Zaman ve Toplantı Yönetimi Konferans

Transcript Zaman ve Toplantı Yönetimi Konferans

www.mpm.org.tr

MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ

“Türkiye’nin Verimlilik Merkezi” ÜLKE EKONOMİSİNİN VERİMLİLİK İLKELERİNE UYGUN OLARAK GELİŞMESİNİ SAĞLAMAK, İŞÇİ, İŞVEREN VE HÜKÜMET KESİMLERİNE EĞİTİM DESTEĞİ SAĞLAMAK VE VERİMLİLİĞİ ARTIRICI TAVSİYELERDE BULUNMAK, VERİMLİLİĞİ ARTIRICI YÖNTEM VE TEKNİKLERDEKİ GELİŞMELERİ İZLEMEK AMACIYLA; 17 NİSAN 1965 TARİHİNDE, 580 SAYILI YASA İLE KURULMUŞ BİR KAMU KURUMUDUR.

www.mpm.org.tr

Yasa ile Belirlenmiş Görevler

Yurt ekonomisinin verimlilik ilkelerine uygun olarak gelişmesine yardımcı olacak önlemleri araştırmak Ulusal düzeyde verimlilik ölçme – izleme çalışmaları yapmak Kamu ve özel kesim işyerlerinde verimliliği artırıcı yöntemlerin uygulanmasını izleyip tavsiyelerde bulunmak Verimlilikle ilgili teknik yardımlar sağlamak, eğitim ve danışmanlık çalışmaları yapmak www.mpm.org.tr

Verimlilikle ilgili bilgi ve metotları yaymak

MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ

“Türkiye’nin Verimlilik Merkezi”

www.mpm.org.tr

MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ

“Türkiye’nin Verimlilik Merkezi”

Ana Faaliyet Alanları

Eğitim ve Danışmanlık Araştırma ve Ölçme İzleme Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Uluslararası İlişkiler www.mpm.org.tr

TEMEL UZMANLIK ALANI / KONULARIM

• Zaman Yönetimi (Eğitim ve Konferans) • Toplantı Yönetimi (Eğitim ve Konferans) • Öğrencilere yönelik zaman yönetimi Programı (Eğitim, Konferans) • Protokol Kuralları (Eğitim ve Konferans) • Eğitim İhtiyaç Analizi (Danışmanlık) www.mpm.org.tr

REFERANSLARIM Eğitim • T.C. Cumhurbaşkanlığı • 50 İlin Valilikleri, Askeri Birlikleri, İl Müdürlükleri, • Atom Enerjisi Kurumu • AFS Boru Sanayi A.Ş • BEDAŞ (Boğaziçi Elektrik A.Ş) • Çimento Endüstrisi İşverenleri Sendikası • Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü • Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü www.mpm.org.tr

REFERANSLARIM Eğitim • Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü • Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü • Ege Bölgesi Sanayi Odası • EMAS AŞ. • Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü • İzmir Büyükşehir Belediyesi • Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü • MİTAGED (Mahalli İdareler Teknoloji Geliştirme Derneği) www.mpm.org.tr

REFERANSLARIM Eğitim • Pamukkale Üniversitesi • Safranbolu Belediyesi • Tarım Bakanlığı • Tarsus Ticaret ve Sanayi Odası • Teşkilatlandırma Genel Müdürlüğü • Trabzon Ticaret ve Sanayi Odası • Türkiye Çimento Müstahsilleri • YÜNSA • Zonguldak Ticaret ve Sanayi Odası www.mpm.org.tr

REFERANSLARIM Konferans • Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi • Atılım Üniversitesi • Başkent Elektrik • Bilkent Üniversitesi Verimlilik Topluluğu • Çankaya Üniversitesi İİBF • Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu www.mpm.org.tr

REFERANSLARIM Konferans • Gelişim Platformu • Keçiören Göğüs Hastalıkları Hastanesi • ODTÜ • Saray Rehabilitasyon Merkezi • TOBB –ETÜ • Ulaştırma Bakanlığı www.mpm.org.tr

ARAŞTIRMA VE DANIŞMANLIK ÇALIŞMALARIM • Eğitim ihtiyaç analizi çalışmaları • Zaman yönetimi programının etkinliğinin değerlendirilmesi projesi (2008, proje TÜBİTAK tarafından desteklenmiş olup, Avrupa Birliği Projesi’ne dönüştürülmesi konusunda çalışmalar yapılmaktadır • Hizmet içi eğitimde verimliliğin ölçülmesi araştırma çalışması, • Norm Kadro Danışmanlık Çalışması www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

ZAMAN VE TOPLANTI YÖNET

M

Asuman U

UR 2011

Sunum İçeriği

Zaman Yönetimine İlişkin Kavramlar Zaman Yönetimi Biyolojik Ritm İlişkisi Zaman Yönetimi ve Davranış Biçimleri Amaç ve hedef belirleme Zaman yönetimi için yapılması gerekenler Önceliklerini belirleme Plan yapma Acil durum değerlendirmesi Kişisel nedenler Zaman yönetimini engelleyen nedenler Örgütsel nedenler Dışarıdan kaynaklanan nedenler Teknolojik nedenler Toplantılar Verimli Bir Toplantının Yapılandırılması Toplantıda Oynanan Roller

Başarılı bir zaman yönetimi uygulaması için tek bir araç gerekli ve yeterlidir !

SİZ !

ZAMAN BİYOLOJİK RİTM İLİŞKİSİ

www.mpm.org.tr

A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ

TİP A

•

Ben merkezci

•

Telaşlı

•

Mükemmelliyetçi

•

Aceleci

•

Detaycı

•

Rekabetçi

•

İşini ciddiye alır

•

Agresif

•

Saldırgan

•

Hırslı yapı

• •

Daha az rekabetçi

•

Sabırlı

•

Yumuşak başlı

•

İyi dinleyici Kolay sinirlenmez

•

ve tedirgin olmaz

•

Agresif değil TİP B

www.mpm.org.tr

A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ

TİP A

•

Ben merkezci

•

Telaşlı

•

Mükemmelliyetçi

•

Aceleci

•

Detaycı

•

Rekabetçi

•

İşini ciddiye alır

•

Agresif

•

Saldırgan

•

Hırslı yapı TİPC

•

Detaycı

•

Mükemmelliyetçi

•

İşlerini ciddiye alır

•

Kurallara uyarlar

•

Sabırlı

•

İnsanları mutlu etme çabası

•

Agresif değil

•

Hislerini çok dışa vurmazlar

• •

Daha az rekabetçi

•

Sabırlı

•

Yumuşak başlı

•

İyi dinleyici Kolay sinirlenmez

•

ve tedirgin olmaz

•

Agresif değil TİP B

www.mpm.org.tr

ZAMAN KULLANIMI VE DAVRANIŞ BİÇİMLERİ

A TİPİ DAVRANIŞ BİÇİMİ B TİPİ DAVRANIŞ BİÇİMİ C TİPİ DAVRANIŞ BİÇİMİ

www.mpm.org.tr

ZAMAN VE STRES İLİŞKİSİ

ZAMAN BASKISI ZAMAN BASKISI ZAMAN BASKISI

STRES

www.mpm.org.tr

STRESLE MÜCADELEYİ ZORLAŞTIRAN ve KOLAYLAŞTIRAN FAKTÖRLER Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler Kendilerini her konuda suçlayanlar Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar Ben merkezciler İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar Gelecekten beklentisi olanlar Çevresi ile ilişki kuramayanlar Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler www.mpm.org.tr

ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN İşleri ertelememek, bir an önce yapmak Mükemmellik peşinde koşmamak Akşam geç vakitlere kadar çalışmamak, zamanı iyi planlamak Hedefleri, öncelikleri ve işle ilgili görevleri gerçekçi belirlemek. İşe yoğunlaşmışken, bu durumu önemsiz şeylerle kesintiye uğratmamak www.mpm.org.tr

ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN Esnek olmayan plan ve programlar yapmamak İş bitirme tarihlerini gerçekçi olarak belirlemek Gerektiğinde “HAYIR” diyebilmek Aşırı iş yükünden kaçınmak, zamanında yetiştiremeyecek işleri yüklenmemek, Yerine getirilemeyecek sözler vermemek Kendine her gün 10 dakika ayırmak www.mpm.org.tr

ZAMANI NASIL HARCIYORUZ

?

FAALİYET SÜRE (GÜN) HAFTA

Uyku Yemek Giyinme Ulaşım Kişisel Bakım İş Telefon Arkadaş Hobi Televizyon İnternet Aile Diğer Toplam 24 Saat 168 Saat

ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN

Amaç ve hedeflerin belirgin olması Önceliklerin belirlenmiş olması Planlama yapılması Acil durum değerlendirilmesi www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

NE NEDİR AMAÇ NEDEN 27

www.mpm.org.tr

Belirli Ulaşılabilir

HEDEF

Ölçülebilir Sonuca yönelik Zamanlı 28

ÖNCELİK

HEDEFE ULAŞMAK İÇİN EN ÖNEMLİ VE EN ÖNCE YAPILMASI GEREKEN “FAALİYET” DİR.

ÖNCELİK BELİRLEMEK Önemli olanı belirleyip önce onu gerçekleştirmektir.

www.mpm.org.tr

ANCAK ÇOĞUMUZ;

Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı Uzun sürecek olan yerine çabuk bitecek olanı Zor olan yerine kolay olanı Bilmediğimiz yerine bildiğimizi Karmaşık olan yerine rutin olanı Önemli olan yerine acil olanı Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini www.mpm.org.tr

ÖNEMLİLİK DEĞERLENDİRMESİ

Önem Derecesi Çok Önemli Amaç için Mutlaka yapılmalı Öncelik Derecesi 1. Öncelik Oldukça Önemli Yapılması gerekli Önemli Yapılması faydalı Önemsiz Yapılması gerekli değil 2. Öncelik 3. Öncelik Önceliği yok

ACİL DURUM DEĞERLENDİRMESİ VE KRİTERLERİ ZAMAN ÖNEMLİ DEĞİL HEMEN YAPILMASI GEREKLİ ACİL DEĞİL ÇOK ACİL ACİLİYETİ YOK ACİL ZAMAN OLDUĞUNDA YAPILMALI www.mpm.org.tr

KISA ZAMAN İÇİNDE YAPILMALI 32

Zaman Yönetimi Matrisi

Acil Acil değil

2 Kaynak : Stephen Covey 3 4 33

Zaman Yönetimi Matrisi

Acil Acil değil

1 • Krizler • Son Günü Gelen İşler • Müşteri Sorunları • Planlama • Hazırlanma • Stratejik İşler 2 Kaynak : Stephen Covey • Rutin İşler • Kesintiler • Çalan telefonlar • E-Posta • Randevusuz ziyaretçiler 3 • Gereksiz İşler • Gereksiz telefonlar • Zaman hırsızları • Fazla TV 4 34

ÖNCELİKLERİMİZ..

www.mpm.org.tr

PLAN YAPMIYORUZ?

Sıkılmak Önemini bilmemek

NEDEN

Amaç ve hedeflerin belirsizliği Günlük ve acil olaylara önem verme www.mpm.org.tr

PLAN YAPMANIN ÖNEMİ

PLAN • Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar • Kişiyi geleceğe yöneltir • Zaman kaybını önler • Kişiyi amacına yoğunlaştırır ve motive eder • Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşmayı sağlar • Önemli işlere öncelik vermeyi sağlar • Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakmayı sağlar • Kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. www.mpm.org.tr

PLAN YAPARKEN NELER YAPILMALI?

• Amaca uygun hedefleri saptamak • Mevcut durumun analizini yapmak • Olası gelişme ve değişimleri incelemek • Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak • Karar vermek ve uygulamak • Denetleme ve kontrol etmek www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

UZUN ORTA KISA PLAN 39

Saat GÜNLÜK PLAN ÖRNEĞİ Yapılacaklar Saat Toplantılar Saat Saat Telefon Kişisel Saat Yazışma

ZAMAN YÖNETİMİ TUZAKLARI

Kişilerden kaynaklanan tuzaklar Dışarıdan kaynaklanan tuzaklar Kurumlardan kaynaklanan tuzaklar Teknolojik tuzaklar 41 www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

KİŞİSEL TUZAKLAR

Öz disiplin yokluğu ve organize olamamak Masa düzeninin olmayışı Ertelemek Hayır diyememek Sürüncemede bırakma Kendim yapacağım tutkusu 42

ÖZ DİSİPLİN YOKLUĞU VE ORGANİZE OLAMAMAK www.mpm.org.tr

Haz duygusunu erteleyebilmeyi öğrenmek Nasıl olmak istediğimizi belirleyip belirlediğimiz bu modele uygun davranmayı ve düşünmeyi seçmek. 43

ERTELEME

www.mpm.org.tr

ERTELEMENİN NEDENLERİ

Planlamaya zaman ayırmamak Başarısızlık ve “Hata yapacağım” korkusu Alışkanlıklar Verilmesi güç kararlar İşe konsantre olamamak Hoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu www.mpm.org.tr

ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN

Hemen işe başlamak Ertelenebilecek işleri parçalara ayırmak Sıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmek İş bitiminde kendini ödüllendirmek Tarih saptamak www.mpm.org.tr

TAKINTILI ŞEKİLDE MÜKEMMELİYETÇİLER

www.mpm.org.tr

“KENDİM YAPACAĞIM” TUTKUSU

Yetki devri konusunda isteksiz A tipi davranış özellikleri Takıntılı şekilde mükemmeliyetçilik Astlarına güvensiz 48

www.mpm.org.tr

“HAYIR” DİYEMEMENİN NEDENLERİ

Sevilmeme korkusu Kendine güvensizlik Bencillik etme korkusu Yalnız kalma korkusu Kabul edilmemek Önemsenmeme korkusu 49

www.mpm.org.tr

Dinlemek “Hayır” demek “HAYIR” DEMENİN ADIMLARI Nedenlerini açıklamak Alternatifler sunmak 50

MASA DÜZENİ

Masa Düzeninin Olmayışı Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederler Üretkenlikleri azalır Dikkat dağınıklığı olur Sürekli gergin ve yorgun olurlar Diğer çalışanların gözünde imaj zedelenir Masa Düzeninin Kalıcı Olabilmesi İçin Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalı ABC sistemi uygulanmalı Üzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalı Etkili bir dosyalama sistemi kurulmalı Masanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli www.mpm.org.tr

Kurumsal Tuzaklar

Yetki ve görev devrinin olmayışı Karar verememek Verimsiz toplantılar Çalışma ortamının koşulları Kuralsız yazışmalar Hızlı okuma tekniklerinin olmayışı Öğle yemeği ve dinlenme aralarının uzaması Sekreterlerin verimsizliği İş gezileri 53 www.mpm.org.tr

Yönettiklerinizden fazla çalışıyorsanız

Yetki Devri

Eve iş götürüyorsanız Planlama ve gözetime az vakit ayırıyorsanız Ayrıntılarla çok fazla uğraşıyorsanız

Yetki devri gerekiyor

www.mpm.org.tr

Beraber çalıştıklarınızı geliştirmek için Karar verme yetkisinin en alt düzeyde kalması için Motivasyonu sağlamak için YETKİ DEVREDİN YETKİYİ DEVREDECEĞİNİZ KİŞİYİ BULUN VE EĞİTİN www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

SİZİN İŞİNİZ

SİZ YAPIN SİZ GÖZLEYİN YÖNLENDİRİN SADECE CEVAP VERİN KARIŞMAYIN SORU SORMASINA İZİN VERMEYİN

ONUN İŞİ

O SİZ YAPIN GÖZLESİN ELEŞTİRSİN O YAPSIN O YAPSIN SORU SORABİLİR O YAPSIN SORU SORMAZ 56

www.mpm.org.tr

İŞİ TAMAMIYLA ONA BIRAKIN AMA KONTROL EDİN

YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER Yetki veren açısından Kurumlar açısından Yetki verilen açısından

58 www.mpm.org.tr

Yetki Veren Açısından Engeller

Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak İşte ya da yetki devri konusunda deneyimsiz olmak Güvensizlik Astların yetkinliğinden çekinmek Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek “En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu Denetimi yitirme korkusu www.mpm.org.tr

Yetki Verilen Açısından Engeller

Karar vermek için gerekli bilginin ve otoritenin yetersizliği Risk almak istememek Kendine güvensizlik Deneyim yetersizliği Yetenekli olmamak Üstlere bağımlılık İlgi eksikliği

Kurumsal Engeller

www.mpm.org.tr

Görev tanımlarının belirli olmayışı İç iletişimde yetersizlik Kararların isabetsizliği Yönetsel başarısızlık Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı Yetki devrini engelleyen yasal nedenler Personel sayısının yetersizliği İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti Kriz yönetimi

Ters Yönde Yetki Devri

Haberiniz var mı ? Bir problemim var… Masanıza bıraktığım evrakı kontrol ettiniz mi ?

www.mpm.org.tr

Bu konuda bana fikir verebilir misiniz ?

Ters Yönde Yetki Devrinin Nedenleri

Astların kendine güveni olmayışı Bilgi yetersizliği Riskten kaçmak Eleştirilmekten korkmak Bağımsız karar verememek

www.mpm.org.tr

Çözüm Yolları

İyi planlama, (Yetki sınırlarını belirlemek) Sabır Gelişmeleri düzenli olarak tartışma Uzun vadeli bakma Yeniliklere açıklık Yöntem farklılıklarını kabullenme

YETKİ DEVRİ KURALLARI

•Ne yapılacak ?

•Kim yapacak ?

•Niçin yapılacak ? •Nasıl yapılacak ?

•Ne zamana kadar tamamlanacak ?

İçerik Kişi Amaç Detay Süre www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr

KARAR

Seçenekler kümesinden, en az bir amaç doğrultusunda ve bir ölçüte dayanarak en uygun, mümkün bir ya da birkaç seçeneği seçme sürecidir 65

KARAR VERME AŞAMALARI

Bilgi toplama ve ilk durum analizi Başkaları ile görüşme Hedeflerin tanınması Kararı deneme Uygun zamanı saptama Alternatiflerin analizi ve geliştirilmesi Verilerin arasında öncelik belirlemek www.mpm.org.tr

TOPLANTI

BELLİ SONUÇLARA ULAŞMAK İÇİN İKİ VEYA DAHA FAZLA İNSANIN ARASINDAKİ BİLGİ, GÖRÜŞ VE FİKİR ALIŞVERİŞİDİR.

www.mpm.org.tr

NEDEN TOPLANTI YAPIYORUZ

Sorun çözmek Karar almak Bilgiye ihtiyaç olduğunda Değişiklikleri duyurmak Görev vermek İkna etmek Çalışanların moralini yükseltmek İletişimi sağlamak 68

MOTİVASYON PİRAMİDİ

Kendini gerçekleştirme Saygı ihtiyacı Sevgi ve ait olma ihtiyacı Güvenlik ihtiyacı Yaşamsal ihtiyaçlar 69 69

TOPLANTIYA İHTİYAÇ DUYULAN DURUMLAR

Pek çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa Sinerjiye ihtiyaç duyuluyorsa Bir karar almak için “organizasyonu çalıştırmaya zaman” yoksa (acil durum) Hata yapma maliyeti ve riski yüksekse Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa Belirsizlik riski varsa Çok sayıda seçenek olup çok azı tespit edilebiliyorsa Motivasyon azalmışsa 72

TOPLANTI SAYISINI ARTIRAN ETKENLER

Proje merkezli çalışmalar Pazar ilişkileri Kaynak bulma faaliyetleri Kurumların kendi içindeki yoğun ilişkiler Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar Çapraz faaliyet gösteren ekipler 73

TOPLANTIYA İHTİYAÇ DUYULMAYAN DURUMLAR

• Verilerin yetersiz olduğu ve iyi hazırlık yapılmadığı durumlarda • Sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı biliniyorsa • Diğer bireyleri işin içine çekmek, konuyu bulanık hale getirecekse • Konu bire bir görüşmeyi ele alınmayı gerektiriyorsa • Mesele zaten karara bağlanmışsa • Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse • Sonuçta liderin dediği kabul edilecekse • Başka bir iletişim yöntemi (NOT, E-POSTA, TELEFON) daha yararlı olacaksa 74

KONGRE EĞİTİM VE BİLGİ PANEL

İŞLEVLERİNE GÖRE TOPLANTILAR

KARAR VERME SORUN ÇÖZME EMİR TOPLANTISI KURUL KALİTE ÇEMBERLERİ KONFERANS SEMPOZYUM KOMİSYON ODAK GRUP TOPLANTISI FORUM SEMİNER KOORDİNASYON BİLGİLENDİRME BRİFİNG

Zamanına Göre Toplantı Türleri

Toplantı Türü Günlük Yoklama Haftalık Taktik Aylık Strateji Dönem Değerlendirme Gerekli Süre 5-10 dakika 45-90 dakika 2-4 saat 1 2 gün Amaç ve Biçim Başarının Sırrı Günlük program ve faaliyetlerin paylaşılması İdari konuların dışına çıkmayın Haftalık çalışmaların irdelenmesi ve taktik engel ve sorunların çözülmesi Stratejik tartışmaları engelleyin Uzun vadede başarıyı etkileyecek kritik sorunların tartışılması, analiz edilmesi ve karara bağlanması

 

Bir ya da iki konuyu sınırlayın Hazırlık ve araştırma yapın



Sektördeki gelişmeler, kilit personel, ekip ve proje geliştirme gibi konuların gözden geçirilmesi



İş konularına odaklanın Aşırı bir yapı ve aşırı bir gündem oluşturmayın

VERİMLİ BİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI TOPLANTI ÖNCESİNDE Hazırlık Gündem Katılımcılar Maliyet Yer, araç, gereç Yerleşim düzeni Toplantı bildirimi TOPLANTI SIRASINDA Zamanlama Anlaşmazlıklara yaklaşım Katılımı sağlama Notalma TOPLANTI SONRASINDA Toplantı sonrası takip Eylem planı hazırlama

TOPLANTI ZAMANI, HARCANACAK YAPILMAK ZAMANIN İSTENEN İŞ İÇİN %20 ’SİNİ AŞMAMALIDIR 78

Toplantı Öncesi Hazırlık

• • • • • • Amaç belirlemek, Gündem oluşturma, Toplantıya kimler katılmalı, Toplantı maliyeti, Toplantı yeri ve araç gereçler, Yerleşim düzeni.

Toplantı Amacı

• Toplantı organizasyonunun hazırlık aşamasında bilinmesi gereken cevaplardan biri de niçin toplantı yapılacağıdır. • Uygulamanın başarısındaki en önemli faktör hedefi açık olarak belirmektedir. • Hedef gerçekçi, ulaşılabilir, teşvik edici ve ulaşmaya değer olmalıdır.

Toplantı Gündemi

• Amacı ve belli hedefleri gösterir, • Başlama ve bitiş saatini belirtir, • Kimin hangi konuyla ilgilendiğini gösterir, • Hazırlanma imkanı sağlar, • Toplantı sonuç odaklı olur.

AMAÇ HEDEFLER TOPLANTININ KONUSU KATILIMCILAR YER TARİH VE SAAT GÜNDEM MADDESİ AÇILIŞ KİM SÜRE

Katılımcılar

Katılımcılar Karar Toplantılarına

• Kilit noktadaki kişilerin, • Karar mekanizmasında aktif rol oynayanların ve uzman kişilerin katılımı sağlanmalıdır .

Bilgi Toplantılarına

• • Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ?

Kimden bilgi edinebilirim ?

•

Sorun Çözme Toplantılarına

Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır, 83

Katılımcılar

• • • • “ Sanki ben orada değildim” “Benimle hiç ilgisi yoktu” “Bu toplantıya ne gerek vardı?” “Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum” Şeklinde düşünüyorlarsa, toplantıya ilgisiz kişiler çağırılmış demektir.

Toplantı Maliyeti

• Maddi faktör, • Moral faktörü.

Maddi Faktör

• Yol, • Otel, • Yemek, • Harcırah masrafları, • Donanım ya da kiralama, • Kırtasiye, baskı, posta, • Harcanan emek, • Harcanan enerji.

Kurumdan Katılanlar İçin

Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi, toplantının işgücü maliyetidir.

Moral Faktörü

• Zaman kaybı, • Dikkati başka tarafa yoğunlaştırma, • İşlerin yavaşlaması, • Toplantı sırasında moral bozulması.

Yerleşim Düzeni Planlanırken

• Yerleşim düzeni toplantının türüne göre belirlenmeli ancak özellikle karar toplantılarında herkesin herkesi görebileceği şekilde olmalı, • Başkan konum olarak herkesle göz teması kurabilecek durumda olmalı, • Uzlaşmacı ve hoşgörülü insanlar, kavgaya eğilimli insanlarla yan yana oturtulmal ı, 88

Toplantı Zamanı

• Toplantı 90 dakikayı aşmamalıdır. Eğer bu vaktin aşılması zorunluysa, yemek ve çay-kahve molaları için kısa aralar verecek şekilde bir program yapılmalıdır. • Uzun süren toplantılarda, ara verildiğinde katılanların dinlenmesi, ihtiyaçlarının giderilmesi yolundaki ek olanakların teminini sağlamak önemlidir.

Gerekli Malzeme

• Tepegöz • Projeksiyon • Slayt gösterici • Flip chart • Renkli markör kalem • Yazı tahtası • Renkli kartonlar • DVD 95

TOPLANTI BİLDİRİMİ

KATILIMCILARIN HAZIRLIK YAPABİLMELERİ İÇİN, TOPLANTI KONUSU VE AMACI YAZILI TOPLANTI PROGRAMI HER KATILIMCIYA GÖNDERİLMELİDİR.

Toplantı Başkanı

Toplantı Başkanı

• Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır, • Toplantıya güler yüzle başlamalı, • Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli, • Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı, • Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli, 99

Bir toplantının başarısına tek başına bile etkili olabilecek en büyük engel Başkanın nefsine olan düşkünlüğüdür . başarılı geçmesinde en önemli görev Toplantı Başkanına

Bazıları;

• Hükmetmeyi sever, fikirlerini gruba empoze ederler,

Bazıları;

• T embel ve güvenilmezdir ve sorumluluktan kaçarlar .

100

Toplantı Başkanı

• Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli, • Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı, • Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı, • Gerektiğinde sorular sorarak, konulara açıklık getirmeli, • Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır, • Tutanak tutulmasını sağlamalıdır.

102

Başarılı Bir Yönetici İle

• • • • • Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır, Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır, Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir, Daha az zaman kaybı olacaktır, Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir.

.

103

Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri

• • • Bir önceki toplantının tutanakları okunup görevlerin neler olduğu ve ne kadarının yapıldığı belirlenmelidir, Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için gerekli önlemler alınmalıdır, Toplantıya zamanında katılabilmek için yapılan işler düzenlenmelidir, 104

Toplantıya Önem Vermemek

• • • • • Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek konuya ilişkin olmayan bir vekil göndermek, Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak, Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak, Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak, Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak, 105

Katılımcıların Toplantı Sırasındaki Beklentileri

• Toplantıdan beklentilerin net bir şekilde açıklanması, • Toplantı zamanının denetlenmesi, • Katılanların ihtiyaçlarına duyarlı katılımcılar, • İletişim sorunlarının yaşanmaması, • Katılımcıların rahat edeceği toplantı yeri ve iklimi .

106

TOPLANTIDA ROLLER

107

Toplantıyı Engelleyen Roller

SALDIRGAN : Eleştirir ve başkalarını küçük görür.

ENGELLEYİCİ : İnatçı ve itirazcı, diğer görüşleri de reddeder ÇEKİMSER : Tartışmaya katılmaz ancak not alır.

İHTİRASLI : Gurur ve kibirli tavırlar sergiler UÇARI . Konuyu sürekli değiştirir. DESPOT : Söz alır baskı yaparak konuşur.

BENCİL : Kendi görüşlerinde ısrarlı olur ŞEYTAN : Sürekli tartışma yaratır.

108

Toplantıyı Destekleyen Roller

GİRİŞİMCİ: Yeni fikirler öne sürer. ÖNERİCİ : Kendi görüşlerini ve başkalarının görüşlerini bildirir.

AYRINTICI : Başkalarının fikirlerinden hareketle ayrıntıya iner.

AÇIKLAYICI : Örnekleme yapar.

SINAYICI: Gruba sorular sorar.

ÖZETLEYİCİ : Tartışmayı gözden geçirir.

109

Toplantıyı Kaynaştıran Roller

RAHATLATICI : Olumsuzlukları gidermeye çalışır.

UZLAŞMACI : Gelişme için taviz verir.

UYUM SAĞLAYICI : Arabulucu rolleri üstlenir.

MORAL VERİCİ : Dostça davranır katılımı arttırır.

110

Toplantıda Oynanan Oyunlar

• “Ne müthiş bir insanım” oyunu, • Suçlama oyunu, • Acındırma oyunu 111

Etkin Katılım

Toplantıya katılan herkesin amaca ulaşmada katkı payının olması gerekir.

Ama

• Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler, • Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

112

Toplantılarda Etkin Katılım İçin; • Güçlü hazırlık, • Başarılı idare, • Etkili iletişim.

113

İletişim

Duygu, düşünce veya bilgilerin alıcıya aktarılmasıdır.

Gönderici / Kaynak Kanal

geri bildirim

Alıcı / Hedef 114

SÖZLÜ DİL DİL ÖTESİ Niyet edilmiş Niyet edilmemiş

KİŞİLER ARASI İLETİŞİM

SÖZSÜZ YÜZ VE BEDEN BEDENSEL TEMAS MEKAN KULLANIMI ARAÇLAR Niyet edilmiş Niyet edilmemiş 115

İLETİŞİM

 İletişimde kelimelerden daha önemli şeyler  Mimikler ve vücut hareketleri  Ses tonu  Kelimeler % 55 % 38 % 7 116

Toplantılarda Etkin İletişim İçin

• Konu dışına çıkmamak, • Empati kurabilmek, • Hoşgörülü olmak, • Gerektiğinde hayır diyebilmek, • Düşüncelerini açıkça söylemek, • Zamanlamaya özen göstermek, • Kavgacı bir tutum sergilememek, • Dinleme becerisini geliştirmek. 117

Dinlemenin Önündeki Engeller

• Kendimizle kıyaslamak, • Düşünceleri okumaya çalışmak, • Kendi söyleyeceklerini hazırlamak, • Söylenenlerin bitmesini beklemeden hüküm vermek, • Kendi başından geçeni düşünmeye koyulmak, • Konuyu değiştirmek .

118

Dinleyen

• Göz iletişimi kurar, • Jest ve mimiklerle dikkatle dinlediğini belli eder, • Başka bir şey düşünmez, başka bir şeyle meşgul olmaz, • Müdahale etmez, • Konuşanın cümlelerini tamamlamaz, • İfadelerin satır aralarını kavramaya çalışır, • Sorular sorar konuya açıklık getirir, • Konuşmacıya saygı gösterir ve yargılamaz 119

Görüşmeler Şu Durumda Kesilmelidir

• Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda, • O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaç duyulduğunda, • Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaç duyduklarında, • Zamanın yetmediği durumlarda, • Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda.

120

İyi kayıt tutmak için

• Kilit kelimelere dikkat edin.

• Ana fikirleri söyleyenlerin özünü yakalamaya çalışın.

• Söylenen her kelimeyi yazmayın. Kelimeleri kısaltın.

• Ana fikirleri, temel ifadeleri veya kararları daire içine alın • Kağıtları numaralayın.

• Değişik renkte kalem, işretler, rakam, yıldız, ok gibi yardımcı şekiller kullanın.

121

Toplantıyı Kapatma

Başkanın, toplantı sonunda kısa bir özet ile katılımcılara teşekkür ederek toplantıyı kapatması gerekir.

En önemli şey toplantıda alınan kararların, üzerinde anlaşmaya varıldığı gibi ve zamanında uygulamaya konulmasıdır.

122

Toplantı Tutanağı

• Toplantının zamanı tarihi, • Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği, • Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri, • Tartışılan ve verilen tüm kararlar, • Toplantının sona erdiği zaman, • Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi.

123

Tutanak

• • Alınan kararlar sonucu hangi eylemlerin, kimler tarafından ne zaman gerçekleştirileceği belirtilir, Konuların bir sonraki toplantıya aktarılmasını sağlar.

124

TOPLANTI KAYIT CETVELİ

TARİH BAŞLANGIÇ BİTİŞ YERİ AMACI KATILANLAR KONU KARAR

125

ÇALIŞMA ORTAMININ KOŞULLARI NEM HAVALANDIRMA AYDINLATMA GÜRÜLTÜ SICAKLIK ÖĞLE YEMEĞİ VE DİNLENME ARALARI YASA İLE SAPTANMIŞ ARALAR İŞ AKIŞINA BAĞLI DİNLENME ARALARI İSTEĞE BAĞLI ARALAR www.mpm.org.tr

126

OKUNABİLİR YAZILAR

Açık, net ve anlaşılır olmalı Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır www.mpm.org.tr

127

HIZLI OKUMA TEKNİKLERİ

Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemek Yüksek sesle okumamak Okumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamak Okunanları tekrar etmemek Okurken dudakları oynatmamak www.mpm.org.tr

128

BAŞARILI SEKRETERLER İÇİN

Sekreterinizi bilgilendirin Bazı basit kararları vermesine izin verin Öncelikli işleri beraber planlayın Rutin işleri sekreterinize devredin Randevularınıza sadık olun Başarıyı ve övüncü paylaşın Kendisini geliştirmesine imkan verin Hatalara karşı anlayışlı olun Sorunları özel olarak bildirin

İŞ GEZİSİNE KATILMANIZ GEREKLİ İSE

Yanınıza alacaklarınızın listesini yapın ve kontrol edin Görüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyin Gidilecek yere ait bilgileri edinin Düzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırır www.mpm.org.tr

130

DIŞARIDAN KAYNAKLANAN TUZAKLAR ZİYARETÇİLER

www.mpm.org.tr

131

• Randevu alışkanlığının kazanılması gerekir • Görüşme saatleri saptanabilir • Zaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdır • Ziyaretçi ile başkası ilgilenebilir • Görüşme salonları oluşturulabilir • Ziyaretçiler daha uygun bir zamana yönlendirilebilir • İkramda bulunmak süreyi uzatabilir www.mpm.org.tr

TEKNOLOJİK TUZAKLAR

TELEFON BİLGİSAYAR TELEVİZYON www.mpm.org.tr

133

TELEFON

www.mpm.org.tr

134

ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN TELEFON ALIŞKANLIKLARI • • • • • • • • Fazla gevezelik Mesajları yazmak için kağıt ve kalem bulundurmamak Söyleyeceklerimizi önceden hazırlamamak Kesin ve açık cevap vermemek Gelen bütün telefonlara cevap vermek zorunda kalmak Zor insanlarla konuşmak zorunda kalmak Acil ve önemli bir iş sırasında telefona cevap vermek zorunda kalmak İyi dinlememek www.mpm.org.tr

135

TELEFON EDERKEN

• • • • • • • • Telefonu çevirmeden önce gerekliliği tartılmalı Rutin aramalar için en uygun zaman tespit edilmeli Görüşme öncesinde kısa notlar alınmalı Konuyla ilgili dosya el altında bulundurulmalı Önemli telefonlar için randevu alınmalı Telefon 5 defadan fazla çaldırılmamalı Karşıdaki kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli İyi dinlememek www.mpm.org.tr

136

İNTERNET

www.mpm.org.tr

137

www.mpm.org.tr

TELEVİZYON

Seyredilecek programlar ve zamanlama konusunda seçici olunmalıdır.

138

www.mpm.org.tr

“ZAMAN” SÖZÜNÜ BİR SINIRLILIK BİR YÜK OLARAK DEĞİL; BİR İŞİ YAPMAK İÇİN “FIRSAT” OLARAK DÜŞÜNMEYİ DENEYİN.

139

www.mpm.org.tr

YAPTIĞIMIZ ŞEYLER İÇİN PİŞMANLIK ZAMANLA GEÇER, NE VAR Kİ, YAPMADIĞIMIZ ŞEYLERE PİŞMANLIĞIN ÇARESİ YOKTUR

• STDNEY J. HARRİS 140

www.mpm.org.tr

TEŞEKKÜR EDERİM. ASUMAN UĞUR [email protected]

0312-4675590/247

141