Transcript Jäsenyysseminaari 070514TL
Jäsenyysseminaari 7.5.2014
Rotarypiiri 1420
Jäsenyysseminaarin ohjelma 7.5.2014
Seminaari on tarkoitettu tulevan rotaryvuoden presidenteille ja klubeissa jäsenyysasioista vastaaville sekä kaikille niistä kiinnostuneille rotareille.
Seminaari keskittyy jäsenhankinnan ja jäsenaktivoinnin, ja Rotaryn tunnettuuden ja mielikuvan yhteiseen haasteeseen rotarytoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.
Ohjelma
17.00
17.30
17.40
18.00
Tervetuloa tilaisuuteen, kahvitarjoilu Seminaarin avaus DG Ilkka Torstila Rotaryn jäsenyystavoitteet ja tavoitteet piirissä 1420, DGN Birger Stjernberg Rotaryn näkyvyys ja mielikuvatavoitteet, piirin viestintäkomitean pj.
Pertti Huitu Ehdotuksia ja aktiviteetteja klubeille Rotaryn hissipuhe Rotarypäivän toteuttaminen piirissä 18.30
19.15
Klubin jäsentoiminnan parhaat käytännöt ja työkalut, esittely ja keskustelu, mukana jäsenyyskomiteasta Timo Lahtinen, Auli Kankkunen, Markku Sauri ja Matti Taipale Klubin jäsentoimintastrategia Jäsenpotentiaalien löytäminen Jäsenhankinnan toteuttaminen käytännössä Klubin toiminta ja jäsenten odotukset – pysymisen edellytykset Klubin jäsentoiminnan työkalupakki Yhteenveto – jäsentoiminnan tavoitteet sinun klubissasi Rotaryvuonna 2014-15 Seminaarin päätös 19.30
Tervetuloa!
Piirin AG-kokous pidetään jäsenyysseminaarin rinnalla klo 18.30
TITLE | 2
Average age Gender Religion Ethnicity
Demographics
Rotary Club of Harbor Town Community Professionals
65 85% male; 15% female 45 50% male; 50% female 50% Catholic; 50% Protestant 40% Catholic; 30% Protestant; 20% Muslim; 10% other 90% European; 10% Latin American 60% European; 30% African; 10% Latin American
TITLE | 3
Piirin jäsenkehitys
Lähde: RI/My Rotary TITLE | 4
Piirin jäsenistö
Lähde: RI/My Rotary TITLE | 5
Ideoita jäsenasioiden hoitoon
• Jäsenstrategia ja toimeenpanosuunnitelma • Jäsenhankinta • Jäsenten aktivointi ja pitäminen •
Minun suunnitelmani rotaryvuodelle 2014-15
TITLE | 6
Jäsenstrategian toimeenpano 201_-201_ (esimerkki) Toimenpide
1. Tarkistetaan sääntöjen jäsenyyttä koskevat perusteet 2. Asetetaan tavoite, jäsenmäärän lisääminen __ henkilöllä 3. Määritellään tavoiteltu jäsenprofiili
Vastuuhenkilö
4. Asetetaan luokitekartan täydentämistavoite 5. Aktivoidaan klubin jäsenet jäsenhankintaan 6. Tehostetaan klubin ulkoista viestintää 7. Lisätään yritysten edustajien vierailuja klubin viikkokokouksissa ja tapahtumissa 8. Rakennetaan yhteistyötä Nuorkauppakamarin ja Round Table järjestön (tms.) kanssa jäsenhankinnassa 9. Perustetaan nuorten jäsenten tulevaisuus –ryhmä 10. Toteutetaan jäsenkysely (vuosittain) 11. Aktivoidaan uudet jäsenet monipuolisesti toimintaan 12. Pidetään viikkokokousten ohjelmat korkeatasoisina
Ajoitus Seuranta
Suosituksia jäsentoimintaan
TOIMENPITEET UUSIEN JÄSENTEN HANKKIMISEKSI 1.
Jokainen jäsen kutsuu vuoden aikana vieraan viikkokokoukseen tai esittää yhtä uutta henkilöä jäseneksi 2.Vieraiden kutsuminen osallistumaan klubin palveluprojekteihin, esim. konsertteihin 3.
Luettelon laatiminen klubin täyttämättä olevista luokitteista ja sen käyttäminen jäsenhankinnan perusteena 4.
Tietoisuuden lisääminen klubista esim. lisäämällä tiedottamista paikallislehdissä ja muussa mediassa, ylläpitämällä klubin verkko/fb sivuja ja tuottamalla klubin esitettä ja osallistumalla tempauksiin, jotka saavat näkyvyyttä 5.
Yhteistyö yritysten kanssa esim. järjestämällä yrityskäyntejä ja kutsumalla yritysten edustajia viikkokokouksiin 6.
Apulaiskuvernöörien valjastaminen klubin jäsenkehityksen seurantaan ja aktivointiin 7.
Klubien sääntöihin sisältyvien jäsenhankintaa haittaavien säännösten poistaminen 8.
Jäsenhankinnan kohdistaminen muista järjestöistä, kuten Nuorkauppakamarit, Round Table ja Rotaract, poistuviin henkilöihin 9.
Nuorisovaihdon ja klubin projektien yhteydessä tavattujen henkilöiden rekrytointi TITLE | 8
Suosituksia jäsentoimintaan
TOIMENPITEET NYKYISTEN JÄSENTEN SÄILYTTÄMISEKSI 1.
Klubin sisäisen ja ulkoisen tiedotustoiminnan aktivoiminen ja vuoropuhelun lisääminen 2.
Yhteydenpidon ylläpitäminen passiivisiin jäseniin ja heidän aktivoiminen (varhainen puuttuminen) 3.
Kummien tehtävien tärkeyden korostamien 4.
Uusien ja vanhojen jäsenten osallistaminen koulutukseen ja klubin tehtävien hoitamiseen 5.
Klubin kehittäminen vetovoimaisemmaksi esim. • järjestämällä viikkokokouksia siten, että kokouksen aika ja paikka houkuttelee jäseniä osallistumaan • laatimalla kiinnostava viikko ohjelma, johon myös perheenjäsenet ja vieraat voivat osallistua • käynnistämällä palveluprojekteja, jotka kaikki klubin jäsenet kokevat omikseen ja joihin kaikki klubin jäsenet tavalla tai toisella voivat osallistua, klubien yhteinen toiminta ja projektit 6.
Klubineuvottelujen järjestämien jäsenten mielipiteiden kartoittamiseksi ja klubikyselyn tekeminen jäsenten odotusten, palautteiden ja toimintaideoiden keräämiseksi 7.Avec ja perhetapahtumien järjestäminen 8.
Tietoisuuden lisääminen Rotarysta ja Rotarysäätiöstä esim. osallistumalla piirin ja klubin koulutustilaisuuksiin sekä kiinnostuksen herättäminen Rotaryn kansainväliseen toimintaan 9. Panostaminen nuorisovaihtoon ja opintoryhmien vaihtoon TITLE | 9
Muokattu Munkkiniemen Rotaryklubin alkuperäisen ohjeen pohjalta
KUMMIOHJE Kummitoiminta on perehdyttämistä
Kummitoiminnan tarkoituksena on tukea ja auttaa uutta jäsentä perehtymään rotarytoimintaan, tutustumaan klubin jäseniin, osallistumaan aktiivisesti oman klubin toimintaan ja saamaan näin hyötyä ja iloa jäsenyydestään alusta alkaen.
Uuden jäsenen perehdyttämisen tulisi perustua jo jäsenehdokkaille annettuun informaatioon ja sen tulisi alkaa heti jäseneksi ottamisen jälkeen.
Perehdyttämisen aikana uusille jäsenille kerrotaan Rotary Internationalin ohjelmista, ja kansainvälisestä toiminnasta sekä Rotarysäätiöstä, mutta erityisesti oman klubin toimintatavoista, projekteista ja palvelutoiminnoista sekä jäsenyyden eduista ja velvollisuuksista. Uudelle jäsenelle tarjotaan mahdollisuuksia ja häntä kannustetaan lähtemään mukaan klubin tarjoamiin tehtäviin ja projekteihin.
Kummi on henkilökohtainen valmentaja
Klubin hallitus nimeää kummin samalla, kun se päättää uuden jäsenen hyväksymisestä jäseneksi. Kummeiksi valitaan klubin vanhempia jäseniä, jotka voivat siirtää omaa osaamistaan ja kokemuksiaan rotarytoiminnasta nuoremmille veljille. Kummius on kunniatehtävä.
Kummi on uuden jäsenen henkilökohtainen mentori ja tukihenkilö. Kummi vastaa toiminnastaan uudelle jäsenelle ja klubin hallitukselle.
RI:n ohjeet ja klubin toimintaohjeet auttavat alkuun
Suomen Rotaryn (ww.rotary.fi) suojatuilla internet-sivuilla on perustietopaketti jäsenyydestä ja kummitoiminnasta. Kummiksi nimettävän tulee perehtyä seuraaviin aineistoihin: Suoja/ Ohjeet ja koulutus Rotaryklubi / Jäsenyys / RI:n oppaat Uuden jäsenen opastaminen, opaskirjanen Perehdyttämislomake Kiinnostuksen kohteiden toteaminen Uuden jäsenen informoiminen RI:n ohjeet antavat hyvän pohjan suunnitella kummin oman opastettavan perehdyttämistä. Klubin toimintaohjeista uudelle jäsenelle selviävät klubin toimintatavat, klubihallinnon tehtävät ja miten hän voi edetä omalla rotaripolullaan.
Kummi suunnittelee perehdyttämistoimet aina yksilöllisesti uuden jäsenen tarpeiden mukaisesti ja sopien kummitoiminnasta uuden jäsenen kanssa.
TITLE | 10
Muokattu Munkkiniemen Rotaryklubin alkuperäisen ohjeen pohjalta
Kummin muistilista
1.
2.
Perehdy ennakolta hyvin uuteen jäseneen, hänen työhönsä ja toimialaansa ja jäseneksi hakeutumisen yhteydessä esiin tulleisiin tavoitteisiin ja toiveisiin. Hänen henkilötietonsa ja curriculum vitaensa saat etukäteen jäsenyyskomitealta tai hallitukselta.
Sovi henkilökohtainen tapaaminen uuden jäsenen kanssa. Laatikaa yhdessä perehdytys ohjelma yhden rotaryvuoden ajaksi. Sopikaa uuden jäsenen tavoitteista sekä uuden jäsenen ja kummin tehtävistä ja vastuista perehdytysohjelman toteuttamiseksi.
3.
Perehdytysohjelman tulisi sisältää ainakin a.
jäsenen esittäytymisen, ns. ego-esitelmän ajan varaamisen ohjelmavastaavan kanssa mahdollisimman pian jäsenyyden alkuun b.
c.
uuden jäsenen ohjaamisen piirin järjestämiin uusien jäsenten koulutustilaisuuksiin perehtymisen kummin avustuksella Suomen Rotaryn, piirin 1420 ja oman klubin d.
internet-sivuilta ja Rotary-matrikkelista saatavaan keskeiseen rotarytietouteen perehtymisen klubin työskentelytapoihin esim. osallistumalla jonkun komitean e.
f.
tai projektin työskentelyyn taikka seuraamalla hallituksen kokousta presidentin luvalla osallistumisen yhdessä kummin kanssa PETS-kokoukseen taikka piirikokoukseen aktivoinnin osallistua aktiivisesti viikkokokouksiin ja projekteihin. Uusi jäsen ja kummi voivat yhdessä käydä paikkauskäynnillä muissa klubikokouksissa ja tutustua siten muiden klubien rotareihin ja toimintatapoihin.
4.
5.
6.
7.
Järjestä ja avaa jo ennen ego-esitelmää uuden jäsenen esittelypuheenvuoro ja informoi veljiä sovitusta perehdytysohjelmasta ja myös veljien mahdollisuuksista tukea ohjelmaa Rohkaise uutta jäsentä oma-aloitteellisuuteen perehtymisessä ja tekemään kysymyksiä epäselviksi jäävistä asioista Seuraa uuden jäsenen kasvamista jäsenyyteen ja aktiivisuutta. Ohjaa ja opasta häntä tarvittaessa Kiinnitä klubin muiden jäsenten huomiota esittäytymiseen uudelle jäsenelle ja hänen ottamistaan mukaan yhdessäoloon, keskusteluihin ja klubiaktiviteetteihin Rohkaise uutta jäsentä osallistumaan puolisonsa kanssa klubin avec-tilaisuuksiin, jotka 8.
9.
auttavat myös perheitä sitoutumaan rotary-toimintaan Sopikaa perehdytysohjelman seurantatapaaminen perehdytyskauden puoleen väliin ja arviointitapaaminen kauden loppuun 10.
Antakaa kummikauden lopuksi yhteisesti vapaamuotoinen palaute klubille tai jäsenyyskomitealle perehdytysohjelman toimeenpanosta ja sen hyödyllisyydestä.
TITLE | 11
Suosituksia jäsentoimintaan
10. Palkitsemalla jäseniä hankkineita, kummeja ja aktiivisia uusia jäseniä!
TITLE | 12
Ideoita jäsenasioiden hoitoon
• Jäsenstrategia ja toimeenpanosuunnitelma • Jäsenhankinta • Jäsenten aktivointi ja pitäminen
•
Minun suunnitelmani rotaryvuodelle 2014-15
TITLE | 13