Transcript BBY 26 Belge Yönetimi-Belge Yönetimi Programı

Belge Yönetimi
Programı ve Yaşam
Döngüsü
Belge yönetimi programı, belge yönetimi disiplininin
öngördüğü kurallar doğrultusunda oluşturulan ve belgesel
işlemlerin daha etkin ve ekonomik olarak sürdürülmesi
konusunda ilke ve uygulamalar içeren plandır.
Bu plan, üretilmelerinden arşivlerde depolanmalarına kadar
belgelere uygulanacak işlemleri ve söz konusu işlemlere konu
olan işletme unsurlarını her yönüyle içeren belge kontrol
aracıdır.
ZİRA…
Belge yönetimi programı,
her türlü kurumsal belgenin üretimi, üretim öncesi tasarımı,
kullanımı, dağıtımı; belgelere ve içerdikleri bilgiye hızlı erişimi
sağlamak amacıyla dosyalama ve dizinleme sistemlerinin
geliştirilmesi;
güncel olmayan belgelerin sistemden çekilmesi ve/veya
yönetilmesi; kaynakların mikroformlara kaydedilmesi;
bilgisayar, optik tarayıcılar ve modern enformasyon
teknolojilerinin diğer unsurları ile uyum içinde çalışması gibi
belge yönetimi sistemi içinde yer alan pek çok konuya ayrıntılı
olarak yer verilen yazılı ilkeler bütünüdür.
Belge yönetimi programları genel olarak ulusal ve kuruluş
düzeyinde olmak üzere iki türde hazırlanmaktadır.
Ulusal program, ülkenin yasal durumu, siyasi ve yönetsel
hiyerarşik yapısı, ulusal ve uluslar arası standartlar, bilgisayar
ve iletişim altyapısı gibi pek çok unsura bağlı olarak
oluşturulur.
Ulusal programda yer alan ilkeler, kurumların yönetsel
yapılarında, iş akış sistemlerinde veya belge türlerinde
yaşanabilecek faklılıkları kapsayacak şekilde geniş tutulur.
Kurumsal düzeyde hazırlanan programlar ise, ulusal
programda yer alan ilkeler temel alınarak kurumsal yapılanma
doğrultusunda oluşturulur.
Kurumsal programlarda genellikle güncel safhada yapılan
işlemlere daha fazla ağırlık verilmesine rağmen, belgelerin
üretimden arşivlerde düzenlenmesine kadar geçireceği bütün
evrelere yer verilmekte ve bu doğrultuda her bir evrede
yapılması gereken işlemlere ilişkin ilkeler belirlenmektedir.
Belge yönetimi programı, günlük aktiviteler sırasında üretilen
kurumsal belgelerin yönetilmesinde uyulacak kuralları ortaya
koyan programdır.
Söz konusu programın kurum ve kuruluşlara sağladığı
yararlılıklar şu maddelerle açıklanabilir:
--- Kamusal belgelerin kontrol altına alınması, korunması,
imha edilmesi veya uzun bir süre depolanması için standartlar
ortaya koymaktadır.
--- Belgesel işlemler konusunda danışma/kontrol hizmetleri ve
eğitim olanakları sağlamaktadır. Bu olanaklar şu şekilde
sıralanabilir:
- Kurumsal belge, seri ve fonların yasal düzenlemelere,
ulusal politikalara ve yönetsel kurallara uygunluğunu
denetlenebilir,
- Arşivsel değerlendirmeyi de kapsayacak şekilde belge
envanteri oluşturulur ve sahip olunan belge kaynakları
bütün olarak değerlendirilir,
- Belge saklama ve ayıklama-imha işlemleri sürdürülür,
- Belge depolama faaliyetine yön verilir,
- Belge koruma ve bakımını sağlanır,
- Üretim ve muhafaza işlemlerini de içerecek biçimde belge
sistemlerinin tasarımı ve uygulamasına kaynak oluşturulur,
- Belge dosyalama, dizinleme ve erişim işlemleri
desteklenir,
- Mikrografik depolama ve sayısallaştırma işlemleri için
politika oluşturulur ve hayata geçirilir,
- Elektronik belge kayıt gereksinimleri saptanır ve
çalışanlara rehber olarak sunulur,
- Önemli belgelerin güvenliğini planlanır, afete hazırlık ve
iyileştirme planları hazırlanır ve uygulanır.
--- Dokümanları mikrofilmlere aktarma ya da sayısallaştırma
konularında kuruluşlara ya da kurumun tümüne rehberlik eder.
Ulusal veya yerel kamu kuruluşları, mikroform ve/veya optik
ortamlar gibi yüksek kapasite ve düşük maliyetli alternatif
depolama gereçlerini kullanarak kağıt kullanımı, çıktı tüketimi,
depolama ve dağıtım maliyetini kontrol altına alabilir.
---Aynı zamanda belge yönetimi programları güncel olmayan
belgeleri ulusal arşivlere devretme konusunda yol gösterici bir
rehberdir. Güncelliğini yitiren belgelerin ulusal arşivlere
devredilmesi, kurumsal iş akışının daha nitelikli yürümesini
sağlayacağı gibi, belgelerin ulusal arşivlerde daha güvenilir bir
ortamda depolanmasına imkan tanıyacaktır(State of…,
2004:3-4).
Genellikle küçük kurumlarda oluşturulan belge yönetimi
programı yalnızca belgelerin depolanması ve yeniden
erişilmesi faaliyetleri ile kısıtlı iken büyük kurumlarda
oluşturulan belge yönetimi programları çok sayıda unsuru
ayrıntıları şekilde kapsamaktadır. Büyük bir kurumda
oluşturulan belge yönetimi programında bulunması gereken
unsurlar ya da söz konusu programın kapsadığı konular şu
şekilde listelenebilir:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Belge yönetimi idarecisi ve personeli
Belge envanteri ve belge değerlendirme
Belge saklama ve ayıklama-imha planları
Yaşamsal belgelerin yönetimi ve kontrolü
Arşiv dosyalarının yönetimi ve kontrolü
Elektronik enformasyon yönetimi sistemleri
Mikrografi yönetimi ve kontrolü
Aktif olmayan dosya yönetimi ve kontrolü (belge merkezleri)
Arşiv yönetimi
Form yönetimi ve kontrolü
Yazışma yönetimi ve kontrolü
Posta yönetimi
Rapor yönetimi ve kontrolü
Yönerge (talimat) yönetimi ve kontrolü
Reprografi (baskı yoluyla çoğaltma) yönetimi ve kontrolü
Belge yönetimi el kitabı
Belge yönetimi programları, belge yönetiminin amacını bilen ve
bu doğrultuda kurum ve kuruluşun türü ve yapısına göre uygun
bir program oluşturabilecek yetkinliğe sahip belge yöneticileri
tarafından yürütülmelidir. Bununla birlikte belge yönetimi
biriminde görevli personelin, kurumun görev, sorumluluk ve
teşkilat yapısını tam olarak bilmesi de önemlidir.
Belge yönetimi biriminde görevli personelin, hangi belgenin
hangi seri ve/veya fona ait olabileceğini; fonların ve serilerin ne
tür bir yapı üzerinde oluşturulduğunu; kurum ve kuruluşlarda
bulunan bütün birimleri ve bu birimlerde ne tür belgelerin
üretildiğini bilmesi gerekir. Aynı zamanda belge yönetimi
programı, söz konusu alanda yaşanan gelişmeleri ve/veya
kurumsal değişiklikleri takip edebilmek için eğitimi programları
ile sürekli olarak desteklenmelidir.
Belge yönetimi programında yer alan diğer bir unsur ise belge yönetimi
el kitabı veya rehberidir.
Belge yönetimi, kurumlarda üretilen her türlü belgenin üretim kontrolü,
düzenlenmesi, muhafaza altına alınması ve tekrar erişilebilir kılınması
için yararlanılan bir kontrol sürecidir. Kurumlarda çalışan herkes belge
ya da belgesel işlemlerle ilgili olarak belli bir dereceye kadar
sorumludur. Bu nedenle çalışanlar, belge yönetimi programının
uygulanmasından da belli bir düzeyde sorumludur. Belge yönetimi
rehberleri, belge yönetiminin misyon ve vizyonunu, belge yönetimi
programına yönelik kurumsal, birimsel ve/veya bireysel düzeyde ortaya
konan rol ve sorumlulukları ve belge yönetimi ilkelerini çalışan herkese
duyurmak amacıyla düzenlenir. Diğer bir ifade ile söz konusu rehberler,
belge üretiminden hazırlanmasına, uygulanmasından depolanmasına
ve düzenlenmesine kadar her ilke ve uygulamaları sorumlu personele
duyuran bir bilgi ve başvuru kaynağı olarak hizmet verir.
Belge yönetimi rehberleri, belge yönetimi programı içinde yer alan
politika ve işlemleri ayrıntılı olarak değerlendiren kaynaklardır.
Belge yönetimi rehberleri, farklı evrelerde yerine getirilmesi
gereken rol ve sorumluluklar, işlemlerin yürütülmesinde
yararlanılan standartlar ve personel eğitimi gibi çeşitli konularda
ayrıntılı içeriğe sahip olur.
Aslında belge yönetimi rehberleri belge yönetiminin bütün
unsurlarını içerir. Bu bağlamda by rehberlerinde yer alması
gereken konulara baktığımızda by programında bulunması
gereken unsurları da görmüş oluruz.
Bir belge yönetimi el kitabında bulunması gereken konular:
Bölümler-- Bölüm İçerikleri
1. Belge Programı-- Tanımlar, amaçlar, politikalar ve personel
sorumlulukları
2. Belge programının temel evreleri-- Belge sınıflama, dizinler,
belge saklama planı
3. Belge kodları-- Belge sınıflama kodları, saklama ve düzenleme
kodları
4. Belge sistemi içindeki dosya türleri-- Konu dosyaları,
vaka/proje dosyaları, özel dosyalar
5. Saklama planı-- Kalıcı, yarı-kalıcı belgeler ve kısa süreli belge
saklama
6. Belge depolama-- Kuruluşun hizmet verdiği site(ler) ve diğer
yerleşim merkezleri
7. Programın yıllık olarak değerlendirilmesi-- Her
değerlendirmeden sonra programın amaçları ve gereksinimleri
8. Kâğıt, mikroresim ve elektronik belgeler için üretim ilkeleri ve
depolama işlemleri-- Depolama için belgelerin hazırlanması,
sınıflandırılması, kodlanması, çapraz referansların hazırlanması,
sıralanması; belgelere erişimin sınırlandırılması; belgelerin
sistemden ve dosyalardan çıkarılması ve depolama gereçlerinde
muhafaza edilmesi işlemleri, yöntemleri ve süresi konuları
9. Belgelerin düzenlenmesi-- Düzenleme işlevi, saklama planının
uygulanması, belgelerin paketlenmesi (kutulara yerleştirilmesi) ve
etiketlenmesi, depolardaki aktif olmayan belgelere erişim ve imha
10. Belgesel işlemleri içeren kılavuzlar: Dağıtım, muhafaza ve
kullanım-- Genel politikalar ve işlemler, belgelerin
sınıflandırılması, belge sınıflama-saklama planları ve yönetsel
sorumluluklar
Sonuç olarak bir belge yönetimi programını özetlemek gerekirse şu
faktörlerin tümünü kapsayacak bir yapı içinde tasarlanmalıdır:
1. Üretim, sağlama, işletim, dosyalama, depolama ve erişim
işlemlerine yönelik kurumsal bilgilerin muhafaza edildiği bütün kayıt
gereçlerine yönelik (kağıt, manyetik, optik, mikroform, ses kaseti,
video vb.) sistematik kontrol sağlayabilmelidir.
2. Kurum ve kuruluşlarda yapılan bütün faaliyetleri belgelemek;
çalışanlar ve/ veya hizmet alanlar bağlamında kurum ve kuruluşlarla
ilgilisi olan her birey ya da kurumu yasal olarak koruyacak kanıtları
(belgeleri) sağlamak zorundadır.
3. Kullanılmakta olan her tür belge kayıt gerecini tanımlamak,
depolamak ve bunlara erişebilmek için standart politika ve süreçler
ortaya koymalıdır.
4. Gizli belgelere erişimi kontrollü bir biçimde gerçekleştirecek ilke ve
uygulamalar içermelidir. Diğer bütün belgeleri sistematik ve doğru bir
biçimde dağıtma özelliğine sahip olmalı ve aynı zamanda doğru bir
biçimde erişim sağlayabilmelidir.
5. Her türlü belgeyi kazalardan ve afetlerden koruyacak ilke ve
uygulamalar içermelidir; kurumsal faaliyetlerin devamı için gerekli olan
ya da tarihi veya araştırma değerine sahip olan belgeleri afete karşı
önlem alma ve iyileştirme planları ile kontrol altına almalıdır.
6. Kurumsal ve yasal gereksinimler ışığında geliştirilen saklama ve
imha programına göre belge değerlendirme işlemlerini sürdürecek
yapıya sahip olmalıdır.
7. Personel, kullanım, donanım ve işlem performansını
değerlendirmek için maliyet ve etkinlik kontrolü sağlamalıdır. Bu tür bir
kontrol, her bilgi ve/veya belgenin üretimi, kullanımı ve işletiminde
aranan niteliği arttıracak; işçilik maliyetini, gereksinim duyulan çalışma
alanını ve kaybedilen ya da yanlış dosyalanan belge miktarını
azaltacaktır.
8. Program ve program yürütümü hakkında gerekli bilgiye eşit biçimde
sahip olmaları ve yapılan değişiklikleri düzenli olarak izleyebilmeleri
için çalışan bütün personele eğitim ve öğrenim olanakları sağlamalıdır.
Dünyada Belge Yönetimi Programlarına Örnekler:
University of California Records Management Program
Government of Alberta (Canada) Records Management Program