Transcript บทที่ 5 การบริหารเวลาโครงการ

บทที่ 5
การบริหารเวลาโครงการ
(Project Time Management)
การบริหารเวลาโครงการ
• เป็ นกระบวนการที่ถกู สร้ างขึ ้นมา โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อให้ มนั่ ใจว่า
โครงการจะแล้ วเสร็จในเวลาที่เหมาะสม
ขั้นตอนการบริ หารเวลาโครงการ
1. การกาหนดกิจกรรม (Activity definition)
2. การจัดลาดับกิจกรรม (Activity sequencing)
3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity duration
estimating)
4. การจัดทาตารางเวลา (Schedule development)
5. การควบคุมตารางเวลา (Schedule control)
1. การกาหนดกิจกรรม (Activity Definition)
• คือ การระบุกิจกรรมที่สมาชิกทีมงานโครงการและบุคคลที่เกี่ยวข้ อง
จะต้ องกระทาอย่างเฉพาะเจาะจงลงไป เพื่อผลิตชิ ้นงานของโครงการ
กิจกรรม (Activity หรื อ Task)
• (Activity หรื อ Task) คือ ส่วนของงานที่มีลกั ษณะย่อยจน
สามารถเข้ าใจและเห็นภาพได้ อย่างชัดเจนว่าจะต้ องดาเนินการอย่างไร
บ้ าง
• โดยทัว่ ไป กิจกรรมเหล่านี ้จะปรากฏอยูใ่ นโครงสร้ างกิจกรรมย่อย
(WBS) และถูกกาหนดรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลา ต้ นทุน และ
ทรัพยากรที่คาดว่าจะต้ องใช้
1. การกาหนดกิจกรรม (Activity Definition) (ต่ อ)
• ผลผลิตที่ได้ รับจากขัน้ ตอนการกาหนดกิจกรรมนี ้ก็คือ
– รายละเอียดข้ อมูลสาคัญๆ เพิ่มเติมที่เป็ นลายลักษณ์อกั ษรเกี่ยวกับ
สินค้ าหรื อบริการที่โครงการจะผลิตขึ ้น
– ข้ อสมมติฐานและข้ อจากัดของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม
1. การกาหนดกิจกรรม (Activity Definition) (ต่ อ)
• การกาหนดกิจกรรม ควรจะได้ รับความร่วมมือจากทังสมาชิ
้
กทีมงานและบุคคลที่
เกี่ยวข้ องกับโครงการ เพื่อให้ ได้ ตารางเวลาโครงการที่มีรายละเอียดครบถ้ วน ทัง้
จานวนกิจกรรมทังหมดที
้
่จาเป็ นต้ องมีในโครงการ ระยะเวลา ต้ นทุนและทรัพยากร
ที่จาเป็ นต้ องใช้
2. การจัดลาดับกิจกรรม (Activity Sequencing)
• เป็ นการระบุความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการไว้ อย่างเป็ นลาย
ลักษณ์อกั ษร
• กระบวนการจัดลาดับกิจกรรมนี ้ จะเริ่มจากการพิจารณากิจกรรมต่างๆ
ใน WBS จัดลาดับกิจกรรมจาก รายละเอียดคุณสมบัติของสินค้ าหรื อ
บริการที่จะผลิต ข้ อสมมติฐานที่เกี่ยวข้ อง และข้ อจากัด เพื่อกาหนด
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการ
• การประเมินถึงความสัมพันธ์ที่กาหนดขึ ้น และประเภทของ
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมเหล่านัน้
2. การจัดลาดับกิจกรรม (Activity Sequencing)
• ความสัมพันธ์ (Relationship) เป็ นการแสดงการจัดลาดับ
กิจกรรมของโครงการ เช่น การแสดงให้ เห็นว่า กิจกรรมใดควรมาก่อน
กิจกรรมใด กิจกรรมใดควรจะแล้ วเสร็จก่อนกิจกรรมถัดไปถึงจะเริ่มต้ น
ดาเนินการได้ หรื อกิจกรรมใดบ้ างที่สามารถกระทาไปได้ พร้ อมๆ กัน
เป็ นต้ น
• การกาหนดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมเหล่านี ้ จึงถือเป็ นเรื่ องที่
สาคัญและมีผลกระทบต่อการสร้ างและการบริหารตารางเวลาโครงการ
เป็ นอย่างมาก ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมในโครงการโดยทัว่ ไปมีอยู่
3 ประเภท หลักๆ คือ
ความสั มพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม
1. ความสัมพันธ์ ท่ จี าเป็ นต้ องมี (Mandatory
relationship) เป็ นความสัมพันธ์โดยธรรมชาติ ที่ถือเป็ นส่วน
หนึง่ ของการดาเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้ องในโครงการและไม่สามารถขาด
ได้ ยกตัวอย่างเช่น การสร้ าง WBS จะกระทาก่อนการเก็บรวบรวม
ข้ อมูลความต้ องการของลูกค้ าไม่ได้ เป็ นต้ น
ความสั มพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม
2. ความสัมพันธ์ ท่ กี าหนดตามความเหมาะสม (Discretionary
relationship) เป็ นความสัมพันธ์ที่ถกู กาหนดขึ ้นโดยทีมงาน ตาม
ความเหมาะสมของแต่ละโครงการ ความสัมพันธ์ลกั ษณะนี ้จะต้ องถูก
กาหนดขึ ้นอย่างระมัดระวังเนื่องจากการกาหนดความสัมพันธ์ ดงั กล่าว
อาจมีผลกระทบต่อจานวนทางเลือกในการบริหารตารางเวลาในภายหลัง
ได้
ยกตัวอย่าง เช่น การเริ่มต้ นออกแบบระบบสารสนเทศในโครงการ จะ
กระทาได้ ตอ่ เมื่อผู้จดั การโครงการได้ อนุมตั ิผลการวิเคราะห์ระบบ
สารสนเทศนันอย่
้ างเป็ นทางการเป็ นที่เรี ยบร้ อยแล้ ว เป็ นต้ น
ความสั มพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม
3. ความสัมพันธ์ กับสิ่งแวดล้ อมภายนอก (External
relationship) เป็ นความสัมพันธ์ที่เกิดขึ ้น ระหว่างกิจกรรมของ
โครงการกับกิจกรรมภายนอกโครงการ
ยกตัวอย่าง เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างการดาเนินการทาสัญญาโครงการ
กับการอนุมตั ิโครงการโดยประธานคณะกรรมการบริหารกิจการของลูกค้ า
หรื อผู้ใช้ เป็ นต้ น
ความสั มพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม
• กิจกรรมทังหมดของโครงการพร้
้
อมทังความสั
้
มพันธ์จะถูกนามาเขียน
เป็ นแผนผัง (Diagram) เพื่อให้ เห็นความสัมพันธ์ตามลาดับ
ก่อนหลังระหว่างกิจกรรมต่างๆ อย่างชัดเจน แผนผังแสดงความสัมพันธ์
ดังกล่าวที่เป็ นที่นิยมใช้ กนั อย่างแพร่หลายมากที่สดุ ในปั จจุบนั เรี ยกว่า
แผนผังเครื อข่าย (Network diagram)
แผนผังแสดงความสัมพันธ์
แผนผังเครื อข่าย
• โดยทัว่ ไป สามารถถูกสร้ างได้ 2 วิธี คือ
1. ตามหลักการของกิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-arrow
(AOA) หรื อ Arrow diagramming method (ADM))
2. ตามหลักการของกิจกรรมบนจุดเชื่อมต่อ (Activity-on-node
(AON) หรื อ Precedence diagramming method
(PDM))
หลักการของกิจกรรมบนลูกศร
(Activity-on-arrow (AOA)
• ลูกศร (Arrow) 1 ลูกศร จะเป็ นตัวแทนของกิจกรรมย่ อย 1
กิจกรรม ซึง่ ถูกเชื่อมต่อกันด้ วยจุดเชื่อมต่อ (Node) และลูกศรแต่ละ
ลูกศรยังช่วยแสดงความสัมพันธ์ตามลาดับก่อนหลังของกิจกรรมแต่ละ
กิจกรรมในโครงการ
หลักการของกิจกรรมบนลูกศร
(Activity-on-arrow (AOA)
• ในแผนผังเครื อข่ายแบบ AOA นัน้ บางครัง้ จาเป็ นต้ องใช้ กิจกรรมสมมุติหรื อ
กิจกรรมจาลอง (Dummy activity) ซึง่ เป็ นกิจกรรมที่เพียงแต่สมมุติขึ ้นมาโดย
ไม่มีตวั ตนที่แท้ จริ ง ด้ วยเหตุผลเพียงอย่างเดียว คือ เพื่อขจัดปั ญหาการเขียนแผนผัง
เครื อข่ายแบบ AOA
• ในกรณีที่ไม่สามารถเขียนแผนผังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่อได้ ใน
บางครัง้ ดังนัน้ กิจกรรมสมมุติจะไม่มีระยะเวลาในการทากิจกรรม (Duration =
0) และไม่ใช้ ทรัพยากรใดๆ ทังสิ
้ ้น (Resources = 0) นอกจากนัน้ เพื่อไม่ให้ เกิด
ความสับสนระหว่างกิจกรรมปกติกบั กิจกรรมสมมุติ กิจกรรมสมมุติจะถูกแสดงด้ วย
สัญลักษณ์ลกู ศรที่เป็ นเส้ นประ
• ยกตัวอย่าง เช่น จากรูปถ้ าสมมุติวา่ กิจกรรม B จะต้ องมาก่อนกิจกรรม D ด้ วย เรา
สามารถลากลูกศรเส้ นประเพื่อแทนกิจกรรมสมมุติขึ ้นระหว่าง Node #3 และ
Node #2 เพื่อแสดงความสัมพันธ์ดงั กล่าวได้
หลักการของกิจกรรมบนจุดเชื่อมต่ อ
(Activity-on-node (AON)
• นิยมใช้ กนั มากกว่าแผนผังเครื อข่ายแบบ AOA โดยกล่องหรื อวงกลม
จะเป็ นตัวแทนของกิจกรรม
(Activity-on-node (AON)
(Activity-on-node (AON)
1) โปรแกรมสาเร็จรูปที่ใช้ สาหรับการบริหารจัดการโครงการ ส่วนใหญ่ใช้
หลักการของแผนผังเครื อข่ายแบบ AON
2) แผนผังเครื อข่ายแบบ AON ตัดปั ญหาการใช้ กิจกรรมสมมุติ (Dummy
activity) หรื อพูดอีกแง่หนึง่ ก็คือ หลักการของแผนผังเครื อข่ายแบบ
AON ไม่มีความจาเป็ นต้ องใช้ กิจกรรมสมมุติ
3) แผนผังเครื อข่ายแบบ AON สามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมได้
ในหลากหลายรูปแบบ ขณะที่แผนผังเครื อข่ายแบบ AOA สามารถแสดง
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมได้ ในรูปแบบเดียว คือ แบบ Finish-tostart ซึง่ โดยทัว่ ไป
แสดงตารางเปรี ยบเทียบการเขียนแผนผังเครื อข่าย
กิจกรรมบนลูกศร (Activityon-arrow (AOA) และ
กิจกรรมบนจุดเชื่อมต่อ
(Activity-on-node
(AON)
แผนผังเครื อข่าย
• กิจกรรมทุกกิจกรรมบนแผนผังเครื อข่ายเป็ นกิจกรรมที่จาเป็ นต้ องทา
เพื่อให้ โครงการทังโครงการแล้
้
วเสร็จ
• กิจกรรมย่อยบางกิจกรรมที่ถกู กาหนดไว้ ใน WBS อาจไม่จาเป็ นต้ อง
ปรากฏอยูบ่ นแผนผังเครื อข่าย เนื่องจากเป็ นกิจกรรมที่มีขนาดเล็ก
เกินไปโดยเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่
• ในกรณีที่ต้องการจะแสดงกิจกรรมย่อยๆ บนแผนผังเครื อข่ายของ
โครงการขนาดใหญ่ ทีมงานโครงการอาจจัดทาแผนผังเครื อข่ายย่อย
เพื่อประกอบแผนผังเครื อข่ายใหญ่
3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม
(Activity Duration Estimating)
• เป็ นการประมาณการช่วงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรมของ
โครงการ ที่ทีมงานโครงการจาเป็ นต้ องใช้ เพื่อดาเนินกิจกรรมนันๆ
้ ให้
แล้ วเสร็จ
• จาเป็ นต้ องคานึงถึงในการประมาณการช่วงระยะเวลาของกิจกรรม ก็คือ
ค่ าของช่ วงระยะเวลาดังกล่าว ซึง่ จะเป็ นผลรวมของระยะเวลาที่ใช้ ใน
การดาเนินกิจกรรมนันๆ
้ จริงและระยะเวลาที่จาเป็ นต้ องสูญเสียไปใน
ระหว่างที่ดาเนินกิจกรรมนันอยู
้ ่
3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม
(Activity Duration Estimating)
• ยกตัวอย่างเช่น ช่วงระยะเวลาในการเขียนโปรแกรม (Coding) ใน
โครงการสร้ าง Web site สาหรับการประกอบธุรกิจ Online ของ
กิจการหนึง่ จาเป็ นที่จะต้ องคานึงถึงทังระยะเวลาที
้
่จะต้ องใช้ ในการเขียน
โปรแกรมจริ งๆ และระยะเวลาในการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Code และ
ระยะเวลาที่จะต้ องสูญเสียไปในการแก้ Code ที่ผิดพลาดเข้ าไปรวมอยู่
ด้ วย เป็ นต้ น
• ถึงแม้ วา่ บุคคลที่เกี่ยวข้ องกับโครงการทุกๆ ฝ่ าย จะมีบทบาทในการประมาณ
การระยะเวลากิจกรรม แต่บคุ คลที่มีบทบาทและมีอิทธิพลมากที่สดุ ในการ
ประมาณการ คือ บุคคลที่จะเป็ นผู้รับผิดชอบและดาเนินกิจกรรมนันๆ
้
• การปรับปรุงแก้ ไขช่วงระยะเวลาจะต้ องเกิดขึ ้นทุกครัง้ หลังจากที่ขอบเขตงาน
โครงการได้ ถกู ปรับเปลี่ยนไป
3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม
(Activity Duration Estimating)
• ควรศึกษาโครงการในอดีตที่มีลกั ษณะคล้ ายคลึงกัน และขอคาแนะนา
จากผู้ที่มีประสบการณ์ความชานาญในโครงการประเภทเดียวกัน
• การพิจารณาและคานึงถึงปั จจัยหลักที่มีผลกระทบต่อโครงการ และ
ความถูกต้ องเที่ยงตรงแม่นยาของระยะเวลาอย่างสม่าเสมอตลอดช่วง
ระยะเวลาของโครงการ จะทาให้ ตารางเวลาโครงการสามารถสะท้ อนให้
เห็นความเป็ นจริง และปั ญหาที่กาลังเกิดขึ ้นหรื ออาจจะเกิดขึ ้นได้ ใน
อนาคตอย่างถูกต้ องแม่นยาและทันท่วงทีมากขึ ้น
4.การจัดทาตารางเวลา
(Schedule Development)
• การจัดทาตารางเวลา (Schedule development) จะเริ่ มจากการ
วิเคราะห์ลาดับก่อนหลังของกิจกรรมไปพร้ อมๆ กับระยะเวลาที่ประมาณการ
ไว้ และทรัพยากรที่คาดว่าจะต้ องใช้ ของแต่ละกิจกรรม แล้ วนาข้ อมูลที่
วิเคราะห์ได้ ทงหมดมาใช้
ั้
สร้ างตารางเวลาสาหรับโครงการอีกทีหนึง่
• อาศัยผลลัพธ์ที่ได้ จากขันตอนทุ
้
กขันตอนในการบริ
้
หารเวลาโครงการก่อน
หน้ า มาประกอบการพิจารณาด้ วย
• หลังจากการดาเนินการในขันตอนนี
้
้ ทีมงานโครงการจะได้ รับตารางเวลา
โครงการที่ใกล้ เคียงความเป็ นจริ งและแสดงอย่างชัดเจนถึงวันเริ่ มต้ นและวัน
สิ ้นสุดของโครงการ เพื่อที่จะนาไปใช้ ในการตรวจสอบความก้ าวหน้ าของ
โครงการตามระยะเวลาที่ได้ กาหนดเอาไว้
4.การจัดทาตารางเวลา
(Schedule Development)
• การใช้ Gantt chart ซึง่ ถือเป็ นเครื่ องมือขันพื
้ ้นฐานในการจัดทาและ
แสดงข้ อมูลเกี่ยวกับตารางเวลาโครงการอย่างง่ายและรวดเร็ ว โดยไม่ต้อง
เสียเวลาในการพิจารณาและวิเคราะห์ความสัมพันธ์ตามลาดับก่อนหลังของ
กิจกรรมในโครงการ
• การวิเคราะห์ ด้วย Critical path method (CPM) เป็ น
เครื่ องมือที่ถกู นามาใช้ ในการสร้ างและควบคุมตารางเวลาโครงการได้ อย่างมี
ประสิทธิภาพ
• การวิเคราะห์ ด้วย Program evaluation and review
technique (PERT) เป็ นเทคนิคในการประเมินความเสี่ยงของ
ตารางเวลาโครงการ ซึง่ มักจะถูกนามาใช้ เมื่อโครงการนันๆ
้ จาเป็ นต้ องใช้
เงินทุนสูงและมีความเสี่ยงสูง
Gantt Chart
Gantt Chart
– สี่เหลี่ยมขนมเปี ยกปูนสีดา (Black diamond) เป็ นสัญลักษณ์แทน
เหตุการณ์สาคัญของโครงการ (Milestone) ที่มีระยะเวลาเป็ น 0 หน่วย
– แถบทึบสีดาที่มีลกู ศรอยูท่ ี่หวั และท้ ายของแถบ เป็ นสัญลักษณ์แทนกิจกรรม
หลัก (Summary task)
– แถบบางสีเทา เป็ นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม
– ลูกศรที่เชื่อมสัญลักษณ์ตา่ งๆ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม
Gantt chart
• ปั จจุบนั เราสามารถใช้ ประโยชน์ของ ในรูปแบบพิเศษเพื่อช่วยประเมินความก้ าวหน้ าของ
โครงการ โดยการเปรี ยบเทียบข้ อมูลด้ านเวลาที่เกิดขึ ้นจริ งกับที่ได้ วางแผนเอาไว้ ซึง่ จะ
ปรากฏอยูบ่ น Gantt chart ที่สามารถตามรอยได้ หรื อเรี ยกว่า Tracking Gantt
chart
– แถบบางสีเทาเป็ นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมที่ได้ กาหนดไว้ ตามแผน เรี ยกว่า
Baseline และสัมพันธ์กบั วันที่ในการทากิจกรรมที่กาหนดไว้ ตามแผน เรี ยกว่า Baseline
date
– แถบทึบสีดาด้ านล่างที่อยู่ติดกับแถบบางสีเทาแต่ละแถบเป็ นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของแต่
ละกิจกรรม ทีไ่ ด้ ใช้ ไปจริ ง
– สี่เหลี่ยมขนมเปี ยกปูนสีขาว (White diamond) เป็ นสัญลักษณ์แทนกิจกรรมสาคัญของ
โครงการที่แล้ วเสร็จช้ ากว่าเวลาที่ได้ กาหนดไว้ ตามแผน (หรื อถือเป็ น Slipped milestone)
– นอกจากนัน้ ค่าเปอร์ เซ็นต์ที่ปรากฏอยู่ทางด้ านขวามือของแถบต่างๆ แสดงค่าร้ อยละที่กิจกรรม
ต่างๆ แล้ วเสร็จ
Tracking Gantt chart
Program Evaluation and Review Technique
(PERT) และ Critical Path Method (CPM)
• สามารถแสดงความสัมพันธ์ก่อนหลังของกิจกรรมในโครงการได้ ความ
แตกต่างที่สาคัญระหว่าง PERT และ CPM คือ เทคนิค PERT ใช้
ค่าเวลาประมาณการ 3 ค่าต่อกิจกรรมหนึง่ กิจกรรม เพื่อคานวณค่า
คาดการณ์ (Expected value) และส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน
(Standard deviation) ของกิจกรรม ขณะที่เทคนิค CPM
ทางานบนข้ อสมมุตฐิ านที่วา่ เวลาในการทากิจกรรมใดกิจกรรมหนึง่ เป็ น
ค่าที่เป็ นที่ร้ ูกนั บนพื ้นฐานของความแน่นอนไม่มีความเสีย่ ง จึงสามารถ
กาหนดค่าเวลาได้ เป็ นเพียงค่าเดียวต่อกิจกรรมหนึง่ กิจกรรม
Program Evaluation and Review Technique
(PERT) และ Critical Path Method (CPM)
• กาหนดโครงการและสร้ าง WBS
• สร้ างความสัมพันธ์ตามลาดับก่อนหลังระหว่างกิจกรรม
• เขียนแผนผังเครื อข่ายที่เชื่อมต่อกิจกรรมเข้ าด้ วยกันตามความสัมพันธ์ที่ระบุ
ไว้
• กาหนดเวลาและ/หรื อต้ นทุนโดยประมาณให้ กบั แต่ละกิจกรรม
• คานวณเส้ นทางที่ใช้ เวลานานที่สดุ หรื อเส้ นทางวิกฤต (Critical path)
ของแผนผังเครื อข่าย
• นาแผนผังเครื อข่ายที่สร้ างขึ ้นไปใช้ ในการวางแผน การจัดทาตารางเวลา การ
ตรวจสอบ และการควบคุมโครงการ
5. การควบคุมตารางเวลา (Schedule Control)
• คือ การควบคุมและบริ หารจัดการการเปลี่ยนแปลงของตารางเวลาอันอาจจะ
เกิดขึ ้นได้ ในระหว่างการดาเนินโครงการ
• เน้ นให้ สมาชิกทีมงานโครงการเล็งเห็นความสาคัญของการมีระเบียบวินยั ใน
การปฏิบตั งิ านให้ ได้ และสามารถดาเนินงานแล้ วเสร็ จตามตารางเวลาของ
โครงการที่ได้ กาหนดไว้
• คานึงถึงหลักการที่ถกู ต้ องในการบริ หารจัดการทรัพยากรมนุษย์ควบคูไ่ ปกับ
การจัดทาตารางเวลาที่เหมาะสม และการบริ หารจัดการโครงการอย่างมี
ประสิทธิภาพ “โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวลงเนื่องจากปั ญหาเกี่ยวกับคน
ไม่ใช่เพราะความผิดพลาดจากการสร้ างแผนผัง PERT ที่ไม่ดี”
คำถำมท้ ำยบท
• จงอธิ บายถึงความสาคัญของตารางเวลาโครงการและการบริ หารเวลา
โครงการทีด่ ี
• ขัน้ ตอนการบริ หารเวลาโครงการมีอะไรบ้าง
• แผนผังเครื อข่ายมีประโยชน์อย่างไร
• การควบคุมเวลาตารางเวลา ควรควบคุมส่วนใดมากทีส่ ดุ เพราะเหตุใด
• การประมาณการระยะเวลากิ จกรรมควรทาอย่างไร จงอธิ บาย