Üniversite Arşivi Nedir?

 Üniversitelerin üniversite birimlerinin çalışmalarını yaparken kendilerinin ürettikleri ya da kendilerine gelen ve mensubu bilim adamlarının ne olursa araştırmaları sonucunda ürettikleri–tarihi, biçimi ve üzerinde kayıtlı olduğu materyal olsun belgeler topluluğuna Üniversite Arşivi denir.

Üniversitelerde Belgeler;

     İdari ve bilimsel olmak üzere ikiye ayrılır: 1.

İdari Kurum içi ve dışı yazışmalar, kurumun ihtiyacı olan (üniversitenin idaresi, politikası, birimlerin görev ve yetkilerine dair ve personel ile ilgili) belgeler, malî, hukukî, tarihî, araştırma değeri olan belgeler, 2.

Bilimsel Yayınlanmamış bilimsel araştırmalar ve raporlar, ders içerikleri ve kullanılan araç-gereç, tezler, hasta dosyaları, üniversite üyelerinin kariyerleri, projelerle ilgili belgeler, açıklamalar, yani üniversitede görevli akademik personele ait belgeler olmak üzere ikiye ayrılır.

Belgelerin Yolculuğu

 Belgeler; üretimi, kurum içi veya kurum dışında dolaşması, güncelliği (kullanılır) olması sebebiyle alıkonulması çıkarılması), , ayıklanması (uzun süreli değeri olmayan belgelerin serilerden arşivlik değeri olmayanların arşivlenmesi imhası , ve saklanılması kullanıcıya açılması gibi safhalardan geçer.

yani

Üniversitelerde Belge Yönetimi

 Üniversitelerde belgelerin üretimini, üretiminin denetlenmesini, evraklar dağıtımını, kamu yararı taşımayanların üzerinde kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine, burada hukuki saklama süresini tamamlayanların tarihi arşive naklini mümkün kılan güncel ve yarı güncel uygulanan bütünsel programdır.

Belge Yönetimi

2 DOLAŞIM Kurumiçi Kurumdışı Kurumlararası 1 ÜRETİM Yazışmalar Talimatlar Formlar Raporlar

BELGE YÖNETİMİ

3 DÜZENLEME TANIMLAMA Dosyalama Saklama Planları 4 KORUMA Dosyalar Klasörler Depolar 6 TASFİYE Değerlendirme Ayıklama İmha Transfer 5 KULLANIM ERİŞİM Karar Verme Dokümantasyon Cevaplama Danışma Yasal Geçerlilik

Belge Yönetimi ile amaçlananlar:

          1 Üniversitede netleştirmek, yazılı (belge) 2 Yazışma işlemlerinin sorumluluklarını belirlemek, iletişim sınırlarını, politikasını personelin 3 Yazışma işlemlerinde standartlaşmayı sağlamak 4 Bilgi ve belgeyi doğru yerde kullanmak, 5 Yalnızca gerekli kırtasiyeyi azaltmak, belgelerin üretimini sağlamak, 6 Teknolojiden yararlanarak iş ve insan gücünden tasarruf etmek, 7 8 9 Bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak, Güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, Üniversitenin tarihi kayıtlarını korumak, 10 Yapılacak işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak, işi kurumsallaştırmak, kaliteyi, güvenilirliği ve sürekliliği sağlayarak, kurum arşivlerinin bilgi merkezi olarak çalışmasını sağlamak.

Bir belgenin üretilmesinden arşivlenmesine giden süreçte;



üretici,



kullanıcı,



saklayıcının sorumlulukları:

Belge Üreticisinin Sorumlulukları

    1 Belgenin belirlemek, konusu veya 2 Belgenin alıkoyma (sürelerine) karar vermek, başlığını değerine 3 Dağıtımı yapılacak belgenin çoğaltılacağına karar vermek, nasıl 4 Bütünlük içinde kısa, az ve öz, temiz mektuplar yazmak, vb.

olarak belirtilebilir.

Belgeyi Alanın Sorumluluğu

 Belgeyi alan diğer bir belge üreticisidir. Alıcı, gelen mi belgeyi vermektedir, okumak, yoksa incelemek bir ve değerlendirmek zorundadır. Belge yalnızca bilgi eylemin gerçekleştirilmesini mi istemektedir, cevap verilmesi gerekli midir? Kullanıcı/alıcı önce buna karar vermelidir. Ondan sonra cevap yazılması gerekiyorsa, cevabını yazmak için bir üretici olarak hareket etmelidir. Belgeyi alan, gelen belgenin çoğaltılıp çoğaltılmayacağından gerekli ise kaç kopya çoğaltılacağından da sorumlu olmalıdır.

Bilgi İşleyenin Sorumluluğu

    1 Tüm belgeler üzerindeki gerekli başlık ve kodları girmek, 2 Birden çok konudaki belgeler için dosya sayısına uygun kopya hazırlamak, 3 Birden çok konudaki yazışmalardan ilgili bölümlere fazla kopya sağlamak, 4 Oluşturulmuş metinlerin yazılmasında kelime işlemciyi tam kapasite kullanmak.

Belgeleri Saklayan-Alıkoyan Personelin Sorumluluğu

 Belgeleri alıkoyan-saklayan personel, gerektiğinde kullanım ve referans için elde tutulan belgeleri koruyan kimselerdir. Bu personel belgeleri alır ve depolama için hazırlar, düzenleme işlemlerini yapar, kullanım için istenen belgeleri verir, işi bitince geri alır ve bunlara ilişkin kayıtları tutar. Kurumun belge merkezi gerçekten tüm belge sisteminin ölçüsüdür. Belgeleri alıkoymak ve saklamaktan sorumlu olan personel, belgelerin dosyalanmasından önce alıkoyma süreleri ve belgelerin üretildikleri yer ve zamanın kontrol edilmesinden sorumlu olmalıdır.

Üniversite Arşivine Devir ve Üniversite Arşivindeki İşlemler

  1 Merkez Teşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Üniversite arşivine devredilir.

2 Üniversite arşivinde ayıklama ve imha yapmak üzere komisyonlar oluşturulur.

DAH Yönetmeliğinin 4 ve 5. maddelerine göre ayıklama ve imha yapılır.

Üniversite Arşivindeki İşlemler

  3 Damgalama “Abant İzzet Baysal Üniversitesi Arşivi” yazan damga ile siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak üzerine basılmış damga tatbik edilir.

suretiyle evrakların ön yüz sol köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket

Üniversite Arşivindeki İşlemler

  4 Malzemenin Yerleştirmesi Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan metodla, (Provenance Sistemi) yani evrakın doğal durumunu, bütünlüğünü bozmadan asli düzeni ile tasnif edilir. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya Yönetmeliği’nin 24. maddesindeki Tasnif sırasına uyularak işlemler yapılır.

getirilir ve Devlet Arşiv

Üniversite Arşivindeki İşlemler

  5 Elektronik kayıt ortamda ortamlarına kaydedilen malzemesinin muhafazası, tasnifi, devri işlemleri de diğer malzemeler için uygulanan sistem geçerlidir ancak, bu tür malzemelerin kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası, cd, disket ve benzeri aktarılmak arşiv suretiyle saklanır.

6 Üniversite arşivlerinde evrakın saklanma süresi 10-14 yıldır. (Ya da süresiz.)

Üniversite Arşivindeki İşlemler

   7 Üniversite arşivinde arşivlik malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır ve katalogları hazırlanır.

8 Devlet Devredilecek Teslimi : Arşivleri Devlet Genel Malzemenin Arşiv Müdürlüğüne Ayrılması ve yapılır.

Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik madde 28’e göre 9 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi: Madde 29.

Üniversite Arşivindeki İşlemler

    10 İmha İşlemine tabi tutulmayacak malzeme: Madde 30.

11 İmha Edilecek Malzeme: Madde 31.

12 Üniversite arşivinde ayıklama ve imha: Madde 32.

yapılacak 13 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili: Madde 33.

Üniversite Arşivindeki İşlemler

          14 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları: Madde 34.

15 Ayıklama ve Esasları: Madde 35.

İmha Komisyonlarının 16 İmha İşlemleri: Madde 36-42.

Ayıklama ve Tasnif: Madde 36.

Çalışma İmha listesinin Düzenlenmesi: Madde 37.

İmha listelerinin Kesinlik Kazanması: Madde 38.

İmha şekilleri: Madde 39.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması: Madde 40.

İmha Tutanağı: Madde 41.

İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme: Madde 42.

Üniversite Arşivindeki İşlemler

 17-

Üniversite Arşivi her yıl içerisindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgilerini içeren “Arşiv Faaliyet Raporu”nu hazırlar ve müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir

.

Dosyalama



Dosyalama, Dosya olarak Planı’na Dosya Planı’na Standart uygun yapılacaktır.

Ayrıntılar için Standart bakınız.

Üniversitelerde Standart Dosya Planı uygulaması nasıl olacaktır?

 Tüm üniversitelerin ana hizmet faaliyetleri ile ilgili ortak bir dosya planı Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanarak, üniversitelerin kullanımına sunulacaktır.

olacaktır.

Üniversiteler dosya planı, Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanan ve 100-599 sayısal aralığında kodlanan ana faaliyetlere ilişkin plan ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanan ve 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında kodlanan yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetlerine ilişkin planların bir araya getirilmesiyle tamamlanmış

Belgelerin dosyalanmasında “ gelen ” ve “ giden ” şeklinde ayırmak mı gerekiyor?

   Gelen ve giden şeklinde farklı dosyalar açılması yöntemi özellikle kamu iktisadi kuruluşlarında olacağı da malumdur.

sıklıkla yazılarla birlikte dosyalanmalıdır.

görülen hatalı bir dosyalama uygulamasıdır. Belgeler hangi safhada olursa olsun ilgili bulundukları Bu uygulama, faaliyetin başlangıcı, süreci ve sonuçlanması ile ilgili bütün safahatı görmemizi sağlar. Hangi kademede olursa olsun gerek idareciler, gerekse faaliyet icra eden personel bu safahatı bütün gelişmeleri ile birlikte görmek ister. İleride arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin Milli Arşive devredileceği zorunluluğunu düşündüğümüzde, bu belgelerden faydalanmak isteyecek araştırmacıların da belge bütününü bir arada görme isteği içerisinde Gelen ve giden şeklinde bir ayrım, konu bütünlüğünün ortadan kalkmasına sebebiyet verecektir. Bu da, ileride bu belgelerden faydalanmak isteyecek kesimlerin taleplerine olumsuz etki edecektir.

Dolayısıyla doğru olan yöntem, yazıların ilgi tutuldukları yazılar ve ekleri ile birlikte kronolojik sırada bir araya getirilmesi ve işlemi tamamlandığında dosyasına takılması şeklindedir. Bu işleyişin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için de işlemi devam eden yazıların “İşlemi devam eden yazılar” şeklinde açılacak ara bir dosyada takip edilmesi ve işlemi tamamlananların nihai dosyalarına konulmaları da doğru bir yöntem olacaktır.

Kaynakça:

  Pamuk, Yönetimi ve Üniversite Arşivleri, İstanbul Üniversitesi Tezi, 2001.

Sevil,

Üniversitelerde

Sosyal Bilimler

Belge

Enstitüsü Arşivcilik Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Özdemirci, Fahrettin, “e-Arşivlere Giden Yolda Belge Yönetim Birimleri” e-Türkiye Sürecinde Kütüphaneler: 38. Kütüphane Haftası Bildiriler, 25-31 Mart 2002; Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002.