KLUBISIHTEERI

Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: www.lions.fi

Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit

O-EF 2008 1

KOULUTUKSEN TAVOITE:

• Tiedät tehtäväsi tärkeyden • • • • Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’ Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa O-EF 2008 2

SIHTEERI

klubin tärkein virkailija ?

• Olet presidentin oikea käsi • Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun jälkesi näkyy !

O-EF 2008 3

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Klubin sisäiset tehtävät

• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen • Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia • Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito • Klubin arkistonhoito ym. tehtävät (vaihtelevat klubeittain) O-EF 2008 4

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Klubin ulkoiset tehtävät

• Ilmoitusten teko • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Klubin kirjeenvaihdon hoito • Osallistuminen piirifoorumiin ja alue- ja lohkokokouksiin O-EF 2008 5

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Valmistelut ennen toimintakautta

Tarkasta, että edellinen sihteeri on hoitanut: uusi hallitus on rekisteröity kesä-, heinä- ja elokuun raportit on tehty - tulevan kauden virkailijat on ilmoitettu liiton jäsenrekisteriin 6

Nimenkirjoittajien muutos

yhdistysrekisteriin • suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys rekisteriin www.prh.fi

tai • lomakkeella 3 kappaleena • kuitti maksusta (10 €) mukaan • tehdään toukokuussa O-EF 2008 7

Jäsen- ja virkailijailmoitukset liiton rekisteriin

www.lions.fi/rekisteri/

• Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) • Salasana on kv. jäsennumerosi • Salasana annetaan presidentille, rahastonhoitajalle, sihteerille ja jäsenjohtajalle Raportoi heti kokouksen jälkeen, viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä.

Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

O-EF 2008 8

Jäsen- ja virkailijailmoitukset

Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset

• Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa.

• Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin.

• Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk.

• Ilmoituksen on oltava liiton jäsenrekisterissä

kuukauden viimeisenä päivänä.

•

Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

O-EF 2008 9

KLUBIKALENTERI (esimerkki)

Vuositapahtumat Hallituksen kokoukset Hei Elo Syy Lok Mar Jou Klubi-illat Klubiaktiviteetit Klubivierailut Kulttuuri Kokoukset ja koul Muut Puolisot Mansikan myynti Piirifoorumi Kauden avaus Vuosikokous kutsu Vuosikokous Klubin kehit tämispäivä Havuja haudoille Joulukuust, sankarihad.

Aluekokous Pikku joulut

O-EF 2008 10

KLUBIKALENTERI (esimerkki)

Vuositapahtumat Hallituksen kokoukset Tam Klubi-illat Klubiaktiviteetit Klubivierailut Kulttuuri Veren luovutus Kokoukset ja koul Muut Puolisot Aloitteet Hel Maa Talvirieha Huh Vaalikokous Tou Kes Hallituksen vaihtokok Lohko kokoukset Klubin kevätpäivä Piirin vuosikokous Klubivirk.

koulutus Liiton vuosikokous

O-EF 2008 11

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Elo-lokakuu

• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen

kaksi viikkoa

ennen kokousta • Muut vuosikokousvalmistelut • Osallistu piirifoorumiin • Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.

O-EF 2008 12

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Marraskuu

• Osallistu aluekokoukseen O-EF 2008 13

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Tammikuu

15.1. mennessä hoidettavat asiat:

 Liittotoimistoon Lions liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet.

 Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta 2. varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatus todistus ja ehdokkaan suostumus.

Klubin aloitteet piirikokoukselle.

 1. Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä.

O-EF 2008 14

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Helmikuu

Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta.

O-EF 2008 15

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Maaliskuu

• • • Tarkasta viimeistään nyt Lions-liiton rekisteri Osallistu lohkokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin O-EF 2008 16

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Maalis-huhtikuu

• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta • Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosi kokoukseen • Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille • Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen • Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen • Palkintojen tilaaminen ja anominen • Rauhanjulistekilpailupakettien tilaaminen O-EF 2008 17

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Toukokuu

• Muutostiedot yhdistysrekisteriin • Perhejäsenyyden ilmoittaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä • Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen O-EF 2008 18

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Kesäkuu

• Sihteerin arkisto ajan tasalle • •

Muuta liiton jäsenrekisteriin klubin ALIAS-sähköpostin vastaanottajat

Täydennä liiton jäsenrekisteriin klubin jäsenten sähköpostiosoitteet • Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu • Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta • • • Luovuta allekirjoitetut hallitus ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty O-EF 2008 19

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Klubin sisäiset tehtävät

• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen (klubikohtainen) • Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia • Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito • Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain O-EF 2008 20

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Ennen kokousta

Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa • Nimilista läsnäolon toteamiseksi • Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet O-EF 2008 21

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Ennen kokousta

• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa • Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions –vuosikirja klubin voimassaolevat säännöt toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat saapuneet kirjeet, piirikuvernöörin tiedotteet ym O-EF 2008 22

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Kokouksen aikana

• Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta) • Pidä pöytäkirjaa • Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms.

• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä • Huolehti, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan O-EF 2008 23

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Pöytäkirjan pito

• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).

• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka

s

anamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos.

• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.

Pöytäkirja on klubin "historiakirja”

O-EF 2008 24

SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Muistion pito

• Hyvä muistio kertoo kaiken oleellisen klubi-illassa käsitellyistä asioista • Merkitse klubi-illan aikana muistiin päätökset • Muistiolla ei ole virallista muotoa, pitää sisällään periaatteessa pöytäkirjan asiat •

Muistio on osa klubin "historiakirjaa”.

O-EF 2008 25

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Läsnäolotilastot ja jäsenluokat

Klubikokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain.

• • Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä: • toimiva (aktiivi) jäsen • ulkojäsen • kunniajäsen • etuoikeutettu jäsen • ainaisjäsen

liitännäisjäsen

. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin.

tukijäsen

(kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan,

kokonaismäärään

.

ei lasketa LCI:n

O-EF 2008 26 •26

LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2008-2009 Jäsen

Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle

Ainaisjäsen

Levi Ludén

Etuoikeutetut

Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils

Ulkojäsenet

Skur Bernhard

09 10 11 12 01

O-EF 2008 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus

02 03 04 05 100%

27

Läsnäoloprosentin laskeminen

Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu , eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava

L + K X 100 = läsnäolo-% T

L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun.

O-EF 2008 28

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

Säännöt poissaolon korvaamiseksi

Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1.

2.

3.

Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous Oman klubin hallituksen kokous Oman klubin toimikunnan kokous 4.

5.

6.

7.

8.

Oman klubin jokin muu kokous Oman klubin palvelu tai varojenkeräysaktiviteetti Alueen tai lohkon kokous Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09.

O-EF 2008 29

TOIMINTAKERTOMUS

Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: uudet ja eronneet jäsenet 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset jäsenten merkkipäivät - yms.

O-EF 2008 30

TOIMINTAKERTOMUS

Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: uudet ja eronneet jäsenet 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset jäsenten merkkipäivät - yms.

O-EF 2008 31

SIHTEERI

klubin tärkein virkailija!

• Presidentin oikea käsi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toimin nasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun jälkesi näkyy !

O-EF 2008 32