Transcript Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri Ders Notları

ARŞİV VE ARŞİVCİLİK
BİLGİLERİ DERS NOTU
Hazırlayan: Mehmet TORUNLAR
ARŞİV VE ARŞİVCİLİK
BİLGİLERİ
Arşiv Nedir?
 Niçin Arşiv?

Arşivin Önemi


Bugün için bizlere çok şey ifade etmeyen
bir bilgi, gelecekte çok önemli bir bilgi
haline dönüşebilir veya bizim hiç kıymet
vermediğimiz bir materyal bir başkası için
çok önemli bir bilgi kaynağı olabilir.
Düzenli bir arşivleme alışkanlığı
edinmemek, bilginin hayati önemde
olduğunu kavramamak, bilgi toplumu ve
bilgi insanı olmanın yalnızca bilgisayara
sahip olmak olduğunu sanmak, gelişmiş
bir bilgi kayıt ve yönetim sistemi
geliştirmemek gibi yanlış davranış
modelleri sebebiyle bir çok hak kaybına
uğrarız.
Arşivin Önemi


Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern
çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere
muhakkak önem vermemiz gerekiyor.
Arşivlerinizi düzgün tutmamanız sizin bilgi
kaynağınıza da sahip çıkmadığınızı, milli
güç unsurlarınızın en önemli araçlarından
bir tanesinden mahrum olduğunuzu
gösterir.
Günümüzde bilgiye yatırım yapan veya
bilgiyi alt yapı olarak değerlendirip veri
olarak kullanan ve bu kullanımdan bir çıktı
elde eden devletler süper veya egemen
güç olarak uluslararası arenada yerini
alıyor
Arşivin Önemi

Bilginin hızla çoğalması, birikmesi,
yayılması ve tüketilmesi günümüzde bilgiye
erişmeye ve değerlendirmeye büyük önem
kazandırmıştır. Günümüzün ünlü düşünür
ve yazarlarından gelecekbilimci Alvin
TOFFLER’in ifadesiyle “cehalet artık
okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl
ulaşılacağını bilmemektir.”
Arşivin Önemi

Geçmişe dayanan ve geçmişten geleceğe
bağlanan bilgi, beceriyle beraber bir çıktı
haline dönüşebilir. Bu arada geçmiş ile
gelecek arasında bağ kuran en önemli
unsurlardan bir tanesi de unutulmamalıdır
ki, arşivlerdir. İster klasik arşiv malzemesini
yani kağıda işlenmiş bilgiyi, isterseniz
elektronik ortamda bilgiyi saklayın, bu
saklama ve tekrar faydalanma işlemleri için
bilimsel anlamda arşivlemeye, arşivciliğe
ve arşivcilere ihtiyaç vardır. Bilginin gücünü
kavramadan, bilgi ve belgenizi
yönetmeden, bilgi ve belge mirasınıza
sahip çıkmadan, düzenli arşivleme
yapmadan güçlü olmak mümkün değildir.
Arşivin Önemi

Geçmişten günümüze bilgi taşıyıp, bağ
kuran arşivler gelecek tasarımlarında da en
önemli unsurlardan birisidir. “Foucault, The
Archaeology of Knowledge (New York:
Pantheon Books, 1972) adlı eserinde
“arşiv” kavramını, “çeşitli olguların
oluşturulduğu ve yeniden biçimlendirildiği
genel bir sistem” olarak tanımlıyor.
Dolayısıyla arşiv, yalnızca bilgilerin
toplandığı somut bir bütün değil, aynı
zamanda söylemlerin de aktif olarak
oluşturulabildiği, soyut bir “mekan” ve bu
sayede de her hangi bir olgunun, hem
kalıcılığını sağlayan hem de o olguyu
periyodik değişimlere maruz bırakan bir
uygulama alanı.”
Arşivin Önemi

Bugün ürettiğimiz bilgi, alanı ne olursa
olsun yarınları şekillendirecektir. Büyükelçi
İsmail Berduk OLGAÇAY “Güncel olayların
tarihin mayası olduğunu anlamayanların
devlet yönetimini ele almaları kadar
tehlikeli bir şey olamaz.” ifadesiyle de
arşivlerin önemini vurgular.
Arşivin Önemi







Konunun önemine rağmen, arşiv
hizmetlerinde bugün ortada olan tablo
maalesef tatminkâr olmaktan uzaktır.
Bugün bir çok kamu kurum ve kuruluşunda
arşiv çalışmaları henüz başlamamıştır.
Birim ve kurum arşivleri faaliyete
geçmemiştir.
Arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi
yapılmamıştır.
Arşiv hizmetleri yeterli sayı ve nitelikte
personelle takviye edilmemiştir.
Ayıklama ve imha komisyonları
kurulmamıştır.
Bazı kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha
komisyonu kurmadan belge imha
etmişlerdir.
Arşivler




Arşivler;
Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar
arası ilişkileri belgeler ve korurlar.
Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve
tespite yarar.
Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal
yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki
ve bağlantıları belirtir. Bilimsel
araştırmalara imkan sağlar.
Arşivler



Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan
devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli
muhafazası ve erişilebilir olmasıyla
sağlanabilir.
Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir
arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara
bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır.
Günümüzde arşivlere gereken önemin
verilmemesi hem bilgi kaybına hem de
itibar kaybına sebep olur.
Arşivler

Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri
kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:
Arşivler
Arşivler

Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi
sonucunda ise kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de
kolay sağlanır, düzen ve tertip oluşur:
Arşivin Görev ve Fonksiyonları






Bir arşivin görev ve fonksiyonları şu şekilde
sıralanabilir:
a-Arşiv malzemesini tespit etmek ve
ayırmak,
b-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan
korumak,
c-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda
saklamak,
d-Arşiv malzemesini yararlanmaya
sunmak,
e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu
aşamasında, bunu kontrol altına almak.
Arşivcinin Görevleri





a-Arşiv malzemesini toplamak,
b-Arşiv malzemesini korumak,
c-Arşiv malzemesini tasnif etmek,
d-Arşiv malzemesini değerlendirmek,
e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu
aşamasında, bunun kontrol altına alınması
ile ilgili önlemleri alarak, gerekli yönetim
faaliyetlerini başlatmak ve yürütmek.
Arşiv Hizmetleri





Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz
yürütülebilmesi için yerine getirilmesi
gereken temel unsurlar şunlardır:
-Mevzuat,
-Yeterli bina ve tesisler,
-Yetişmiş uzman arşiv personeli,
-Yeterli reel bütçe.
Arşiv Mevzuatı




3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat
Kanunu’nu 2’nci maddesi g fıkrası ile
devlet arşiv hizmetlerinin Başbakanlık
tarafından yürütülmesi hükme
bağlanmıştır.
Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 11.
maddesinde sayılan Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü’nün görevleri
şunlardır:
a-Milli arşiv politikasının esaslarını
belirlemek,
b-Devlet ve millet hayatını ilgilendiren
her türlü bilgi ve belgeleri toplamak,
değerlendirmek ve saklamak,
Arşiv Mevzuatı


c-Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel
şahısların elinde bulunan arşiv
malzemesini tespit etmek, toplamak,
gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve
restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme
etmek, uygun görülenleri yayınlamak,
d-Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla
ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu
alandaki eserleri tercüme etmek,
yayınlamak, önemli ve değerli arşiv
malzemesini yurt ve dünya bilim
çevrelerine sunmak,
Arşiv Mevzuatı



e-Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv
malzemesinden koleksiyonlar yapmak,
gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler
açmak,
f-Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek
tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak,
g-Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak
devamlılığını sağlamak ve bunları küçük
hacimlere döndürmek için film, mikrofilm,
fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri
uygulamak,
Arşiv Mevzuatı




h-Devlet arşivlerinden yararlanma
esaslarını belirlemek, arşivlerdeki
araştırma taleplerini değerlendirmek ve
gerektiğinde izin vermek,
i-Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini
derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır
hale gelecek şekilde tasnif ederek
muhafaza etmek,
j-Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde
ayıklama, saklama ve imha işlemlerini
denetlemek,
k-Makamca verilen benzeri görevleri
yapmak.
Arşiv Mevzuatı

Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nda yapılan
değişikliğe paralel olarak, kamu kurum ve
kuruluşlarının elinde bulunan arşiv
malzemesi ve arşivlik malzeme dışında
kalan ve muhafazasına lüzum görülmeyen
malzemenin ayıklama ve imhası ile arşiv
malzemesinin Devlet Arşivi’ne devrini
düzenleyen 3473 sayılı “Muhafazasına
Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin
Yok Edilmesi Hakkında Kanun” 28 Eylül
1988 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Arşiv Mevzuatı

3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum
Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun” ile, arşiv
malzemesi , arşivlik malzeme, ayıklama ve
imhanın tarifi yapılmış, Kanun kapsamında
yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen
mükellefiyetler sayılmış; ayıklama ve imha
işlemlerinin, kurum ve kuruluşlar
bünyesinde kurulacak komisyonlar
marifetiyle yapılacağı hükme bağlanmıştır.
Arşiv Mevzuatı

3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum
Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun”un 6’ncı
maddesi gereğince, “Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”
Başbakanlıkça hazırlanmış ve 16 Mayıs
1988 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak
yürürlüğe girmiştir.
Arşiv Mevzuatı

“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik”in 44. maddesi gereğince
mükellef kurum ve kuruluşların kendi Arşiv
Yönetmeliklerini hazırlamak zorunda
olmaları hükmü de 22.02.2005 tarihinde
yapılan Yönetmelik değişikliği ile ortadan
kaldırılmıştır.
Arşiv Mevzuatı

Değişen Yönetmelik hükümlerine göre,
kurum ve kuruluşlar, özellikleri sebebiyle ve
ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan
durumlarda, Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nün onayını almak şartıyla 3 ay
içerisinde kendi Arşiv Yönergelerini
hazırlayabileceklerdir.
Dosyalama Sistemlerinde
Standartlaşma

Kurum ve kuruluşlarda dosyalama
işlemlerinde standart sağlamak
maksadıyla, Başbakanlık tarafından 2005/7
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart
Dosya Planı uygulamaya konulmuştur.
“Ortak Alanlar” adı altında belirlenen
faaliyetlerle ilgili olarak kurum ve
kuruluşların bu alanlarda plan hazırlamaları
engellenmiş, hazırlanan bu planların
müştereken kullanılması istenmiştir.
Dosyalama Sistemlerinde
Standartlaşma


Dosyalama sistemlerinde standartlaşma,
kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına
imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve
kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında
etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin
kurulmasına zemin oluşturacaktır.
Kurum ve kuruluşlar ana hizmet
faaliyetleriyle ilgili olarak en kısa sürede
dosya kodlarını tespit ederek, Devlet
Arşivleri’nin onayını müteakip uygulamaya
geçeceklerdir. (2005/7 sayılı Başbakanlık
Genelgesi, 25 Mart 2005 tarih ve 25766
sayılı Resmi Gazete)
BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ
Birim Arşiv İşlemleri



Birim Arşivi:
Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve
faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül
eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde,
aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir
biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan
arşivlik malzemenin belirli bir süre
kullanıldığı arşiv birimlerine denir.
Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı
kuruluşlarında bulunan arşivler de birim
arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik, Madde 3)
Birim Arşiv İşlemleri










Evrakın Teşekkülü:
-Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır.
-Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır.
-Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve
klasörlerin sırt kısımlarında:
a-Kurum adı
b-Birim kodu
c-Dosya numarası
d-Konu adı
e-Dosyanın yılı,
unsurları yazılı olacaktır.
Birim Arşiv İşlemleri

Örnek Dosya veya Klasör Etiketi:
Birim Arşiv İşlemleri



Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum
arşivine teslim etmedikleri belgeleri her
türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla
ve
mevcut asli düzenlerine uygun olarak
saklamakla yükümlüdürler.
Birim Arşiv İşlemleri






Birim Arşivine Verilecek Malzemenin
Ayırımı ve Hazırlanması:
-Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde,
önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden
geçirmek suretiyle,
*İşlemi tamamlananlar
*İşlemi devam edenler
*İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen
elde bulundurulması gerekenler,
şeklinde ayrıma tabi tutarlar.
Birim Arşiv İşlemleri


Birim Arşivine Verilecek Malzemenin
Ayırımı ve Hazırlanması:
-Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini
müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar,
birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm
Formu” ile birlikte teslim edilir.
Birim Arşiv İşlemleri
Birim Arşivine Devredilecek
Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması





Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden
sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme
Birim Arşivi’ne devredilmek üzere;
-Birimi (ünitesi),
-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
-Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra
numarası,
esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Birim Arşivine Devredilecek
Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi
tamamlanmış olan arşivlik malzeme
uygunluk kontrolünden geçirilir.
Uygunluk Kontrolü

İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne
devredilmeye hazır arşivlik malzeme
uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu
kontrolde:

-Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede
işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa
kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek,
sıra numaralarında atlama, tekrar olup
olmadığına bakılır.
Uygunluk Kontrolü



-Dosya içerisinde bulunan evrakın,
gerektiği biçimde dosyalanıp
dosyalanmadığına,
-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki
bilgilerle uyup uymadığına,
-Klasör veya dosyalar üzerine, Standart
Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na
uygun numara verilip verilmediğine, birim
adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp
yazılmadığına,
Uygunluk Kontrolü




-Ciltli olarak saklanması düşünülmüş
olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
-Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya
eksik olup olmadığına,
bakılır, eksikleri varsa tamamlanır.
Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim
arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür.
Birim Arşivlerinde Ayıklama ve
İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?


Birim Arşivleri’nde ayıklama imha işlemi
yapılamaz.
Ayıklama imha işlemleri yalnızca Kurum
Arşivleri tarafından yerine getirilebilir.
Birim Arşivlerinde Ayıklama ve
İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?




Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt
dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum
arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama
ve imha yapılabilmektedir.
Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı
kuruluşları arşivleri kurum arşivi gibi çalışır.
Ayıklama ve imha komisyonlarını kurarak
imha işlemlerini yürütür.
Ancak imha listelerinin kontrolü ve onayı
için Merkez Kurum Arşivi’ne gönderir.
İmha, merkezin onayından sonra kesinlik
kazanır.
Birim Arşivlerinde Ayıklama ve
İmha İşlemleri

Devlet Arşivleri ve kurumlarca ortak
çalışma ile geliştirilmiş Tespit raporlarında
saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak
belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi
bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler,
birim arşivinden kurum arşivine intikal
ettirilmeden Kurum Arşivi’nin koordinesi ile
kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu
marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi
tutulabilir.
Birim Arşivi’ne
Devredilmeyecek Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri
malzeme birimce (ünite tarafından) gerekli
görülürse elde tutulur, gerekli olmadığında
ise bunlar arşive devredilmez.
Birim Arşivinde Arşivlik
Malzemenin Saklanma Süresi

Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü
tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan,
dosya planları ve Arşiv Malzemesi Tespit
Formu’nda belirtilen süreler dikkate
alınarak saklanır.
Birim Arşivinde Arşivlik
Malzemenin Saklanma Süresi


Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik gereğince,
-(Madde 16) Mükellefler elinde bulunan
arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde
bekletilme ve saklanma süreleri 1 – 5 yıldır.
Birim Arşivlerinden
Yararlanma



Birimler(Üniteler) gerektiğinde birim
arşivinden dosya alabilirler.
Birim Arşivi’nden alınan dosya veya klasör
yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya
veya klasörün takibi yapılır.
Birim Arşivi’nden alınan evrak veya
dosyaların takibinden birim arşiv
sorumluları sorumlu olacaktır.
Kurum Arşivine Devir




Birim Arşivi’nde saklama sürelerini
tamamlayan dosyalar;
-”Arşiv Malzemesi Devir Teslim Listesi” ile
birlikte dosya ve klasör düzeni
bozulmadan, kayıt defterleri veya föyleri ile
birlikte Kurum Arşivi’ne devredilir.
- Devir teslim işlemleri Birim Arşiv
sorumluları tarafından yerine getirilir.
-Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir
Teslim Listesi olarak da kullanılabilir.

Kurum Arşiv İşlemleri
Kurum Arşiv İşlemleri

-Her hangi bir teşkilatta kurulan Merkezi
Kurum Arşiv sorumlusunun ilk yapacağı
işlerden bir tanesi, eğer kurulmamışsa
birimlerde Birim Arşiv’lerinin kurulmasını
sağlayarak, Birim Arşiv Sorumlusu ve Birim
Arşiv Görevlilerinin resmi görevlendirme ile
tespit edilmesini temin etmektir.
Kurum Arşiv İşlemleri


Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi
kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini
sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü
ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak
arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır.
Birim arşivleri tarafından kurum arşivine
devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları
doğrultusunda, birimler için ayrılan
bölümlerde, teşekkül ettiği düzen
bozulmadan, asli düzeni içerisinde
yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.
Kurum Arşiv İşlemleri

“Mükellefler elinde bulunan arşiv
malzemesinin, kurum arşivlerinde
bekletilme ve saklanma süreleri birim
arşivlerindeki saklanma sürelerine göre
10–14 yıldır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik, Madde 25)
Kurum Arşiv İşlemleri

Kurum ve kuruluşlar eğer kurumlarında
Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması
yürütüldü ise bu çalışma neticesi
hazırlanan Arşiv Malzemesi Tespit
Formu’nda belirtilen saklama sürelerine de
uyacaklardır. Ancak bu formlarda belirtilen
süreler tavsiye niteliğindedir, bu süre
haricinde bir başka mevzuatta belirtilen
süre mevcut ise, mevzuattaki süre geçerli
olacaktır.

Ayıklama İmha İşlemleri
Ayıklama İmha İşlemleri

Ayıklama Ve İmha
Ayıklama

“Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri
devresinde bir değere sahip olduğu halde,
hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını
kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve
muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü
malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride
arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan
arşivlik malzemenin tespiti işlemini” ifade
eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum
Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)
İmha

“İleride kullanılmasına ve saklanmasına
gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve
arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî
kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş
belgelerin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen
usul ve esaslara göre imhası işlemini” ifade
eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum
Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)
Ayıklama ve İmhanın Gayesi
ve Önemi

Ayıklama ve imhanın gayesi; arşivlerde
biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış
olup da herhangi bir değere sahip
olmayanları ayıklayıp, imha ederek bu
mekânlardaki yer darlığına ve karışıklığa
son vermek suretiyle, kullanılabilir ve bir
değere sahip olan belgelerin kolayca
düzenlenmesini ve bu belgelere hızlı
ulaşımın sağlanmasını temin etmek, yer ve
iş kaybına mâni olmaktır.
İmhalık Malzeme

“Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine
konu olan belge ile işleminin devam ettiği
süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük
döneminde bir değere sahip olduğu hâlde,
işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş
veya yürürlükten kalkmış olup, ileride
kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv
malzemesi ve arşivlik malzeme dışında
kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı
bulunmayan belgedir.” (3473 sayılı
Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve
Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında
Kanun, Madde-2)
İmhalık Malzeme





-İmha edilecek malzeme, Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmeliğin 31. Maddesinde şu şekilde
sıralanır:
Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,
Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her
çeşit müsveddeler,
Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri
olanlar hariç),
Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî
kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar
mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her
çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen
evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri)
kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
İmhalık Malzeme





Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu
alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru
kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler,
bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık
dokümanları),
Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit
kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce
belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her
türlü yazışmalar,
Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite,
daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor
ve benzerlerinin fazla kopyaları,
Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan
yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta
bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
İmhalık Malzeme


Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan
ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece
bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve
benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve
kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların,
diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve
benzerleri,
Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten,
sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve
malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı
olmayan malzemeden, kütüphane ve
dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında
kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum
görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve
benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği
sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden
elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
İmhalık Malzeme






Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili
olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve
işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla
kopyaları, çalışma raporlarının fazla kopyaları,
Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için
yapılan her türlü yazışmalar,
Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre
sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve
benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli
saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe,
ihbar ve şikâyetler,
Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler
meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü
yazışmalar,
İmhalık Malzeme





Personel devam defter ve çizelgeleri, izin
onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları,
hasta sevk formları,
İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan
tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan
sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.
Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme
konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve
yazıları,
Daireler arası müteferrik yazışmalar,
vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür
yazıları ve cevapları, davetiyeler, bayram
tebrikleri ve benzerleri,
İmhalık Malzeme


İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden
yerine konması mümkün olmayan evrak ve
benzerleri, her türlü cari işlemlerde
aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz
oldukları takdir edilenler ile,
Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar
dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler
sonucunda, zamanla kendiliğinden
teşekkül eden evrak ve vesaik ile
benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan,
hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan,
muhafazasına lüzum görülmeyenler.
Ayıklama ve İmha
Komisyonlarının Teşkili
Kurum Arşivlerinde Ayıklama
ve İmha Komisyonları

-Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha
işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin
düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim
amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun
başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek
iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha
edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından
görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve
aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği
hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden
teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama
ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler
bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon
hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu
veya sorumluları da , bu komisyona tabiî üye olarak
katılırlar.
Kurum Arşivlerinde Ayıklama
ve İmha Komisyonları


Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha
edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki
elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi
tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen,
tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin
muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin
kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi
olduklarından komisyonlarda yer alırlar.
Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak,
çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite
veya birimler, kendi evrakı için zaman zaman
oluşturulan komisyonlara hep aynı kişileri
görevlendirmeli, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa
tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır.
Kurum Arşivlerinde Ayıklama
ve İmha Komisyonları






AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU
BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu,
ÜYE
: Kurum Arşiv Personeli,
ÜYE
: Kurum Arşiv Personeli,
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası
Yapılacak Birim Personeli,
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası
Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.
Kurum Arşivlerinde Ayıklama
ve İmha Komisyonları


-Kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha
komisyonları oluşturmak üzere her
birimden iki isim istemeli, birimlerden
bildirilen bu isimleri listeleyerek komisyon
üyeliğinde görevlendirmek için kurumun en
üst amirinden onay almalıdır.
-Ayıklama ve imha komisyonlarının
oluşturulmasında, kurum arşivince
yapılacak ilk iş bütün birimlerden
komisyonda görevlendirilmek üzere
personel talep etmektir.
Taşra, Bölge ve Yurtdışı
Arşivlerde Ayıklama ve İmha
Komisyonları


Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha
işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve
yürütülmesinden sorumlu ünite amirin
başkanlığında, varsa taşra arşiv sorumlusu ve taşra
arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu
işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri
ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya
ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu
idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve
tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya
4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.
–Yeterli personelin olmaması
hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden
teşkil olunur.
Taşra, Bölge ve Yurtdışı
Arşivlerde Ayıklama ve İmha
Komisyonları





TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE
İMHA KOMİSYONU
BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv
Sorumlusu,
ÜYE
: Taşra Teşkilatı Arşiv
Personeli,
ÜYE
: Ayıklama ve İmhası
Yapılacak Birim Personeli.
Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte
yeterli personel olmamasında 3 kişiden
oluşur.
Ayıklama ve İmha
Komisyonlarının Yetki ve
Sorumlulukları

“Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum
görülmeyen her türlü malzemenin imhası
ayıklama ve imha komisyonlarının nihai
kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin
38 inci madde hükümleri saklıdır.” (Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,
Madde -34)
Ayıklama ve İmha
Komisyonlarının Çalışma Esasları




Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı
başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum
görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla
devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.
Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit
çıkması durumunda, söz konusu malzemenin
muhafazasına karar verilmiş sayılır.
Komisyon Başkanı ve Kurum Arşivi’nde görevli
personeller her komisyonda sabittir. Evrakı
ayıklama ve imha ya tâbi tutulacak birimler
değiştikçe diğer iki üye de ilgili birime göre değişir.
İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi


İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi
konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi’ndeki
hüküm şöyledir:
“Ayıklama ve imha komisyonlarınca
ayıklanan ve imhasına karar verilen
malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı
mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih
ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya
plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif
edilir.”
İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi




Daha sonra ise, imha edilecek malzemeler için,
imha listelerinin düzenlenmesine geçilir. Bu konuda
Yönetmeliğin 37. Maddesi’nde geçen hüküm ise
şöyledir:
“İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine
göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti,
aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya
plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha
listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha
komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından
imzalanır.
Mükellefler, tür ve vasıflarını belirleyecekleri
malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve
yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tâbi
tutabilirler.
İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili
komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”
İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik’te de açıkça ifade edildiği gibi,
komisyonlar imhaya ayırdıkları malzemeyi,
“Nasıl olsa imha edilecek” düşüncesiyle
gelişigüzel bir biçimde atmayacaklardır.
İmhaya ayrılan malzeme birimine, birimin
kullandığı dosya plânı göz önüne alınarak
konularına ve tarih sırasına dizilerek
muhafaza edilecek ve gerekli onaylar
alındıktan sonra imhası yoluna gidilecektir.
İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi

İmhaya ayrılan malzemenin tasnif
edilmesinin gayesi gerek makam
onayının alınması ve gerekse
imhaya ayrılan malzemenin Devlet
Arşivleri görevlilerince incelenmesi
sırasında, imhadan çıkarılması
istenen malzemenin rahatlıkla
bulunabilmesidir. Gelişigüzel atılmış
bir yığın içerisinden incelenmek
üzere bir evrakın bulunabilmesi veya
imhadan çıkarılabilmesi mümkün
değildir.
İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi

İmha için ayrılan malzemenin listelerinin
de, yukarıda zikredilen plân ve disiplin
içerisinde tutulması, ilerde liste üzerinden
aranacak bir evrakın zaman
kaybetmeksizin rahatlıkla bulunabilmesi
için gereklidir. Komisyonlara kolaylık
olması açısından, imhaya ayırdıkları
malzemeden farklı özellikler arz eden
malzeme için, imha listelerini değişik
şekillerde doldurma imkânı vardır.
İmha Listelerinin Kesinlik
Kazanması


Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bu
konudaki hüküm;
“Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun
en üst amirinin onayının müteakip kesinlik kazanır.”
şeklindedir. İmha Listeleri, Ankara’da Devlet
Arşivleri elemanları tarafından incelenip
onaylandıktan sonra en üst amirin onayına sunulur.
Taşrada ise hazırlanan listeler, Kurum Arşivi’ne
gönderilir, buranın onayını müteakip taşradaki en
üst amirin onayına sunulur. İmhaya ayrılan
malzeme gelişigüzel atılmaz, erişilebilir, düzenli bir
şekilde Devlet Arşivleri elemanlarının veya taşra
teşkilatlarında Kurum Arşivinin onayı beklenir.
Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı
incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir
İmha Listelerinin Kesinlik
Kazanması

Ayıklama imha komisyonu üyelerinin
listeleri doldururken dikkat etmeleri
gereken en önemli husus imhaya ayrılan
malzemenin konusunun açık, anlaşılır,
yoruma meydan vermeyecek şekilde
listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.
İmha Listelerinin Kesinlik
Kazanması


İmha listelerinin her sayfasına
komisyon üyelerinin ismi açılarak
üyelerin, her sayfayı imzalaması
sağlamalıdır.
Ayıklama ve İmha Komisyonu
işlemlerini tamamlayıp imha listesini
oluşturduktan sonra listedeki
belgelerin imhası için yine en üst
makamdan olur almalıdır.
İmha Listelerinin Kesinlik
Kazanması

Hazırlanan imha listeleri, ilgili
kurum ve kuruluşun en üst
amirinin onayını müteakip
kesinlik kazanır.
Örnek İmha Listesi
Örnek İmha Listesi
Örnek İmha Listesi
İmha Tutanağı



Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm;
“İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha
tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama
ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri
tarafından imzalanır.” şeklindedir.
Kurum arşivi, ayıklama işlemini müteakip
“İmha Onayı”nı aldıktan sonra, evrakın
imhası veya imha edilmek üzere teslimi
anında göstermek üzere, iki nüsha imha
tutanağı tutmak zorundadır. Bu tutanak
imhaya ayrılan malzemenin imha edildiğini
belgelemek açısından gereklidir.
İmha Tutanağı





İMHA TUTANAĞI
Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca, ........................
Genel Müdürlüğü’nün ........../........ yıllarına ait
evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak
muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri
tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır.
.............. tarih ve ................. sayılı Makam Onayı’nı
müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek
üzere ...................... tarihinde Başbakanlık Ergazi
Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama ünitesine
teslim edilmiştir.
Başkan
Üye
Üye
Üye
Üye
(İmza)
(İmza) (İmza) (İmza) (İmza)
İmha Liste ve Tutanaklarının
Saklanması ve Denetleme



Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm
şöyledir:
“İkişer nüsha olarak hazırlanan imha
listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili
yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde
bulundurularak gruplandırılır. Bu
nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum
arşivinde muhafaza edilir.
Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl
süreyle saklanır.” (Madde 42)
İmha İşlemi


-Ankara’da bulunan kurum ve kuruluşlar ile
imkânı olan taşra kuruluşları veya birimleri
her türlü iş ve işlemini bitirdikleri imhalık
evrakını Başbakanlıkça devralınan Ergazi
Kâğıt Paralama, Parçalama ve Balyalama
Tesisi’ne teslim ederek kıydırma işlemlerini
yerine getirebileceklerdir.
-Ayrıca, imhalık evrakını okunamayacak
şekilde kendi imkânlarıyla kıymak şartıyla
ihale yoluyla satabilecek veya kamuya
yararlı dernek veya vakıflara
bağışlayabileceklerdir. Bu işlemler taşra
teşkilâtları için de geçerlidir.
Yıllık Arşiv Faaliyet Raporu

Mükellef kurum ve kuruluşlar, yıl içerisinde
arşiv iş ve işlemleriyle ilgili olarak
yürüttükleri faaliyetlere ait bilgileri, “Arşiv
Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, her yılın
Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’ne bildirirler.