Transcript Siklus Penggajian

Minggu Ke 12
Siklus Penggajian dan
Manajemen Sumber Daya
Manusia
Aktivitas Siklus Penggajian

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang
dilakukan dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian
(Aktivitas 1)


Aktivitas pertama dalam siklus
manajemen sumber daya manusia /
penggajian melibatkan pembaruan
file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis
perubahan penggajian seperti:
mempekerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat
gaji, atau perubahan dalam
pengurangan diskresi.
Merupakan hal yang penting untuk
diperhatikan bahwa semua
perubahan penggajian dimaksudkan
tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)


Aktivitas kedua dalam siklus
manajemen sumber daya manusia /
penggajian adalah memperbarui
informasi mengenai tarif dan
pemotongan pajak lainnya.
Perubahan tersebut terjadi ketika
bagian penggajian menerima
pembaruan mengenai perubahan
dalam tarif pajak dan pemotongan
gaji lainnya dari berbagai unit
pemerintah dan perusahaan
asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)


Aktivitas ketiga dalam siklus
penggajian adalah memvalidasi
data waktu dan kehadiran
pegawai.
Informasi ini datang dalam
berbagai bentuk, bergantung
pada status pembayaran
pegawai.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)

Apakah skema pembayaran itu
?
–
–
–
–
Kartu waktu digunakan untuk
membayar pegawai yang
berdasar per jam.
Laporan tersendiri bagi
profesional
Komisi langsung atau komisi gaji
plus
Insentif dan bonus
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
Prosedur:
 Departemen penggajian
bertanggungjawab validasi
catatan waktu pegawai.
 Bagi para pegawai pabrik,
validasi melibatkan
perbandingan jumlah waktu
kerja dengan waktu yang
digunakan pada setiap kerja.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)




The payroll clerk calculates
batch totals and enters them
along with the time data.
The batch totals are
recalculated by the computer
after subsequent processing
steps.
Data transaksi penggajian
dimasukkan melalui terminal
online.
Edit checks are performed on
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3): Peluang
untuk menggunakan teknologi informasi

Apakah peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
–
–
–
Mengumpulkan data waktu dan
kehadiran pegawai secara elektronis
sebagai ganti dokumen kertas.
Penggunaan pembaca kartu untuk
mengumpulkan data waktu kerja.
Penggunaan jam waktu elektronis
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)




Aktivitas keempat dalam siklus
penggajian adalah mempersiapkan
penggajian.
Data mengenai jam kerja diberikan
dari departemen tempat pegawai
bekerja..
Informasi tingkat gaji didapat dari file
induk penggajian.
Orang yang bertanggunjawab
membuat cek pembayaran tidak
dapat membuat rekord baru ke file
ini.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)




Prosedur:
Pemrosesan penggajian
dilakukan dalam departemen
operasi komputer.
File transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai.
File data yang telah diurutkan
kemudian digunakan untuk
membuat cek gaji pegawai.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)


Semua potongan penggajian
akan dijumlah dan totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk
mendapatkan gaji bersih
Apakah jenis pemotongan
penggajian?
–
–

Potongan pajak penghasilan
Potongan sukarela
Akhirnya, daftar penggajian dan
cek gaji pegawai dicetak.
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4) : Peluang untuk
menggunakan teknologi
informasi

Apakah peluang untuk
menggunakan teknologi
informasi mempersiapkan
penggajian (Aktivitas 4)?
–
–
–
Menghasilkan dan menyalurkan
laporan penggajian elektronis
daripada laporan kertas.
Terminal online
Intranet perusahaan
Membayar Gaji (Aktivitas 5)


Aktivitas kelima adalah
pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke
pegawai.
Sebagian besar pegawai
dibayar dengan menggunakan
cek atau dengan penyimpanan
langsung gaji bersih ke rekening
bank pribadi mereka.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)




Prosedur :
Sekali cek gaji dibuat
(dipersiapkan), daftar
penggajian dikirim ke bagian
hutang usaha untuk ditinjau dan
disetujui.
Voucher pengeluaran kemudian
dibuat.
Voucher pengeluaran dan
penggajian kemudian dikirim ke
: Peluang
pemakaian teknologi informasi
Membayar Gaji (Aktivitas 5)

Apakah peluang pemakaian
teknologi informasi ke
pembayaran gaji (Aktivitas 5)?
–
–
Penyimpanan langsung
Outsourcing untuk fungsi
penggajian dan SDM mereka ke
biro jasa penggajian dan
organisasi tenaga kerja
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan
(Aktivitas 6)



Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan
kompensasi pegawai secara langsung
Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan
perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam
persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke
batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi
kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau
menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi
kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)


Banyak perusahaan juga
menawarkan pada para
pegawai mereka rencana
kompensasi fleksibel.
Banyak perusahaan
menawarkan dan memberikan
kontribusi atas pilihan rencana
tabungan hari tua.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
(Aktivitas 7)


Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan
dan potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
Organisasi harus secara periodik
membuat cek atau menggunakan transfer
dana secara elektronis untuk membayar
berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)


Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini.
Dana yang secara sukarela
dikurangi dari cek gaji pegawai
untuk berbagai kompensasi,
seperti rencana tabungan gaji,
harus dibayarkan ke organisasi
terkait.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur

Fungsi utama kedua dari SIA dalam
manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian
internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuantujuan berikut ini :
1.
2.
3.
4.
Semua transaksi penggajian diotorisasi
dengan benar.
Semua transaksi penggajian yang
dicatat valid.
Semua transaksi penggajian yang valid
dan diotorisasi dicatat
Semua transaksi penggajian dicatat
secara akurat.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
5.
6.
7.
Peraturan pemerintah terkait
yang berhubungan dengan
pengiriman pajak dan pengisian
laporan penggajian serta MSDM
telah dipenuhi.
Aset (baik kas dan data) dijaga
dari kehilangan atau pencurian.
Aktivitas siklus manajemen SDM
/ penggajian dilakukan secara
efisien dan efektif.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur

Apakah ancaman-ancamannya?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mempekerjakan pegawai yang tidak
berkualifikasi atau berkelakuan buruk
Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
Perubahan file induk penggajian tanpa
otorisasi
Data waktu yang tidak akurat
Pemrosesan penggajian yang tidak
akurat
Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Kehilangan atau pengungkapan data
tanpa otorisasi
Kinerja yang kurang baik
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur

Apakah prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan?
–
–
–
–
Prosedur mempekerjakan yang
baik, termasuk verifikasi keahlian
pelamar kerja, referensi dan
riwayat pekerjaan
Dokumentasi lengkap atas
prosedur untuk mempekerjakan
Pemindahan tugas
Total batch dan pengendalian
aplikasi lainnya
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
–
–
–
–
–
–
–
Setoran langsung
Distribusi cek gaji dilakukan oleh
seseorang yang independen dari
proses penggajian
Penyelidikan cek gaji yg tidak
diklaim
Pengunaan rekening giro terpisah
untuk penggajian
Pengendalian akses
Prosedur pembuatan cadangan
Enkripsi data
Kebutuhan Informasi dan Prosedur


Fungsi ketiga SIA adalah
memberikan informasi yang
berguna untuk pengambilan
keputusan.
Sistem penggajian harus
didesain untuk mengumpulkan
dan mengintegrasikan data
biaya dengan jenis informasi
lainnya agar memungkinkan
pihak manajemen membuat
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
1
2
3
4
Kebutuhan pegawai di masa
mendatang
Kinerja pegawai
Moral pegawai
Efisiensi dan efektivitas
pemrosesan penggajian
Kebutuhan Informasi dan Prosedur



Beberapa informasi biasanya
diberikan oleh sistem penggajian.
Informasi lainnya, seperti data
tentang keahlian pegawai, biasanya
diberikan oleh sistem manajemen
SDM.
Informasi lainnya, seperti data
mengenai moral pegawai, biasanya
tidak dikumpulkan baik oleh sistem
manajemen SDM / penggajian.
Model Data Siklus Penggajian
Lamaran
Keahlian
(1, N)
(1, N)
Lamaran
Perekrutan
(1, N)
Untuk
(1, 1)
Perekrutan
Model Data Siklus Penggajian

–

Apakah hubungan antara keahlian
dan perekrutan itu ?
Satu-ke-banyak
Hubungan banyak ke banyak antara
keahlian dan perekrutan
mencerminkan fakta bahwa setiap
iklan dapat mencari beberapa
keahlian tertentu dan bahwa, dengan
berjalannya waktu, mungkin saja
terdapat beberapa iklan untuk
sebuah keahlian tertentu.
Model Data Siklus Penggajian

Apakah hubungan antara
kegiatan perekrutan dan
lamaran pekerjaan itu?
–

Banyak-ke-banyak
Mengapa?
Karena banyak orang yang
biasanya melamar untuk setiap
lowongan pekerjaan
 Tetapi mereka juga dapat
mengirimkan lamaran ke lebih dari
satu kegiatan perekrutan.

Minggu Ke 12
********
SELESAI ********