Transcript Belge Yönetimi ve Arşiv Ders Notları Slaytı

BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE
DOSYALAMA
BELGEYE DAYALI YÖNETİM
Belge
yönetimi,
süreç
yönetimini
gerektirir ve
yönetimin
eyleminin
ayrılmaz
parçasıdır.
HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM
Belgeler Niçin Yönetilmelidir?
 Belgeler, kurumlar/işletmeler
tarafında iş etkinliklerini yerine
getirirken üretilen belgelerdir ve iş
etkinliklerinde tekrar kullanılırlar.
 Kurumsal bilgi kaynaklarıdır.
 Birinci el bilgi kaynaklarıdır.
 Kurumsal hafızayı oluştururlar.
 Hukuki destek ve yasal süreçlere
uyumu sağlar.
Belgeler
yaptığımız her işi
destekler!
 Hesap verebilirliğin güvencesidir.
 Uzun süreçte arşivsel değer
kazanarak kurumun/ işletmenin tarihi
kaynaklarını oluştururlar.
HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM
Kurumda çalışan herkes, kurumun
etkinliklerine ilişkin belge üretmekten
ve kayıtları tutmaktan sorumludur.
Kurumun
etkinlikleri
sonucunda
üretilen belgeler öncelikle üretildiği
kurumun malıdır ve daha sonraki
çalışmalarda da kullanılır.
Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır. Hiç
kimse malına zarar vermek istemez.
 Belgeler
kurumunuzun/işletmenizin malıdır.
 Onları rast gele istiflemeyin.
 Belgelerinizi kayıt sistemine dahil
edin.
 Yetkililerden onay almadan
belgelerinizi imha etmeyin,
değiştirmeyin ve silmeyin.
 Belgelere kimlerin eriştiğinin
farkında olun.
Arşiv ve Belge
İşlemleri Güvenlik
Gerektiren
İşlemlerdendir.
-Gizlilik disiplini ve sır saklama
-Bilgi ve doküman güvenliği
-Muhabere ve elektronik güvenliği
-Sansür
-Gizleme ve kamuflaj gibi çeşitli
unsurları da içerir.
• BİLGİ GÜVENLİĞİ Gerektirir.
Bilgi Güvenliği
• Bilgi güvenliği kavramı ise; Ulusal güvenliği ilgilendiren, yetkisiz
ellere geçtiği takdirde, Devlet ve kamu kurum ve kuruluşlarının, yerel
yönetimlerin, kamu kurumları niteliğindeki meslek kuruluşları ve
üniversitelerin faaliyet alanlarında güvenliklerini tehlikeye
sokabilecek veya Devlet ve yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlar
aleyhine kullanılabilecek,
o kurum ve kuruluşlar tarafından, çok gizli,
gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik
derecelerinde tasnif edilen, belirlenen ve
işaretlenen bilgiyi, üretim, kullanım, işlenme,
saklanma, nakledilme ve imha sırasında
yetkisiz kişilerin erişimine ve olası her türlü
fiziksel ve elektronik müdahaleye karşı
korumaya, bilgiye erişim ve kullanıma ait
usulleri açık şekilde belirlemeye ve bilgiyi
gerektiğinde hazır bulundurmaya yönelik
tedbirleri ifade eder.
• NATO Restricted (NR)
Gizli
Çok Gizli
• NATO Confidential (NC)
Hizmete Özel
• NATO Secret (NS)
TASNİF DIŞI – NATO
UNCLASSIFIED (NU)
• Cosmic Top Secret (CTS
Belge Yaşam
Döngüsü
BELGE
GEÇİCİ DOSYALAMA
DOSYA
GÜNCEL BİGİ ÜRETİMİ
BELGE/DOSYA
DEĞERLENDİRME
AYIKLAMA VE İMHA
Üretilen belge
ya da
Gelen belge
Sınıflandırılmış belge
grupları:
•Yeniden erişim
•Çoğaltma
•Kurum içi Paylaşım
ARŞİV
Bilgi Yönetim Sisteminde E-Belge Yönetimi
İnsan Kaynakları
Yönetimi
İş Akış Yönetimi
BİLGİ YÖNETİM
SİSTEMİ
TEKNOLOJİSİ
Belge(Evrak)/Doküm
an Yönetimi(EBEYAS)
E-BEYAS Modeli
E-BEYAS Bileşenleri
E-BEYAS
Yönetim Birimi
BY
Veritabanı
E-BEYAS
MODELİ
DY
Veritabanı
Bilgi Teknolojileri
Yönetimi - BTY
Elektronik Arşivleme
Veritabanı
Bu Çalışmaları Niçin Yapmalıyız?

Değişim ve dönüşümle mücadele etmek yerine,
değişimi ve dönüşümü bir model etrafında
yönetebilmek için...
Bugüne kadar;
Evrak, Dosyalama ve Arşiv işlemleri kurum ve
kuruluşlar tarafından üzerinde önemle
durulması gereken işler olarak görülmemiştir.
Konu hizmet birimlerinin inisiyatifine
bırakılmış; hizmet birimleri de bu işlemleri
tamamen kendi belirledikleri kurallar
doğrultusunda yürütmüşlerdir.
14
15
 İhtiyaç duyulan bilgi ve
belgelere erişim adeta
imkansız hale gelmiş,
 Bilgi ve belgelere
erişilememe, bundan sonraki
faaliyetler için doğru ve
isabetli karar alınmasını
engellemiş,
 Bilgi ve belge alt yapı
eksikliği iş ve işlemlere aynı
oranda etki ederek,
verimliliği azaltmış,
16
Kurumların ve bireylerin hak kaybına
uğramasına neden olmuş,
Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok
olmasına sebebiyet vermiş,
Arşiv iş ve işlemlerinin arşivcilik metot ve
teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir
şekilde yürütülmesi imkanını ortadan
kaldırmış,
Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle
saklanmasına gerek görülmeyen
belgelerle, arşiv malzemesi niteliği
taşıyan belgelerin doğru bir şekilde
tespit edilmesini ve ayrımını
zorlaştırmış,
Kurumun ve daha ileri seviyede
toplum hafızasının yok olmasına
sebebiyet vermiştir.
Arşivler
• Arşivler;
• Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri
belgeler ve korurlar.
• Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar.
• Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını,
kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir.
Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.
Arşivler
• Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları
arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir
olmasıyla sağlanabilir.
• Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi
kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve
prestij kazandırır.
• Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem
bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.
Arşivler
•
Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri
kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:
Arşivler
Ayıklama ve İmha
Komisyonları
Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve
İmha Komisyonları
– AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU
•
•
•
•
BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu,
ÜYE
: Kurum Arşiv Personeli,
ÜYE
: Kurum Arşiv Personeli,
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim
Personeli,
•
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim
Personeli’nden oluşur.
Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde
Ayıklama ve İmha Komisyonları
– TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA
KOMİSYONU
•
BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu,
•
ÜYE
: Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli,
•
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim
Personeli.
• Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel
olmamasında 3 kişiden oluşur.
İmha Liste ve Tutanaklarının
Saklanması ve Denetleme
• Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir:
• “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve
tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri
göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu
nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde
muhafaza edilir.
• Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.”
(Madde 42)
• DOSYALAMA
• Belge yönetim sistemi içerisinde
dosyalama planları da çok önemlidir.
Bu aynı zamanda e-belgenin de
ayrılmaz bir parçasıdır. Standart
dosya uygulamaları aşağıda kısaca
örneklendirilmektedir:
Standart Dosya Planı
045.01
045.01
045.01
045.02
045.02
045.02
045.03
045.03
045.03
045
……………
GÖRÜŞLER
…………….
2010
045
045.01
045.02
045.03
Görüşler
Mesleki, Teknik
Hukuki
İdari
28
Standart Dosya Planı
29
045.01
……………
Standart Dosya Planı
045.01
045.01
045.01
045.02
045.02
045.02
045.03
045.03
045.03
MESLEKİ
GÖRÜŞLER
…………….
2010
045.02
……………
HUKUKİ
GÖRÜŞLER
…………….
2010
045.03
……………
İDARİ
GÖRÜŞLER
…………….
2010
30
Standart Dosya Planı
1
2
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
3
045.03
045.03
045.03
İdari
Görüşler
İdari
Görüşler
İdari
Görüşler
Ocak-Mart
Nisan-Ağus.
Eylül-Aralık
2010
2010
2010
31
Standart Dosya Planı
1
2
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
3
045.03
045.03
045.03
İdari
Görüşler
(1)
İdari
Görüşler
(2)
İdari
Görüşler
(3)
A-F
G-M
N-Z
2010
2010
2010
2010
2010
2010
32
Standart Dosya Planı
1
2
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
045.03
3
045.03
045.03
045.03
İdari
Görüşler
(1)
İdari
Görüşler
(2)
İdari
Görüşler
(3)
01-100
101-200
201-300
2010
2010
2010

045.03
Aynı konu numarasını taşıyan yoğun yazışmalar için birden
33
Standart Dosya Planı
934.01.02
İ hale Onay Belges i
934.01.03
Yaklaş ık Maliyet Hes abı
934.01.05
Kİ K Onayı
934.01.04
Duyurular
934.01.13
Kes in İhale Komis yonu Kararı
934.01.14
Kİ K Teyit Belges i
934.01.15
Sonuç Bildirimleri
934.01.16
İ tirazlar
934.01.17
Sözleş me
934.01.18
Kes in Teminat
934.01.19
Ödeme İş leri
34
İdari
Görüşler
Hukuki
Görüşler
Mesleki
Görüşlür
Görüşler
Standart Dosya Planı
35
GÖRÜŞLER
FAALİYET
RAPORLARI
MEVZUAT
İŞ LER İ
GENEL
Standart Dosya Planı
36
934.01.04
045.02
GELEN
GİDEN
GELEN
GİDEN
045.02
934.01
045.02
Satın
Alımlar
Hukuki
Görüşler
2010
2010
37
ABD Milli Arşivi
ALMANYA Federal Arşivi Ana Bina
Almanya Federal Arşiv Yeni Binası
Almanya Arşiv Depo
Almanya Federal Arşiv Geçici Depolama
Belçika Milli Arşivi
Belçika Milli Arşivi Ek Bina
Fransız Milli Arşivi Ana Bina
Fransız Milli Arşivi Ana Bina
Fransız Milli Arşivi
Fransız Milli Arşivi Yeni Bina
Fransız Milli Arşivi Yeni Bina
Fransız Milli Arşivi Yeni Bina Araştırma Salonu
Fransız Milli Arşivi Eğitim Programı
İngiltere Milli Arşivi
İngiltere Milli Arşivi
İngiltere Milli Arşivi
İngiltere Milli Arşivi
İngiltere Milli Arşivi
Kanada Milli Arşiv Ana Bina
Kanada Milli Arşiv Yeni Ek Bina
Kanada Milli Arşiv Yeni Ek Bina
Kanada Milli Arşiv Raf Arşiv Kutuları
Vatikan Arşivi
Vatikan Arşivi Depo
Vatikan Arşivi Araştırma Salonu