potovanja
Incentive (spodbuda) je ekonomski in sociološki pojem in pomeni
kakršenkoli (finančni ali nefinančni) dejavnik, ki spodbuja ali
motivira določene aktivnosti ali pripomore k dajanju prednosti ene
izbire pred drugo.
Je spodbujanje določenih pričakovanj, ki vodijo k določenemu
(želenemu) obnašanju z namenom doseganja želenih ciljev.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Značilnosti MICE segmenta oz. industrije srečanj
Ni prostočasna aktivnost
Čeprav so dogodki največkrat organizirani preko vikenda, to ni prost čas, ampak se vse odvija po točno
določenem programu, katerega si udeleženci ne izbirajo prostovoljno.
Točno določen namen takšnega dogodka
Nameni so jasni: spodbujati pripadnost določenemu podjetju, spodbujati tekmovalnost in
produktivnost in najuspešnejšim kot nagrado ponuditi ekstravagantno potovanju. Namen ni nekomu
ponuditi nekaj lepega kar tako (ker je lastnik podjetja npr. dober človek), temveč je to neke vrste
podkupnina za doseganje boljših rezultatov in ohranjanje pripadnosti določenemu podjetju (farmacija).
Kompleksnost dogodka
Ti dogodki oz. potovanja so zelo kompleksna in tudi izvedbeno zahtevna, kajti morajo biti “drugačna”.
Želja je, da so ”unique, once in a liftime, never done before,… “.
Obstaja npr. klasičen ogled Ljubljane (vodič, vzpenjača). Lahko pa se ogled Ljubljane organizira na način,
da morajo udeleženci ob upoštevanju skrbno načrtovanih navodil sami najti glavne točke, kjer se
jim nato znamenitosti podrobneje razložijo. V takšen ogled Ljubljane je vključenih najmanj 7 oseb,
potrebno je pripraviti program in rekvizite , zato je tudi primerno dražji.
Primer predstavitve novega modela Škode: morali smo izvesti več kot 100 različnih storitev.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Značilnosti MICE segments oz. industrije srečanj
Visoki budgeti
Ker so programi posebni, so seveda tudi budgeti dogodkov temu primerno visoki.
Najnižji budget za tridnevni MICE dogodek je okoli 400 eur/osebo (brez letalskih povezav), najvišji
gredo preko 1.500 eur/osebo.
Odgovornost do naročnika
Takšna potovanja so za udeležence vedno brezplačna, njihovo udeležbo plača naročnik potovanja.
Primer: neko podjetje pripravi nov izdelek, glavne prodajalce želi prepričati, da naj ne prodajajo
konkurence, temveč njih. Ker je konkurenčno podjetje pred časom z istim namenom pripravilo
fantastično potovanje v Južno Afriko, mora biti to potovanje, predstavitev, skratka vse skupaj še toliko
boljše. Naročnik bo v ta dogodek za 50 oseb vložil npr. 200.000 eur. Vsak od teh 50 povabljenih pa bi po
načrtih moral prodati za npr. 150.000 eur izdelkov. Skupni obseg prodaje, ki je zelo odvisen od tega
dogodka je tako 7,5 mio eur. Seveda je naročnik zahteven, kajti vse mu pade v vodo, če hotelske
storitve ne bodo na nivoju, če ne bodo pravilno razdeljena darila, če se bo zapletlo s prtljago, če bo
hrana slaba, če bo na predstavitvi zatajila tehnika, če bodo aktivnosti slabo izvedene,…..
Skratka, dosežen bo nasprotni učinek, naročnik bo lahko zaradi slabo izvedenega dogodka izgubil, ne pa
pridobil.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Obseg poslovanja industrije srečanj
Razporeditev dogodkov po kontinentih v letu 2008:
Evropa
52,73%
Amerika (S in J)
17,83%
Azija
21,67%
Afrika
4,70%
Avstralija
3,07%
Vir: Union of International Associations
Glavna mesta glede na število organiziranih dogodkov v letu 2007:
1. Dunaj
2. Pariz
3. Singapur
4. Barcelona
5.Berlin
48. Ljubljana
Vir: ICCA
147
130
127
103
91
24
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Obseg poslovanja industrije srečanj
Nekateri podatki iz naslova industrije srečanj v Sloveniji za leto 2006:
Število dogodkov
Direktni prihodki
Indirektni prihodki
% celotnega turističnega prihodka
Število tujih udeležencev
Število tujih nočitev
Povprečna potrošnja na dan
Vir: Kongresni Urad
7.200
230 mio EUR
609 mio EUR
17%
86.000
143.400
215 EUR
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Pridobivanja MICE projektov –
od odločitve za nek MICE dogodek do končne izbire destinacije
Odločitev podjetja za npr. incentive
Določeno podjetje se zaradi nekega razloga odloči za npr, incentive ali pa je to že njihova stalna praksa,
katero ponavljajo vsako leto.
Osnovne zamisli poteka dogodka
Naročnik si sam ali pa s pomočjo svoje agencije postavi osnovne smernice: kaj želim doseči, koliko oseb,
približno kje naj bi se dogodek odvijal, okvirni budget .
Pošiljanje povpraševanja agencijam
Naročnik navadno pošlje povpraševanje trem agencija, od katerih pričakuje npr. tri ponudbe.
Teoretično tako naročnik prejme npr. devet različnih ponudb.
Pošiljanje povpraševanj agencij lokalnim DMC-jem
Agencija za pridobitev ponudb pošlje povpraševanja lokalnim DMC-jem. Lahko se zgodi, za pošlje
povpraševanje več DMC-jem na eni destinaciji ali pa samo enemu DMC-ju na posamezni destinaciji.
Na tej točki se večinoma prvič pokaže, ali je npr. Slovenija zanimiva za širši izbor.
Dejstva, ki vplivajo na odločitev agencije, da pomisli na Slovenijo kot možno destinacij: poznavanje
destinacije, lastne izkušnje iz WS ali študijskih potovanj, predstavitve na salles calls-ih, sejmih,…..
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Pridobivanja MICE projektov –
od določitve za nek MICE dogodek do končne izbire
Pridobivanje ponudb
Agencije pošljejo povpraševanja na DMC-je, katere ponovno izbirajo na podlagi kriterijev: prejšnja
sodelovanje, razne predstavitve, spletna stran, reference, priporočila. Navadno ima DMC samo 48 ur
časa, da pripravi ponudbo.
Ožji izbor ponudb
Naročnik skupaj z agencijo na osnovi prispelih ponudb in ob upoštevanju svojih kriterijev pripravi ožji
izbor destinacij. V tem koraku sledi mnogo dodatnih vprašanj naslovljenih na DMC-je.
Navadno se v tem koraku še ne odloči dokončno za eno destinacijo.
Inspection trip
Izbrana agencija pred končno odločitvijo navadno obišče destinacije iz ožjega izbora, kjer se na lastne
oči prepriča o vseh ponujenih storitvah in sposobnostih DMC-ja.
Dokončna odločitev
Naročnik na osnovi dokončnih predstavitev (včasih tudi na osnovi lastnega obiska) sprejme odločitev.
Izvedba dogodka
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Načela pridobivanja MICE projektov
MICE projekti se v glavnem pridobivajo na osnovi povpraševanj, pa tudi na raznih sejemskih predstavitvah
in workshopih. Posebej pri zadnjih dveh, ko ni veliko časa, da se naročnika/agencijo prepriča o destinaciji
in lastnih sposobnostih še posebej pridejo do izraza izkušnje in poznavanje destinacije.
Pravočasnost priprave ponudbe




Pravočasnost oddaje ponudbe je eno zlatih pravil.
Na prispelo povpraševanje je potrebno takoj odgovoriti vsaj z nekaj stavki.
Rok je navadno 48 ur, e glede na kompleksnost povpraševanja, zasedenost, razpoložljivost.
Če se zamudi rok, je priložnost zamujena.
Razumevanje naročnikovih želja



Želje naročnikov so mnogokrat nejasne, zamegljene
Bolje večkrat vprašati, kot pa se mučiti v napačno smer
Potrebno je jasno povedati, kaj npr. ni možno izvesti, tudi če je to zelo želeno
Poznavanje destinacije


Agencija zelo hitro vidi, ali DMC resnično pozna destinacijo
To velja tako za hotele, restavracije, prireditvene prostore kot za oddaljenosti, aktivnosti,
možnosti prevozov, naravne in zgodovinske znamenitosti,….
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Načela pridobivanja MICE projektov
Korektnost ponudbe




Ponudba ne sme vsebovati elementov, ki niso izvedljivi.
Predstavitev mora biti pripravljena na način, iz katerega se da razbrati večino podrobnosti, tudi
če npr. agent še ni bil nikdar v Sloveniji.
Cenovni del ponudbe mora biti jasen, razumljiv in pregleden.
Cenovni del ponudbe je vedno potrebno pripraviti po posameznih storitvah.
Originalnost ponudbe



Vsak naročnik želi čim bolj originalno ponudbo, nekaj ker je novega, zanimivega, kar udeleženci
še niso počeli nikdar in nikjer prej.
To je težko zagotoviti, vendar je originalnost ponudbe je bistvena pri odločitvi za destinacijo in
DMC-ja.
Pri odločitvah za Slovenijo je originalnost toliko bolj pomembna, ker pač nimamo nekih drugih
prednosti, katere imajo konkurenčne destinacije.
Privlačna oblika ponudbe



Ponudba mora biti oblikovno všečna in pregledna
Velike, všečne fotografije prodajajo!
Ponudba mora vsebovati fotografije iz preteklih dogodkov.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Načela pridobivanja MICE projektov
Upoštevanje budgeta




Še tako dobra in originalna ponudba ne bo sprejeta, če je zunaj budgeta.
Če obstaja možnost, da se ponudi program po nižji ceni od želene s strani naročnika, potem je
dobro ponuditi nižjo ceno. To vsakdo ceni, tudi pri končni primerjavi s konkurenčno destinacijo.
Če je končna ponudba nad budgetom zaradi visoke cene ene od želenih storitev se ponudi
podobno, vendar cenejšo storitev.
Opozoriti je potrebno na nesorazmerno drage storitve in tudi na tiste, ki nudijo več kot
pričakovano.
Sodelovanje z naročnikom/agencijo





Z naročnikom/agencijo je potrebno ažurno sodelovati.
Vprašanj, tudi nadležnih in ponavljajočih se je mnogokrat zelo veliko. Ne glede na kratek rok je
potrebno biti potrpežljiv.
Zamude z odgovori so navadno razlog za nenaklonjenost posameznemu DMC-ju in destinaciji.
Pri pomembnih in končnih odločitvah je potrebno naročniku/agenciji pomagati – npr. pri
podaljševanju opcij, pogajanjih za ceno, iskanju rešitev.
Vzpostavljanje čim bolj pristnega odnosa z osebo, odgovorno za ponudbo je mnogokrat
bstvenega pomena.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Načela pridobivanja MICE projektov
Izvedba inšpekcijskega obiska








Izredno pomemben del celotnega procesa.
Potrebno je pokazati lokacije, kjer so aktivnosti in storitve izvedljive glede na predvideno število
oseb in budget.
Ves čas obiska je potrebno poskušati ustreči željam, pokazati nadomestne lokacije, biti ves čas
na voljo.
Brez nasmeška in dobre volje ne gre v nobenem primeru.
Naročnik/agencija mora dobiti občutek, da DMC resnično “obvlada” destinacijo.
Če neka želja oz. del programa ni izvedljiv, je potrebno to argumentirati.
Vsiljivost ni zaželena.
Slabo izveden inšpekcijski obisk je lahko vzrok za odpoved že potrjenega dogodka !
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
POTRDITEV DOGODKA JE SAD
VEČEMESEČNIH AKTIVNOSTI,
TRDEGA IN KREATIVNEGA DELA.
ZATO JE ZADOŠČENJE OB
PRIDOBLJENEM DOGODKU
TOLIKO VEČJE.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
USPEŠNA PRIPRAVA IN POSTOPKI
PRIPRAVE PONUDB
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
Bistveni pogoji za uspešno pripravo ponudb
Razumevanje povpraševanja (briefa)
Poznavanje destinacije
Usklajevanje zahtev, ki niso (so težje) izvedljive
Postavitev programa glede na zahteve in želje
Izdelava predstavitve
Izdelava cenika
Nekaj pomembnih pravil
Follow up
Predstavitve na licu mesta – če je potrebno in če agent zahteva
Inšpekcijski obisk
Še nekaj dejstev
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Good Morning,
We need the following proposal.
BEFORE SEND THE PROGRAM AND THE BUDGET IT IS VERY IMPORTANT TO READ THIS EMAIL AND IF YOU HAVE ANY QUESTION CONTACT WITH US.
Customer dedicated to the distribution and sale of agricultural chemicals for fertilization, want to make an incentive trip.
This incentive trip has the category of medium level.
Dates: 27th to 31st of July 2011.
Destination: Slovenia.
Hotels: 4****
Number of pax: 64
Number of rooms: 32 doubles.
Number of days and nights: 4 nights / 5 days. Before send the program and the budget it is very important to read this
Age of Participants: 30 – 65 years old.
Budget: Between 600 – 800 € per person. ( Please exclude package of drinks for the meals and send the price in a separate budget).
Date of presentation: 14th of May.
The selection of the agency shall be determined by assessing the originality of the program, selecting landmarks and proposals designed outside
of standard programs.
We look forward to hearing from you soon,
Thank you very much,
Best Regards.
David Corredera
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
1. Razumevanje povpraševanja (briefa)

Povpraševanje je potrebno podrobno prebrati.

Na prispelo povpraševanje je potrebno takoj odgovoriti in potrditi prejem.

Pri bolj zapletenih povpraševanjih je nujno usklajevanje in braistorming znotraj pisarne.

Povpraševanja so lahko zelo splošna in kratka (pol strani) ali pa so podrobna, jasna in
obsežna (6 strani)

Za dobro razumevanje povpraševanja je potrebno poznati običaje in pričakovanja dežele,
od koder prihajajo gosti (primer MCI Singapur).
Primer: Angleži in Francozi ne preferirajo obale v nasprotju z Nemci, Poljaki, Belgijci.

Prav tako je dobro poznati pričakovanja agenta, če le-ta ni iz iste dežele, kot so gosti.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
2. Poznavanje destinacije

Brez podrobnega poznavanja destinacije ni možno pripraviti dobre ponudbe.

Takoj je potrebno predvideti kateri hotel bi prišel v poštev glede kategorije, lokacije, števila
sob, konferenčnih zmogljivosti,…

Bistveno je tudi poznavanje in pregled na prireditvenimi zmogljivostmi (venues).

Nujno je potrebno poznati tudi ponudnike raznih dodatnih storitev:
- aktivnosti na prostem (npr. teambuildingi, baloni, jamski trekking,…)
- catering
- prevozi (limuzine, terenska vozila, vlaki, posebni avtobusi)
- vodniki za različne jezike
- vinske kleti
- restavracije
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
3. Usklajevanje zahtev, ki niso (oz. so težje) izvedljive

Tisti, ki pošlje povpraševanje Slovenije ne pozna v podrobnosti.

Pojavljajo se zahteve in želje, ki niso oz. so težje uresničljive. To je potrebno razčistiti takoj
na začetku, preden se začne pripravljati podrobna ponudba .

Če so budgeti prenizki, je na to potrebno opozoriti.

Primeri želja iz nekaterih povpraševanj:
- gala večerja za 400 oseb v dvorcu na obali
- jahte za transfer iz Benetk za 80 oseb
- večerja v tipični gorski koči za 100 oseb
- helikopterski prevozi za 60 oseb
- moderno poslopje v Alpah, primerno za predstavitev avtomobilov
- namestitev na Blejskem otoku
- dinne arround v 6 restavracijah v Portorožu, od katerih imajo vsaj tri Michelinove
zvezdice
- vprege z huskiji za 100 oseb in dvodnevno tekmovanje
- motorne sani za 80 oseb s postanki v tipičnih gorskih kočah
- limo transfer z 10 enakimi Mercedesi razreda S
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
4. Postavitev programa glede na zahteve in možnosti

Pred sestavo programa je potrebno uskladiti želje in možnosti.

V tej fazi je potrebno predvideti namestitve in časovne okvire, posebno če je v programu
mnogo sprememb lokacij in različnih aktivnosti.

Nujna je neka okvirna kalkulacija stroškov.

Zaželeno je, da se pred podrobno pripravo programa dobi potrditev od agencije.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
5. Izdelava predstavitve

Zelo pomembna faza.

Ponudba za Francoze v francoščini, za Špance v španščini,…

Pomembne podrobnosti pri pripravi prezentacij:
- najbolje je pripraviti PPT prezentacijo
- všečna oblika
- logičnost
- preglednost
- primerni teksti
- dobre fotografije
> Slovenije na splošno
> krajev namestitve
> hotelov
> restavracij
> prireditvenih prostorov
> aktivnosti
- fotografije dogodkov iz preteklosti
- argumenti “why “
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
6. Izdelava cenika

Cenik mora biti pregleden in razumljiv

Vedno se uporabi excell.

Pravilo je, da se ponudi cene posameznih storitev in aktivnosti, nikdar paketne cene.

Tabela mora biti pripravljena tako, da lahko takoj izračunajo celoten budget.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
7. Nekaj pomembnih splošnih pravil

Upoštevanje rokov
- ne glede na zapletenost povpraševanja, zasedenost, morebitne praznike,…., je potrebno
pripraviti ponudbo v želenem roku
- v primeru, da do roka prezentacije ni možno pripraviti, je potrebno o tem naročnika
obvestiti v naprej

Na dodatna vprašanja, ki sledijo poslani ponudbi je prav tako potrebno odgovoriti takoj.

Če so potrebne dodatne prezentacije, jih je potrebno narediti v rokih. To je mnogokrat
zamudno, kajti zaradi določenih razlogov se želje naročnika lahko zelo spremenijo.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
8. Follow up

“Neugodno” opravilo po trdem delu.

Nekateri agenti se zahvalijo, od nekaterih ni glasu.

Telefonski klic z vprašanjem, kakšne se jim zdi ponudba in prezentacija.

Telefonski klic pred iztekom opcij.

Bridka resnica: potrjenih je v povprečju samo okoli 3% poslanih ponudb.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
9. Predstavitev programa na pri agentu oz. naročniku

V fazi zaključnega izbora je to včasih želeno s strani agenta ali naročnika.

Na osebni predstavitvi je potrebno biti še posebno prepričljiv.

Predstavitve so lahko
- skupne, ko so vsi ponudniki, ki so v ožjem izboru pred naročnikom
- posamezne , ko se predstavi vsak posamezen ponudnik

Osebne predstavitve je potrebno vaditi !
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
10. Izvedba inšpekcijskega obiska

Ob tej priložnosti je potrebno pokazati, da se destinacija absolutno “obvlada”.

Mnogokrat je prav inšpekcijski obisk bistven pri odločitvi.

Potrebno je oceniti osebo, ki pride na obisk in se ji prilagoditi:
- nekateri želijo v vsako podrobnost
- nekateri so zelo sproščeni in jim je važen celoten vtis

Dodaten argument je poznavanje konkurenčnih destinacij, agencij, naročnikov, splošnega
stanja v MICE segmentu.

Dobrodošlo je poznavanje hrane in predvsem vin.

Sproščenost in profesionalnost sta dve zmagovalni značilnosti.
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
11. Še nekaj dejstev

Vsako povpraševanje je drugačno, skoraj vsaka ponudba je narejena po meri.

Priprava ponudb je zahtevno in zamudno delo.

Vsaka priprava ponudbe in inšpekcijski obisk je učenje.

Pomemben je arhiv fotografij.

Obliko je potrebno prilagajati in posodabljati.

Odstotek potrjenih ponudb je zelo nizek.

Naša najkrajša ponudba ima okoli 10 strani (preprosto povpraševanje), najdaljša je imela
več kot 100 strani (predstavitev novega avtomobila).
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY
HVALA ZA POZORNOST !
Tomaž Krušič
INTOURS DMC
Demaco d.o.o.