Transcript Analisis Sistem - wahyudisetiawan2

ANALISA SISTEM
bagian 1
(Analisa Kelemahan Sistem Lama)
Sistem lama: dipertahankan, dibuang
atau dipertahankan ?

Pegawai perpustakaan Universitas X telah lama mengeluhkan
beban yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di
perpustakaan memerlukan sistem katalog yang memudahkan
pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga
mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam atau
mengembalikan buku. Di akhir semester, laporan tahunan
menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun
penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti ,
apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum
dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama
terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa ?
Rekayasa Perangkat Lunak

Ada dua jenis produk perangkat lunak :
–
–
Produk generik, produk yang dibuat dan
ditentukan fungsionalitasnya oleh P.L.
Produk pesanan (custom product) perangkat
lunak yang dibuat atas pesanan klien
IDENTIFIKASI MASALAH

Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus
dijawab :
–
–
–
Apa masalah yang harus diselesaikan dengan
sistem informasi ?
Apa penyebab masalah tersebut ?
Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem ?
IDENTIFIKASI MASALAH (2)


Masalah yang dipelajari analis sistem adalah
masalah yang dihadapi pengguna
Untuk itu analis bekerjasama dengan
pemakai untuk mendapatkan permasalahan
secara kasar.
Langkah-langkah Identifikasi masalah :







Mendefinisikan batasan dan sasaran
Mengidentifikasikan masalah yang dihadapi pemakai
Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik
keputusan
Mengidentifikasi pengguna akhir
Memilih prioritas penanganan masalah
Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar
Membuat laporan hasil pendefinisian masalah
SASARAN DAN BATASAN SISTEM


Sasaran sistem adalah peningkatan kinerja,
peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya,
peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan
efisiensi dan peningkatan pelayanan terhadap
pelanggan
Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi
aplikasi, misalnya peraturan-peraturan siapa yang
boleh menggunakan sistem dan siapa yang tidak
MASALAH DALAM SISTEM

Masalah : kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran
sistem bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau
perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi
tidak efektif atau sistem informasi tidak aman. Biasanya
masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya :
–
–
–
–
–
–
Apakah sistem ini dapat meningkatkan kinerja ?
Apakah sistem dapat menurunkan biaya ?
Apakah sistem bisa meningkatkan keamanan ?
Apakah sistem bisa menurunkan pemborosan ?
Apakah sistem bisa meningkatkan penjualan ?
Apakah sistem bisa meningkatkan pelayanan ?
ANALISIS PEICES



Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan
analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi,
keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
pelanggan.
Analisa PIECES (Performance, Information,
economy, control, eficiency dan services)
Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa
masalah utama. Hal ini penting karena biasanya
muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi
hanya gejala dari masalah utama saja.
ANALISIS KERJA





Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang
dijalankan tidak mencapai sasaran.
Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.
Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa
diselesaikan selama jangka waktu tertentu.
Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume
pekerjaan, pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan
Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu
transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi
tersebut.
ANALISIS INFORMASI



Informasi merupakan komoditas krusial bagi
pengguna akhir.
Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam
menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu
dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani
masalah yang muncul.
Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi , tidak
dengan menambah jumlah informasi , karena terlalu
banyak informasi malah akan menimbulkan masalah
baru
ANALISIS INFORMASI

Situasi yang membutuhkan peningkatan
informasi meliputi :
–
–
–
–
–
Kurangnya informasi mengenai keputusan atau
situasi yang sekarang.
Kurangnya informasi yang relevan mengenai
keputusan ataupun situasi sekarang.
Kurangnya informasi yang tepat waktu.
Terlalu banyak informasi
Informasi tidak akurat
ANALISIS INFORMASI


Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu
batasan atau kebijakan. Sementara analisis
informasi memeriksa output sistem, analisis data,
meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem.
Permasalahan meliputi :
–
–
Data yang berlebihan . Data yang sama ditangkap dan/atau
disimpan di banyak tempat.
Kekakuan data. Data yang ditangkap dan disimpan , tetapi
diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan
pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.
ANALISIS EKONOMI




Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi
suatu proyek.
Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah
Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
–
Biaya



–
Biaya tidak diketahui
Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
Biaya terlalu tinggi
Keuntungan



Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi
Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
ANALISIS KEAMANAN


Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan
dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di
bawah standar.
Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja
sistem, mencegah atau mendeteksi
kesalahan sistem, menjamin keamanan data,
informasi dan persyaratan.
ANALISIS KEAMANAN

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
–
Keamanan atau kontrol yang lemah







–
Input data tidak diedit dengan cukup
Kejahatan (mis: penggelapan atau pencurian) terhadap data
Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya data atau informasi
diakses orang yang tidak berwenang
Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau databasedatabase yang berbeda
Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data
Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin atau P.L)
Terjadi error saat membuat keputusan
Kontrol atau keamanan berlebihan



Prosedur birokratis memperlamban sistem
Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan
Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
ANALISIS EFISIENSI


Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output
sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.
Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan
tidak efisien :
–
–
–
–
–
–
Banyak waktu terbuang pada aktifitas sumber dayamanusia,
mesin atau komputer
Data diinput atau disalain secara berlebihan
Data diproses secara berlebihan
Informasi dihasilkan secara berlebihan
Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Materi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
LAYANAN

Beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu
sistem bisa dikatakan buruk:
–
–
–
–
–
–
–
Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya
Sistem tidak mudah dipelajari
Sistem tidak mudah digunakan
Sistem canggung untuk digunakan
Sistem tidak fleksibel
STUDI KASUS

Berikut ini hasil analisis PIECES yang
dilakukan pada sistem informasi penggajian
pada perusahaan X
ANALISIS KINERJA
(PERFORMANCE)




Kemampuan menyelesaikan tgas bisnis dengan cepat sehingga
sasaran segera tercapai.
Kinerka diukur dari jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap
(response time) dari suatu sistem.
Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi
dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuan manajemen pada
perusahaan X
Kelemahan :
–
–
Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang
bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang
gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan
memperlambat kinerja proses.
Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji
harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya,
sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap
ANALISIS INFORMASI
(INFORMATION)



Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di
dalam pengambilan keputusan.
Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting. Karena
dengan informasi , pihak manajemen akan merencanakan
langkah selanjutnya.
Kelemahan :
–
Tidak adanya slip gaji membuat pegawai tidak mengetahui
informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan
ANALISIS EKONOMI





Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan
didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan
Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan
meningkatkan keuntungan perusahaan.
Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan
perawatan.
Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan
keputusan yang dihasilkan.
Kelemahan :
–
Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang
lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli P.L untuk
aplikasi tersebut dengan harga yang mahal
ANALISIS KEAMANAN
(SECURITY)


Sistem keamanan yang digunakan harus dapat
mengamankan data dari kerusakan, misalnya
dengan membuat back up data. Selain itu, sistem
keamanan juga harus dapat mengamankan data dari
akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan
memberi password pada form aplikasi dan database
Kelemahan
–
Keamanan aplikasi sistem penggajian pada perusahaan X
belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilibatkan pihak
lain.
ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY)



Nerhubungan dengan sumber daya yang ada guna
meminimalkan pemborosan.
Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian
secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi
manusia, informasi, waktu, ruang, uang, peralatan, dan
keterlambatan pengolahan data
Kelemahan :
–
Apabila bendahara gaji Perusahaan X yang mengurusi sistem
penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan,
proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti
yang mengurusi sistem penggajian tersebut
ANALISIS LAYANAN (SERVE)

Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih
baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan
akan memberikan :
–
–
–
–
–

Akurasi dalam pengolahan data
Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya
serta kehandalan dalam menangani pengecualian
Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal
Sistem mudah pakai
Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan sasaran
Kelemahan :
–
Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui
rekening bank, tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga
memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.
Sehingga diperoleh analisa
PIECES

Klik ke word
RANGKUMAN


Analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana
mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama.
Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara
analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis
ke dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja
(performance), informasi (information), ekonomi (economy),
kontrol (control), efisiensi (eficiency), dan keamanan (security)
Hasil analisa PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang
menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus
dibuat pada sistem yang akan dikembangkan
LATIHAN

Lakukan analisa PIECES pada sistem
laboratorium yang ada pada Lab D3 Unijoyo.
Laporkan kelemahan-kelemahan yang Anda
jumpai pada sistem laboratorium tsb!
Referensi

Al Fatta. H, Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi, ANDI,Yogyakarta, 2007