Transcript Günlük Toplantı ve Zaman Yönetimi

ZAMAN YÖNETİMİ
hazırlayan
sunan
kalinda danışmanlık ltd.
prof.dr. nurullah genç
Hayatımızda sahip olduğumuz en önemli
kaynaklarımızdan birisi de zamandır.
Ama biz zamanı bu ölçüde önemsiyor
muyuz?
Onu bu kadar önemli yapan kimseyi
umursamadan geçip gitmesi ve bu geçip
gidişin sınırlı süredeki ömrümüzün
aleyhine çalışıyor olmasıdır.
Tüketilen zamanın;
 Geri döndürülmesi,
 Satın alınması,
Yerine konması,
 Kiralanması mümkün
değildir.
Tüketilen zaman;
 Para gibi toplanamaz,
 Hammadde gibi
depolanıp istenildiğinde
kullanılamaz
• Zamanla ilgili olarak
zihniyet dünyamızı
yeniden inşa etmeliyiz
Zaman, bazen hızlı, bazen de
yavaş geçer.
Bu nedenle zamanı objektif
(gerçek) ve subjektif
(algılanan) zaman olarak
ikiye ayırabiliriz.
Günlük yaşantımızda bizim dışımızda
akıp giden ve bizim çok da
umurunda olmadığımız bu kaynağı
planlamaya kalkarız.
SONUÇ NEDİR PEKİ?
Genelde yeterince zamanımız
yoktur, işlerimizi yetiştiremeyiz.
Aslında, hepimizin sahip olduğu
zaman aynıdır. Ama bu, pek azımız
için yeterlidir.
BURADA SORUN ZAMANIN YETMEMESİ MİDİR?
Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması,
önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka
bir şey değildir.
Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece
ve sadece kendimizdir.
Bu nedenle zaman yönetiminin anlamı gerçekte
yaşam yönetimidir; zaman planlaması da aslında
kendimizi planlamaktır.
Dolayısıyla konu zaman değil BİZ’iz, hayatımızı
nasıl yaşadığımızdır.
ÇOK SIK
RASTLADIĞIMIZ
YÖNETİCİ
CÜMLELERİ
Hiç zamanım yok…
Zaman bana yetmiyor…
Bugün nasıl geçti anlayamadım…
Gün bitti ama ne yazık ki ben hiçbir
işimi sonuçlandıramadım…
SİZE DE TANIDIK GELDİ Mİ
BU CÜMLELER???
İstemek,
Başarmak İçin
Gereklidir;
Ama Bitirmek İçin
Başlamak Gereklidir.
“Balık tutmak amacıyla
ırmağa gitmek yeterli
değildir,
Yanınızda ağ da
götürmelisiniz”
ÇİN ATASÖZÜ
Zamanı yönetmek için iyi bir başlangıç…
• Objektif zaman;
Ölçülebilen ve gözlenebilen
saat zamanıdır.
• Subjektif zaman;
Ölçülmesi ve değerlendirmesi
zor bir zamandır. Kişinin
algıladığı zamandır.
Zaman Tuzakları
• Plânsızlık
• Öncelikleri belirleyememek ve
sıralayamamak
• Ertelemek
• Kendini gereğinden fazla işe
adamak
• Acelecilik
• Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
• Rutin ve gereksiz işler
• Açık kapı politikası (hayır
diyememek)
• Gereksiz telefonlar
• Gündemsiz ve verimsiz
toplantılar
• Kararsızlık
• Yetki verememek
• Dağınık masa ve büro düzeni
Meşgul bir yöneticiden 10 iş
yapması beklenir, ancak 6 iş
yapacak vakti vardır.
Etkin yönetici en doğru 6’yı
seçmelidir.
Peter Drucker
• Planlama yapılmadığı
takdirde, işler zamanında
bitmemekte ve bunun
sonucunda işleri
planlamaya zaman
kalmamaktadır.
• Dikkatli bir planlama iyi bir
zaman yönetiminin
temelidir.
• Yönetim planlama ile
başlar.
Ve en önemli aşamadır...
Öncelikler Belirleyememek ve
Sıraya Koyamamak en önemli
problemlerimizden birisidir.
KİŞİSEL HEDEFLERİMİZ
İDEALLER
TAKDİR
AİLE
EVLİLİK
GELİŞMEK
BAŞARI
KABUL EDİLME
SAĞLIK
ARKADAŞLIK
YAŞAMAK
GÖRÜNÜM
YARATICILIK
MESLEKİ HEDEFLERİMİZ
BAŞARI
MAAŞ
TAKDİR
SOSYAL
AKTİVİTELER
KABUL EDİLME
YAŞAMAK
DENEYİM
UZMANLIK
YARATICILIK
GELİŞMEK
İŞ GÜVENLİĞİ
MOTİVASYON
ÖRGÜTSEL HEDEFLERİMİZ
YAŞAMAK
YARATICILIK
GELİŞMEK
STRESE
HAKİM
OLMAK
İŞ GÜVENLİĞİ
VERİMLİLİK
KALİTE
SERVİS
MOTİVASYON
REKABET
AVANTAJI
KAZANÇLILIK
KİŞİSEL
MESLEKİ
İDEALLER
MAAŞ
AİLE
BAŞARI
SOSYAL
AKTİVİTELER
TAKDİR
EVLİLİK
KABUL EDİLME
SAĞLIK
DENEYİM
ARKADAŞLIK
YAŞAMAK
GÖRÜNÜM
UZMANLIK
YARATICILIK
STRESE
HAKİM
OLMAK
VERİMLİLİK
REKABET
AVANTAJI
ÖRGÜTSEL
GELİŞMEK
İŞ GÜVENLİĞİ
MOTİVASYON
SERVİS
KALİTE
KAZANÇLILIK
Kavanozu Doldurmak
HEDEFLERİMİZ
Somut olmalıdır
Gerçekçi olmalıdır
Paylaşılmalıdır
ÖRGÜTSEL
MESLEKİ
KİŞİSEL
Belirli miktarda iş
yapmak
Her işgünü aynı
verimlilikte ek
personele ihtiyaç
duymadan en az 1 saat
çalışmak
Haftada iki kez saat
18.00’de eve gitmek
Yeni bir iletişim
prosedürü oluşturmak
6 ay içinde akıcı
İngilizce konuşmak
Haftada en az 3 saat
sportif faaliyetlere
zaman ayırmak
10 yeni müşteri
kazanmak
Gelen işlerin %2’sini
geldikleri gün, %20’sini
24 saat içinde, %50’sini
2 gün içinde
tamamlamak
…..’yi bilgi işlem
…..’e kadar 10 adet fikir
sisteminden query
kitabı okumak
oluşturmak konusunda
yetkinleştirmek
Bu yılbaşında %95
maaş artışı elde etmek
Yaz tatilini İtalya’da
geçirmek
BİR HEDEFİN BİÇİMLENDİRİLMESİ İÇİN 8 AŞAMA
DEĞERLERİ
AÇIKLAMAK
KISITLARI
BELİRLEMEK
HEDEFLERİ
TANIMLAMAK
EYLEM
PLANINI
HAZIRLAMAK
OPTİMUM
YAPILABİLİRLİĞİ
BELİRLEMEK
HEDEFLERİ
BİÇİMLENDİRMEK
BİRBİRİLERİYLE
UYUMLARINI
DOĞRULAMAK
HEDEFLERİN
ÖNCELİK SIRASINI
BELİRLEMEK
ORTAK
NOKTALARINI
NETLEŞTİRMEK
ZAMANIN YENİDEN
PROGRAMLANMASI
FRAME YÖNTEMİ
FRAME
YÖNTEMİ
1.BELİRLEMEK
2.GRUPLANDIRMAK
3.ÖN HAZIRLIK
YAPMAK
4.OLGUNLAŞTIRMAK
5.DENGELEMEK
Randevu saatlerini belirlemek
Görüşme sürelerini sınırlandırmak
Toplantıların uzama ihtimalini göz önünde bulundurarak tolerans koymak
Belirleyici aktiviteler saptamak
Arşivi gruplandırmak
Telefon görüşmelerini gruplandırmak
Okunacak evrakları gruplandırmak
Yazım işlerini gruplandırmak
Detay ve dikkat gerektiren işleri gruplandırmak
Şirket dışı iş ve seyahatleri gruplandırmak
Yıl,cari ay, hafta ve gün ile ilgili öngörüleri yaparak hazırlanmak
Toplantıları öngörmek, ikili görüşmeleri yapmak
Muhtemel telefon görüşmeleri için ön hazırlık yapmak
Yıllık, aylık, haftalık ve günlük programları son haline getirmek
Hedefleri son haline getirmek
Toplantı ve ikili görüşme programlarını son haline getirmek
Yapılacak telefon görüşmeleri ile ilgili konuşmaları son haline getirmek
Şirket dışı iş veya seyahat programını son haline getirmek
Düşünme/eylem gerektiren aktiviteleri dengelemek
Boş/dolu çalışma saatlerini dengelemek
Çalışma/dinlenme saatlerini dengelemek
Sabah/öğleden sonra yapılacak işleri ve izin düzenlerini dengelemek
ÇALIŞANLAR KENDİLERİNİ,
Önce hoşlarına gidenleri
Zor olandan kolay olanı
Zaman alacak işten önce kolay halledileni
Önemli olandan önce acil olanı
Kendi tercihlerinden önce kendilerine
empoze edilenleri
yapacak şekilde programlarlar…
İŞLER
NE
ZAMAN?
ÇÜNKÜ
Stresli işler
Sabah saatleri
Strese karşı direnç daha
fazla
Entelektüel çaba gerektiren yazı
işleri,kaynakların dağıtımı,
verilmesi gereken kararlar
Öğleden önce
Beyin daha hızlı çalışır
İşletme turu,fiziksel efor
gerektiren işler
Öğleden önce
Kalp ve ciğer maksimum
seviyede çalışır
Toplantılar, ikili görüşmeler
Saat 17:00’dan
önce
17:00’dan sonra vücut uyku
hormonu salgılamaya başlar
Çalışma ve dinlenme saatleri
Bütün hafta
boyunca
Çok yoğun ve boş geçen
çalışma saatleri işe ola
motivasyonu azaltır.
Yıllık tatilleri birden fazla
dönemde kullanmak
Çalışma yılı
boyunca
İnsan vücudunun mevsim
geçişlerine bağışıklığı azalır
Öncelikleri bilmek ve sıralamak...
• Hoşlandığımızı
• Çabuk bitecek olanı
•
•
•
•
Kolay olanı
Bildiğimizi
Acele yapılanı
Başkalarının isteğini
• Hoşlanmadığımızdan
• Uzun sürecek
olandan
• Zor olandan
• Bilmediğimizden
• Önemli olandan
• Kendi seçtiğimizden
YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...
ERTELEMEK
• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle
uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
– Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu
bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her
alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar
veren bir alışkanlıktır.
Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak
• İşlerimizi verimli bir şekilde
yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel
olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak
düzenli bir çalışma ile olur.
• Kendini gereğinden fazla işe adayan
insanların, ailesine, spora, gezmeye ve
diğer sosyal faaliyetlere ayıracak
zamanları yoktur.
• Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan
işler işkolik insanların zamanında önemli
bir yer tutar.
• En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla
en çok ve en uzun çalışıyor
görünebilirler.
• Ancak çok etkili değildirler. Çünkü
bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.
ACELECİLİK
• Bazı insanlar zaman baskısından
hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır
takınarak kendilerini sürekli bir şeyler
yapmak zorunda hissederler.
• Bunlar “A tipi kişilik” olarak
adlandırılırlar.
• Aceleci tavır zaman
yönetimine ters düşer.
Kırtasiyecilik ve Verimsiz
Okuma
• Çalışma masalarının üzerinde o an
çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik
şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve
işin yavaşlamasına neden olur.
Rutin ve Gereksiz İşler
• Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya
ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler
tarafından yapılacak hale getirilmesi
rutin işlerdir.
Erteleme alışkanlığı
en önemli
zaman yönetimi
tuzaklarından birisidir.
Gündemsiz ve Verimsiz
Toplantılar
• Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.
• Sorun,
– Gündemi belirlenmeden yapılan,
– Normal süresini aşan ve
– Amacına ulaşmayan toplantılardır.
Kararsızlık
• Kararsızlık, zaman ve para kaybına
neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol
açar.
Hayır Diyememek...
• Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını
üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir.
GÜNCEL AKIŞTA
SİSTEM OLUŞTURMAK
Dağınık bir ofis, dağınık bir
beyni yansıtır!!!
DAĞINIK MASA
• Dağınık masa;
– Yorgunluk,
– Verimsizlik,
– Baş edememe hissi,
– Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur,
– Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.
Mesleki aktivite her ne olursa
olsun, akıştaki bilgileri
düzenleyecek, standart bir
sıralama sistemi uygulanabilir.
Düzenleme sepetlerinin göz
önünde olacak şekilde
yerleştirilmesi tavsiye edilir.
GELENLER
Gelen her şey bu sepete koyulur:mesajlar,
gözden geçirilecek evraklar, mektuplar…
Yerimizde bulunmadığımız zaman ise,
yapacağımız tek şey bu sepeti boşaltmak ve
önceliklere karar vermektir.
BUGÜN YAPILACAKLAR
Gün içerisinde incelenecek ve
değerlendirilecek evraklar. (Belirli bir saatte
yapılması şart değil)
HATIRLANACAKLAR
Bu sepetin her akşam hatırlanacakların
unutulmaması için boşaltılması gerekir
DOSYALANACAKLAR
İncelenen değerlendirilen ve ihtiyaca göre
gün, hafta yada ay sonlarında dosyalanması
gereken evraklar
GÖNDERİLECEKLER
Üzerinde hatırlatıcı evraklarla diğer kişilere
gönderilecek evraklar
OKUNACAKLAR
Hemen okunması gerekmeyen gazete,
dergi, toplantı tutanakları, raporlar
gibi evraklar
SEKRETERLİKLE İLGİLİ
Sekreterliğe gönderilecek evraklar:
Yazılacak mektuplar, notlar, yapılması
gereken işlerle ilgili hatırlatıcı bilgiler
GÜNDEMDEKİ X PROJESİ İLE İLGİLİ
Özel bir proje üzerinde çalışıldığında, bu
proje için özel bir sepet ayrılması faydalı
olabilir.
Bu sepetler büro yönetiminde çok basit
kullanılabilir ve çok faydalıdır. Buna
rağmen, bu sepetleri kullanmak
hoşunuza gitmiyorsa, kendinize adapte
edebileceğiniz bir sistemi geliştirin.
Zaman Yönetimi Matrisi
önemli
1
2
acil değil
acil
4
3
önemsiz
Zaman Yönetimi Matrisi
önemli
1
2
• Krizler
• Son Günü Gelen İşler
• Müşteri Sorunları
• Planlama
• Hazırlanma
• Stratejik İşler
acil değil
acil
• Rutin İşler
• Kesintiler
• Çalan telefonlar
• E-Posta
• Randevusuz ziyaretçiler
• Gereksiz İşler
• Gereksiz telefonlar
• Zaman hırsızları
• Fazla TV
4
3
önemsiz
Zaman Yönetimi Matrisi
önemli
1
2
• Krizler
• Son Günü Gelen İşler
• Müşteri Sorunları
• Planlama
• Hazırlanma
• Stratejik İşler
acil değil
acil
• Rutin İşler
• Kesintiler
• Çalan telefonlar
• E-Posta
• Randevusuz ziyaretçiler
• Gereksiz İşler
• Gereksiz telefonlar
• Zaman hırsızları
• Fazla TV
4
3
önemsiz
İKİ REFLEKS
ACİL
SÜRE
AMA ÖNEMLİ KONUSUNDA
OLMAYAN
GÖRÜŞÜN
DURUMLARDA
YAPARIM
ANCAK ŞU
GÜNE
KADAR…
ÖNEMLİ
HAYIR
ŞU GÜNE
AMA ACİL
DEMEYİ BİLİN
KADAR
OLMAYAN
VEYA TARİHİ YAPACAĞIM,
DURUMLARDA
SİZ
BU SİZİN
BELİRLEYİN
İÇİN UYGUN
MU?
HAZIRLAMAK
İÇİN
HARCAYIN
BÖLÜŞTÜRMEK
İÇİN
AYI
30 dk.- 1 saat
Önceden belirlenmiş bir
önceliği olan aktivitelerin
%20 ila %30’unu
HAFTAYI
15 dk. – 45 dk.
Önceliği olan aktivitelerin
%40’ı ile %50’sini ve
randevuları belirlemek. Tarihi
ve zamanı önceden
belirlenmiş aktivitelerin ilgili
birim ve kişilere duyurulması
GÜNÜ
15 dk. – 20 dk.
Gün içinde yapılacak
aktivitelerin %70’inin
sayısını, süresini ve
yönlendiricisini tayin etme
SORUN
İŞLERİ ÖNCELİKLERE GÖRE SAPTAMAMAK
NEDEN
HEDEFLERİN OLMAMASI
ÇÖZÜM
HEDEFLERİNİZİ YAZIN
BUNLARI ASTLARINIZLA TARTIŞIN
SORUN
KRİZ YOLUYLA YÖNETİM
NEDEN
PLANSIZLIK
GERÇEK DIŞI ZAMAN TAHMİNLERİ
SORUN ÇÖZMEYE İLGİ DUYMAK
ASTLARIN KÖTÜ HABER VERMEK İSTEMEMELERİ
ÇÖZÜM
PLANSIZLIKLA İLGİLİ ÇÖZÜM YOLLARINI UYGULAYIN
KENDİNİZE VE OLASILIKLARINA DAHA FAZLA ZAMAN AYIRIN
FIRSATLARI DEĞERLENDİRMEYE DAHA FAZLA İLGİ GÖSTERİN
KARARLARI DÜZELTMEK İÇİN GEREKLİ BİLGİNİN HIZLI
YAYILMASINI SAĞLAYIN
SORUN
SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER
NEDEN
İŞLERDE ÖNCELİK BELİRLEYEMEMEK
ASTLARI GEREĞİNDEN FAZLA GÖZETİM ALTINDA TUTMAK
YETKİ VERMEYİ REDDETMEK
UYGULAMAYA KARIŞARAK KENDİNİ DAHA ÇOK GÜVEN İÇİNDE
HİSSETMEK
ÇÖZÜM
HEDEFLERİNİZİ SAPTAYIN VE ONLARLA İLGİLENİN
GEREKSİZ İŞLERİ BAŞKALARINA DEVRDİN
ASTLARINIZA YETKİ VERİN VE SERBEST BIRAKIN
YETKİ VERMEDEN, HİÇBİR İŞİ BAŞKALARI YOLUYLA
YAPTIRAMAYACAĞINIZI BİLİN
SORUN
ACELECİLİK
NEDEN
AYRINTILARDA SABIRSIZ OLMAK
GELECEK İÇİN PLAN YAPMAMAK
ACİL DURUMLARA TEPKİ GÖSTERMEK
ÇOK KISA ZAMANDA FAZLA İŞ YAPMAYA ÇALIŞMAK
ÇÖZÜM
DOĞRU YAPABİLMEK İÇİN GEREKEN SÜREYİ AYIRIN
TEKRAR İNCELEMEK İÇİN ZAMAN AYIRIN
PLAN YAPMAK İÇİN ZAMAN AYIRIN
ÖNEMLİYLE ACİL ARASINDAKİ FARKI BİLİN
ASTLARINIZA YETKİ VERİN
SORUN
KARARSIZLIK
NEDEN
OLAYLARA KARŞI GÜVENSİZLİK
BÜTÜN GERÇEKLERİ BİLMEKTE ISRAR ETMEK
BİR HATANIN SONUÇLARINDAN KORKMAK
MANTIKLI BİR KARAR VERME İŞLEMİNİN OLMAMASI
ÇÖZÜM
BİLGİLERİ BULMA VE SAPTAMA SİSTEMLERİ GELİŞTİRİN
RİSKLERİ KAÇINILMAZ OLARAK KABUL EDİN
ASTLARINIZA HATA YAPMA HAKKI TANIYIN
HATALARI BİR ÖĞRENME ŞANSI OLARAK GÖRÜN
HEDEFİ SAPTAYIN, SEÇENEKLERİ BİLİN, KARARI VERİN
SORUN
PLANSIZLIK
NEDEN
YARARI GÖREMEME
YÖNETMEYE DEĞİL YAPMAYA EĞİLİMLİ OLMAK
PLANSIZDA BAŞARI SAĞLANABİLECEĞİ DÜŞÜNCESİ
ÇÖZÜM
PLANLAMANIN ZAMAN ALDIĞINI AMA SONUNDA ZAMAN
KAZANDIRDIĞINI BİLİN
YAPTIĞINIZ ŞEYLERDEN DEĞİL ELDE ETTİĞİNİZ SONUÇLARIN
ÜZERİNDE DURUN
BAŞARININ YÖNTEMLER YÜZÜNDEN DEĞİL, ONLARA RAĞMEN
KAZANILDIĞINI BİLİN
SORUN
ZAMAN ALAN TOPLANTILAR
NEDEN
KARARLARDAN SORUMLU TUTULMAK KORKUSU
KARARSIZLIK,KÖTÜ LİDERLİK
FAZLA İLETİŞİM
ÇÖZÜM
TOPLANTIYI YAPMADAN KARAR VERİN
GEREKSİZ TOPLANTILARDAN VAZGEÇİN
SADECE GEREKLİ TOPLANTILAR DÜZENLEYİN
GÜNDEM KULLANIN, KONUDAN UZAKLAŞMAYIN
TOPLANTILARI ZAMANLA SINIRLAYIN
SORUN
TELEFON SUİSTİMALİ
NEDEN
ÖZDENETİM EKSİKLİĞİ
İLGİLENME VE BİLGİ SAHİBİ OLMA İSTEĞİ
ÇÖZÜM
KONUŞMALARI ELEYİN
GRUPLAR HALİNDE TOPLAYIN
KISA KONUŞUN
GEREKSİZ İŞLERLE İLGİLENMEYİN
SORUN
GEREKSİZ YAZIŞMALAR,KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ
OKUMAK
NEDEN
BİLGİ PATLAMASI
BİLGİSAYARA FAZLA DÜŞKÜN OLMAK
ELEMEMEK
ÇÖZÜM
SEÇEREK OKUYUN
HIZLI OKUMA TEKNİĞİNİZİ GELİŞTİRİN
BİLGİSAYARDAN ALDIĞINIZ BİLGİLERİ SEÇİN
OKUMA İŞLERİNİZİ ASTLARINIZA HAVALE EDİN
TOPLANTI
DÜZENLEMEK
İÇİN
Toplantı
sayısı ve
katılımcıları
belirlemek
HAKKINDA DÜŞÜNÜN
UYGULAYIN
Toplantı sayısını sınırlı
tutmak
Toplantının amacını
sorgulayın
Göz önünde
bulundurulabilecek diğer
yollar neler olabilir?
Doğru zamana
yayılmış,
periyodik ve
düzenli
toplantılar yapın
Katılımcı Sayısını
Sınırlandırma
Kimlerin toplantıya
katılması faydalı olabilir
Benim yerime
toplantıya kim katılabilir?
15-20 kişilik
büyük
toplantılar
yerine 3-4
kişilik daha sık
yapılan
toplantıları
tercih edin
İÇİN
KISA VE
ETKİLİ
TOPLANTILAR
DÜZENLEMEK
HAKKINDA DÜŞÜNÜN
UYGULAYIN
En uygun zamanı seçmek
Tarih, saat, süre (90
dakikayı geçmemeli)
Toplantı gündem ve hedefini
belirleme
Toplantı programını oluşturma
(Konu, ayrılan süre, konuşma
sırası)
Katılımcı listesini
oluşturun
Yazılı bir animasyon
taslağı oluşturun
3-4 kilit noktanın irdelenmesi
için toplantı akışında araya
girme
Asetatlar yada yazı
tahtası için planlar ve
şemalar hazırlayın
Öngörülmesi gerekenler
-İtirazlar
-Çalışma metotları
-Oyunun kuralları
Karşıt görüşlerin bir
listesini yapın
Toplantının başında
animatör ve raportörü
belirleyin
İÇİN
HAKKINDA DÜŞÜNÜN
UYGULAYIN
Ulaşılabilir ve uygun bir
toplantı odası belirleme
Toplantı tarih, yer
ve süresini belirten
bilgilendirici bir yazı
sirküler edin
Toplantı odasının
düzenlenmesi için bir kişiyi
görevlendirin
Toplantıda
kullanılacak
ekipmanları kontrol
edin
KISA VE
ETKİLİ
TOPLANTILAR
DÜZENLEMEK
Katılımcıların
listesini elinizde
bulundurun
İÇİN
TOPLANTIDA
ETKİLİ
ANİMASYON
YAPMAK
HAKKINDA DÜŞÜNÜN
•Geç kalanlar olsa da toplantıya
zamanında başlama
•Toplantıyı zamanında bitirme
•Toplantı gündemini ve kuralları
anlatma
•Gündemi takip etme
•Gündem dışı konulara engel
olma
•Katılımcıların zaman kurallarına
uymasını sağlama
•Önemli noktaların ve alınan
kararların özetlenmesi
UYGULAYIN
Yazı tahtasına
ek gündem
maddelerini not
edin
İletilecek
bilgileri listeleyin
Aydınlatma
için soru sorun
İÇİN
HAKKINDA DÜŞÜNÜN
•Toplantı notlarını
kaleme alma
TOPLANTI
SONRASINDA
BİLGİLENDİRM •Toplantı özetinin
E
iletilmesi için bir tarih
belirleme
UYGULAYIN
Alınan kararları
sıralayın
İletilecek
bilgileri listeleyin
Uygulanması
gerekenleri
listeleyin
• Başkalarından önce kendimizi
yönetmeliyiz.
• Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün
püf noktasıdır.
• Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar
kazanmak ve bunları uygulamaktır.
• Hepimizin
haftada 168 saati var,
siz bu saatleri nasıl
değerlendiriyorsunuz?
• Zamanın yetmediğini, işimizin çok
olduğunu söyler yakınıp dururuz.
• Eğer her gün fazladan iki saat verilse,
ne yaparız?
ZAMANI İYİ KULLANMANIN ÜÇ YOLU
1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri
bırakmak.
2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan
daha bulmak.
Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize
Kazandıracakları
•
•
•
•
•
Kariyer planlaması
Okumak
İletişim
Dinlenme
Düşünme
Öncelikle olağan bir günümüzü not
etmeliyiz.
• En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi
kaydedin. Detaylı olsun.
• Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın.
Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.
• Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler
her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin?
Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?
• Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve
yorumunuzu da ekleyin.
En İyi Zaman
• Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
• Günün en iyi ve en verimli zamanını
tespit etmeliyiz.
%100
En iyi zaman
0
8:00
Öğle
17:00
ÜÇ ZAMAN TESTİ
Gereklilik Testi
Uygunluk Testi
Etkinlik Testi
Öncelik Sırasına Koymak
• Kesinlikle yapılmalı
• Yapılmalı
• Yapılması iyi olur
Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:
• Karar
• Görecelik
• Zamanlama
1. Sorumlulukları,
öncelikleri ve
amaçları belirleyin.
2. Gereksiz yere
uygun olmayan
faaliyetleri eleyin.
Zirve
enerji zamanınızı
optimum kullanın.
Mümkün
olduğunca
dağıtım
yapın.
3. Haftalık ve günlük
zamanı kullanmanızı
planlayın ve
programlayın.
Beklenmedik
olaylar için
boşluk bırakın.
Engellerin çoğunu
mümkün olduğunca
eleyin veya azaltın.
Kendimizi Değerlendirelim
•
•
•
•
•
•
Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum
Günlük çalışmamı buna göre ayarladım
Telefon görüşmeleri
Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım
Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım
Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım
• Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri
ortadan kaldırdım.
• Etkinliği artırmak için yollar aradım.
• Her hafta neler başarmak istediğimi
planladım.
• Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.
• Ani işler için zaman bıraktım.
• Her işi yapamayacağımı ve en iyi
alternatifleri seçmem gerektiğini
farkettim.
Plânlama
Zaman Çerçevem
Uzun Vadeli Hedefler
Kısa Vadeli Hedefler
Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye
1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin
ve öncelik sırasına dizin.
2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre
hazırlayın.
3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle
yaklaşın.
4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl
değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve
uygulayın.
• Zaman Tasarrufu Sağlayan
Elektronik Araçlardan Ne
Kadar Yararlanıyoruz?
Planlama Kısıtlı Zamanın
Stresinden Kurtulmanın
Anahtarıdır.
En Yükseğe Erişmek İsterseniz,
En Aşağıdan Başlayın.
P. CYRUS
Bize Bağlı
Bu akşam da gönlümüzce bitmediyse gün,
Demek tümü bizim omuzlarımızda yükün
Gelin buna bir çare bulalım
Bunca olduğumuz gayri yetmiyor
Yarın daha iyi adam olalım
Yarın daha sağlam daha akıllı
Yarın daha sevdalı daha haklı
Günün bize bağlı olduğunu bilelim.
Melih Cevdet Anday