Transcript Prezentácia: AEO bezpečnosť a ochrana

Čo je schválený hospodársky subjekt?
• cieľom zavedenia statusu schváleného hospodárskeho subjektu
(slov. skratka SHS, angl. Authorised Economic Operators – skratka
AEO) je zabezpečenie medzinárodného obchodu s ľahko
rozpoznateľnou známkou kvality – osvedčením AEO, ktorého držiteľ
je bezpečným článkom medzinárodného dodávateľského reťazca
• existujú tri typy osvedčenia SHS/AEO vydávané colnými správami
EÚ:
-
-
-
osvedčenie SHS – zjednodušené colné postupy (skratka AEOC) využívanie zjednodušených postupov ustanovených colnými predpismi
osvedčenie SHS – bezpečnosť a ochrana (skratka AEOS) - znížené
množstvo colných kontrol pri dovoze a vývoze tovaru
osvedčenie SHS – zjednodušené colné postupy/bezpečnosť a ochrana
(AEOF) - využívanie oboch výhod
Čo je schválený hospodársky subjekt?
držiteľ osvedčenia SHS/AEO je preverený zo strany colných
orgánov - jeho vnútorné kontrolné mechanizmy, finančné
zdravie, colné postupy, fyzická bezpečnosť tovaru od výroby
cez skladovanie po prepravu, vyhovujú bezpečnostným a/alebo
colným požiadavkám
okrem prestížneho postavenia sú držiteľovi osvedčenia
SHS/AEO colnými orgánmi poskytované výhody pri colnom
konaní
osvedčenie SHS/AEO vydané v ktoromkoľvek členskom štáte je
platné v celej Európskej únii a na základe medzinárodných
dohôd aj v tretích štátoch (napr. USA a Japonsko)
doba platnosti je neobmedzená, colné orgány monitorujú, či
držiteľ aj po vydaní osvedčenia spĺňa kritériá
Kritériá na vydanie osvedčenia SHS/AEO
Dodržiavanie colných predpisov
Uspokojivý systém vedenia obchodných/dopravných
záznamov umožňujúci primerané colné kontroly
Finančná solventnosť
Zavedené normy bezpečnosti a ochrany (len v prípade
AEOS a AEOF)
Kritérium „zavedené normy bezpečnosti a
ochrany“
Kritérium pokrýva tieto oblasti:
Objektová bezpečnosť – vstupy, výstupy, zabezpečenie,
uzamykanie, osvetlenie objektov atď.
Bezpečnosť tovaru – počas výroby, balenia, skladovania,
prepravy
Bezpečnosť IT systémov a dokumentácie – ochrana údajov
Integrovaná obchodná bezpečnostná politika – najmä výber
obchodných partnerov
Personálna bezpečnosť – výber a preverenie nových
zamestnancov, vzdelávanie zamestnancov
Bezpečnostný plán na účely SHS
Predložený pri preverovaní splnenia kritéria bezpečnosti a ochrany
Obsahuje posúdenie rizík - zdokumentované posúdenie rizika a
ohrozenia žiadateľa/držiteľa osvedčenia SHS – všetky oblasti
uvedené v samohodnotiacom dotazníku
Cieľom posúdenia je určiť riziká a hrozby, ktoré by mohli nastať
v tej časti medzinárodného dodávateľského reťazca, v ktorej
žiadateľ/držiteľ osvedčenia SHS pôsobí, a preskúmať zavedené
opatrenia (prípadne zaviesť nové) na minimalizovanie rizík a
ohrozenia
Nemá štandardizovanú formu a obsah, účelom nie je vypracovanie
rozsiahleho dokumentu, ale stručné posúdenie rizík a realizácia
opatrení na minimalizáciu rizika (opatrenia mohli byť prijaté už
v minulosti alebo sú prijaté v procese prípravy na SHS)
Bezpečnostný plán na účely SHS





Vzťahuje sa na všetky priestory súvisiace s colnými aktivitami
Podľa typu podnikateľskej činnosti žiadateľa/držiteľa
osvedčenia SHS zahŕňa napr.:
posúdenie fyzického ohrozenia priestorov a tovaru,
posúdenie bezpečnosti tovaru, priestorov a budov určených na
skladovanie, výrobu, prepravu tovaru, nakládku a vykládku,
posúdenie personálnej bezpečnosti,
posúdenie počítačového systému, účtovných záznamov a
dokladov,
nedávno zaznamenané bezpečnostné incidenty v ktorejkoľvek z
uvedených oblastí a pod.
Aktualizácia bezpečnostného plánu na účely SHS
Je živým dokumentom - riziká sa menia, prijímajú sa opatrenia,
vznikajú nové riziká – napr. sa rozšíria priestory, zmení sa
činnosť
Mal by byť pravidelne aktualizovaný a mali by s ním byť
oboznámené zodpovedné osoby
Aj keď za bezpečnostné otázky zodpovedajú napr. viaceré
oddelenia podľa náplne činnosti, je vhodné určiť jednu osobu,
ktorá by niesla celkovú zodpovednosť za všetky bezpečnostné
opatrenia a revíziu bezpečnostného plánu – má celkový prehľad
o bezpečnosti a zastrešuje celú problematiku bezpečnosti u
držiteľa osvedčenia SHS
Prvky objektovej bezpečnosti
Ploty, brány, zabezpečené vstupy – v závislosti od lokality, typu
a veľkosti prevádzky
Kamerový systém – je efektívnou súčasťou bezpečnostných
opatrení iba ak je sledovaný on-line, inak slúži len na dodatočné
objasnenie incidentov, reklamácií, prípadne na odstrašenie
Alarmy – so sirénou, napojené na pult centrálnej ochrany
Osvetlenie – pre potreby SBS, kamier, odstrašenia
Kontrola vstupu
Identifikácia zamestnancov (vstup na ID kartu, visačky s
fotkami, uniforma)
Obmedzené prístupy podľa funkcie zamestnanca – dôležité sú
kontroly dodržiavania postupov – napr. zamykanie, zatváranie
priestorov
Určenie pravidiel pre návštevy vrátane parkovania
Riešenie problémov spojených s priestormi spoločnými s inou
firmou/priechodnými
Ľudský faktor – oznamovanie cudzích osôb v areáli – často
veľmi efektívny spôsob – napr. pokyn pripomínajúci povinnosť
udržiavať dvere expedičných priestorov uzamknuté a dvere
vybavené zvončekom pre vodičov môžu byť efektívnejšie ako
iné, drahšie a komplikovanejšie opatrenia
Informačná bezpečnosť
Obmedzený prístup k dokumentom v papierovej podobe (prístup
k archívu obmedzený, zavedená evidencia vypožičania/vrátenia
dokumentov)
Ochrana IT dát – heslá, firewall
Postupy archivácie dát
Postupy riešenia úniku informácií
Oboznámenie zamestnancov so základmi informačnej
bezpečnosti – používanie hesiel, pravidelná zmena hesiel,
kontrola používania nelegálneho a/alebo zamestnávateľom
nepovoleného softwaru
Bezpečnosť tovaru
Postupy na preverenie nákladovej jednotky
kontajnerov, vagónov atď.)
Sedembodová kontrola
Používanie plomb (firemných, colných)
Kontrola pri nakládke, vykládke tovaru
Ohlasovanie bezpečnostných incidentov, nezrovnalostí
(vozidiel,
Nakládka tovaru
Sedembodová kontrola dopravného prostriedku – vykonávanie
podľa možností, typu dopravného prostriedku a ako súčasť
bežnej kontroly pred nakládkou – manuál sedembodovej
kontroly
Dohľad nad priestorom nakládky a nakládkou, obmedzený
prístup do priestoru nakládky
Kontrola naloženého tovaru podľa objednávky, faktúry,
sprievodných dokladov
Plombovanie odchádzajúceho tovaru
Postupy na riešenie nezrovnalostí – napr. neúplnej nakládky,
poškodených plomb, obalov, kontajnerov a pod.
Identifikácia vodiča podľa ID s fotkou – ako prostriedok
prevencie proti krádeži (efektívne najmä ak je meno vodiča
známe vopred napr. z elektronickej komunikácie)
Prichádzajúci tovar
Postupy pri prijatí zásielky
Dohľad nad priestorom vykládky a vykládkou, obmedzený
prístup do priestoru vykládky
Kontrola prijatého tovaru podľa objednávky, faktúry,
sprievodných dokladov – kontrola čísla plomby a
nepoškodenosti plomby, zaznamenanie výsledku kontroly
Postupy na riešenie nezrovnalostí – napr. neúplnej zásielky,
poškodených obalov, kontajnerov
Kontrola plomb - napr. nesedí č. plomby – zistenie dôvodov –
možná manipulácia so zásielkou – preverenie prepravcu
Výroba a skladovanie tovaru/materiálu
Určené priestory s obmedzeným prístupom
Špecifický tovar/materiál – osobitné postupy (materiál/tovar
vysokej hodnoty, nebezpečný tovar, citlivý na podmienky
skladovania a pod.)
Skladová evidencia a pravidelná inventarizácia, postupy riešenia
nezrovnalostí
Dohľad a kontrola kvality, kvantity
Balenie výrobkov, špeciálne balenie, používanie plomb
Preprava tovaru
Výber prepravcu – kritériá na výber iné ako cena, hodnotenie
spoľahlivosti prepravcu, zaznamenávanie nedostatkov a ich
riešenie
Subkontrahovanie prepravy na iné osoby – prebieha aj pri nich
preverovanie?
Požiadavky na prepravcu – deklarácia bezpečnosti
Track and trace technológia – sledovanie pohybu zásielky
Bezpečnostné požiadavky na obchodných
partnerov
Držiteľ osvedčenia SHS má zodpovednosť len za svoju časť
dodávateľského reťazca (za tovar a/alebo informácie o tovare,
ktorý je v ich správe, a za priestory a zariadenia v jeho
prevádzke)
Je však závislý aj od noriem bezpečnosti svojich obchodných
partnerov (najmä dodávateľov služieb) s cieľom zaistiť
bezpečnosť tovaru/informácií v ich držbe
Držiteľ osvedčenia SHS musí prijať opatrenia, ktoré umožňujú
jasné určenie totožnosti jeho obchodných partnerov s cieľom
zabezpečiť medzinárodný dodávateľský reťazec
Bezpečnostné požiadavky na obchodných
partnerov
Držiteľ osvedčenia SHS by mal pri uzatváraní zmlúv s obchodným
partnerom vyzvať druhú zmluvnú stranu, aby posúdila a posilnila
bezpečnosť svojho dodávateľského reťazca a do zmluvy zahrnúť
podrobnosti o tom, ako treba túto bezpečnosť dosiahnuť a preukázať
(napr. bezpečnostné požiadavky v zmluvách týkajúce sa nakladania s
tovarom - prepravy, balenia a pod., personálnej bezpečnosti, poučenia
zamestnancov o dodržiavaní dohodnutých postupov, zákazu
oboznamovania sa s informáciami, povinnosti mlčanlivosti, ak dôjde k
náhodnému oboznámeniu sa s informáciami a pod.)
Aj keď držiteľ osvedčenia SHS niektoré činnosti prenesie na iné
subjekty (napr. ochranu objektu na SBS), za ich vykonávanie v súlade
s bezpečnostnými požiadavkami zodpovedá, a teda musí vykonávať
kontrolu a hodnotenie úrovne poskytovanej služby
Bezpečnostné požiadavky na obchodných
partnerov
Voľba opatrenia alebo kombinácie opatrení závisí od úlohy
konkrétneho obchodného partnera
Bez ohľadu na typ opatrení je dôležité, aby boli zavedené
postupy monitorovania dodržiavania podmienok s obchodnými
partnermi a aby sa tieto postupy pravidelne aktualizovali
Držiteľ osvedčenia SHS napr.:
spolupracuje s inými držiteľmi osvedčenia SHS alebo držiteľmi
podobných certifikátov, medzinárodných štandardov
uzatvára zmluvy s bezpečnostnými požiadavkami
vyberá a hodnotí dodávateľov (napríklad prepravcov) aj podľa
toho, ako dodržiavajú určité bezpečnostné pravidlá
Bezpečnostné požiadavky na obchodných
partnerov
Držiteľ osvedčenia SHS napr.:
Uzatvára zmluvy brániace dodávateľovi zadávať zákazky ďalšiemu
subdodávateľovi, ktorý nespĺňa bezpečnostné požiadavky
Preveruje nových obchodných partnerov/dodávateľov – všeobecne
dostupné informácie (napr. aj to, či je držiteľom osvedčenia SHS či
iných certifikátov), referencie, skúsenosti, bezpečnostné audity
obchodného partnera vykonané treťou stranou)
Ak je to vhodné a možné vzhľadom na typ činnosti, vyžaduje
deklaráciu bezpečnosti zodpovedajúcu úlohám a povinnostiam
obidvoch strán
Ak je to možné, používa pri všetkých spôsoboch prepravy firemné
(príp. iné) plomby na zabránenie manipulácie s tovarom
Deklarácia bezpečnosti
Deklarácia bezpečnosti je jednou z možností ako dohodnúť
bezpečnostné požiadavky s obchodným partnerom, držiteľ osvedčenia
SHS má byť schopný zabezpečiť, aby príslušný obchodný partner
skutočne plnil povinnosti, ku ktorým sa v deklarácii zaviazal –
t.j. držiteľ osvedčenia SHS kontroluje služby, ktoré mu poskytujú
dodávatelia aj z pohľadu bezpečnosti
Obchodný partner je oboznámený, že aj keď sám nie je držiteľom
osvedčenia SHS, musí zabezpečiť svoju časť dodávateľského reťazca
v súlade s požiadavkami SHS pre potreby svojho partnera (držiteľa
osvedčenia SHS)
Jej obsah je potrebné prispôsobiť úlohám a povinnostiam obidvoch
strán, v prípade veľkého počtu obchodných partnerov, príp. častých
zmien zmlúv je vhodnejšie a praktickejšie zahrnúť deklaráciu
bezpečnosti ako článok v zmluve (napr. do všetkých zmlúv o preprave,
o zastupovaní v colnom konaní a pod.)
Bezpečnosť obchodných partnerov a
poskytovateľov služieb
Ďalší možní poskytovatelia služieb pre držiteľa osvedčenia SHS:
SBS
IT servis
Účtovníci
Poskytovatelia stravovacích služieb
Poskytovatelia upratovacích služieb
Iné
V prípade týchto poskytovateľov služieb je vhodnejšie riešiť
bezpečnostné požiadavky v zmluve, nie deklaráciou bezpečnosti
Personálna bezpečnosť
Postupy a preverovanie pred prijatím do zamestnania –
životopis, referencie, trestná bezúhonnosť (napr. formou
odpovedí v dotazníku vypisovanom pred prijatím)
Preverovanie zamestnancov – napr. povinnosť oznámiť
zamestnávateľovi prípadné trestné stíhanie
Postupy v prípade dočasných zamestnancov – identifikácia,
obmedzený prístup do priestorov a k informáciám, dohľad
Postupy pri prepustení – najmä odňatie prístupov, zmeny hesiel
a kódov alarmov, odovzdanie kľúčov a pod.
Školenie a vzdelávanie – pravidelné, vedenie záznamov o
uskutočnených školeniach
Personálna bezpečnosť
Školenie v oblasti bezpečnostného povedomia - umožňuje
rozpoznať možné problémy a incidenty, známe hrozby
Stanovenie kontaktnej osoby na riešenie bezpečnostných
incidentov
Dostatočné oboznámenie zamestnanca o jeho úlohách a
zodpovednostiach
Oboznámenie zamestnancov s príslušnými smernicami - z
hľadiska výkonu úlohy zamestnanca v organizácii
Príklad konkrétnych odporúčaní pre
žiadateľa/držiteľa osvedčenia SHS/AEO
Používať postupy sedembodovej kontroly kontajneru
(modifikovane sa dá použiť aj pri nákladných autách)
Poučiť o sedembodovej kontrole pracovníkov nakladajúcich a
vykladajúcich tovar
Sprístupniť manuál sedembodovej kontroly na viditeľnom
mieste v priestoroch nakládky a vykládky
Zahrnúť tento postup do smerníc/postupov
Príklad konkrétnych odporúčaní pre
žiadateľa/držiteľa osvedčenia SHS/AEO
Zabezpečiť kontrolu stotožňovania priložených plomb s
predloženými dokladmi (č. plomby) - výsledok kontroly by mal
byť písomne podchytený na sprievodnom doklade (napr. pri č.
plomby uvedené "súhlasí" a podpis pracovníka, ktorý to
kontroloval
Zabezpečiť oznamovanie prípadných nezrovnalostí a ich
ďalšieho objasnenia (môže viesť k zisteniu, že s tovarom bolo
neoprávnene nakladané, teda v niektorej časti dodávateľského
reťazca došlo k bezpečnostnému incidentu – môže to mať vplyv
napr. na výber dopravcu);
Príklad konkrétnych odporúčaní pre
žiadateľa/držiteľa osvedčenia SHS/AEO
V prípade uzatvárania nových zmlúv v oblasti
logistiky/špedície/zastupovania v colnom konaní preveriť, či je
zmluvný partner držiteľom osvedčenia SHS (typ AEOS alebo
AEOF, t. j. s preverenými kritériami bezpečnosti a ochrany) a ak
nie, požiadať ho o podpísanie deklarácie bezpečnosti alebo
zahrnúť bezpečnostnú deklaráciu do zmluvy
Účelom je o. i. oboznámiť partnerov so skutočnosťou, že ide o
SHS subjekt zabezpečujúci svoju časť dodávateľského reťazca
a získať vyhlásenie, že obchodní partneri zodpovedajú za svoju
časť
Držitelia osvedčenia AEO z členských štátov EÚ sú po ich
predchádzajúcom súhlase zverejnení na internetovej
stránke Európskej Komisie
Ďakujem za pozornosť.